Pedoman Uang Muka dan Pertanggung-jawabannya

63 www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional Permintaan uang muka tunai harus melalui prosedur yang telah dideinisikan. Laporan pertanggungjawaban harus dibuat tepat waktu dan tidak boleh melampaui periode pelaporan keuangan bulanan. Uang muka tunai yang dapat diterima dan dikelola hendaknya dilaporkan pada bulan yang sama. Patut diingat bahwa uang muka tunai bersifat sementara dan hanya diperbolehkan berdasarkan perjanjian dalam kasus-kasus tertentu. Uang muka tunai perlu dikendalikan dengan baik untuk mencegah penyalahgunaan dana tunai yang dapat menyebabkan buruknya kinerja keuangan Organisasi.

3.4.12. Pemeriksaan dan Audit Keuangan

Donor berhak memeriksa semua transaksi keuangan hibah dan melakukan audit pada waktu kapan pun selama periode hibah atau setelah hibah selesai. Organisasi harus menyimpan semua arsip keuangan dan program proyek, dengan cara yang mudah diakses oleh wakil Donor, atau auditor yang ditunjuk untuk memeriksa arsip. Audit dapat dilakukan secara khusus untuk menyelesaikan permasalahan ketidakpatuhan yang mungkin telah diketahui dari pemeriksaan awal. Donor berhak meminta dokumen pendukung tambahan untuk memveriikasi transaksi keuangan.

3.4.13. Pemeliharaan Catatan

Organisasi diharapkan akan bertanggung jawab penuh atas pengelolaan dana yang efektif dan sepatutnya. Organisasi harus memelihara buku, catatan dan dokumen lain untuk memveriikasi dan mengkonirmasi semua pengeluaran dan transfer dana. Ini termasuk tetapi tidak terbatas pada: 1. Untuk pengeluaran: salinan girocek, transfer bank, pesanan pembelian dan kwitansi asli; 2. Untuk transfer dana: rekening koran bank bulanan dan slip setoran asli dari bank untuk semua setoran dan penarikan, serta salinan semua komunikasi tertulis. Catatan harus disimpan sampai tiga tahun setelah penyerahan laporan akhir hibah.

3.5 Sistem Akuntansi

3.5.1. Organisasi yang Sedang Berkembang

Metode yang Diusulkan: Metode Akuntansi Sederhana Rekening Bank: Rekening bank terpisah Kas Masuk Menyetorkan Dana ke Bank  Administrasi keuangan mempersiapkan Voucher Kas Masuk dengan memberikan uraian transaksi  Disetujui oleh Pimpinan Organisasi  Mencatat Kas Masuk dalam Jurnal Umum di Sisi Debet.