61
www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional
3.4.5. Pembayaran KasBank
Organisasi akan mencairkan dana Donor sesuai dengan mata aggaran spesiik dalam perjanjian
hibah yang telah disetujui oleh Donor. Tanpa
persetujuan tertulis sebelumnya dari Donor, Organisasi dapat menambah atau mengurangi
jumlah yang dianggarkan untuk setiap mata anggaran utama paling banyak sebesar 10 persen,
kecuali untuk mata anggaran “gaji” dan “biaya langsung lain”, dengan ketentuan bahwa jumlah
total yang dianggarkan untuk proyek tidak berubah. Organisasi harus segera mengajukan perubahan
anggaran kepada Donor dengan mencantumkan perubahan yang diperbolehkan oleh Donor.
3.4.6. Rekening Bank dan Penghasilan Bunga Bank
Organisasi harus menyetorkan dana Donor dalam rekening bank tersendiri atas nama Organisasi.
Rekening bank pribadi milik karyawan, pejabat atau perwakilan Organisasi tidak boleh digunakan.
Penghasilan bunga bank yang diperoleh dari dana hibah setiap bulan harus dilaporkan secara
terpisah. Laporan keuangan Organisasi harus mencantumkan jumlah penghasilan bunga bank
yang diperoleh. Organisasi dapat menyimpan bungan bank yang dihasilkan dari dana Donor paling
banyak senilai 250 per tahun untuk menutupi biaya administrasi, dan kelebihan dari 250 akan
ditambahkan kembali ke anggaran proyek untuk mengembangkan tujuan proyek.
3.4.7. Pengembalian Dana
Organisasi harus mengembalikan kepada Donor seluruh dana yang diterima tetapi tidak dikeluarkan
sesuai dengan ketentuan perjanjian hibah dalam waktu 30 hari sejak berakhirnya proyek. Apabila
audit inal tidak dilakukan sebelum penutupan perjanjian hibah maka Donor berhak mendapatkan
pengembalian dana sampai semua klaim yang dihasilkan oleh audit inal itu telah diselesaikan.
3.4.8. Batas Transaksi Pembayaran
Sesuai dengan sistem pengendalian internal terhadap pembayaran hibah untuk setiap transaksi
maka untuk transaksi pembayaran di atas satu juta rupiah Rp 1.000.000, Organisasi wajib
menggunakan rekening giro melalui transfer bank atau cek kepada vendor atau pihak lain. Untuk
transaksi di bawah Rp 999.000. kas kecil petty cash dapat digunakan.
3.4.9. Kas Kecil
1. Kas kecil dalam jumlah tertentu akan diadakan berdasarkan kebutuhan operasional harian
untuk biaya kecil dan berulang danatau uang muka. Dana dikelola dengan sistem dana tetap
imprest system. 2. Setiap organisasi harus membentuk kas kecil
sesuai dengan skala operasional Organisasi biasanya antara Rp 1.000.000 sampai Rp
5.000.000.
62
Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id
BAB 3 - Manajemen Keuangan
3. Dana kas kecil harus disimpan dalam kotak kas dan kuncinya harus disimpan di tempat yang
aman. Akses ke dana kas kecil harus dibatasi pada satu, atau paling banyak dua, orang.
4. Uang muka tunai tidak boleh diberikan untuk keperluan pribadipersonal.
5. Uang muka tunai dari dana kas kecil harus dipertanggungjawabkan dalam waktu 2 hari
kerja setelah selesainya suatu kegiatan. 6. Catatan kas kecil dan pelaporannya harus
akurat dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan mata pembayaran yang terdapat dalam
anggaran belanja. 7. Laporan pertanggungjawaban uang muka
harus ditinjau dan disetujui oleh pejabat yang berwenang.
8. Uang muka tunai tidak boleh diberikan kepada Karyawan apabila uang muka tunai
dari kegiatan yang telah diselesaikan belum dipertanggungjawabkan.
9. Apabila memungkinkan, setiap hari pada awal dan akhir jam operasional Organisasi, kas
kecil perlu dihitung jumlahnya dan dicocokkan dengan catatan kas.
10. Perhitungan kas kecil bulanan perlu disusun oleh pemegang kas dan diperiksa oleh petugas yang
berwenang Manajer KeuanganManajer Kantor Direktur.
3.4.10. Pedoman Uang Muka dan Pertanggung-jawabannya
1. Uang muka diberikan hanya untuk biaya yang tercantum dalam anggaran yang telah disetujui
oleh Donor. Pembayaran uang muka dilakukan berdasarkan permintaan uang muka yang telah
disetujui. 2. Permintaan uang muka harus disetujui oleh
Direktur Organisasi sebelum dilakukan proses pembayaran.
3. Uang muka tunai yang baru tidak boleh diberikan kepada seseorang yang belum
mempertanggungjawabkan uang muka sebelumnya. Maksimal hanya ada 2 permintaan
uang muka untuk setiap jenis uang muka perjalanan, kegiatan dan operasional.
4. Uang muka yang belum diselesaikan harus dipertanggungjawabkan dalam waktu 5 hari
kerja setelah selesainya kegiatan. 5. Pertanggungjawaban uang muka harus
dilaporkan dengan menggunakan laporan pertanggungjawaban uang muka dan harus
mendapatkan persetujuan dari Direktur Organisasi.
3.4.11. Uang Muka Tunai
Selain kebutuhan pengeluaran kas kecil, dalam kondisi tertentu, Organisasi menarik dana tunai
dalam jumlah yang relatif besar di atas jumlah maksimum kas kecil. Hal ini dapat terjadi ketika
kegiatan dilakukan di daerah-daerah yang sulit dijangkau melalui transaksi bank. Organisasi harus
mempertimbangkan efektivitas dan eisiensi uang muka tunai yang diserahkan kepada staf
lapangan yang dipercaya dan telah dibekali dengan pengetahuan tentang manajemen keuangan dalam
rangka pertanggungjawaban pelaporan.
Kategori