34570d1b 06cb 4b3f 9152 c59d527dbd07

Seri Pembelajaran dari USAID-KINERJA

KATA PENGANTAR

Mengenal USAID-KINERJA

Proyek KINERJA adalah program tata kelola yang berfokus pada perbaikan pelayanan publik di Indonesia. Dihibahkan dalam bentuk Cooperative Agreement bernomor AID-497-A-10-00003 kepada RTI International dan lima konsorsiumnya, yakni The Asia Foundation (TAF), Social Impact (SI), SMERU Research Institute, Gadjah Mada University (UGM), and Partnership for Governance Reform (Kemitraan). Periode implementasi program ini adalah sejak tanggal 30 September 2010 hingga 28 February 2015.

KINERJA dikembangkan berdasarkan asumsi pembangunan dan menargetkan perbaikan pelayanan public di tiga sektor utama yaitu pendidikan, kesehatan dan iklim usaha yang baik (BEE). Kegiatan yang dilakukan oleh KINERJA mencakup pelayanan publik dari sisi permintaan dan penawaran, dan bertujuan untuk memperkuat mekanisme pertanggungjawaban sehingga pemerintah daerah dapat menjawab kebutuhan masyarakat dengan lebih baik lagi. KINERJA juga bekerja melalui lembaga-lembaga lokal untuk membangun kapasitas mereka dan mendorong kemitraan yang berkelanjutan.

KINERJA bekerja di Provinsi Aceh, Jawa Timur, Sulawesi Selatan dan Kalimantan Barat. KINERJA bekerja sama dengan 20 kabupaten dan kota yang dipilih secara acak.

Tujuan pembuatan modul ini didasari dari kebutuhan yang kami lihat di lapangan selama berinteraksi dengan organisasi lokal yang bekerja sama dengan KINERJA. Atas dasar tersebut, kami berinisiatif menyiapkan modul lengkap untuk dijadikan panduan atau referensi bagi organisasi mitra maupun organisasi lain dalam mengelola dana hibah dari Donor tertentu baik Pemerintah maupun swasta atau asing.

Modul yang kami siapkan ini berjudul “Modul Operasional” yang mencakup Peraturan Kepegawaian, Hibah, Keuangan, Pengadaan Barang dan Jasa, Inventaris, Pengelolaan Kegiatan dan Dana Pendampingan (Kontribusi), karena bagian-bagian tersebut adalah dasar peraturan yang diperlukan oleh manajemen organisasi sehingga diharapkan modul ini dapat bermanfaat bagi organisasi baik yang baru berdiri maupun yang telah berjalan guna menyempurnakan sistem dan proses yang ada.

Kami mohon maaf bila terdapat kekurangan atau kekeliruan dalam penyusunan modul ini baik berupa kata-kata maupun maksud tulisan yang disampaikan. Penyempurnaan-penyempurnaan yang diperlukan dalam modul ini akan terus kami lakukan, tentunya dengan masukkan dari pembaca atau pengguna modul ini.

Harapan kami, semoga modul ini bermanfaat dan membangun sistem dan proses organisasi lokal ke arah yang lebih baik lagi.

DAFTAR ISI 2

PANDUAN PELAKSANAAN MODUL KEUANGAN DAN OPERASIONAL 4

BAB 1 Pengembangan Sumber Daya Manusia 12

1.1 Struktur Organisasi 12

1.2 Struktur Gaji dan Pembaharuannya 12

1.3 Istilah dan Deinisi Uraian Organisasi 12

1.4 Kode Perilaku 16

1.5 Rekruitmen 17

1.6 Jam Kerja 21

1.7 Gaji dan Tunjangan 21

1.8 Manfaat Karyawan 23

1.9 Pengelolaan Cuti 25

1.10 Pengelolaan Armada 29

1.11 Pengelolaan Perpustakaan 29

1.12 Penilaian Kinerja 29

1.13 Prosedur Penyelesaian Keluhan 30

1.14 Tindakan Disiplin 30

1.15 Mutasi 38

1.16 Penutup 39

BAB 2 Manajemen Hibah 41

2.1 Permohonan Hibah 43

2.2 Persiapan Hibah 45

2.3 Pelaksanaan Hibah 48

2.4 Pemantauan dan Pelaporan 50

2.5 Penutupan Hibah 52

BAB 3 Manajemen Keuangan 56

3.1 Sistem Akuntansi Umum 56

3.2 Chart of Accounts 57

3.3 Sistem Pengendalian Internal 57

3.4 Pedoman Operasional dan Keuangan 58

3.7 Acuan Dokumen Pendukung 68

3.8 Petunjuk Operasional Keuangan 70

BAB 4 Pengadaan Barang dan Jasa 74

4.1 Tingkat Pihak yang Meminta 74

4.2 Tingkat Persetujuan 74

4.3 Proses Pengadaan 74

4.4 Daftar Periksa Pengadaan oleh Tim Keuangan 75

BAB 5 Manajemen Inventaris 78

5.1 Informasi Inventaris 78

5.2 Pembaharuan Data Inventaris 78

5.3 Penghapusan Peralatan 79

BAB 6 Manajemen Acara 82

6.1 Pedoman untuk Melaksanakan Acara, Pelatihan atau Lokakarya 82

6.2 Pejabat Pemerintah Indonesia 86

BAB 7 Cost Share 90

7.1 Tentang Cost share 90

7.2 Identiikasi Cost share 92

7.3 Dokumen Pendukung Cost share 94

7.4 Pelaporan 94

Daftar Lampiran 96

a. Tujuan Pembelajaran

:

- Bab 1 Pengembangan Sumber Daya Manusia;

berdasarkan pengalaman KINERJA dengan penerima hibah putaran 1 dan 2, mayoritas mereka tidak memiliki kebijakan SDM sehingga tidak memiliki struktur organisasi, struktur gaji sesuai proyek yang ditangani, proses pemilihan pegawai, peraturan kepegawaian, proses yang transparant dsb. Dengan adanya manual ini, diharapkan Organisasi penerima hibah memiliki posisi tawar yang kuat dalam pemilihan pegawai yang sesuai keahlian dan penempatannya, mempertahankan pegawai yang ada dan memberikan penghargaan yang sesuai dalam proses penilaian kinerja, terlebih dalam memasarkan jasa yang dimiliki untuk memenangkan banyak proyek di kemudian hari.

- Bab 2 Manajemen Dana Hibah (

Grants

) / Kontrak;

bertujuan untuk memberikan panduan dan sumber informasi dalam rangka peningkatan kapasitas organisasi penerima hibah untuk memahami dan melaksanakan pengelolaan dana hibah sesuai dengan aturan dan regulasi dari USAID.

- Bab 3 Manajemen Keuangan;

bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada organisasi penerima hibah mengenai manajemen keuangan lembaga serta dapat mengimplementasikan langkah-langkah dalam proses penyusunan laporan keuangan lembaga nya secara baik, transparan dan akuntabel.

- Bab 4 Pembelian Barang dan Jasa;

Jarang sekali Organisasi memiliki kebijakan dalam pembelian barang dan jasa, padahal wilayah ini sangat sensitif dan mudah sekali terjadi benturan kepentingan oleh pemegang kuasanya. Di banyak organisasi,

biasanya pembelian barang dan jasa ada ditangan pemegang posisi tertinggi dalam Organisasi, sehingga sangat rawan benturan kepentingan yang mungkin terjadi, atau pemilihan tenaga pemberi jasa yang tidak sesuai atau tidak eisien, sehingga menghambat pelaksanaan kegiatan Organisasi yang seharusnya. Dengan adanya panduan pembelian barang dan jasa, diharapkan bisa memperlihatkan proses yang akuntabel, kontrol internal yang memadai, pemisahan wewenang, proses yang kompetitif dan transparant didukung dokumentasi yang diperlukan serta pemilihan barang atau jasa yang sesuai.

- Bab 5 Manajemen Aset / Harta Tak Bergerak;

Kebijakan manajemen aset/harta tak bergerak kebanyakan tidak dimiliki oleh Organisasi karena dianggap tidak diperlukan dan kurang mendapat perhatian. Kadang Organisasi yang baru berdiri tidak memiliki aset dan karenanya tidak menyiapkan kebijakan ini. Bila hal ini disiapkan saat pendirian Organisasi dan disosialisasikan kepada karyawan yang baru bergabung, maka hal ini dapat memperkecil resiko kehilangan aset dan memperkuat rasa memiliki dari karyawan yang bersangkutan untuk turut menjaga dan memelihara bersama aset Organisasi. Bila perilaku ini bisa dipertahankan, secara tidak langsung memperkuat komitmen kerja dan rasa memiliki sebagai bagian dari Organisasi tersebut.

- Bab 6 Operasional dan Administrasi;

Kebanyakan Organisasi sangat bergantung pada apa yang diputuskan oleh pemegang posisi tertinggi dalam Organisasi tersebut. Bila hal ini terjadi, maka kebijakan yang konsisten, adil dan berlaku sama bagi setiap karyawan akan sulit dilakukan. Hal ini akan mengurangi kenyamanan bekerja dan sulit menerapkan konsistensi bagi pelaksana harian.

- Bab 7

Cost Share

;

Bertujuan untuk memberikan panduan dan sumber informasi sesuai dengan kebijakan dan regulasi dari USAID, dengan tujuan mempertahankan keberlangsungan organisasi penerima hibah dan meningkatkan rasa kepemilikan terhadap pelaksanaan program sehingga keberhasilan program menjadi perhatian utama mereka. Dengan adanya kemampuan organisasi menyediakan dana pendamping, akan memperkuat posisi tawar organisasi dalam memenangkan proyek, khususnya USAID.

- Bagian 1.2 Struktur Gaji dan Pemeliharaannya - Bagian 1.3 Penerimaan Pegawai Baru

- Bagian 1.4 Peraturan Organisasi

Bab 2 Manajemen Dana Hibah (

Grants

) / Kontrak

- Bagian 2.1 Aplikasi Dana Hibah - Bagian 2.2 Persiapan Dana Hibah - Bagian 2.3 Pelaksanaan Dana Hibah - Bagian 2.4 Pelaporan

- Bagian 2.5 Penutupan Dana Hibah

Bab 3 Manajemen Keuangan

- Bagian 3.1 Sistem Akuntansi Umum

- Bagian 3.2 Pengawasan Akuntasi dan Prosedurnya - Bagian 3.3 Pelaporan/Proses Akuntansi Cost Shares

- Bagian 3.4 Kode Perkiraan

- Bagian 3.5 Sistem Akuntansi untuk organisasi yang baru berkembang - Bagian 3.6 Sistem Akuntansi untuk organisasi yang sudah maju - Bagian 3.7 Petunjuk Dokumen Pendukung

- Bagian 3.8 Petunjuk Operasional Keuangan

Bab 4 Pembelian Barang dan Jasa

- Bagian 4.1 Pada tingkatan Pemohon

- Bagian 4.2 Pada tingkatan Pemberi Keputusan - Bagian 4.3 Proses Pengadaan barang/jasa

Bab 5 Manajemen Aset / Harta Tak Bergerak

- Bagian 5.1 Informasi Aset

- Bagian 5.2 Pembaharuan data aset - Bagian 5.3 Pemindahan Status aset

Bab 6 Operasional dan Administrasi

- Bagian 6.1 Petunjuk pelaksanaan Acara, Workshop atau Pelatihan - Bagian 6.2 Identiikasi dan Cakupan Pekerjaan

- Bagian 6.3 Alokasi anggaran dan manajemennya

- Bagian 6.4 Pengelolaan perjalanan, penginapan dan pengaturan ruangan meeting - Bagian 6.5 Manajemen pengelolaan kegiatan operasional

- Bagian 6.6 Pengelolaan surat menyurat - Bagian 6.7 Manajemen perpustakaan

Bab 7

Cost Share

- Bagian 7.1. Tentang Cost Share

- Bagian 7.2. Identiikasi Cost Share

- Bagian 7.3. Dokumen Pendukung Cost Share

- Bagian 7.4 Pelaporan

c. Metode:

1. Penjelasan materi / tutorial. 2. Ice Breaker.

3. Studi interaktif. 4. Simulasi materi.

5. Evaluasi dan releksi (kuesioner, survei).

- Bab 1 Pengembangan Sumber Daya Manusia

Penjelasan materi/tutorial (120 menit) Studi interaktif (30 menit)

