Preparation of Integrated Governance Guideline

annual report 2016 573 Growing Together with new expanding opportunities inTeRnal auDiT uniT UNIT AUDIT INTERNAL Unit Audit Internal di Perseroan dijalankan oleh Divisi Audit Internal DAI. Divisi Audit Internal DAI merupakan bagian dari struktur pengendalian internal dan merupakan seluruh bentuk kegiatan yang berhubungan dengan audit dan pelaporan hasil audit mengenai terselenggaranya struktur pengendalian secara terkoordinasi dalam setiap tingkatan manajemen Bank. Transparansi dan kejelasan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam pengelolaan Bank, sehingga wewenang dan independensi DAI perlu dinyatakan dalam dokumen tertulis dari Direktur Utama Bank dengan persetujuan Dewan Komisaris Bank, yang disebut dengan Piagam Audit Internal. DAI berfungsi membantu Direktur Utama dan Dewan Komisaris melalui aktivitas assurance dan consulting yang independen dan objektif, sekaligus menjadi mitra manajemen dalam mewujudkan implementasi struktur pengendalian internal, manajemen risiko, dan tata kelola di lingkungan Perseroan, serta berperan memberikan nilai tambah bagi Perseroan. VISI DAN MISI Visi audit internal Bank adalah menjadi strategic partner yang andal, independen, objektif, tanggap, dan terpercaya untuk mendukung tugas Direksi dalam usaha mencapai sasaran serta menjaga nama baik Bank. Misi audit internal Bank adalah menjalankan fungsi audit dalam mendukung tercapainya tujuan Bank yang sehat, berkembang secara wajar, dan dapat menunjang perekonomian nasional dengan meningkatkan taraf hidup masyarakat. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DIVISI AUDIT INTERNAL Adapun tugas dan tanggung jawab Divisi Audit Internal adalah sebagai berikut: 1. Mendesain, mengembangkan dan menerapkan strategi Audit Internal, sesuai dengan ekspektasi manajemen dan ketentuan perundang-undangan internal maupun eksternal serta mengacu kepada best practice. 2. Merekomendasikan mekanisme dan langkah-langkah kontrol yang efektif sebagai pencegahan dan koreksi dari perkembangan yang tidak diinginkan. 3. Melakukan dan menyediakan hasil analisa, rekomendasi, nasihat dan informasi mengenai aktivitas yang sedang dikaji serta memberikan rekomendasi bagi perbaikan kebijakan, prosedur, manual, sistem dan penggunaan sumber daya. The Company’s Internal Audit Unit is carried out by the Internal Audit Division IAD. Internal Audit Division IAD is part of an internal control structure and includes all forms of activities relating to auditing and reports from the audit on the implementation of a coordinated control structure at every level of within the Bank management. Transparency and clarity is crucial in managing a Bank, as such that the authority and independency of Internal Audit Unit needs to be stated in a written document by the Bank’s President Director with approval from the Board of Commissioners, known as the Internal Audit Charter. IAD helps the President Director and Board of Commissioners with its assurance and consulting activities that are independent and objective, acts as management partner in realizing the implementation of internal control structure, risk management, and governance within the Company, and sets to contribute added values to the Company. VISION AND MISSION The vision of Internal Audit is to become a strategic partner that is reliable, independent, objective, responsive, and trusted to support the Directors’ work in order to achieve the Company’s goals and to maintain the Bank’s reputation. The Mission of internal audit is to carry out function of auditing to promote the achievement of healthy goal, develop reasonably, and be able to support national economy by improving level of people’s lives. DUTIES AND RESPONSIBILITIES OF INTERNAL AUDIT DIVISION Duties and responsibilities of Internal Audit Division are as follows: 1. To design, develop, and implement Internal Audit strategies, in accordance with management’s expectations and internal and external statutory provisions, and refer to best practice. 2. To recommend mechanism and effective control measures as a prevention and correction against undesirable developments. 