Proses Pengadaan Daftar Periksa Pengadaan oleh Tim

75 www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional 4. Lihat bagian Tingkat Pihak yang Meminta di atas.

4.4 Daftar Periksa Pengadaan oleh Tim

Keuangan 1. Mencatat penerimaan barang; 2. Menerima dan menyetujui tagihan; 3. Melakukan prosedur pencocokan tiga dokumen tagihan vendor, PO, dan serah-terima barang; 4. Mencatat sebagai utang dalam sistem Organisasi; 5. Cek atau transfer bank yang dikeluarkan dan disetujui untuk membayar tagihan; 6. Tim Akuntansi mencatat pembayaran yang dilakukan. Lihat Lampiran 4.1 sampai 4.9 Daftar Periksa Pengadaan Barang dan Jasa 1. Pihak yang Meminta Requestor YaTidak Tanggal 1.1 Mengidentiikasi kebutuhan barang dan jasa 1.2 Melengkapi formulir permintaan untuk barang dan jasa yang diminta 1.3 Menyerahkan dokumen pendukung sesuai dengan SOP administrasi 1.4 Meminta persetujuan dari Atasan 1.5 Mengabarkan tim akunting ketika barang diterima 2. Persetujuan YaTidak Tanggal 2.1 Permintaan disetujui sesuai dengan kebijakan Organisasi 3. Pengadaan YaTidak Tanggal 3.1 Mengadakan penawaran terbuka competitive bidding 3.2 Pesanan Pembelian dikeluarkan sesuai dengan kebijakan Organisasi 3.3 Vendor dikontrak untuk menyediakan barang 3.4 Lihat bagian Requestor di atas 4. Tim Keuangan YaTidak Tanggal 4.1 Mencatat penerimaan barang 4.2 Menerima dan menyetujui tagihan 76 Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id BAB 4 - Pengadaan Barang dan Jasa 4.3 Melakukan prosedur pencocokan tiga dokumen 4.4 Mencatat sebagai utang dalam sistem Organisasi 4.5 Cek atau transfer bank dikeluarkan dan disetujui untuk membayar tagihan 4.6 Tim akuntansi mencatat pembayaran 77 www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional 55 Manajemen Inventaris 78 Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id BAB 5 - Manajemen Inventaris Manajemen Inventaris BAB 5

5.1 Informasi Inventaris

1. Nomor AsetHarta 2. Nomor Pesanan Pembelian PO 3. MerekProdusen 4. Nomor Model 5. Nomor seri 6. Spesiikasi 7. Daerah 8. Kota 9. Lokasi 10. Manajer 11. Property Oficer 12. Pengguna 13. Status 14. Kondisi 15. Nilai Pengecekan fisik terhadap inventaris perlu diadakan setiap enam bulan atau sedikitnya sekali setahun. 16. Sumber Pendanaan 17. Catatan Lihat Lampiran 5.1

5.2 Pembaharuan Data Inventaris

Database AsetHarta harus diperbaharui secara teratur setiap bulan, triwulan, semester bergantung pada ukuran Organisasi dan risiko aset bergerak yang dikelola oleh Organisasi. Pengecekan isik terhadap inventaris perlu diadakan setiap enam bulan atau sedikitnya sekali setahun. Ketidakcocokan inventaris aset hilang atau tidak ditemukan perlu ditindaklanjuti dengan membuat Laporan Survei Aset, memerinci situasinya, termasuk tetapi tidak terbatas pada fakta dan keadaan, tindakan yang diambil untuk mencegah kehilangan atau kerusakan, personil yang dihubungi dan penilaian kewajiban inansial. Laporan Survei Aset diperiksadisetujui oleh Manajer. Tindak lanjut yang tepat harus diambil. Tagihan atas pembelian barang harus diajukan sebagaimana mestinya, disertai dengan surat garansi.

5.3 Penghapusan Peralatan

Peralatan yang hilang atau rusak dan tidak dapat diperbaiki harus dihapuskan setelah diterima persetujuan atas Laporan Survei Aset yang ditandatangani dan ditujukan untuk penghapusan ini. Catatan penghapusan inventaris aset harus diarsip dan disimpan selama tiga tahun. 79 www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional 6 6 Manajemen Acara