Simulasi materi (60 menit) Evaluasi (30 menit)

- Bab 2 Manajemen Dana Hibah (

Grants

)/Kontrak

Penjelasan materi/tutorial (120 menit) Studi interaktif (30 menit)

Simulasi materi (60 menit) Evaluasi (30 menit)

- Bab 3 Manajemen Keuangan

Penjelasan materi/tutorial (120 menit) Studi interaktif (30 menit)

Simulasi materi (60 menit) Evaluasi (30 menit)

- Bab 4 Pembelian Barang dan Jasa

Penjelasan materi/tutorial (120 menit) Studi interaktif (30 menit)

Simulasi materi (60 menit) Evaluasi (30 menit)

- Bab 5 Manajemen Aset/Harta Tak Bergerak

Penjelasan materi/tutorial (60 menit) Studi interaktif (30 menit)

Simulasi materi (30 menit) Evaluasi (30 menit)

- Bab 6 Operasional dan Administrasi

Penjelasan materi/tutorial (60 menit) Studi interaktif (30 menit)

Simulasi materi (30 menit) Evaluasi (30 menit)

- Bab 7 Dana Pendamping/

Cost Share

Penjelasan materi/tutorial (60 menit) Studi interaktif (30 menit)

Simulasi materi (60 menit) Evaluasi (30 menit)

Total durasi pelatihan modul Keuangan dan Operasional membutuhkan waktu 23 Jam atau 3 hari kerja (jam kerja efektif sehari adalah 7 jam diluar coffee break dan Ishoma).

f. Proses Fasilitasi:

Penjelasan materi / tutorial Studi interaktif

Simulasi materi

g. Bahan Presentasi:

- Bab 1 Pengembangan Sumber Daya Manusia - Bab 2 Manajemen Dana Hibah (Grants) / Kontrak

h. Bahan Bacaan

:

- Bab 1 Pengembangan Sumber Daya Manusia - Bab 2 Manajemen Dana Hibah (Grants) / Kontrak - Bab 3 Manajemen Keuangan

- Bab 4 Pembelian Barang dan Jasa

- Bab 5 Manajemen Aset / Harta Tak Bergerak - Bab 6 Operasional dan Administrasi

- Bab 7 Cost Share

i. Lampiran:

Daftar Lampiran:

1. Bab 1 – UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 2. Bab 2 – Dana Hibah (Grants)

3. Bab 3 – Simple Accounting Method form for developing organization

4. Bab 3 – Double Entry Accounting Method form for developed organization

5. Bab 4 – Purchase Requisition form

6. Bab 4 – RFQ/RFA Example

7. Bab 4 – Quotation Example

8. Bab 4 – Bid Analysis

9. Bab 4 – VJPV Form

10. Bab 4 – Sole Source Form

11. Bab 4 – Purchase Order Example

12. Bab 4 – Purchase Requisition Example

1

1

Pengembangan

Pengembangan

Sumber Daya

Manusia

BAB 1

1.1 Struktur Organisasi

(Mohon lampirkan struktur organisasi).

Struktur organisasi ini sesuai dengan AD/ART. Apabila terdapat beberapa kantor atau proyek maka cantumkan struktur organisasi secara terpisah.

I.2 Struktur Gaji dan

Pembaharuannya

(Mohon lampirkan struktur gaji organisasi yang diperbaharui setiap tahun, menurut proyek (-proyek) yang dikelola).

1.3 Istilah dan Deinisi

Uraian Organisasi

1. Organisasi: kantor perwakilan Organisasi di Indonesia.

2. Proyek: inisiatif penelitian atau pengembangan yang ditetapkan dalam kontrak antara

Organisasi dan Klien (“Client” sebagaimana dideinisikan dalam Perjanjian Kerja).

3. Nama Organisasi: berikan penjelasan singkat mengenai Organisasi, tanggal pendirian, lokasi, alamat lengkap, dan sebagainya.

...

Karyawan dengan

Perjanjian Jangka Waktu

Tertentu/Karyawan Tidak

Tetap; yang bersangkutan

berhak mendapatkan

manfaat dan/atau

tunjangan

...

4. Kantor Pusat: sebutkan lokasi kantor pusat Organisasi di Indonesia.

5. Direktur: orang yang bertanggung jawab

mengawasi dan mengelola Organisasi, sebutkan gelarnya yang tepat.

6. Staf Manajemen: cantumkan semua tingkatan mulai dari manajer, sebutkan gelarnya yang tepat.

7. Manajer Departemen: Kepala Departemen atau Manajer yang bertanggung jawab atas sejumlah Karyawan.

8. Pemberi Kerja yang Ditunjuk: Ailiasi Organisasi atau entitas lain yang melaksanakan pekerjaan atau pelayanan bagi United States Agency for International Development (USAID), Bank Dunia, Bank Pembangunan Asia atau lembaga pendanaan lain yang memberikan bantuan teknis kepada Pemerintah Republik Indonesia atau yang mendanai pekerjaan Organisasi di Indonesia.

Aset

9. Aset Organisasi: cantumkan semua aset/ inventaris, yang berwujud maupun tidak berwujud, yang secara resmi dimiliki oleh Organisasi di Indonesia dan merupakan kekayaan Organisasi, yang mungkin dipinjam atau digunakan oleh karyawan untuk keperluan dinas.

10. Kendaraan Operasional: semua kendaraan yang dimiliki/disewa oleh Organisasi dan digunakan untuk mendukung kegiatan setiap hari berdasarkan prosedur operasional.

Sumber Daya Manusia

11. Karyawan Reguler: seseorang yang

dipekerjakan oleh Organisasi sebagai Karyawan dan mempunyai hubungan kerja dengan Organisasi di Indonesia sebagai Karyawan dengan Perjanjian Jangka Waktu Tak Tertentu/ Karyawan Tetap atau Karyawan dengan Perjanjian Jangka Waktu Tertentu/Karyawan Tidak Tetap; yang bersangkutan berhak mendapatkan manfaat dan/atau tunjangan dan kewajiban yang berlaku bagi Karyawan Organisasi yang disebutkan dalam Modul ini.

12. Karyawan Tetap/dengan Perjanjian Jangka Waktu Tak Tertentu: Karyawan tetap yang dipekerjakan oleh Organisasi untuk jangka waktu tak tertentu.

13. Karyawan Tidak Tetap/dengan Perjanjian Jangka Waktu Tertentu: Karyawan yang dipekerjakan oleh Organisasi untuk jangka waktu tertentu sebagaimana disepakati dalam perjanjian kerja untuk melakukan pekerjaan tidak tetap atau sementara atau pekerjaan yang dilaksanakan sesuai dengan UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

14. Staf Internasional: staf yang bukan warga negara Indonesia atau yang merupakan warga negara asing yang memiliki visa dan izin kerja di Indonesia.

Pengelolaan Sumber Daya Manusia

15. Sumber Daya Manusia (SDM) Proyek: Karyawan yang ditugaskan oleh proyek untuk melaksanakan urusan Sumber Daya Manusia bagi proyek.

16. Perjanjian Kerja: perjanjian tertulis antara Karyawan dan Pemberi Kerja yang diadakan sesuai dengan peratuan yang berlaku dan berfungsi sebagai dasar hubungan kerja.

17. Tanggal Bekerja Jangka Waktu Tertentu: tanggal ketika seseorang diterima sebagai Karyawan sebagaimana dicatat dalam perjanjian kerja jangka waktu tertentu.

18. Tanggal Bekerja Tetap: tanggal ketika seseorang diterima sebagai karyawan tetap sebagaimana dicatat dalam perjanjian kerja jangka waktu tak tertentu.

19. Kode Perilaku (“Kode Perilaku”): Pedoman umum Organisasi untuk menjaga lingkungan yang terbuka dan dapat ditanggungjawabkan yang mendorong standar perilaku tertinggi. Kode Perilaku mendorong komunikasi yang terbuka dan jujur, bebas dari perasaan takut dibalas karena menjunjung tinggi standar perilaku tersebut. Kode Perilaku Organisasi telah disesuaikan untuk diterapkan di Indonesia.

20. Kementerian Tenaga Kerja: departemen yang mengawasi dan memperkuat pelaksanaan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan ketenagakerjaan.

21. Perjalanan Dinas: perjalanan yang berkaitan dengan pekerjaan seperti yang diminta dan disetujui oleh Organisasi.

22. Kecelakaan Industri: berdasarkan ketentuan Undang-Undang No. 3/1992 tentang Jaminan Sosial Tenaga Kerja (“JAMSOSTEK”) dan Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. 12 Tahun 2007 tentang Petunjuk Teknis Pendaftaran Kepesertaan, Pembayaran Iuran, Pembayaran Santunan dan Pelayanan Jaminan Sosial Tenaga Kerja, Kecelakaan Industri adalah kecelakaan kerja termasuk penyakit yang disebabkan oleh pekerjaan maupun kecelakaan yang terjadi dalam perjalanan dari rumah ke tempat kerja dan dari tempat kerja ke rumah melalui jalan yang biasa dan layak.

Hak-Hak

23. Tunjangan: pembayaran bruto bulanan atau tahunan rutin yang dimaksudkan sebagai bantuan/imbalan yang disediakan oleh Organisasi bagi Karyawan dalam keadaan tertentu.

24. Gaji: gaji bruto yang dibayar oleh Organisasi kepada Karyawan setiap bulan (Gaji Pokok dan tunjangan tetap) atas kinerja dan pemenuhan tugas dan tanggung jawab yang diserahkan

kepada Karyawan maupun atas pelaksanaan pekerjaan oleh Karyawan.

25. Gaji Terakhir: Gaji terakhir yang diterima oleh Karyawan.

Tanggungan

26. Tanggungan: Suami atau istri yang sah dan paling banyak tiga (3) anak dari Karyawan, yang berumur maksimal dua puluh tiga (23) tahun, terdaftar pada Organisasi sebagai anggota keluarga dekat Karyawan dan berhak mendapatkan manfaat sesuai dengan Modul ini.

Agar anggota keluarga Karyawan dapat diakui maka Karyawan harus memberikan bukti hukum mengenai hubungan keluarga tersebut kepada Departemen Sumber Daya Manusia Organisasi berupa akta perkawinan, akta lahir anak atau dokumen pengadilan yang relevan dalam hal anak angkat/adopsi.

27. Suami atau istri: suami atau istri Karyawan yang sah sebagaimana yang diberitahukan kepada dan diakui oleh Departemen Sumber Daya Manusia Organisasi. Paling banyak satu (1) suami atau istri yang diterima dan diakui oleh Organisasi untuk keperluan Modul ini dan yang berhak mendapatkan manfaat sesuai dengan Modul ini.

28. Anak: setiap anak hasil dari perkawinan yang sah antara Karyawan dengan suami atau istrinya, dan/atau anak sah dari orangtua

tunggal, dan atau anak sah dari Karyawan perempuan atau laki-laki yang belum menikah, dan/atau anak yang diadopsi sesuai dengan undang-undang dan didaftarkan pada dan diakui oleh Departemen Sumber Daya

Manusia Organisasi. Anak yang diakui sebagai tanggungan berjumlah maksimal tiga (3) orang, termasuk anak angkat/adopsi.

Dalam hal anak yang diakui oleh Organisasi sebagai Tanggungan Karyawan meninggal dunia maka anak keempat (jika ada) dapat diusulkan menggantikan anak yang meninggal tersebut sebagai Tanggungan Karyawan.

Anak yang diakui oleh Organisasi sebagai Tanggungan adalah anak yang berumur maksimal dua puluh tiga (23) tahun, belum menikah atau belum bekerja.

Catatan: jumlah anak dan umur yang dijamin bergantung pada kebijakan Organisasi.

29. Orangtua: orang tua kandung atau angkat dari Karyawan sebagaimana yang diberitahukan kepada dan diakui oleh Departemen Sumber Daya Manusia Organisasi.

30. Ahli waris: Suami atau Istri Karyawan dan/atau Anak Karyawan yang diberitahukan kepada dan diakui oleh Departemen Sumber Daya Manusia Organisasi sebagai Tanggungan ketika Karyawan meninggal dunia. Apabila Karyawan tidak menikah maka Ahli Warisnya adalah Orangtua Karyawan.

