Petunjuk Operasional Keuangan Cost Share

71 www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional • Grantee harus melaporkan secara tertulis atas setiap deviasi atas anggaran dan rencana program. Untuk mendapatkan persetujuan dari pengawas teknis dan grant manager USAID- KINERJA untuk setiap revisi anggaran dan rencana program. • Bantuan dibawah perjanjian grant dapat ditunda atau dihentikan secara sepihak oleh USAID- KINERJA jika dianggap bahwa Grantee gagal dalam memenuhi syarat dan ketentuan yang telah disepakati. • Grantee akan menerima dana advance awal yang merupakan jumlah anggaran yang telah disetujui untuk kegiatan satu bulan pertama dan dana advance bulan kedua dapat diajukan pada pada minggu keempat pada bulan pertama pelaksanaan program. • Dana advance pertama akan diberikan tidak lebih dari 15 hari kerja setelah grant telah disetujui dan ditandatangani. • Permohonan dana berikutnya harus diajukan paling lambat pada tanggal 10 suatu bulan untuk permintaan dana anggaran bulan berikutnya dan disertai dengan lampiran formulir permohonan dana lihat lampiran 1. • Laporan pertangungjawaban harus diajukan pada setiap bulan dan paling lambat diserahkan pada tanggal 10 bulan berikut bersamaan dengan formulir permohonan dana dengan menyertakan salinan copy bukti kwitansi untuk biaya yang terjadi beserta neraca, laporan sumber dan penggunaan dana cash low statement, anggaran dan realisasi, laporan rekonsiliasi bank disertai dengan rekening koran bank statement asli, dan ledger untuk semua account transaksi. Dana tersisa yang tidak digunakan dari bulan sebelumnya akan dikurangkan dari jumlah permohonan dana bulan berikutnya. • Bukti kwitansi asli untuk sementara disimpan oleh organisasi namun harus tersedia bila sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pihak USAID- KINERJA. Bukti kwitansi asli harus dibuat salinan untuk pertinggal apabila bukti asli diminta oleh USAID-KINERJA. • Setiap penyimpangan pada anggaran baik dalam bentuk bulanan maupun dalam jumlah total harus mendapat persetujuan dari pengawas teknis dan grant manager USAID- KINERJA terlebih dahulu. • USAID-KINERJA berhak melakukan audit interim untuk triwulanan serta pada waktu yang tidak ditentukan terlebih dahulu jika dianggap perlu. • USAID-KINERJA dapat membantu Grantee dalam melakukan pembelian aktiva peralatan. • Setiap pembelian pengadaan barang atau jasa harus mengikuti prosedur dimana untuk pembelian di atas dan sama dengan US 1000 Rp. 9.500.000, Grantee wajib mendapatkan 3 harga penawaran dari pemasok dan harus dilampirkan dalam laporan pertanggung jawaban bulanan. • Pembelian barang atau jasa yang tidak diperbolehkan maupun yang harus mendapat 72 Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id BAB 3 - Manajemen Keuangan persetujuan USAID-KINERJA dapat dilihat pada syarat dan ketentuan yang dilampirkan pada perjanjian hibah. • Pengiriman dana dapat diputuskan sewaktu- waktu bila terdapat penyimpangan terhadap ketentuan yang telah disepakati. • Setiap transaksi baik internal maupun eksternal harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan tidak hanya sekedar kwitansi receipt yang dikeluarkan oleh penerima dana Grantee. • Setiap transaksi pengeluaran uang harus merujuk pada anggaran dan memiliki relevansi dengan program kegiatan. • Uang muka untuk suatu kegiatan tidak boleh dikeluarkan sebelum pihak-pihak terkait mempertanggungjawabkan uang muka atas kegiatan sebelumnya. • Laporan pertanggungjawaban atas semua kegiatan harus dibuat paling lambat 5 hari kerja setelah kegiatan berakhir. • Hak penggunaan atas asset berada pada Grantee dan Grantee harus mengadakan pemeliharaan atas asset tersebut. USAID- KINERJA dapat melakukan pemeriksaan sewaktu-waktu atas keberadaan asset tersebut. Sedangkan hak kepemilikan tetap ada pada USAID-KINERJA sampai terjadinya pengalihan kepemilikan asset berdasarkan disposisi asset yang disetujui COP USAID-KINERJA. • Setiap publikasi baik lisan maupun tertulis harus mencantumkan logo dan menyebutkan bahwa program ini merupakan kerjasama antara KINERJA - United States Agency for International Development USAID. 73 www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional 44 Pengadaan Barang dan Jasa 74 Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id Pengadaan Barang dan Jasa BAB 4 ........ Mengidentifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan; .......

4.1 Tingkat Pihak yang Meminta

1. Mengidentiikasi barang dan jasa yang dibutuhkan; 2. Melengkapi formulir permintaan untuk barang dan jasa yang diminta; 3. Menyerahkan dokumen pendukung sesuai dengan Prosedur Operasional Standar administrasi; 4. Meminta persetujuan dari AtasanSupervisor bersangkutan; 5. Memberitahukan tim akuntansi ketika barang diterima.

4.2 Tingkat Persetujuan

Daftar permintaan disetujui sesuai dengan kebijakan Organisasi.

4.3 Proses Pengadaan

1. Mengadakan penawaran terbuka; 2. Pesanan Pembelian dikeluarkan sesuai dengan kebijakan Organisasi; 3. Vendor dikontrak untuk menyediakan barang; 75 www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional 4. Lihat bagian Tingkat Pihak yang Meminta di atas.