Laporan Program Akhir Pelaporan Akhir

53 www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional

2.5 Penutupan Hibah

Donor perlu memberitahukan Organisasi mengenai penutupan hibah 60 hari sebelum berakhirnya periode pelaksanaan, dan kegiatan hendaknya tidak dilaksanakan selama periode ini. Dengan demikian, Organisasi mempunyai kesempatan untuk memenuhi ketentuan penutupan terkait.

2.5.1. Kebijakan dan Prosedur Penutupan

1. Organisasi harus menyerahkan semua laporan keuangan dan program akhir sesuai dengan ketentuan dalam perjanjian hibah. Organisasi dapat meminta perpanjangan waktu secara tertulis apabila tidak dapat memenuhi batas waktu terakhir penyerahan laporan. 2. Donor akan melakukan pembayaran akhir kepada Organisasi berdasarkan laporan keauangan akhir, atau meminta pengembalian refund segera dana yang telah dicairkan di muka oleh Donor dan belum digunakan oleh Organisasi. 3. Organisasi harus menyampaikan daftar peralatan sesuai dengan ketentuan tentang Pengelolaan Inventaris dalam modul ini. Daftar peralatan akhir inal mencakup semua peralatan yang dibeli dengan harga satuan USD 500 atau lebih. 4. Organisasi harus memperhitungkan persediaan yang belum digunakan yang dibeli dengan dana hibah, dengan memperkirakan nilai total dalam Rupiah semua persediaan kantor dan persediaan lain yang ada, dan menyampaikan angkanya yang disertai dengan uraian singkat tentang jenis barang. 5. Organisasi harus menyimpan semua catatan program dan keuangan selama tiga tahun setelah penyerahan laporan akhir hibah. Arsip ini hendaknya dapat diakses oleh Donor dengan pemberitahuan di muka sepatutnya. 6. Donor sepenuhnya berhak meminta pengembalian sejumlah besar uang setelah mempertimbangkan rekomendasi biaya yang tidak diizinkan hasil dari audit inal.

2.5.2. Laporan Audit

Dalam satu tahun anggaran setelah berakhirnya pemberian hibah, Organisasi harus mengadakan audit inal yang mencakup kegiatan hibah pada tahun terakhir. Audit ini dapat dilaksanakan pada waktu bersamaan dengan akhir tahun anggaran Organisasi dan diajukan sesuai dengan ketentuan perjanjian, dan khususnya untuk jenis hibah Standard Reimbursement Grant STG. Perjanjian hibah biasanya menetapkan bahwa Organisasi wajib menyerahkan laporan audit dari auditor independen.