Apabila Orangtua dari Karyawan yang tidak menikah meninggal dunia maka Karyawan tesebut diperbolehkan menunjuk, dengan pemberitahuan tertulis, Ahli Waris sah lain yang bukan Suami/Istri, Anak atau Orangtua. Dalam hal kondisi kesehatan Orangtua tidak memungkinkan Orangtua memproses klaim maka mereka dapat diwakili oleh orang yang ditunjuk sebagaimana dinyatakan dalam surat kuasa yang resmi.

1.4 Kode Perilaku

Karyawan harus selalu mematuhi Kode Perilaku Organisasi. Semua Karyawan wajib memahami Kode Perilaku. Ringkasan Kode Perilaku akan disampaikan kepada semua Karyawan dan diterima sebagaimana mestinya ketika Karyawan mulai bekerja di Organisasi dan setahun sekali akan diajukan kepada Organisasi melalui Perwakilan SDM Proyek Karyawan.

Hal-hal yang diatur dalam Kode Perilaku Organisasi adalah:

a) Respek kepada Setiap Orang b) Respek kepada Organisasi c) Integritas

d) Tanggung Jawab Fiskal e) Keunggulan

f) Inovasi

Untuk keperluan operasional usaha Organisasi maka Karyawan wajib membaca, memahami dan menaati aturan-aturan perilaku yang diuraikan secara umum sebagai berikut:

1. Karyawan harus membaca dan menaati semua peraturan, kebijakan dan prosedur Organisasi dan pengumuman yang dibuat oleh Organisasi termasuk yang dipasang di papan pengumuman, website Organisasi, atau yang tercantum dalam email atau bentuk komunikasi lain.

2. Karyawan wajib hadir di dan meninggalkan lokasi pekerjaan selama jam kerja yang ditentukan. Jika Karyawan sakit sehingga tidak dapat masuk kerja dan ingin mendapatkan Cuti Sakit maka ia wajib menyerahkan kepada Perwakilan SDM Proyek surat keterangan dokter asli dari dokter yang merawatnya setelah Karyawan kembali bekerja.

3. Karyawan harus melaksanakan pekerjaan dan tugas-tugas yang diserahkan kepada mereka secara hati-hati dan seeisien mungkin serta dengan sebaik-baiknya sesuai dengan standar tertinggi yang ditetapkan oleh Organisasi.

4. Karyawan wajib melaksanakan dan mematuhi semua arahan, petunjuk dan peraturan kerja yang dikeluarkan atau ditetapkan oleh Organisasi.

5. Karyawan wajib menjalin hubungan kerja yang baik dan terhormat dengan sesama Karyawan.

6. Karyawan wajib memelihara dan menjaga kerahasiaan bisnis, pekerjaan dan transaksi Organisasi, termasuk yang diadakan antara

Organisasi dengan klien-kliennya, baik secara tertulis maupun tidak tertulis, diberi tanda rahasia maupun tidak. Karyawan dilarang menyingkapkan dan/atau membahas informasi eksklusif atau konidensial milik Organisasi dan/atau klien-kliennya sesuai dengan Kode Perilaku ini.

7. Karyawan wajib memberitahukan secara tertulis kepada Departemen SDM Proyek dan SDM Organisasi di Indonesia dalam waktu lima (5) hari kerja setiap perubahan data/informasi pribadi karyawan seperti status perkawinan, jumlah anggota keluarga, tempat tinggal, nomor telepon, dan sebagainya.

Kelalaian untuk menyampaikan perubahan secara tertulis sehubungan dengan data pribadi Karyawan dalam jangka waktu yang ditetapkan dapat dikenakan sanksi sesuai dengan

kebijakan Organisasi mengenai tindakan disiplin.

8. Karyawan wajib membantu Organisasi dalam memelihara peralatan, properti dan aset-aset Organisasi. Karyawan wajib melaporkan kepada Atasannya sesegera mungkin dalam waktu 48 jam sejak kejadian, jika terdapat kecelakaan yang menyangkut, atau pencurian, kehilangan atau kerusakan pada, properti, peralatan dan aset Organisasi.

Kelalaian untuk melaporkan pencurian, kehilangan atau kerusakan properti, peralatan dan aset Organisasi kepada Atasannya dalam jangka waktu yang ditentukan dapat dikenakan sanksi sesuai dengan kebiajakan Organisasi

1.5 Rekruitmen

1.5.1. Rekruitmen Karyawan

Rekruitmen dilakukan sesuai dengan Prosedur Operasi Standar Departemen Sumber Daya Manusia. Organisasi beroperasi sebagai pemberi kerja dengan memberikan peluang yang sama/ tindakan tegas dan mempekerjakan orang-orang hanya berdasarkan kualiikasi untuk posisi yang akan diisi dengan proses yang transparan.

Jika calon tenaga kerja atau Karyawan mempunyai hubungan keluarga atau dikenal oleh Karyawan Organisasi saat ini maka calon tersebut harus memberitahukannya kepada Departemen Sumber Daya Manusia. Karyawan yang mempunyai hubungan keluarga karena pertalian darah atau perkawinan dengan karyawan lain dalam Organisasi tidak boleh menduduki jabatan sebagai pengawas langsung atau tidak langsung atau mengerjakan proyek yang sama.

Kelalaian untuk memberitahukan Departemen Sumber Daya Manusia Organisasi tentang hubungan tersebut dianggap telah melanggar Kebijakan Organisasi dan menjadi dasar untuk mengambil tindakan disiplin.

1. Penerimaan Karyawan baru didasarkan pada kebutuhan Organisasi.

2. Sebelum diterima bekerja, Karyawan harus: (a) Sesuai dengan jabatannya, menjalani

dokter yang ditunjuk oleh Organisasi, atau dokter lain yang diminta atau disetujui oleh Organisasi;

(b) Menjalani proses wawancara atau seleksi oleh Organisasi;

(c) menyerahkan fotokopi yang jelas semua ijazah, kualiikasi atau kursus pendidikan yang relevan;

(d) menyerahkan kepada Organisasi sedikitnya tiga (3) surat referensi kinerja yang baik dari pemberi kerja sebelumnya atau asosiasi profesi;

(e) Menandatangani perjanjian kerja.

3. Semua Karyawan wajib membaca, menerima dan bersedia mematuhi dan menjalankan semua ketentuan dan persyaratan kerja yang diuraikan dan tercantum dalam Modul ini.

4. Tempat di mana Karyawan dipekerjakan dianggap sebagai Tempat Penerimaan Karyawan (Point of Hire). Tempat Penerimaan Karyawan akan dicantumkan dalam perjanjian kerja.

1.5.2. Proses Seleksi dan Pengangkatan

Identiikasi Posisi Baru

Lingkup Pekerjaan (SOW) Tingkat pada Struktur Gaji

Iklan Posisi Baru

Proses Penyusunan Daftar Pendek

Proses Wawancara dan Pemeriksaan Referensi

Pengangkatan

• Nama Jabatan • Departemen • Identitas Jabatan • Lokasi

• Uraian Posisi • Tanggung Jawab • Kualiikasi

• Tanggal Ditutup • Media

(surat kabar, website, jejaring) • Dokumen Lamaran

(surat lamaran, CV, kriteria seleksi)

Nilai dan peringkat Pelamar sesuai dengan Tanggung Jawab dan Kualiikasi

• Pertanyaan Wawancara • Panel Wawancara

• Catatan Wawancara & Lembar Nilai • Catatan Pemeriksaan Referensi • Nilai, Peringkat & Seleksi

• Perundingan Gaji • Perjanjian/Kontrak Kerja • Tanggal Mulai

Daftar Periksa Pengembangan Sumber Daya Manusia

1.5.3. Persiapan Sebelum Mulai Bekerja Ya /Tidak Tanggal

KTP Karyawan

Alamat email Karyawan Telepon kabel

Telepon genggam Kartu nama Laptop Meja kerja Alat tulis kantor Kartu akses Kunci kantor

1.5.4. Pengenalan Organisasi dan Tempat Kerja Ya/Tidak Tanggal Organisasi

Tujuan Pencapaian

Kegiatan yang direncanakan Jadwal

Daftar kontak

Kebijakan dan prosedur (peralatan, keuangan, sumber daya manusia, IT, perjalanan dinas, dan sebagainya.)

Tempat Kerja

Pelayanan pendukung IT Peralatan dan sumber daya

1.5.5. Rapat Koordinasi dan

Komunikasi

Organisasi perlu mengadakan rapat koordinasi dan komunikasi rutin dengan seluruh staf untuk mengkaji kemajuan yang dicapai, menyampaikan persoalan dan kekhawatiran serta membahas kebutuhan

1.5.6. Kebijakan Mempekerjakan

Kembali

Masa kerja mantan Karyawan tetap atau Karyawan tidak tetap di Organisasi tidak akan dilanjutkan setelah masa reses 30 hari sehingga akan diperlakukan sebagai penerimaan Karyawan baru.

1.6 Jam Kerja

1. Jumlah jam kerja normal Organisasi adalah delapan (8) jam sehari dan empat puluh (40) jam seminggu, dari pk. 08:00 – 17:00 dengan istirahat makan siang selama satu (1) jam. Jam kerja aktual dapat berbeda-beda menurut lokasi kerja aktual dan posisi Karyawan atau dengan persetujuan tertulis sebelumnya dari Direktur/Manajer Unit (bergantung pada struktur pertanggungjawaban dalam Organisasi).

2. Karena sifat pekerjaan yang berbeda-beda maka Organisasi dapat meminta Karyawan untuk bekerja lebih lama daripada jam kerja normal yang disebutkan dalam Paragraf 1 di atas. Karyawan yang berhak mendapatkan upah lembur adalah yang menjabat sebagai petugas keamanan, asisten kantor dan supir.

3. Karyawan yang tidak bisa masuk kerja harus memberitahukan Atasannya dan/ atau Departemen Sumber Daya Manusia paling lambat Pk. 09:00 pada hari kerja ketika Karyawan akan absen. Kelalaian untuk menyampaikan pemberitahuan dapat dikenakan tindakan disiplin.

4. Karyawan wajib datang dan meninggalkan lokasi kerja pada jam kerja yang telah ditentukan. Jika Karyawan sakit dan tidak bisa masuk kerja dan ingin meminta Cuti Sakit maka Karyawan tersebut wajib menyerahkan kepada Perwakilan SDM Proyek surat keterangan dokter dari dokter

5. Jika Karyawan tidak masuk kerja selama lima (5) hari kerja berturut-turut tanpa persetujuan atau izin tertulis sebelumnya dan tidak dapat memberikan penjelasan yang disertai dengan bukti tertulis yang sah dan sepatutnya dan telah mendapatkan dua (2) surat panggilan dari Organisasi maka Karyawan bersangkutan dianggap telah mengundurkan diri dari Organisasi, dan hubungan kerja Karyawan tersebut dengan Organisasi terputus.

6. Karyawan harus memberitahukan dan meminta persetujuan dari Atasannya apabila ia datang terlambat atau meninggalkan tempat kerja lebih awal daripada jam kerja kantor serta memberikan alasan yang dapat diterima. Kelalaian untuk mendapatkan persetujuan sebelumnya akan diperlakukan menurut kebijakan tindakan disiplin Organisasi.

1.7 Gaji dan Tunjangan

1.7.1. Gaji

1. Kebijakan Organisasi mewajibkan agar gaji dan tunjangan diberikan secara adil sesuai dengan standar lokal dan kompetitif di pasar tenaga kerja lokal, terutama dibandingkan dengan Organisasi serupa. Gaji dan tunjangan juga harus ditetapkan sesuai dengan bentuk Organisasi serupa.

2. Skala gaji hendaknya ditinjau kembali setiap tahun atau bilamana diperlukan.

tanggung jawab, keterampilan, pengetahuan, pengalaman dan kompetensi yang melekat pada posisi tersebut.

1.7.2. Kenaikan Gaji

1. Kenaikan gaji diberikan setahun sekali, berlaku per tanggal 1 Juni.

2. Persentase kenaikan gaji bergantung pada ketersediaan dana, kinerja Karyawan dan keputusan pimpinan.

3. Secara umum, Karyawan yang dipromosikan ke posisi yang lebih tinggi akan menerima penyesuaian gaji sebagai imbalan atas tanggung jawab barunya.

1.7.3. Pembayaran Gaji

1. Gaji dibayar paling lambat tanggal 27 setiap bulan. Apabila tanggal 27 jatuh pada hari libur umum atau akhir pekan maka gaji harus dibayar pada hari kerja sebelumnya (sesuai dengan kebijakan Organisasi).

