69
www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional
No Jenis Transaksi
Dokumen Pendukung Transaksi
Sewa Kendaraan
Transportasi LokalAngkutan Umum • Kuitansi pembayaran sewa lengkap dengan rincian
biaya sopir, bensin, parkir, tol dll • Copy STNK kendaraan dan copy SIM driver
• Log penggunaan Kendaraan • Kuitansi taxi, bus angkutan umum dengan biaya
transport aktual 5.
Akomodasi hotel SeminarTraining • Invoice Hotel sesuai pemakaian
• Daftar hadir peserta Kegiatan • Penawaran dan surat konirmasi hotel
• Mengikuti prosedur penawaran apabila mencapai
harga tertentu 6.
Uang Perjalanan perdiem karyawan
Uang Perjalanan perdiem Konsultan proyek
• Surat perjalanan dinas yg telah di otorisasi oleh atasan
• Bukti Tanda Terima perdiem • Laporan perjalanan dinas yg sudah di otorisasi
atasan • Surat Penugasan yang telah diotorisasi oleh direktur
• Bukti Tanda Terima perdiem • Laporan perjalanan dinas yang sudah diotorisasi
direktur 7.
Paket meetingtraning dan Meeting Kit • KuitansiInvoice dari penyedia paket meeting dan
meeting kit • Daftar hadir peserta meeting training
• Mengikuti prosedur penawaran apabila mencapai nilai pembelian tertentu
• Copy anggaran training yang sudah disetujui 8.
Pembayaran Honorarium konsultan, narasumber
• Kontrak kerjasurat penugasan • Absen kerjatimesheet Konsultannarasumber
• Kuitansi asli pembayaran honorarium
9. Pembayaran sewa ruang, meeting, LCD,
Sound system, laptop dll • Surat penawarankontrak penyedia ruangan
• Kuitansiinvoice asli dari supplier • Mengikuti prosedur penawaran apabila mencapai
harga tertentu
70
Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id
BAB 3 - Manajemen Keuangan
No Jenis Transaksi
Dokumen Pendukung Transaksi
10. Biaya Percetakan dan dokumentasi acara
poster, lyer, banner, majalah, dll • Kuitansiinvoice percetakan
• Daftar pendistribusian buku, majalah dll • Melampirkan copy buku, fotodokumentasibackdrop
yang di buat • Mengikuti prosedur penawaran apabila mencapai
harga tertentu 11.
Produksi iklan dan Informasi Layanan Masyarakat
• Kuitansi dan invoice asli dari supplier • Mengikuti prosedur penawaran apabila mencapai
harga tertentu • Copysample produk layanan masyarakat
12. Keperluan kantor supplies
• Kuitansi dan invoice asli dari supplier • List pembelanjaan barangATK
13. KomunikasiInternet
• Kuitansi biaya komunikasitelephone internet dari penyedia service resmi
• Melampirkan voucher fisikkuitansi sebagai bukti pembelian voucher telephone
14. Cost Share
• Thank you letter • Dasar penghitungan cost share
• Copy term of reference • Copy daftar hadir
• List standar biaya umummarket rate • Kliping koran dalam ukuran asli
• Dokumentasi photo • Dan lain-lain mengacu pada cost share guideline.
3.8 Petunjuk Operasional Keuangan
I. Petunjuk dan Ketetapan Operasional USAID-KINERJA
Secara Umum
Berikut ini adalah petunjuk dan ketetapan umum yang disyaratkan oleh USAID-KINERJA dalam
menjalankan aktivitas organisasi. • Penyaluran dana akan dilakukan dalam
denominasi Rupiah • Dana bantuan harus ditempatkan pada rekening
bank secara terpisah dan tidak digabung dengan rekening dana lainnya.
• Pendapatan bunga atas dana harus diserahkan kembali pada USAID-KINERJA
• USAID-KINERJA mempunyai hak atas pengembalian dana untuk dana yang tidak
dibelanjakan sesuai dengan syarat dan ketetapan dalam Perjanjian Grant.
71
www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional
• Grantee harus melaporkan secara tertulis atas setiap deviasi atas anggaran dan rencana
program. Untuk mendapatkan persetujuan dari pengawas teknis dan grant manager USAID-
KINERJA untuk setiap revisi anggaran dan rencana program.
• Bantuan dibawah perjanjian grant dapat ditunda atau dihentikan secara sepihak oleh USAID-
KINERJA jika dianggap bahwa Grantee gagal dalam memenuhi syarat dan ketentuan yang
telah disepakati. • Grantee akan menerima dana advance awal
yang merupakan jumlah anggaran yang telah disetujui untuk kegiatan satu bulan pertama
dan dana advance bulan kedua dapat diajukan pada pada minggu keempat pada bulan pertama
pelaksanaan program. • Dana advance pertama akan diberikan tidak
lebih dari 15 hari kerja setelah grant telah disetujui dan ditandatangani.
• Permohonan dana berikutnya harus diajukan paling lambat pada tanggal 10 suatu bulan untuk
permintaan dana anggaran bulan berikutnya dan disertai dengan lampiran formulir permohonan
dana lihat lampiran 1. • Laporan pertangungjawaban harus diajukan
pada setiap bulan dan paling lambat diserahkan pada tanggal 10 bulan berikut bersamaan
dengan formulir permohonan dana dengan menyertakan salinan copy bukti kwitansi
untuk biaya yang terjadi beserta neraca, laporan sumber dan penggunaan dana
cash low statement, anggaran dan realisasi, laporan
rekonsiliasi bank disertai dengan rekening koran bank statement asli, dan ledger untuk
semua account transaksi. Dana tersisa yang tidak digunakan dari bulan sebelumnya akan
dikurangkan dari jumlah permohonan dana bulan berikutnya.
• Bukti kwitansi asli untuk sementara disimpan oleh organisasi namun harus tersedia bila
sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pihak USAID- KINERJA. Bukti kwitansi asli harus dibuat
salinan untuk pertinggal apabila bukti asli diminta oleh USAID-KINERJA.
• Setiap penyimpangan pada anggaran baik dalam bentuk bulanan maupun dalam jumlah
total harus mendapat persetujuan dari pengawas teknis dan grant manager USAID-
KINERJA terlebih dahulu. • USAID-KINERJA berhak melakukan audit
interim untuk triwulanan serta pada waktu yang tidak ditentukan terlebih dahulu jika dianggap
perlu. • USAID-KINERJA dapat membantu Grantee
dalam melakukan pembelian aktiva peralatan. • Setiap pembelian pengadaan barang atau
jasa harus mengikuti prosedur dimana untuk pembelian di atas dan sama dengan US 1000
Rp. 9.500.000, Grantee wajib mendapatkan 3 harga penawaran dari pemasok dan harus
dilampirkan dalam laporan pertanggung jawaban bulanan.
• Pembelian barang atau jasa yang tidak diperbolehkan maupun yang harus mendapat
