Batas Transaksi Pembayaran Pedoman Operasional dan Keuangan

62 Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id BAB 3 - Manajemen Keuangan 3. Dana kas kecil harus disimpan dalam kotak kas dan kuncinya harus disimpan di tempat yang aman. Akses ke dana kas kecil harus dibatasi pada satu, atau paling banyak dua, orang. 4. Uang muka tunai tidak boleh diberikan untuk keperluan pribadipersonal. 5. Uang muka tunai dari dana kas kecil harus dipertanggungjawabkan dalam waktu 2 hari kerja setelah selesainya suatu kegiatan. 6. Catatan kas kecil dan pelaporannya harus akurat dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan mata pembayaran yang terdapat dalam anggaran belanja. 7. Laporan pertanggungjawaban uang muka harus ditinjau dan disetujui oleh pejabat yang berwenang. 8. Uang muka tunai tidak boleh diberikan kepada Karyawan apabila uang muka tunai dari kegiatan yang telah diselesaikan belum dipertanggungjawabkan. 9. Apabila memungkinkan, setiap hari pada awal dan akhir jam operasional Organisasi, kas kecil perlu dihitung jumlahnya dan dicocokkan dengan catatan kas. 10. Perhitungan kas kecil bulanan perlu disusun oleh pemegang kas dan diperiksa oleh petugas yang berwenang Manajer KeuanganManajer Kantor Direktur.

3.4.10. Pedoman Uang Muka dan Pertanggung-jawabannya

1. Uang muka diberikan hanya untuk biaya yang tercantum dalam anggaran yang telah disetujui oleh Donor. Pembayaran uang muka dilakukan berdasarkan permintaan uang muka yang telah disetujui. 2. Permintaan uang muka harus disetujui oleh Direktur Organisasi sebelum dilakukan proses pembayaran. 3. Uang muka tunai yang baru tidak boleh diberikan kepada seseorang yang belum mempertanggungjawabkan uang muka sebelumnya. Maksimal hanya ada 2 permintaan uang muka untuk setiap jenis uang muka perjalanan, kegiatan dan operasional. 4. Uang muka yang belum diselesaikan harus dipertanggungjawabkan dalam waktu 5 hari kerja setelah selesainya kegiatan. 5. Pertanggungjawaban uang muka harus dilaporkan dengan menggunakan laporan pertanggungjawaban uang muka dan harus mendapatkan persetujuan dari Direktur Organisasi.

3.4.11. Uang Muka Tunai

Selain kebutuhan pengeluaran kas kecil, dalam kondisi tertentu, Organisasi menarik dana tunai dalam jumlah yang relatif besar di atas jumlah maksimum kas kecil. Hal ini dapat terjadi ketika kegiatan dilakukan di daerah-daerah yang sulit dijangkau melalui transaksi bank. Organisasi harus mempertimbangkan efektivitas dan eisiensi uang muka tunai yang diserahkan kepada staf lapangan yang dipercaya dan telah dibekali dengan pengetahuan tentang manajemen keuangan dalam rangka pertanggungjawaban pelaporan.