48
Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id
BAB 2 - Manajemen Hibah
memeriksa semua calon Organisasi yang memenuhi peraturan anti pencucian uang internasional
Pemerintah AS.
3. Nomor Data Universal Numbering System DUNS
Organisasi yang menerima hibah dari USAID atau pemerintah AS diwajibkan untuk mendapatkan
nomor Data Universal Numbering System
DUNS. Permintaan nomor DUNS dapat diajukan melalui website:
http:fedgov.dnb.comwebform
2.2.4. Finalisasi Permohonan Hibah
Penting untuk melakukan pendekatan tahap pra- pemberian hibah secara cermat dan sepenuhnya
melaksanakan setiap tugas yang diwajibkan untuk meminalisasi pemberian hibah. Tahap ini dapat
dilakukan secara cepat atau dapat memakan
waktu yang lama. Organisasi kemungkinan bisa mendapatkan hibah jika telah mencapai tahap ini
tetapi perlu waspada untuk tidak berharap terlalu tinggi. Patut diperhatikan bahwa Organisasi juga
dapat memutuskan untuk menarik diri dari proses perundingan negosiasi setiap saat.
Meskipun belum ada yang ditandatangani, kemitraan Organisasi dengan Donor telah dimulai
pada tahap ini. Organisasi perlu bekerja dengan rajin untuk menyediakan informasi yang diperlukan
sehingga Donor dapat membuat keputusan akhir yang menguntungkan bagi proposal. Pada saat
yang sama, Organisasi harus memastikan bahwa Organisasi tidak menjanjikan sesuatu yang tidak
dapat dipenuhinya. Apabila Donor meminta pekerjaan tambahan atau perubahan pada program
yang diusulkan maka Organisasi bertanggung jawab untuk mengevaluasi permintaan itu dan memutuskan
apakah ia dapat memenuhinya. Jika Organisasi memutuskan bahwa permintaan itu membutuhkan
pendanaan tambahan atau mempengaruhi target maka hal ini harus dibahas dengan mitra Donor.
Apabila Organisasi diberitahu telah menjadi inalis untuk mendapatkan hibah, Organisasi masih harus
menyelesaikan beberapa tugas sebelum Donor membuat keputusan akhir mengenai apakah
akan mendanai program atau tidak. Meskipun terpilih sebagai inalis merupakan tanda yang
sangat baik, seperti yang disebutkan di atas, hal
itu tidak berarti bahwa Organisasi sudah pasti mendapatkan hibah.
Setelah proses permohonan hibah diselesaikan, Donor akan memberitahukan organisasi mengenai
hasilnya, apakah berhasil atau tidak berhasil menerima pendanaan dari Donor.
2.3 Pelaksanaan Hibah
2.3.1. Perubahan Perjanjian Hibah
1. Organisasi dapat mengusulkan perubahan dalam perjanjian hibah melalui permintaan
tertulis jika diperkirakan kegiatan tidak dapat
49
www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional
selesai pada tanggal berakhirnya perjanjian hibah atau jika ada beberapa perubahan kecil.
Permintaan ini harus diajukan secara tertulis kepada Donor dengan waktu yang cukup untuk
meninjau dan menanggapi sebelum berakhirnya periode hibah.
a. Permintaan tertulis harus menjelaskan mengapa perubahanperpanjangan waktu
dibutuhkan, alas an mengapa kegiatan tersebut tidak bisa selesai pada waktunya,
dan kapan akan diselesaikan. b. Apabila perubahannya adalah perpanjangan
waktu tanpa biaya tambahanperpanjangan waktu tanpa biaya NCE, maka Organisasi
harus menyatakan secara tegas bahwa anggaran tambahan tidak diperlukan.
c. Apabila perubahannya membutuhkan biaya tambahan maka Organisasi harus
menjelaskan mengapa anggaran awal tidak cukup untuk menyelesaikan kegiatan, dan
perubahan anggaran yang memperlihatkan dana tambahan yang diperlukan.
2. Donor akan mengkaji permintaan itu dan mengikuti prosedur perubahan hibah Donor,
dan, bila menyetujuinya, maka Donor akan menerbitkan perubahan hibah formal yang
membutuhkan tanda tangan Organisasi. Hanya Donor yang dapat menerbitkan perubahan
hibah. 3. Organisasi harus ingat bahwa perubahan dapat
berlangsung beberapa minggu dan didorong untuk secara saksama memantau kemajuan
kegiatan dan memberitahukannya setidaknya satu bulan di muka sebelum berakhirnya hibah.
2.3.2. Penundaan, Pengakhiran dan Penegakan
1. Perjanjian hibah dapat diakhiri secara keseluruhan atau sebagian, dalam situasi
berikut ini: a. Oleh Donor jika Organisasi secara materil
gagal memenuhi ketentuan hibah b. Oleh Donor dengan persetujuan dari
Organisasi di mana kedua belah pihak harus menyepakati kondisi pengakhiran, termasuk
tanggal efektif dan, dalam hal pengakhiran secara sepihak, bagian tertentu yang akan
diakhiri. c. Jika pada suatu waktu Donor memutuskan
bahwa kelanjutan hibah secara keseluruhan atau sebagian akan tertunda atau diakhiri
karena bantuan yang diberikan tidak sesuai dengan kepentingan DonorNegara Donor
atau bertentangan dengan undang-undang yang berlaku maka, dengan pemberitahuan
kepada Organisasi, Donor dapat menangguhkan atau mengakhiri hibah,
secara keseluruhan atau sebagian dan melarang Organisasi untuk membebankan
kewajiban tambahan atas hibah selain biaya yang disebutkan dalam pemberitahuan
penundaan. Apabila terjadi penangguhan dan situasi yang menyebabkan
penangguhan berlanjut selama 60 hari atau
