Petunjuk Operasional Keuangan Cost Share
71
www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional
• Grantee harus melaporkan secara tertulis atas setiap deviasi atas anggaran dan rencana
program. Untuk mendapatkan persetujuan dari pengawas teknis dan grant manager USAID-
KINERJA untuk setiap revisi anggaran dan rencana program.
• Bantuan dibawah perjanjian grant dapat ditunda atau dihentikan secara sepihak oleh USAID-
KINERJA jika dianggap bahwa Grantee gagal dalam memenuhi syarat dan ketentuan yang
telah disepakati. • Grantee akan menerima dana advance awal
yang merupakan jumlah anggaran yang telah disetujui untuk kegiatan satu bulan pertama
dan dana advance bulan kedua dapat diajukan pada pada minggu keempat pada bulan pertama
pelaksanaan program. • Dana advance pertama akan diberikan tidak
lebih dari 15 hari kerja setelah grant telah disetujui dan ditandatangani.
• Permohonan dana berikutnya harus diajukan paling lambat pada tanggal 10 suatu bulan untuk
permintaan dana anggaran bulan berikutnya dan disertai dengan lampiran formulir permohonan
dana lihat lampiran 1. • Laporan pertangungjawaban harus diajukan
pada setiap bulan dan paling lambat diserahkan pada tanggal 10 bulan berikut bersamaan
dengan formulir permohonan dana dengan menyertakan salinan copy bukti kwitansi
untuk biaya yang terjadi beserta neraca, laporan sumber dan penggunaan dana
cash low statement, anggaran dan realisasi, laporan
rekonsiliasi bank disertai dengan rekening koran bank statement asli, dan ledger untuk
semua account transaksi. Dana tersisa yang tidak digunakan dari bulan sebelumnya akan
dikurangkan dari jumlah permohonan dana bulan berikutnya.
• Bukti kwitansi asli untuk sementara disimpan oleh organisasi namun harus tersedia bila
sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pihak USAID- KINERJA. Bukti kwitansi asli harus dibuat
salinan untuk pertinggal apabila bukti asli diminta oleh USAID-KINERJA.
• Setiap penyimpangan pada anggaran baik dalam bentuk bulanan maupun dalam jumlah
total harus mendapat persetujuan dari pengawas teknis dan grant manager USAID-
KINERJA terlebih dahulu. • USAID-KINERJA berhak melakukan audit
interim untuk triwulanan serta pada waktu yang tidak ditentukan terlebih dahulu jika dianggap
perlu. • USAID-KINERJA dapat membantu Grantee
dalam melakukan pembelian aktiva peralatan. • Setiap pembelian pengadaan barang atau
jasa harus mengikuti prosedur dimana untuk pembelian di atas dan sama dengan US 1000
Rp. 9.500.000, Grantee wajib mendapatkan 3 harga penawaran dari pemasok dan harus
dilampirkan dalam laporan pertanggung jawaban bulanan.
• Pembelian barang atau jasa yang tidak diperbolehkan maupun yang harus mendapat
72
Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id
BAB 3 - Manajemen Keuangan
persetujuan USAID-KINERJA dapat dilihat pada syarat dan ketentuan yang dilampirkan pada
perjanjian hibah. • Pengiriman dana dapat diputuskan sewaktu-
waktu bila terdapat penyimpangan terhadap ketentuan yang telah disepakati.
• Setiap transaksi baik internal maupun eksternal harus disertai dengan bukti-bukti yang valid
dan tidak hanya sekedar kwitansi receipt yang dikeluarkan oleh penerima dana Grantee.
• Setiap transaksi pengeluaran uang harus merujuk pada anggaran dan memiliki relevansi
dengan program kegiatan. • Uang muka untuk suatu kegiatan tidak boleh
dikeluarkan sebelum pihak-pihak terkait mempertanggungjawabkan uang muka atas
kegiatan sebelumnya. • Laporan pertanggungjawaban atas semua
kegiatan harus dibuat paling lambat 5 hari kerja setelah kegiatan berakhir.
• Hak penggunaan atas asset berada pada Grantee dan Grantee harus mengadakan
pemeliharaan atas asset tersebut. USAID- KINERJA dapat melakukan pemeriksaan
sewaktu-waktu atas keberadaan asset tersebut. Sedangkan hak kepemilikan tetap ada pada
USAID-KINERJA sampai terjadinya pengalihan kepemilikan asset berdasarkan disposisi asset
yang disetujui COP USAID-KINERJA. • Setiap publikasi baik lisan maupun tertulis
harus mencantumkan logo dan menyebutkan bahwa program ini merupakan kerjasama
antara KINERJA - United States Agency for International Development USAID.
73
www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional
44
Pengadaan Barang dan Jasa
74
Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id
Pengadaan Barang dan
Jasa
BAB 4
........ Mengidentifikasi
barang dan jasa yang dibutuhkan;
.......