2. Gaji setiap Karyawan bersifat pribadi dan konidensial sehingga tidak boleh disingkapkan atau dibahas dengan Karyawan lain atau pihak-pihak yang tidak terkait.

3. Gaji yang diberikan kepada Karyawan tidak boleh lebih rendah dari gaji minimum yang ditetapkan oleh Pemerintah Indonesia.

1.7.4. Pajak Penghasilan

1. Organisasi akan memotong pajak penghasilan dari gaji Karyawan dan menyetorkan pajak penghasilan secara kolektif ke kas negara sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku.

2. Pajak penghasilan dihitung berdasarkan status keluarga yang dilaporkan pada tanggal 1 Januari tahun bersangkutan. Setiap perubahan status keluarga harus dilaporkan kepada Departemen Sumber Daya Manusia untuk menghindari kerugian yang dapat dialami oleh Karyawan.

3. Pajak penghasilan dihitung berdasarkan perkiraan penghasilan Karyawan selama tahun kalendar berjalan dan akan dipotong dalam jumlah yang sama dari gaji bulanan Karyawan. Apabila seorang Karyawan

meninggalkan Organisasi sebelum akhir tahun pajak maka kelebihan atau kekurangan pajak akan direkonsiliasi dalam pembayaran akhir Karyawan bersangkutan. Bagi karyawan yang bekerja selama satu tahun kalendar penuh maka slip gaji bulan terakhir (Desember) akan digunakan untuk menyesuaikan kelebihan atau kekurangan pajak yang mungkin telah terjadi karena adanya kenaikan gaji, bonus atau imbalan lain yang tidak terduga yang dapat meningkatkan atau mengurangi kewajiban pajak Karyawan. Apabila Karyawan meninggalkan Organisasi sebelum akhir tahun kalendar maka penyelesaian akhir, termasuk gaji bulan terakhir, akan mencerminkan rekonsiliasi pajak.

1.7.5. Tunjangan Hari Raya (THR)

1. Tunjangan Hari Raya (THR) akan diberikan setiap tahun kepada Karyawan yang masih bekerja di Organisasi paling lambat tiga puluh (30) hari sebelum Hari Raya sesuai dengan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku. Karyawan yang masa kerjanya kurang dari setahun akan menerima THR secara proporsional. Organisasi akan menghitung pajak yang harus dibayar untuk THR dan akan memotongnya; kelebihan atau kekurangan pajak dari pemotongan ini akan direkonsiliasikan.

2. Berbagai kondisi dan praktek yang dilaksanakan oleh subkontraktor atau klien Organisasi tidak mempengaruhi aturan tentang THR.

1.7.6. Tunjangan Pemakaman

Apabila Karyawan atau salah satu anggota keluarga sah Karyawan (suami/istri, anak dan anak angkat) yang diakui oleh Organisasi meninggal dunia, tunjangan pemakaman akan diberikan kepada tanggungan yang sah melalui penyelenggara asuransi yang terakreditasi sebagai bagian dari paket manfaat yang disepakati dengan Karyawan organisasi. Nilainya akan ditentukan setiap tahun sebagaimana yang diatur oleh penyelenggara asuransi kesehatan Organisasi.

1.8 Manfaat Karyawan

1.8.1. Jaminan Sosial

1. Organisasi, seperti yang terdaftar pada program JAMSOSTEK, akan menjadi peserta dalam program JAMSOSTEK menurut Undang-Undang No. 3 Tahun 1992 yang memberikan:

(a) Jaminan Kematian

(b) Jaminan Kecelakaan Kerja (c) Tabungan Hari Tua

Organisasi akan menyediakan asuransi kesehatan yang melebihi santunan yang diperoleh dari kepesertaan dalam JAMSOSTEK.

2. Organisasi akan memotong 2% dari gaji bulanan bruto Karyawan untuk dibayarkan kepada JAMSOSTEK sebagai iuran Karyawan untuk Program Tabungan Hari Tua. Organisasi akan membayar iuran sebesar 4,24% dari gaji bulanan bruto Karyawan sebagai iuran Pemberi Kerja untuk Jaminan Kematian, Jaminan Kecelakaan Kerja dan Tabungan Hari Tua, dan menyetorkannya kepada JAMSOSTEK. Persentase ini dapat berubah berdasarkan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

3. Dalam hal terjadi pemutusan hubungan kerja, Organisasi tidak akan memotong 2% sebagai iuran Karyawan untuk Tabungan Hari Tua dari gaji bulan terakhir ia bekerja, sebaliknya Organisasi akan menambahkan dalam pembayaran akhir Karyawan 3,7% dari gaji

bulanan bruto yang menjadi iuran Pemberi Kerja untuk Tabungan Hari Tua/Program Pensiun.

4. Ketika Karyawan mencapai usia pensiun normal lima puluh lima (55) tahun, Organisasi, atas kebijaksanaannya, berhak melakukan pemutusan hubungan kerja dengan Karyawan dan pemutusan hubungan kerja (PHK) tersebut dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku.

5. Ketika Karyawan mencapai usia pensiun normal lima puluh lima (55) tahun, Karyawan berhak mengajukan permintaan pensiun dan berhak mendapatkan pesangon/uang pensiun sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku.

6. Dalam hal keahlian Karyawan masih dibutuhkan oleh Organisasi maka hak Karyawan atas pesangon/uang pensiun dapat diberikan sebelum ia dipekerjakan kembali dalam

kapasitasnya sebagai konsultan atau Karyawan dengan perjanjian kerja jangka waktu tertentu, setelah masa reses 30 hari.

7. Dalam hal keahlian Karyawan masih dibutuhkan oleh Organisasi dan Organisasi maupun Karyawan sepakat untuk menunda usia pensiun normal maka hak Karyawan atas uang pensangon/uang pensiun dapat diberikan pada akhir masa baktinya.

1.8.2. Manfaat Perawatan Kesehatan

1. Organisasi akan menyediakan manfaat perawatan kesehatan untuk pengobatan medis, gigi dan mata melalui program asuransi kesehatan. Syarat dan ketentuan program dituangkan dalam polis asuransi yang akan disediakan bagi atau akan dikomunikasikan kepada Karyawan.

2. Manfaat kesehatan Organisasi melindungi semua Karyawan, suami/istri mereka dan paling banyak tiga (3) orang anak (maksimal berumur 23 tahun). Karyawan wajib mendaftarkan anggota keluarganya yang menjadi tanggungan yang sah untuk menerima manfaat ini pada Departemen Sumber Daya Manusia.

3. Program asuransi kesehatan, termasuk pembayaran premi tahunan bagi Karyawan diselenggarakan oleh Departemen Sumber Daya Manusia.

4. Setiap Karyawan bertanggung jawab untuk menyelesaikan semua kewajiban medisnya yang melebihi batas yang ditanggung ketika meninggalkan rumah sakit atau tempat

perawatan medis, atau kelebihan tagihan klaim yang diterima belakangan.

1.9 Pengelolaan Cuti

Organisasi mendorong Karyawan untuk mengambil cuti setiap tahun yang menjadi hak mereka. Cuti diberikan kepada Karyawan agar dapat memulihkan diri dari sakit, dapat beristirahat, dapat merayakan peristiwa penting atau menyelesaikan urusan pribadi.

1.9.1. Hari Libur Umum dan Cuti

Bersama

Pada setiap awal tahun, Organisasi akan

menetapkan hari libur resmi untuk tahun tersebut.

1. Organisasi akan memberi semua Karyawan Indonesia setiap hari libur umum yang ditetapkan oleh Pemerintah.

2. Apabila hari libur yang ditetapkan pemerintah jatuh pada periode cuti tahunan Karyawan maka cuti tahunan yang diambil pada hari libur umum itu tidak akan mengurangi hak cuti Karyawan. 3. Organisasi berhak meminta semua Karyawan

untuk mengambil cuti pada waktu yang sama (“cuti bersama”) berdasarkan kebutuhan operasional Organisasi. Jika Organisasi memutuskan untuk mengikuti anjuran pemerintah agar semua Karyawannya mengambil cuti pada waktu bersamaan maka cuti bersama itu bukan merupakan hak cuti tambahan melainkan akan dipotong dari hak cuti tahunan Karyawan.

1.9.2. Cuti Tahunan

1. Setiap Karyawan dengan perjanjian kerja jangka waktu tertentu maupun tak tertentu, berhak mendapatkan cuti tahunan dengan upah penuh. 2. Cuti tahunan dihitung dari tanggal mulai bekerja,

dengan lama cuti dua puluh (20) hari per tahun. Cuti diperoleh selama 1,67 hari, atau 13,33 jam, per bulan.

3. Cuti tahunan yang tidak diambil oleh Karyawan dengan perjanjian kerja jangka waktu tertentu tidak dapat diteruskan ke perjanjian kerja berikutnya dan harus diambil selama periode perjanjian kerja bersangkutan; jika tidak maka cuti tahunan yang tidak diambil itu akan hangus. 4. Karyawan dengan perjanjian jangka waktu tidak

tertentu diperbolehkan meneruskan hak cuti yang belum diambil maksimal lima (5) hari ke tahun kalendar berikutnya. Jadi, cuti maksimal yang dapat diambil dalam tahun kalendar bersangkutan adalah dua puluh lima (25) hari kerja.

5. Hak cuti terkumpul sejak dimulainya masa kerja yang dihitung secara proporsional untuk setiap bulan kerja penuh yang dilakukan oleh Karyawan.

6. Karyawan wajib mengajukan permohonan cuti tahunan paling lambat satu (1) minggu sebelum dimulainya cuti tahunan yang dimaksud dan wajib mendapatkan persetujuan tertulis dari Atasan langsung/Manajer. Karyawan yang telah mengajukan surat pengunduruan diri tidak diizinkan mengambil sisa hak cuti tahunan yang belum diambilnya.

7. Karyawan yang akan mengambil cuti harus memberikan nomor telepon dan alamatnya kepada Organisasi seandainya ada kebutuhan dinas untuk menghubungi Karyawan, serta menyampaikan kepada Atasan/Manajernya perincian pekerjaan yang belum diselesaikan Karyawan.

8. Pengambilan hak cuti tahunan dijadwalkan sesuai dengan kebutuhan operasional

Organisasi. Organisasi akan melakukan setiap tindakan yang masuk akal agar Karyawan bersangkutan dapat mengambil cuti pada waktu memintanya.

9. Cuti yang tidak diambil tidak dapat diganti dengan pembayaran tunai kecuali ada bukti tertulis yang memperlihatkan bahwa Karyawan tersebut telah berupaya mengambil cutinya namun ditolak karena ia harus menjalankan tugasnya untuk kebutuhan operasional. Organisasi hanya akan mengganti cuti yang tidak diambil dengan uang tunai pada waktu terjadinya pemutusan hubungan kerja sebagaimana diatur dalam peraturan yang berlaku.

10. Karyawan dapat mengambil cuti tahunan jika saldo cutinya nol dalam keadaan darurat atau dalam kasus-kasus lain sebagaimana yang disetujui oleh Direktur/Manajer Unit. Direktur/ Manajer Unit akan mengkomunikasikan persetujuannya kepada Atasan langsung Karyawan dan kepada Departemen SDM Proyek. Saldo cuti Karyawan yang negatif tidak

boleh melebihi sepuluh (10) hari kerja. Jika Karyawan di-PHK oleh Organisasi ketika saldo cutinya negatif maka nilai yang sebanding pada gaji akan dipotong dari penyelesaian akhir Karyawan.

11. Karyawan dapat mengambil cuti tahunan yang melebihi saldo cutinya setelah mendapatkan persetujuan dari Atasan langsung dan Direktur/Manajer Unit asalkan cuti yang akan diperolehnya cukup untuk sisa kontrak jangka waktu tertentu yang sedang berjalan (atau tahun kalendar, bagi pegawai berjangka waktu tidak tertentu) untuk menutupi saldo cuti tahunan negatif. Setiap saldo cuti negatif pada saat terjadi pemutusan hubungan kerja akan dihitung dalam penyelesaian akhir dan dipotong dari Karyawan.

