83
www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional
Catatan: • Narasumber, pihak eksternal dan semua
staf Organisasi harus mengikuti pengaturan pertemuan peserta. Oleh karena itu, tunjangan
makan dan insidental otomatis akan dipotong untuk makan yang disediakan selama acara.
• Staf Organisasi dalam kota tidak disediakan penginapan tetapi dapat menggunakan taksi jika
kendaraan dinas tidak tersedia.
6.1.4. Transportasi
1. Pemilihan moda transportasi untuk peserta ke acara Organisasi harus didasarkan atas eisiensi
biaya, keterbatasan waktu dan ketersediaan alat transportasi mengingat tanggal acara yang
diusulkan 2. Organisasi harus menyediakan transportasi
pulang lump-sum bagi peserta dari luar daerah kerja Organisasi sebagai berikut:
• Rp 100.000 maksimal per hari perjalanan pulang bagi peserta dari dalam kota
• Rp 300.000, maksimal per acara perjalanan pulang bagi peserta dari luar kota.
lump-sum artinya tanda terima dari pihak ketiga tidak diperlukan tetapi harus
didukung oleh tanda terima internal yang ditandatangani oleh peserta bersangkutan
yang menerima uang. Jumlah lump-sum akan dibayar kepada peserta pada hari
terakhir lokakarya; atau pada hari terakhir peserta menghadiri lokakarya.
Biaya sebenarnya at cost bila biaya aktual lebih besar dari biaya lump-sum
3. Biaya sebenarnya at cost Bagi peserta dari luar kota, jika biaya
transportasi yang sebenarnya lebih besar dari jumlah lump-sum di atas maka Organisasi akan
memberikan penggantian biaya transportasi peserta yang sebenarnya dari luar kota
dalam atau luar daerah kerja Organisasi sesuai dengan tanda terima yang diterima
dari penyedia jasa transportasi resmi pihak ketiga. Peserta yang mengadakan perjalanan
bertanggung jawab untuk melakukan pengaturan perjalanan mereka sendiri serta menalangi
semua biaya perjalanan mereka. 4. Jika biaya transportasi yang dibayarkan
kepada peserta berasal dari dana Donor maka tanda terima yang sah atau tanda terima
dana tunjangan transportasi diperlukan untuk mendukung pembayaran.
5. Penggantian biaya tiket pesawat harus didukung dengan tagihan asli dari agen perjalanan, tiket
yang dikeluarkan dan boarding pass asli. Tanpa dokumen tersebut, Organisasi tidak dapat
memproses penggantian biaya. Perhatikan bahwa perjalanan udara harus menggunakan
tarif kelas ekonomi terbaik dan mengambil rute langsung.
Catatan: • Seluruh biaya lokakarya harus didukung dengan
kwitansi resmi dari pihak ketiga vendor, kecuali pembayaran lump-sum.
84
Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id
BAB 6 - Manajemen Acara
6.1.5. Daftar Hadir
Informasi minimal yang harus dicatat untuk setiap yang hadir adalah sebagai berikut:
1. Nama peserta 2. Nama Organisasi
3. Jabatan Titel 4. Jenis kelamin laki-laki, perempuan
5. Alamat Email 6. Nomor Kontak hp, kantor
7. Tanda tangan tidak dapat diwakili oleh orang lain Organisasi harus menyimpan daftar asli peserta,
termasuk formulir pendaftaran untuk kehadiran harian dan formulir pendaftaran untuk semua
pembayaran yang disediakan tunjangan makan siangmalam dan transportasi.
6.2 Pejabat Pemerintah Indonesia
Catatan khusus: Organisasi memberikan uang jasa fee hanya kepada para pejabat yang keluar dari
tugas resmi dan keluar dari tempat mereka bertugas. Tugas resmi adalah tanggung jawab pekerjaan
dari hari ke hari yang berkaitan dengan kegiatan Organisasi. Sedangkan tempat mereka bertugas
adalah lokasi kerja mereka dari hari ke hari.
6.2.1. Narasumber
Organisasi akan memberikan fee per hari kepada orang-orang berikut ini jika mereka diundang
sebagai narasumber: 1. Tingkat Nasional
a Menteri = Rp 1.500.000 atau berdasarkan kasus per kasus pembicaraan dan
persetujuan sebelumnya dari Direktur diwajibkan dalam kasus-kasus luar biasa;
b Deputi, Direktur Jenderal, Tenaga Ahli = Rp 1.500.000;
c Direktur, Kepala Biro = Rp 1.000.000; d Kepala Divisi, Kepala Bidang = Rp 750.000;
e Kepala Subdivisi, Kepala Seksi, Kepala Sub- Direktorat = Rp 500.000.
2. Tingkat ProvinsiKabupatenkota a Gubernur, Wakil Gubernur, Walikota, Bupati,
Wakil Bupati, Sekretaris Daerah = Rp 1.250.000;
b Kepala Satuan Kerja, Kepala BAPPEDA, Asisten Daerah, Kepala Satuan Teknis
Daerah, Kepala Biro = Rp 1.000.000; c Kepala Seksi Pemerintahan, Kepala Bidang
= Rp 750.000; d Kepala Sub-Seksi Pemerintahan, Kepala
Seksi, Kepala Sub-Direktorat = Rp 500.000. Catatan:
1. Narasumber harus menyerahkan salinan materi handout laporan, bahan presentasi, dan
sebagainya kepada Organisasi. Petugas Teknis