3. To perform and provide the results of analysis, recommendations, advice, and information on all activities under review and provide recommendations to improve policies, procedures, manuals, systems, and the use of resources. Laporan Tahunan 2016 574 Semakin Berkembang Bersama peluang Baru yang Membentang UNIT AUDIT INTERNAL inTeRnal auDiT uniT 4. Mendorong terciptanya suatu lingkungan yang terus meningkat dalam hal kontrol dan kesadaran akan resiko, bekerja sama erat dengan pihak manajemen senior. 5. Membantu Bank dalam mengelola kepatuhan dan resiko operasional yang ada; dengan cara mengidentifikasi, menilai, dan mengontrolmitigasi resiko kepatuhan serta operasional Bank. 6. Mengembangkan program dan jadwal audit per tahun, dan mengusulkan rencana kapasitas untuk setiap penugasan. 7. Memonitor kepatuhan Bank kepada kebijakan dan prosedur, prosedur operasional standar SOP, dan panduan serta standar internal lainnya yang berlaku. 8. Mengatur penugasan audit termasuk mengidentifikasi dan memperjelas masalah, mengkaji dan menganalisa bukti temuan, mengkaji kertas kerja, dan mengkaji temuan serta rekomendasi audit. 9. Memastikan adanya koordinasi dengan manajemen di divisikantor cabang yang diaudit agar penugasan audit berjalan lancar. 10. Menyediakan panduan dan dukungan bagi tim audit dalam memecahkan masalah yang ditemui selama penugasan. 11. Memastikan agar penugasan audit selesai sepenuhnya sesuai rencana dan sejalan dengan kebijakan, prosedur serta rencana audit internal bank. 12. Menyediakan pendapat yang jelas dan independen terhadap pihak yang diaudit, kepada manajemen dan kepada Komite Audit di bawah Dewan Komisaris. 13. Mengelola tindak lanjut dari temuan audit utama atas divisikantor wilayahkantor cabang secara teratur dan melaporkan jika ada masalah manajemen serta penundaan secara teratur. 14. Memastikan adanya proses kajian dan peningkatan yang diperlukan guna meningkatkan kerangka kerja kontrol Bank. 15. Mengidentifikasi, menilai, dan mengontrolmitigasi resiko kepatuhan serta operasional Bank. 16. Melakukan koordinasi dalam penyusunan pengembangan dan pengaplikasian kebijakan danatau panduan untuk mendukung kelancaran proses pengelolaan Divisi Audit Internal. 17. Mempersiapkan, mengkoordinasikan dan mengusulkan program kerja Divisi Audit Internal kepada Direktur yang membidangi serta mengontrol penggunaan anggaran Divisi Audit Internal agar sesuai dengan program kerja tersebut. 4. To encourage the creation of an environment that continues to improve in terms of risk control and awareness, by working closely with senior management. 5. To help the Bank manage compliance and existing operational risks by identifying, assessing, and controlling mitigating compliance risks as well as its operations. 6. To develop annual program and audit schedule, and propose a capacity plan for every assignment. 7. To monitor the Bank’s compliance towards policies and procedures, standard operating procedures SOP, guidelines, and other applicable internal standards. 8. To set audit assignment including to identify and clarify problems, review and analyze findings, review paperwork, and review findings and audit recommendations. 9. To ensure coordination with management of the divisions branch offices to be audited so that the auditing assignment shall run smoothly. 10. To provide guidance and support for the audit team in solving problems found during assignment. 11. To ensure that audit assignment shall be fully completed according to plan and in accordance with policies, procedures, and the Bank’s internal audit plan. 12. To provide explicit and independent opinions to the auditees, management, and the Audit Committee under the Board of Commissioners. 13. To manage follow up of main findings on divisionsregional officesbranch offices on a regular basis and to report if such findings include management problem or delays on a regular basis. 14. To ensure assessment and improvement process needed to enhance the Bank control framework. 15. To identify, assess, and controlmitigate compliance risks as well as Bank operations. 16. To conduct coordination in preparation of policies andor guidelines development and application to support the smooth process of managing Internal Audit Division. 17. To prepare, coordinate, and propose Internal Audit Division working program to the Director in charge and who controls the budget in Internal Audit Division, so that it shall comply with the working program.