1.9.3. Cuti Khusus

1. Karyawan diperbolehkan meninggalkan

pekerjaan dengan upah penuh dengan meminta izin kepada Atasan/Manajer, dengan ketentuan Karyawan harus menyampaikan bukti yang wajar tentang keadaan bersangkutan sebagai berikut:

a. Pernikahan Karyawan: 3 hari kerja b. Pernikahan Anak Karyawan: 2 hari kerja c. Pernikahan saudara kandung Karyawan: 1

hari kerja

d. Kematian Istri/Suami/Anak Karyawan: 3 hari kerja

e. Kematian Orangtua/Mertua Karyawan: 3 hari kerja

f. Kematian saudara kandung Karyawan: 2 hari kerja

g. Kematian anggota keluarga yang tinggal di rumah yang sama: 1 hari kerja

h. Pembabtisan/Sunat Anak Karyawan: 2 hari kerja

i. Menemani istri Bersalin: 2 hari kerja

Kecuali karena kematian, permintaan untuk mengambil cuti khusus harus diajukan kepada dan disetujui oleh Atasan paling lambat satu (1) minggu sebelum tanggal cuti.

Cuti menemani istri bersalin harus diambil dalam tiga (3) bulan pertama setelah persalinan secara berturut-turut atau sendiri-sendiri.

2. Karyawan yang ingin melakukan perjalanan ziarah keagamaan seperti ibadah haji ke Mekah berhak mengambil cuti dengan tetap menerima upah. Jangka waktu yang diizinkan didasarkan pada peraturan yang berlaku.

Permohonan untuk melaksanakan ziarah keagamaan harus dilampirkan dengan bukti resmi perjalanan yaitu surat keterangan dari penyelenggara perjalanan. Cuti dengan tetap menerima upah hanya diminta sampai tanggal yang disebutkan dalam surat dari penyelenggara perjalanan haji yang disertai dengan salinan stempel keberangkatan dan kedatangan dalam paspor Karyawan.

3. Permintaan izin untuk cuti ziarah keagamaan harus diajukan dua (2) bulan di muka secara tertulis kepada Organisasi.

4. Karyawan tetap mendapatkan gaji selama perjalanan ziarah keagamaan yang dihitung sejak tanggal keberangkatan dan tanggal kembali ke Indonesia.

5. Karyawan yang bermaksud tidak masuk kerja sebelum dan setelah perjalanan ziarah keagamaan harus mengajukan permohonan cuti tahunan dan meminta persetujuan tertulis dari Atasan masing-masing.

6. Seorang Karyawan hanya diperbolehkan melakukan satu (1) kali perjalanan ziarah keagamaan selama bekerja di Organisasi. Apabila Karyawan ingin mengadakan perjalanan ziarah yang kedua dan seterusnya, maka ia diwajibkan menggunakan saldo cuti tahunannya atau mengambil cuti tanpa menerima upah. Prosedur pengambilan cuti ini sama seperti pengambilan cuti untuk perjalanan ziarah keagamaan yang pertama. Jika Karyawan mengalami pemutusan hubungan kerja dan kemudian dipekerjakan kembali dan pernah mengadakan perjalanan ziarah dalam ikatan kerja sebelumnya dengan Organisasi maka ia wajib mengambil cuti tahunannya untuk cuti perjalanan ziarah yang disetujui.

7. Karyawan dengan perjanjian kerja jangka waktu tertentu dapat melakukan ibadah haji sekali selama berlangsung ikatan kerja dengan Organisasi.

1.9.4. Cuti Bersalin

1. Cuti bersalin diberikan selama tiga (3) bulan kalendar dengan upah penuh. Cuti diambil sekitar satu setengah (1 ½) bulan sebelum dan satu setengah (1 ½) bulan setelah persalinan.

2. Permohonan cuti bersalin harus diajukan dengan dilampiri surat dokter paling sedikit sepuluh (10) hari sebelum cuti bersalin dimulai.

3. Cuti tahunan tidak dapat diambil untuk memperpanjang masa cuti bersalin atau cuti keguguran, kecuali disetujui sebelumnya oleh Direktur atau Manajer Unit dan Organisasi, sepenuhnya atas kebijaksanaan Organisasi.

1.9.5. Cuti Sakit

1. Karyawan yang tidak masuk kerja karena sakit harus menyerahkan surat keterangan dokter kepada Organisasi agar berhak mendapatkan cuti sakit dengan tetap menerima upah.

2. Surat keterangan dokter yang asli harus diserahkan kepada Organisasi dalam waktu empat puluh delapan (48) jam sejak Karyawan meninggalkan pekerjaannya dan segera setelah kembalinya Karyawan dari cuti sakit jika waktunya kurang dari empat puluh delapan (48) jam.

3. Meninggalkan pekerjaan tanpa izin dari Atasan dan tanpa surat keterangan dokter tidak dapat diterima dan tidak dapat dibenarkan, dan

Karyawan akan dikenakan tindakan disiplin.

4. Apabila seorang karyawan wanita mengalami keguguran maka ia berhak mendapatkan cuti selama (1 ½) bulan dengan tetap menerima upah. Aborsi tidak termasuk dalam pengertian keguguran, kecuali karena alasan medis yang dinyatakan oleh dokter.

5. Apabila ketika sedang cuti tahunan seorang Karyawan menderita sakit dan harus diopnam di rumah sakit maka jangka waktu opnam tersebut tidak akan dihitung sebagai cuti tahunan. Meskipun demikian, Organisasi berhak meminta surat keterangan dokter dan secara acak mengecek keaslian surat tersebut.

6. Apabila ketika sedang cuti tahunan seorang Karyawan menderita sakit tetapi tidak diopnam di rumah sakit maka waktu sakit tersebut tidak akan dihitung sebagai cuti tahunan jika terdapat surat keterangan dokter. Apabila tidak ada surat keterangan dokter maka waktu sakit tersebut akan dihitung sebaga cuti tahunan. Organisasi berhak meminta surat keterangan dokter.

1.9.6. Penyakit yang

Berkepanjangan

1. Pembayaran Gaji Karyawan selama cuti sakit yang berkepanjangan dilakukan sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

2. Ketika seorang Karyawan sakit dan setelah menjalani pengobatan yang berkelanjutan

selama lebih dari dua belas (12) bulan masih belum bisa kembali bekerja sebagaimana dinyatakan oleh dokter yang merawatnya maka Organisasi dapat memutuskan hubungan kerja dengan Karyawan tersebut sesuai dengan UU No. 13 Tahun 2003.

1.10 Pengelolaan Armada

Pengelolaan harian kendaraan operasional harus dilakukan secara transparan dan dapat diakses oleh seluruh staf dengan pedoman yang jelas mengenai tempat tujuan, waktu perjalanan dan kembali, keperluan perjalanan, dan sebagainya.

1.11 Pengelolaan

Perpustakaan

Sistem basis data (database) pengelolaan perpustakaan harus dilaksanakan dan dapat diakses oleh seluruh staf agar dapat digunakan sebagai acuan dan agar staf dapat mengusulkan penambahan koleksi perpustakaan.

1.12 Penilaian Kinerja

1. Sistem Manajemen Kinerja Organisasi

pengembangan Karyawan, pembinaan dan penyuluhan serta penilaian.

2. Penilaian kinerja bertujuan untuk mengembangkan dialog secara terbuka antara Karyawan dan Atasan Karyawan untuk mencapai perbaikan kinerja. Kegiatan ini menjadi kesempatan untuk membahas, merencanakan dan meninjau kembali kinerja setiap Karyawan serta menetapkan tujuan dan mengembangkan rencana kerja tahun berikutnya bagi setiap Karyawan.

3. Jangka waktu penilaian kinerja berlangsung dari tanggal 1 April sampai 31 Maret.

4. Karyawan yang mulai bekerja sebelum tanggal 1 Maret dan masih menjadi karyawan aktif pada tanggal 1 Juni layak untuk mendapatkan penilaian kinerja dan kenaikan tunjangan terkait.

5. Evaluasi akhir mencakup penilaian obyektif keseluruhan terhadap kinerja Karyawan. Nilainya adalah sebagai berikut:

(a) Jauh melebihi harapan (b) Melebihi harapan (c) Sesuai dengan harapan (d) Kurang sesuai dengan harapan (e) Gagal memenuhi harapan

6. Apabila Karyawan tidak setuju dengan substansi evaluasi maka Karyawan dapat mengajukan banding terhadap hasil evaluasi kinerja dan menyampaikan keberatan. Untuk itu, Karyawan harus meringkaskan ketidaksetujuannya melalui

7. Komentar inal manajemen akan dibuat untuk mencatat peringkat yang dinilai oleh Organisasi dalam evaluasi terhadap Karyawan. Apapun hasilnya, salinan surat keberatan dari Karyawan harus disimpan dalam arsip personalia

Karyawan.

1.13 Prosedur

Penyelesaian Keluhan

1. Karyawan yang mempunyai keluhan, dalam waktu tiga (3) hari kerja setelah terjadinya keluhan, dapat menyampaikannya kepada Atasannya langsung/Manajer yang akan memberikan jawaban dalam waktu lima (5) hari kerja sejak keluhan itu disampaikan kepada Atasan/Manajer.

2. Jika Atasan atau Manajer tidak dapat menyelesaikan keluhan itu, atau jika keluhan itu sebenarnya berkaitan dengan Atasan atau Manajer maka Karyawan bersangkutan, dalam waktu lima (5) hari kerja, dapat mengajukannya kepada pejabat yang lebih tinggi dari Atasan atau Manajer yang akan memberikan jawaban dalam waktu lima (5) hari kerja setelah keluhan diajukan.

3. Apabila pejabat yang lebih tinggi dari Atasan atau Manajer tidak dapat menyelesaikan keluhan itu maka Manajer Sumber Daya Manusia Organisasi dapat dilibatkan dan, bila perlu, pimpinan senior lain dalam Organisasi.

1.14 Tindakan Disiplin

1.14.1. Tujuan

Kebijakan dan prosedur tindakan disiplin ditetapkan untuk tujuan berikut ini:

a) Sebagai bagian dari pelatihan Karyawan, memberi Karyawan waktu yang cukup untuk meningkatkan kinerja atau perilaku mereka.

b) Meningkatkan produktivitas dan eisiensi Karyawan.

c) Mendorong Karyawan untuk mematuhi peraturan Organisasi.

Organisasi akan mengenakan tindakan disiplin yang diperlukan terhadap Karyawan yang melanggar kebijakan, prosedur, aturan, peraturan atau ketentuan yang disebutkan dalam Modul ini dan kontrak kerjanya (secara kolektif disebut “pelanggaran”).

1.14.2. Peringatan Lisan dan Tertulis

Peringatan Lisan

Peringatan Tertulis

Peringatan Tertulis Pertama (Berlaku Selama: 6 Bulan)

Peringatan Tertulis Kedua (Berlaku selama: 6 Bulan)

Peringatan Tertulis Ketiga (Peringatan Terakhir)

Pemutusan Hubungan Kerja

• Diskresioner

• Dokumen Arsip Personalia • Pelanggaran ringan

• Peringatan bergantung pada tingkat pelanggaran

• Dokumen Arsip Personalia • Pelanggaran lebih berat

Pelanggaran setelah peringatan tertulis ketiga dikeluarkan

Pada prinsipnya, setiap jenis pelanggaran akan dikenakan tindakan disiplin.

a) Peringatan Lisan:

1. Peringatan lisan, atas kebijaksanaan Organisasi, akan diberikan untuk pelanggaran ringan.

2. Peringatan lisan yang diberikan akan dicatat dalam arsip personalia Karyawan.

3. Atasan bersangkutan perlu mendokumentasikan setiap peringatan lisan yang diberikan kepada bawahannya dan melaporkannya kepada Departemen SDM dengan menggunakan formulir yang ada untuk disimpan dalam arsip personalia Karyawan.

4. Jenis pelanggaran yang dapat dikenakan peringatan lisan mencakup tetapi tidak terbatas pada:

4.1 Absen satu (1) hari dalam sebulan tanpa pemberitahuan lebih dulu dan alasan yang tepat yang disampaikan kepada Atasan atau Departemen SDM.

4.2 Sengaja mengganggu ketenangan dan ketertiban lingkungan kerja.

4.3 Mengabaikan kewajiban untuk memberitahukan Organisasi tentang perubahan alamat tempat tinggal, KTP dan status keluarga (status perkawinan, kelahiran dan kematian).

