Biaya yang Tidak Diperbolehkan

60 Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id BAB 3 - Manajemen Keuangan

3.4.3. Pembatasan atas Barang

Barang-barang berikut ini membutuhkan persetujuan di muka dari USAID atau Donor lain sebelum diperbolehkan. Tanpa persetujuan tertulis sebelumnya atas barang-barang ini, Organisasi tidak akan mendapatkan penggantian dari USAID atau Donor lain: 1. Kendaraan bermotor termasuk sepeda motor 2. Komoditas pertanian, pestisida dan pupuk 3. Peralatan bekas atau produk farmasi 4. Pembayaran gaji atau honor kepada Pegawai Pemerintah Indonesia, kecuali untuk honor Karyawan Universitas Negeri yang menyediakan jasa intelektual sebagai fasilitator, pelatih, nara sumber atau peneliti, atau pembayaran biaya transportasi danatau uang saku Pegawai Pemerintah Indonesia hal ini akan ditinjau kembali atas dasar kasus per kasus. Pembelian barang dari Libya, Cuba, Laos, Korea Utara, Siria dan Iran sebagai negara yang ditetapkan dilarang dalam kebijakan luar negeri, atau pemasok yang diidentiikasi oleh USAID atau Donor lain dalam daftar konsolidasi subkontraktor terlarang, terkena pinalti atau tidak layak www.epls.gov.

3.4.4. Penerimaan Kas Bank

1. Pendapatan program adalah penghasilan bruto yang didapat oleh Organisasi dari kegiatan-kegiatan yang didukung oleh Donor melalui hibah tertentu. Pendapatan program ini mencakup tetapi tidak terbatas pada pendapatan dari biaya jasa atau beban dan bunga yang diperoleh dari dana yang dipinjam di bawah komponen bantuan modal atau kredit proyek. Pendapatan program tidak termasuk bunga yang diperoleh dari uang muka Donor. 2. Pendapatan program dapat digunakan oleh Organisasi dengan ketentuan bahwa pendapatan itu: • Ditambahkan ke dana yang dikomitmenkan untuk proyek oleh Donor atau Organisasi dan digunakan mengembangkan tujuan dari proyek yang memenuhi syarat. Hal ini berarti bahwa pendapatan dapat digunakan untuk melanjutkan danatau memperluas kegiatan dalam hibah utama. • Digunakan untuk membiayai kontribusi pendamping untuk proyek apabila disetujui secara tertulis oleh Donor. 3. Pendapatan program dapat digunakan oleh Organisasi tanpa harus mempertanggungjawabkannya kepada Donor setelah berakhirnya perjanjian hibah, dengan ketentuan bahwa penerima hibah harus memberitahukan Donor mengenai rencana operasional untuk penggunaan pendapatan sebelum dikeluarkan; dan selanjutnya, Organisasi melaporkan kepada Donor kegiatan- kegiatan yang dibiayai dengan pendapatan program selama periode perjanjian hibah. 61 www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional

3.4.5. Pembayaran KasBank

Organisasi akan mencairkan dana Donor sesuai dengan mata aggaran spesiik dalam perjanjian hibah yang telah disetujui oleh Donor. Tanpa persetujuan tertulis sebelumnya dari Donor, Organisasi dapat menambah atau mengurangi jumlah yang dianggarkan untuk setiap mata anggaran utama paling banyak sebesar 10 persen, kecuali untuk mata anggaran “gaji” dan “biaya langsung lain”, dengan ketentuan bahwa jumlah total yang dianggarkan untuk proyek tidak berubah. Organisasi harus segera mengajukan perubahan anggaran kepada Donor dengan mencantumkan perubahan yang diperbolehkan oleh Donor.

3.4.6. Rekening Bank dan Penghasilan Bunga Bank

Organisasi harus menyetorkan dana Donor dalam rekening bank tersendiri atas nama Organisasi. Rekening bank pribadi milik karyawan, pejabat atau perwakilan Organisasi tidak boleh digunakan. Penghasilan bunga bank yang diperoleh dari dana hibah setiap bulan harus dilaporkan secara terpisah. Laporan keuangan Organisasi harus mencantumkan jumlah penghasilan bunga bank yang diperoleh. Organisasi dapat menyimpan bungan bank yang dihasilkan dari dana Donor paling banyak senilai 250 per tahun untuk menutupi biaya administrasi, dan kelebihan dari 250 akan ditambahkan kembali ke anggaran proyek untuk mengembangkan tujuan proyek.

3.4.7. Pengembalian Dana

Organisasi harus mengembalikan kepada Donor seluruh dana yang diterima tetapi tidak dikeluarkan sesuai dengan ketentuan perjanjian hibah dalam waktu 30 hari sejak berakhirnya proyek. Apabila audit inal tidak dilakukan sebelum penutupan perjanjian hibah maka Donor berhak mendapatkan pengembalian dana sampai semua klaim yang dihasilkan oleh audit inal itu telah diselesaikan.

3.4.8. Batas Transaksi Pembayaran

Sesuai dengan sistem pengendalian internal terhadap pembayaran hibah untuk setiap transaksi maka untuk transaksi pembayaran di atas satu juta rupiah Rp 1.000.000, Organisasi wajib menggunakan rekening giro melalui transfer bank atau cek kepada vendor atau pihak lain. Untuk transaksi di bawah Rp 999.000. kas kecil petty cash dapat digunakan.

3.4.9. Kas Kecil

1. Kas kecil dalam jumlah tertentu akan diadakan berdasarkan kebutuhan operasional harian untuk biaya kecil dan berulang danatau uang muka. Dana dikelola dengan sistem dana tetap imprest system. 2. Setiap organisasi harus membentuk kas kecil sesuai dengan skala operasional Organisasi biasanya antara Rp 1.000.000 sampai Rp 5.000.000.