45
www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional
akan menjelaskan bagaimana Organisasi telah mengeluarkan setiap biaya satuan dan jumlah
satuan untuk setiap mata anggaran. Lihat Lampiran 2.1d.
2.1.1.5. Kuesioner Sistem Manajemen MSQ
Melalui penilaian diri self-assessment Organisasi dapat memveriikasi kapasitas atau potensi
kapasitasnya untuk mencapai kinerja yang
memadai sesuai dengan prinsip-prinsip yang ditetapkan oleh USAID dan donor-donor lain dengan
memastikan bahwa sistem akuntansi, pengarsipan dan manajemen keuangan secara keseluruhan
memenuhi standar yang berlaku serta melihat apakah sistem kendali internal Organisasi berjalan
secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip biaya yang berlaku.
Lihat Bab 3, Bagian 3.3 Sistem Kendali Internal. Lihat Lampiran Apendiks 2.1e.
2.1.1.6. Dokumen Pendukung Lain
1. Informasi kontak sebagai acuan untuk implementasi sedikitnya dalam tiga 3 proyek
sebelumnya; 2. Salinan laporan keuangan Organisasi untuk
periode 3 tahun sebelumnya, yang telah diaudit oleh akuntan publik atau auditor lain yang diakui
oleh donor; 3. Salinan kebijakan dan prosedur akuntansi,
pembelian, pengelolaan properti, dan personalia; 4. Proyeksi anggaran, arus kas dan struktur
organisasi; 5. Biodata personil kunci yang terlibat dalam
proyek.
2.2 Persiapan Hibah
Tahap pemberian hibah dimulai ketika Donor memberitahukan Organisasi bahwa Organisasi
telah dipilih sebagai inalis untuk menerima hibah. Setelah itu, serangkaian kegiatan dilakukan yang
meliputi survei pra-pemberian hibah, perundingan dan inalisasi pemberian hibah. Beberapa tugas
yang dilakukan selama tahap ini harus diselesaikan
sebelum pemberian hibah ditandatangani. Sedangkan tugas lainnya dapat berlanjut ke tahap
awal seperti menindaklanjuti temuankondisi survei pra-pemberian hibah tetapi semua tugas pada
tahap pemberian hibah biasanya harus diselesaikan sebelum implementasi dapat dimulai.
2.2.1. Proses Penilaian Sebelum Pemberian Hibah
Patut diingat bahwa pemberitahuan dari Donor mengenai permohonan pendanaan hanya
permulaan dan bukan jaminan bahwa permohonan itu pasti akan disetujui. Sebaliknya, itu berarti bahwa
46
Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id
BAB 2 - Manajemen Hibah
pemeriksaan terhadap semua materi permohonan telah selesai dan permohonan bersangkutan
terpilih sebagai inalis. Kemudian, Donor dapat menilai apakah Organisasi mempunyai kapasitas
yaitu, sistem, prosedur, pengendalian internal dan kebijakan untuk mencapai tujuan dari program
yang diusulkan dalam permohonan dan secara memuaskan memenuhi persyaratan Donor.
Penilaian ini disebut survei pra-pemberian hibah pre-award survey.
Selanjutnya, Donor mungkin bersedia memberikan pendanaan kepada Organisasi hanya apabila ada
komitmen untuk melakukan perubahan tertentu dalam proposal. Ini merupakan kesempatan untuk
membahas ketentuan-ketentuan tertentu dalam perjanjian dengan Donor. Apabila suatu Organisasi
telah menyelesaikan survei pra-pemberian hibah dan kesepakatan telah dicapai sehubungan dengan
program, anggaran dan target maka Donor akan membuat keputusan akhir mengenai pemberian
hibah. Apabila program yang diusulkan mencakup prioritas Donor dan pendanaan dapat disediakan
maka kemungkinan besar Donor akan menawarkan hibah tersebut. Tetapi, Donor dapat memutuskan
untuk tidak mendanai program yang diusulkan kapan pun selama proses ini. Satu atau lebih alasan
untuk menolak pemberian hibah pada tahap ini adalah sebagai berikut:
• Berdasarkan hasil survei pra-pemberian hibah, Donor dapat menyimpulkan bahwa
Organisasi tidak mempunyai sistem, prosedur, pengendalian internal atau kebijakan untuk
mengelola hibah Donor dengan sepatutnya atau mencapai tujuan dari program yang diusulkan.
• Organisasi dan Donor tidak mencapai kesepakatan mengenai aspek-aspek tertentu
dari pemberian hibah seperti anggaran, wilayah geograis yang akan dilayani, desain program
atau target.
• Nama Organisasi terdapat dalam daftar hitam USAID atau daftar hitam Donor lainnya.
2.2.2. Tahap Perundingan
Sebelum inalisasi pemberian hibah, Organisasi mempunyai kesempatan untuk merundingkan syarat
dan ketentuan perjanjian hibah dengan Donor, termasuk bagaimana Organisasi akan menerima
pendanaan dan masalah administrasi apa saja yang harus diselesaikan oleh Organisasi agar memenuhi
syarat untuk menerima hibah. Setiap perundingan berbeda-beda, jadi perlu
leksibel. Juga perlu diingat bahwa keberhasilan mencapai kesepakatan dengan Donor tidak harus
berarti bahwa pendanaan akan diterima. Pada tahan perundingan, penting untuk secara
cermat meninjau perubahan-perubahan yang diminta dan mempertimbangkan beberapa
pertanyaan berikut ini: • Apakah perubahan yang diusulkan
mempengaruhi sasaran?