4.4 Datang terlambat ke kantor tanpa

pemberitahuan sebelumnya kepada atasan.

b) Peringatan Tertulis

Peringatan tertulis diberikan atas masalah yang lebih serius. Surat peringatan tidak harus diberikan secara berurutan atau berhubungan dengan surat peringatan sebelumnya. Tingkat peringatan akan bergantung pada tingkat kesalahan atau pelanggaran.

Peringatan Tertulis Pertama

Peringatan tertulis pertama dapat diberikan untuk kasus-kasus yang mencakup, tetapi tidak terbatas pada:

1. Datang terlambat ke kantor sebanyak empat (4) kali sebulan tanpa alasan yang tepat atau izin dari Atasan, atau

2. Absen tanpa pemberitahuan sebelumnya dan persetujuan dari Atasan sebanyak dua (2) hari (berurutan atau tidak berurutan) dalam sebulan, atau

3. Meninggalkan pekerjaan atau tugas tanpa izin dari Atasan, atau

4. Lalai mengikuti petunjuk yang wajar dari Atasan tanpa alasan yang dapat diterima oleh Atasannya, atau

5. Menggunakan properti/aset Proyek/Organisasi untuk kepentingan pribadi tanpa izin dari Atasan, atau

6. Lalai memberitahukan Proyek/Organisasi mengenai pekerjaannya di luar Organisasi, atau

7. Menyebarluaskan informasi yang keji atau menyakitkan mengenai orang lain, atau

8. Memajang gambar-gambar atau bahan lain di tempat kerja yang dapat menyinggung perasaan orang lain, atau

9. Perilaku lain yang menciptakan permusuhan dan lingkungan kerja yang tidak nyaman, atau merendahkan martabat orang lain, atau

10. Lalai memberitahukan Organisasi bahwa anggota keluarga dekatnya bekerja untuk kompetitor Organisasi.

Apabila selama masa berlaku Peringatan Tertulis Pertama (6 bulan) Karyawan melakukan pelanggaran lain bahkan meskipun pelanggaran itu tidak sama seperti yang tercatat dalam peringatan lisan atau Peringatan Tertulis Pertama maka

Organisasi berhak mengeluarkan Peringatan Tertulis Kedua atau yang lain, bergantung pada jenis pelanggaran yang dilakukannya.

Peringatan Tertulis Kedua

Peringatan tertulis kedua dapat diberikan untuk kasus-kasus yang mencakup, tetapi tidak terbatas pada:

1. Mengulangi pelanggaran(-pelanggaran) yang sama dengan yang diperingatkan dalam Peringatan Lisan atau Peringatan Tertulis Pertama; atau

2. Apabila, menurut penilaian Atasan atau Manajer, Peringatan Tertulis Pertama tidak menghasilkan perbaikan sikap, kinerja atau perilaku Karyawan; atau

3. Datang terlambat ke kantor delapan (8) kali dalam sebulan tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan atau izin dari Atasan; atau

4. Absen tanpa pemberitahuan sebelumnya atau izin dari Atasan selama tiga (3) hari berturut-turut atau lima (5) hari tidak berberturut-turut-berturut-turut dalam sebulan; atau

5. Lalai melaporkan kepada Atasan kemungkinan gangguan keamanan dan keselamatan yang diketahuinya dapat membahayakan staf dan aset Organisasi; atau

6. Melakukan pekerjaan dengan cara yang ceroboh sehingga membahayakan kehidupannya sendiri, orang lain atau Organisasi; atau

7. Memalsukan kehadiran Karyawan lain; atau

8. Menghubungkan suatu perangkat ke jaringan Organisasi tanpa izin dari petugas yang ditunjuk; atau

9. Bekerja di tempat atau perusahaan lain tanpa persetujuan dari Organisasi; atau

10. Lalai mengikuti kebijakan pengadaan Proyek/ Organisasi.

Seorang Karyawan yang telah menerima Peringatan Tertulis Kedua tidak boleh melakukan pelanggaran lain selama masa berlaku Peringatan Tertulis Kedua (6 bulan).

Apabila selama masa berlaku Peringatan Tertulis Kedua (6 bulan) Karyawan melakukan pelanggaran lain maka Organisasi berhak mengeluarkan Peringatan Tertulis Ketiga.

Peringatan Tertulis Ketiga atau Terakhir

Peringatan Tertulis Ketiga dapat diberikan untuk kasus-kasus yang mencakup tetapi tidak terbatas pada:

1. Apabila selama masa berlaku Peringatan Tertulis Kedua, Karyawan melakukan pelanggaran lain; atau

2. Membawa aset Proyek/Organisasi keluar dari lingkungan Proyek/Organisasi tanpa persetujuan dari Atasan; atau

3. Tidak kompeten dan berkinerja buruk dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya sebagaimana dituntut oleh pekerjaan dan Atasannya; atau

4. Datang terlambat ke kantor tanpa pemberitahuan dan/atau izin dari Atasan

sebanyak sepuluh (10) kali dalam sebulan; atau

5. Absen tanpa pemberitahuan sebelumnya atau izin dari Atasan selama empat (4) hari berturut-turut atau enam (6) hari tidak berberturut-turut-berturut-turut dalam sebulan; atau

6. Menolak atau tidak menjalankan penugasan dari Atasan berdasarkan ruang lingkup pekerjaannya; atau

7. Sengaja mengabaikan kewajibannya; atau

8. Menolak atau sengaja menghindari penyelidikan dari petugas keamanan atau personil lain yang ditugaskan; atau

9. Memberi orang lain akses ke sistem Organisasi tanpa izin dari Direktur atau Manajer Unit, Sistem Informasi & Teknologi (ITS), atau kuasanya; atau

10. Berpartisipasi dalam manifestasi, atau kegiatan ilegal lain; atau

11. Praktek kolusi atau nepotisme dalam segala bentuk; atau

12. Lalai memberitahukan Organisasi mengenai hubungan keluarga atau persahabatannya dengan orang lain yang dipekerjakan atau akan direkrut oleh Proyek/Organisasi; atau

13. Mengubah konigurasi perangkat keras atau perangkat lunak peralatan Organisasi tanpa izin dari personil yang ditugaskan; atau

14. Berkomunikasi dengan pemasok Organisasi di luar jabatannya untuk memberikan atau menerima perlakuan istimewa atau mempunyai hubungan bisnis dengan pemasok; atau

15. Menjadi jurubicara yang berkaitan dengan bisnis serupa dengan Orgnaisasi dalam konferensi, seminar atau kegiatan serupa lain dan menerima pembayaran dari tugas itu tanpa persetujuan sebelumnya dari Atasan atau Organisasi.

Hubungan kerja karyawan akan diakhiri jika Peringatan Tertulis Ketiga atau Peringatan Terakhir telah dikeluarkan dan pelanggaran lain masih terjadi.

Peringatan tertulis atas kinerja yang buruk dapat dikeluarkan oleh atasan langsung Karyawan, sebagaimana ditinjau dan disetujui oleh Departemen Sumber Daya Manusia. Peringatan tertulis

atas kelakuan buruk dan tindakan disiplin akan dikeluarkan oleh Departemen Sumber Daya Manusia. Salinan peringatan tertulis akan disimpan dalam arsip personalian Karyawan dan catatan hubungan kerja.

1.14.3. Pembebastugasan

Dalam keadaan tertentu, pembebastugasan

Karyawan mungkin perlu segera dilakukan. Tindakan tersebut biasanya diambil apabila pelanggaran yang dilakukan Karyawan sedemikian beratnya sehingga dapat mengakibatkan pemberhentian Karyawan dan waktu diperlukan untuk mengadakan

penyelidikan yang bebas dari prasangka oleh tim yang ditunjuk Organisasi, atau apabila Karyawan dan Organisasi bersengketa dan menunggu putusan pemberhentian dari Pengadilan Hubungan Industrial. Pembebastugasan itu disertai dengan pembayaran penuh gaji bulanan seraya menunggu hasil penyelidikan.

1.14.4. Penundaan Kenaikan Gaji

atau

Promosi

Selama masa berlaku suatu Peringatan Tertulis, Karyawan tidak berhak mendapatkan kenaikan gaji, promosi dan/atau seleksi untuk mendapatkan posisi yang lebih tinggi.

1.14.5. Pemberhentian

Apabila Karyawan tidak menaati Kode Perilaku Organisasi, Modul ini serta peraturan dan ketentuan yang berlaku maka Organisasi berhak melakukan pemutusan hubungan kerja sesuai dengan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan yang

berlaku, setelah Karyawan diberikan peringatan tertulis atau peringatan terakhir, atau atau tanpa peringatan jika kasusnya sangat berat.

Sesuai dengan peraturan yang berlaku dan

berdasarkan satu atau lebih alasan yang mendesak di bawah ini, seorang Karyawan dapat langsung diberhentikan:

1. Memberikan keterangan palsu atau dipalsukan ketika kontrak kerja ditandatangani; atau

2. Merokok di area yang dilarang; atau

3. Mabuk, menggunakan ganja dan narkoba atau narkotik pada saat bekerja di lahan Organisasi atau klien Organisasi atau dalam kendaraan dinas; atau

4. Melakukan perbuatan amoral di tempat kerja; atau

5. Menganiaya, secara kasar menghina atau mengancam atasan, bawahan, rekan kerja dan/ atau anggota keluarga mereka; atau

6. Memaksa atau meyakinkan atasan, bawahan atau rekan kerja untuk melakukan suatu perbuatan ilegal atau amoral; atau

7. Sengaja merusak, merugikan atau membahayakan properti Organisasi atau kliennya; (Karyawan yang dengan sengaja melakukan perbuatan yang merugikan atau menimbulkan kerugian material terhadap Organisasi, properti Organisasi dan/atau properti klien Organisasi dapat dituntut untuk memberikan ganti rugi kepada Organisasi); atau

8. Sengaja membahayakain dirinya sendiri atau rekan kerjanya; atau

9. Membocorkan rahasia atau menggunakan informasi atau dokumen konidensial atau eksklusif milik Organisasi atau kliennya; atau

10. Menyingkapkan kerahasiaan bisnis Organisasi atau kerahasiaan hubungan pribadi atasan atau rekan kerja Karyawan, anggota pimpinan dan keluarga dekat mereka, termasuk menulis dan membuat salinan dari catatan dan dokumen Organisasi, atau transaksi keuangan atau transaksi lain Organisasi atau hal-hal lain yang berkaitan dengan bisnis Organisasi tanpa izin dari Organisasi; atau

11. Sengaja melakukan tindakan yang

membahayakan dirinya sendiri atau orang lain; atau

12. Bekerja untuk perusahaan lain selama jam kerja di Organisasi; atau

13. Membawa atau menyimpan senjata atau senjata api atau benda-benda berbahaya yang dilarang di lingkungan Proyek dan Organisasi tanpa izin dari Proyek/Organisasi; atau

14. Mengadakan/melaksanakan kegiatan yang dapat menimbulkan konlik kepentingan dengan Proyek/Organisasi; atau

15. Menipu, mencuri atau menggelapkan dana dari rekan kerja, klien atau Proyek/Organisasi atau memalsukan dokumen pengeluaran; atau

16. Memberikan informasi atau dokumen yang tidak benar atau memalsukan informasi atau dokumen yang berkaitan dengan hubungan kerja sebelumnya, hubungan kerja orang lain di Organisasi dan bisnis Organisasi; atau

17. Menerima atau memberikan suap, komisi, hadiah atau sogok dalam bentuk apapun dan melakukan pungutan tanpa dasar hukum dari, dan mengadakan perjanjian tersendiri dengan serta menjamu pihak-pihak yang terkait dengan Proyek/Organisasi; atau

18. Melakukan atau terlibat dalam kegiatan kriminal seperti pemalsuan, pembunuhan, pencurian, penggelapan, kecurangan, pelanggaran hak cipta, penyelundupan, pengrusakan, memperdagangkan bahan-bahan berbahaya atau yang dilarang berdasarkan peraturan yang berlaku di dalam maupun luar Proyek/ Organisasi; atau

19. Membujuk rekan kerja atau atasan untuk bertindak melawan peraturan yang berlaku di organisasi atau Pemerintah Indonesia; atau

20. Mengkonsumsi minuman beralkohol di lingkungan Proyek/Organisasi; atau

21. Memiliki atau menggunakan obat-obatan terlarang di lingkungan Proyek/Organisasi; atau

22. Menyimpan informasi, gambar atau bahan-bahan yang berkaitan dengan pornograi, rasisme, perjudian dan narkoba dalam komputer Organisasi (perangkat keras dan lunak

komputer, email, akses internet, printer), atau peralatan kerja lainnya; atau

23. Upaya yang mendorong diskriminasi atau kegiatan ilegal; atau

24. Terlibat dalam perbuatan kriminal, termasuk tetapi tidak terbatas pada: pencurian, penggelapan, kecurangan, penipuan; atau

25. Segala bentuk pelecehan seksual termasuk tetapi tidak terbatas pada saran-saran seksual yang tidak disukai, permintaan layanan seks dan bentuk perilaku lisan dan isik lain yang bersifat seksual.

1.14.6. Prosedur Administrasi

untuk

Peringatan

Tertulis

1. Manajemen Sumber Daya Manusia yang sehat dan prinsip-prinsip hubungan industri memerlukan bukti tertulis tentang tindakan disiplin yang diambil terhadap Karyawan ketika Organisasi akan memberhentikan Karyawan karena alasan disiplin. Peringatan tertulis berfungsi sebagai catatan resmi tentang pelanggaran dan tindakan disiplin yang diambil terhadap Karyawan.

2. Ketika Karyawan melakukan pelanggaran, hal itu akan langsung dicatat dalam Peringatan Tertulis, apabila peringatan tertulis dikeluarkan. Apabila Karyawan telah diberikan Peringatan Lisan sebelum pelanggaran ini dilakukan, informasi tersebut harus disebutkan oleh Atasan dan dokumen-dokumen yang diperlukan harus dilampirkan.

3. Jika Karyawan terbukti telah melakukan

melalui koordinasi dengan Departemen Sumber Daya Manusia, Atasan harus menghubungi Karyawan dan memberitahukannya mengenai tindakan disiplin yang akan diambil terhadap dirinya. Harus ada sedikitnya satu (1) orang saksi. Atasan harus memberikan Peringatan Tertulis tersebut kepada Karyawan bersangkutan untuk ditandatangani.

4. Atasan harus memastikan bahwa Karyawan menandatangani Peringatan Tertulis itu yang membuktikan bahwa Karyawan telah mendapatkan pemberitahuan dengan lengkap dan telah menerima Peringatan Tertulis.

5. Jika Karyawan menolak menandatangani Peringatan Tertulis maka Atasan harus meminta saksi untuk menandatangani surat itu guna membuktikan bahwa saksi telah menyaksikan bahwa Karyawan telah diberitahukan

mengenai peringatan itu dan menolak untuk menandatanganinya.

6. Atasan harus meminta persetujuan dari pejabat satu tingkat di atasnya untuk memberikan surat peringatan dan mengirimkan surat yang telah disetujui itu kepada Departemen Sumber Daya Manusia.

7. Departemen Sumber Daya Manusia harus mencatat setiap Peringatan Lisan atau Tertulis dalam arsip personalia Karyawan.

1.14.7. Prosedur Administrasi

Pemutusan Hubungan Kerja

1. Karyawan yang diputuskan hubungan kerjanya oleh Organisasi akan menerima pesangon sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

2. Perhitungan pesangon, uang jasa dan kompensasi dilakukan sesuai dengan Undang-undang RI No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

3. Karyawan yang ingin mengundurkan diri harus mengajukan surat pengunduran diri satu (1) bulan sebelum tanggal efektif pengunduran diri. Hak-hak yang diterima karena pengunduran diri didasarkan pada peraturan yang berlaku. Karyawan tetap yang mengundurkan diri berhak mendapatkan kompensasi dan pesangon.

4. Pesangon akan dibayar sebagai berikut:

Karyawan yang bekerja berdasarkan perjanjian kerja jangka waktu tak tertentu dan menyampaikan pemberitahuan tentang pengunduran dirinya sebagaimana ditentukan di atas akan menerima Pesangon sebagai berikut:

- Periode tetap dari 0-3 tahun akan menerima lima (5) hari gaji bruto.

- Periode tetap dari 4 tahun dan seterusnyta akan menerima sepuluh (10) hari gaji bruto.

Karyawan yang dianggap mengundurkan diri karena tidak melapor tidak masuk kerja selama lima (5) hari kerja berturut-turut tanpa alasan tertulis yang sah dan telah dua (2) kali dipanggil dengan semestinya secara tertulis (berdasarkan Pasal IV, Bab 1 No. 6) akan menerima

kompensasi dan pesangon sebesar dua (2) hari kerja gaji bruto bulanannya.

5. Masa kerja Karyawan Tidak Tetap yang diangkat menjadi Karyawan Tetap ditetapkan sebagai masa kerja sejak tanggal ia menjadi pegawai tetap.

6. Gaji terakhir dan uang pesangon akan dibayar kepada karyawan hanya setelah izin keluar diterima dari Bagian SDM Proyek dan setelah penyelenggara asuransi kesehatan menyatakan bahwa tidak terjadi kelebihan klaim.

1.15 Mutasi

“Mutasi” memaksudkan pemindahtugasan Karyawan yang diminta oleh Pemberi Kerja ke daerah, bidang atau tempat kerja lain, ke jabatan lain di tempat kerja yang sama atau ke entitas lain yang berkaitan dengan Organisasi:

1. Demi kepentingan bisnis Organisasi atau kepentingan terbaik Organisasi atau dalam rangka pindah tugas dan pindah daerah

yang mungkin diperlukan pada suatu waktu, Organisasi, dengan persetujuan dari Karyawan, dapat memutasi Karyawan ke daerah, bidang, divisi atau tempat kerja lain.

2. Karyawan yang akan dimutasi ke tempat lain harus diberitahukan dalam waktu yang memadai sebelum tanggal mutasi.

3. Mutasi Karyawan akan diatur/dilaksanakan oleh Organisasi secara tertulis.

4. Organisasi akan membayar bagi Karyawan dan tanggungannya biaya perjalanan mutasi ke kantornya yang baru dan perjalanan pulangnya ke Tempat Penerimaan Karyawan semula pada akhir penugasan.

5. Organisasi akan menyediakan akomodasi selama 7 hari kalendar (6 malam) bagi Karyawan yang dimutasi untuk memberinya waktu yang cukup dalam mencari akomodasinya sendiri.

1.16 Penutup

1. Modul ini mulai berlaku setelah disahkan oleh Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia dan akan berlaku selama dua (2) tahun.

2. Modul ini akan dibagikan dan disebarkan kepada semua Karyawan.

3. Perubahan dalam Modul ini akan disampaikan kepada Karyawan yang dilakukan berdasarkan kesepakatan dengan perwakilan karyawan dan disahkan oleh Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia.

4. Kebijakan lain yang tidak secara spesiik dibahas dalam Modul ini akan dikelola lebih lanjut sesuai dengan peraturan yang berlaku dan harus ditaati oleh semua Karyawan.

5. Apabila terdapat aturan dalam Modul ini yang tidak sesuai atau bertentangan dengan peraturan pemerintah yang baru berlaku maka peraturan yang berlaku itu akan menggantikan peraturan yang terdapat dalam Modul ini.

6. Modul ini dibuat dalam dua (2) bahasa,

Indonesia dan Inggris. Jika terdapat perbedaan penafsiran mengenai isi Modul maka versi Indonesia yang akan digunakan.

Untuk panduan lebih lanjut mengenai peraturan ketenagakerjaan Pemerintah Indonesia, silahkan lihat Lampiran 1.1

22

Hibah

Organisasi

yang ingin meng

-ajukan permohonan hibah

kepada Donor hendaknya

terbiasa dengan

perincian hasil dan

persyaratan program,

...

Persiapan Hibah

Pelaksanaan Hibah

Pemantauan dan Pelaporan

Penutupan Hibah

2.1 Permohonan Hibah

Donor akan mengumumkan Permintaan Pengajuan Permohonan Hibah (Request For Application/RFA) dengan mengundang Organisasi atau lembaga lokal dan nasional yang berminat dalam program Donor untuk mengajukan permohonan hibah. RFA biasanya diumumkan melalui surat kabar, website atau undangan ke Organisasi-Organisasi tertentu. Organisasi yang ingin mengajukan permohonan hibah kepada Donor hendaknya terbiasa dengan perincian hasil dan persyaratan program, baik program teknis maupun administrasinya. Persyaratan dan ketentuan permohonan hibah adalah sebagai berikut.

2.1.1. Format Permohonan Hibah

Lihat Lampiran 2.1 dan Lampiran 2.2

2.1.1.1. Uraian Program

Tidak ada format standar yang diwajibkan atau diharuskan untuk memberikan uraian program kecuali uraian itu harus berorientasi pada hasil.

Hasil adalah perubahan yang signiikan, bertujuan dan terukur terhadap kondisi pelanggan, atau perubahan negara penyelenggara, lembaga atau entitas lain yang akan mempengaruhi pelanggan secara langsung atau tidak langsung. Hasil berkaitan

dengan hubungan sebab akibat, yaitu hasil dicapai karena hasil(-hasil) yang saling mempengaruhi dan berkaitan telah dicapai.

Tujuan Strategis (SO/Strategic Objectives) adalah hasil yang paling ambisius, yang secara materil dapat dipengaruhi oleh unit penyelenggara Donor beserta mitra-mitranya dan yang akan menjadi tanggung jawab unit penyelenggara Donor. Hasil Antara (IR/Intermediate Results) adalah hasil penting yang dipandang sebagai langkah-langkah pokok untuk mencapai SO. IR merupakan hasil terukur yang dapat mencakup sejumlah hasil yang khas dan lebih spesiik.

Pemohon harus menyampaikan informasi sesuai dengan formulir permohonan hibah bersangkutan termasuk, tetapi tidak terbatas pada:

1. Informasi Permohonan Hibah

Mencakup nama Organisasi, judul permohonan hibah, lokasi, penerima manfaat sasaran dan anggaran yang diusulkan.

2. Latar Belakang dan Kapasitas Organisasi

Menguraikan proil dan latar belakang Organisasi, termasuk kapasitas organisasi dan pengalaman program serupa yang berkaitan dengan program yang diusulkan.

3. Dasar Pemikiran

Menguraikan dasar pemikiran program, termasuk analisis, intervensi geograis, aspek sosial dan politik.

4. Tujuan Umum dan Khusus

Menjelaskan tujuan umum yang ingin dicapai dari program dan juga target keluaran yang ingin dicapai.

5. Kegiatan dan Pendekatan Strategis

Menguraikan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai setiap tujuan khusus. Menjelaskan hasil setiap kegiatan dan inikator pengukuran data.

6. Monitoring dan Evaluasi

Menguraikan strategi monitoring dan evaluasi untuk mencapai keberhasilan program.

7. Pelaporan

Menjabarkan jangka waktu pelaporan dan tipe pelaporan.

Lihat Lampiran 2.1a.

2.1.1.2. Rencana Pelaksanaan

Rencana pelaksanaan yang baik harus

memperlihatkan bagaimana hasil yang diharapkan

akan dicapai. Apa saja kegiatan, proses atau strategi yang diperlukan untuk mencapai hasil itu? Mengapa rencana kerja tersebut akan mendatangkan hasil yang diinginkan? Apa jadwal yang telah disusun untuk mencapai hasil tersebut?

Lihat Lampiran 2.1b.

2.1.1.3. Rencana Monitoring dan Evaluasi

Rencana Monitoring dan Evaluasi yang baik harus berisi sejumlah indikator yang memungkinkan pengukuran kemajuan secara berkelanjutan menuju hasil yang ditargetkan. Untuk setiap hasil yang dicapai, apa indikator kinerjanya? Apa data dasarnya? Apa target kinerjanya? Apa jadwal yang telah disusun untuk mencapai hasil? Untuk setiap indikator kinerja, apa deinisinya dan apa satuan ukurannya? Apa rencana untuk melaporkan dan menggunakan informasi kinerja?

Lihat Lampiran 2.1c.

2.1.1.4. Anggaran dan Penjelasan

Anggaran

Setiap permohonan harus berisi anggaran dengan perincian mata anggaran yang disertai dengan penjelasan anggaran yang mencakup semua biaya. Anggaran lump-sum tidak akan diterima. Anggaran yang diterima berisi semua biaya yang diperinci menurut biaya satuan dan secara jelas memperlihatkan jumlah satuan yang digunakan untuk setiap mata anggaran. Uraian anggaran

akan menjelaskan bagaimana Organisasi telah mengeluarkan setiap biaya satuan dan jumlah satuan untuk setiap mata anggaran.

Lihat Lampiran 2.1d.

2.1.1.5. Kuesioner Sistem Manajemen

(MSQ)

Melalui penilaian diri (self-assessment) Organisasi dapat memveriikasi kapasitas atau potensi kapasitasnya untuk mencapai kinerja yang memadai sesuai dengan prinsip-prinsip yang ditetapkan oleh USAID dan donor-donor lain dengan memastikan bahwa sistem akuntansi, pengarsipan dan manajemen keuangan secara keseluruhan memenuhi standar yang berlaku serta melihat apakah sistem kendali internal Organisasi berjalan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip biaya yang berlaku.

Lihat Bab 3, Bagian 3.3 Sistem Kendali Internal.

Lihat Lampiran (Apendiks) 2.1e.

2.1.1.6. Dokumen Pendukung Lain

1. Informasi kontak sebagai acuan untuk implementasi sedikitnya dalam tiga (3) proyek sebelumnya;

2. Salinan laporan keuangan Organisasi untuk periode 3 tahun sebelumnya, yang telah diaudit oleh akuntan publik atau auditor lain yang diakui oleh donor;

3. Salinan kebijakan dan prosedur akuntansi, pembelian, pengelolaan properti, dan personalia; 4. Proyeksi anggaran, arus kas dan struktur

organisasi;

5. Biodata personil kunci yang terlibat dalam proyek.

2.2 Persiapan Hibah

Tahap pemberian hibah dimulai ketika Donor memberitahukan Organisasi bahwa Organisasi telah dipilih sebagai inalis untuk menerima hibah. Setelah itu, serangkaian kegiatan dilakukan yang meliputi survei pra-pemberian hibah, perundingan dan inalisasi pemberian hibah. Beberapa tugas yang dilakukan selama tahap ini harus diselesaikan sebelum pemberian hibah ditandatangani.

Sedangkan tugas lainnya dapat berlanjut ke tahap awal seperti menindaklanjuti temuan/kondisi survei pra-pemberian hibah tetapi semua tugas pada tahap pemberian hibah biasanya harus diselesaikan sebelum implementasi dapat dimulai.

2.2.1. Proses Penilaian Sebelum

Pemberian Hibah

Patut diingat bahwa pemberitahuan dari Donor mengenai permohonan pendanaan hanya

permulaan dan bukan jaminan bahwa permohonan itu pasti akan disetujui. Sebaliknya, itu berarti bahwa

pemeriksaan terhadap semua materi permohonan telah selesai dan permohonan bersangkutan terpilih sebagai inalis. Kemudian, Donor dapat menilai apakah Organisasi mempunyai kapasitas (yaitu, sistem, prosedur, pengendalian internal dan kebijakan) untuk mencapai tujuan dari program yang diusulkan dalam permohonan dan secara memuaskan memenuhi persyaratan Donor. Penilaian ini disebut survei pra-pemberian hibah (pre-award survey).

Selanjutnya, Donor mungkin bersedia memberikan pendanaan kepada Organisasi hanya apabila ada komitmen untuk melakukan perubahan tertentu dalam proposal. Ini merupakan kesempatan untuk membahas ketentuan-ketentuan tertentu dalam perjanjian dengan Donor. Apabila suatu Organisasi telah menyelesaikan survei pra-pemberian hibah dan kesepakatan telah dicapai sehubungan dengan program, anggaran dan target maka Donor akan membuat keputusan akhir mengenai pemberian hibah. Apabila program yang diusulkan mencakup prioritas Donor dan pendanaan dapat disediakan maka kemungkinan besar Donor akan menawarkan hibah tersebut. Tetapi, Donor dapat memutuskan untuk tidak mendanai program yang diusulkan kapan pun selama proses ini. Satu atau lebih alasan untuk menolak pemberian hibah pada tahap ini adalah sebagai berikut:

• Berdasarkan hasil survei pra-pemberian hibah, Donor dapat menyimpulkan bahwa Organisasi tidak mempunyai sistem, prosedur,

pengendalian internal atau kebijakan untuk mengelola hibah Donor dengan sepatutnya atau mencapai tujuan dari program yang diusulkan. • Organisasi dan Donor tidak mencapai

kesepakatan mengenai aspek-aspek tertentu dari pemberian hibah seperti anggaran, wilayah geograis yang akan dilayani, desain program atau target.

• Nama Organisasi terdapat dalam daftar hitam USAID atau daftar hitam Donor lainnya.

2.2.2. Tahap Perundingan

Sebelum inalisasi pemberian hibah, Organisasi mempunyai kesempatan untuk merundingkan syarat dan ketentuan perjanjian hibah dengan Donor, termasuk bagaimana Organisasi akan menerima pendanaan dan masalah administrasi apa saja yang harus diselesaikan oleh Organisasi agar memenuhi syarat untuk menerima hibah.

Setiap perundingan berbeda-beda, jadi perlu leksibel. Juga perlu diingat bahwa keberhasilan mencapai kesepakatan dengan Donor tidak harus berarti bahwa pendanaan akan diterima.

Pada tahan perundingan, penting untuk secara cermat meninjau perubahan-perubahan yang diminta dan mempertimbangkan beberapa pertanyaan berikut ini:

• Apakah perubahan yang diusulkan mempengaruhi sasaran?

Reasonable Cost (Biaya Wajar)—Biaya yang secara umum diakui sebagai biaya yang lazim dan diperlukan, dan yang dikeluarkan secara hati-hati dalam melaksanakan bisnis yang normal.

Recipient (Penerima)—Suatu organisasi yang menerima bantuan keuangan langsung (hibah atau Perjanjian Kerjasama) untuk melaksanakan suatu kegiatan atau program. Lihat juga Subrecipient (Sub-penerima). Restricted Items (atau Restricted Commodities) (Item/Komoditas yang dibatasi)—Barang atau jasa yang

tidak boleh dibeli tanpa izin tertulis khusus sebelumnya. Lihat juga Prohibited Items (Item yang dilarang). RFA—Request for Applications (Permintaan Permohonan), mekanisme permohonan hibah atau Perjanjian

Kerjasama, yang berarti bahwa USAID mengantisipasi kegiatan pendanaan dengan pengawasan yang terbatas. RFA merupakan sarana paling umum untuk meminta permohonan dari LSM.

RFP—Request for Proposals (Permintaan Proposal), mekanisme untuk kontrak. Kontrak dapat diberikan kepada organisasi apa pun meskipun seringkali digunakan untuk mencari laba.

S

SAPR—Semi-Annual Performance Report (Laporan Kinerja Semester, kadang-kadang disebut “Sapper”), laporan yang dibuat setiap enam bulan mengenai pelaksanaan rencana kerja tahunan organisasi yang menyampaikan informasi terbaru tentang kemajuan proyek kepada USG. Lihat juga APR.

Shared Costs (Biaya Bersama)—Barang dan jasa yang bermanfaat bagi beberapa proyek dan yang untuknya vendor tidak dapat menagih setiap proyek secara terpisah; oleh karena itu, biayanya ditanggung oleh setiap proyek yang mendapatkan manfaat berdasarkan rumus yang telah ditetapkan.

Signiicant Rebudgeting (Perubahan Anggaran Signiikan)—Memindahkan dana antara kategori-kategori anggaran di atas ambang batas tertentu yang ditetapkan oleh USAID.

Sumber—Tempat di mana suatu barang atau jasa diadakan, tidak soal daerah asalnya (tempat di mana komoditas/jasa tersebut semula ditanam atau diproduksi). Ini umumnya adalah lokasi isik vendor. Lihat juga Origin (Asal).

440

Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id

Daftar Singkatan dan Istilah

Standard Budget Categories (Kategori Anggaran Standar)—Kategori standar yang disarankan oleh USG untuk digunakan oleh semua penerima hibah, termasuk Personalia, Fringe Beneits, Konsultan, Perjalanan/Transportasi, Peralatan, Perlengkapan, Jasa Kontraktual (subkontraktor), Biaya program (kadang-kadang diganti dengan istilah “biaya konstruksi”), Biaya Lain-Lain dan Biaya Tidak Langsung. Strategic Planning (Perencanaan Strategis)—Proses organisasi untuk menentukan arah atau strategi dan

membuat keputusan untuk melaksanakannya.

Sesuai dengan penyesuaian dari Field Guide to Non-proit Strategic Planning and Facilitation (Panduan Lapangan dalam Perencanaan Strategis Nirlaba dan Fasilitasi), “Secara sederhana, perencanaan strategis menentukan ke mana organisasi akan bergerak tahun depan atau tahun-tahun berikutnya, bagaimana organisasi akan sampai ke sana dan bagaimana organisasi akan mengetahui apakah sudah sampai atau belum.”

Subaward—Pendanaan yang dikeluarkan untuk suatu organisasi melalui perantara yang mengelola dana bagi pemberi dana yang semula.

Subrecipient (atau Sub) (Subpenerima)—Organisasi yang menerima bantuan keuangan untuk

melaksanakan kegiatan atau program melalui penerima pertama (atau subpenerima lain). Lihat juga Recipient (Penerima).

Substantial Involvement (Keterlibatan Substansial)—Hak yang dipertahankan USG untuk memberikan masukan dalam proyek bantuan melalui Perjanjian Kerjasama. Hak ini biasanya mencakup kemampuan untuk menyetujui rencana kerja, anggaran, Personil Kunci, rencana pemantauan dan evaluasi, dan sub-penerima. Perjanjian Kerjasama menetapkan bidang-bidang keterlibatan substansial.

SWOT—Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman, suatu perangkat perencanaan strategis yang membantu suatu organisasi memeriksa dirinya serta lingkungan eksternal di masa mendatang di mana organisasi beroperasi.

T

TA—Technical Assistance (Bantuan Teknis).

Target—Perkiraan jumlah penerima manfaat yang diharapkan akan dicapai suatu program untuk suatu indikator tertentu dalam jangka waktu yang ditetapkan.

Terms of Reference (Kerangka Acuan Kerja)—Ketentuan-ketentuan yang menguraikan tujuan dan struktur proyek, biasanya disusun pada tahap awal pengelolaan proyek. Lihat juga Scope of Work (Lingkup Pekerjaan).

Unallowable Costs (Biaya yang Tidak Diperbolehkan)—Biaya-biaya yang tidak dapat diganti, karena adanya peraturan atau karena biaya tersebut tidak wajar atau cocok.

Unit Cost (Biaya Satuan)—Biaya aktual suatu program yang dibagi dengan jumlah aktual target yang dicapai. Misalnya, sebuah program pencegahan penyakit yang bernilai $100.000 mencapai 1.000 orang sehingga biaya satuannya mencapai $100 per orang.

USAID—United States Agency for International Development, sebuah lembaga pemerintah AS independen yang mendukung pemerataan pertumbuhan ekonomi jangka panjang dan memajukan tujuan kebijakan luar negeri AS.

USG—United States Government (Pemerintah AS).

V

VAT—Value-Added Tax (Pajak Pertambahan Nilai – PPN), dibebankan atas pembelian barang dan jasa, serupa dengan pajak menjualan di AS.

Vehicle (Kendaraan)—Kendaraan bermotor dengan kemampuan mengangkut penumpang seperti truk, mobil penumpang dan bus, sepeda motor, skuter, sepeda bermotor dan kendaraan utilitas” (22 Kode Peraturan Federal 228.13 [b]).

W

Waiver—Izin tertulis yang diperlukan untuk mengabaikan ketentuan dalam kebijakan tertentu. Pihak yang diberi kuasa, seperti Pejabat Bidang Perjanjian, dapat memberikan waiver untuk memenuhi kebutuhan proyek tertentu.

Workplan (Rencana Kerja)—Sebuah dokumen yang menjabarkan rencana kegiatan program, sumber daya dan target-targetnya.

442

Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id

Daftar Singkatan dan Istilah

Translator’s Statement:

This document is translated accurately and consistently from English into Indonesian

Tangerang, 01 April 2014

TJENG GOAN HALIM Sworn Translator

USAID-KINERJA

Gedung BRI II, Lantai 28, Suite 2807 Jl. Jend Sudirman Kav. 44-46

Jakarta, 10210

Phone: +62 21 5702820 Fax: +62 21 5702832 Email: info@kinerja.or.id www.kinerja.or.id