62
Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id
BAB 3 - Manajemen Keuangan
3. Dana kas kecil harus disimpan dalam kotak kas dan kuncinya harus disimpan di tempat yang
aman. Akses ke dana kas kecil harus dibatasi pada satu, atau paling banyak dua, orang.
4. Uang muka tunai tidak boleh diberikan untuk keperluan pribadipersonal.
5. Uang muka tunai dari dana kas kecil harus dipertanggungjawabkan dalam waktu 2 hari
kerja setelah selesainya suatu kegiatan. 6. Catatan kas kecil dan pelaporannya harus
akurat dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan mata pembayaran yang terdapat dalam
anggaran belanja. 7. Laporan pertanggungjawaban uang muka
harus ditinjau dan disetujui oleh pejabat yang berwenang.
8. Uang muka tunai tidak boleh diberikan kepada Karyawan apabila uang muka tunai
dari kegiatan yang telah diselesaikan belum dipertanggungjawabkan.
9. Apabila memungkinkan, setiap hari pada awal dan akhir jam operasional Organisasi, kas
kecil perlu dihitung jumlahnya dan dicocokkan dengan catatan kas.
10. Perhitungan kas kecil bulanan perlu disusun oleh pemegang kas dan diperiksa oleh petugas yang
berwenang Manajer KeuanganManajer Kantor Direktur.
3.4.10. Pedoman Uang Muka dan Pertanggung-jawabannya
1. Uang muka diberikan hanya untuk biaya yang tercantum dalam anggaran yang telah disetujui
oleh Donor. Pembayaran uang muka dilakukan berdasarkan permintaan uang muka yang telah
disetujui. 2. Permintaan uang muka harus disetujui oleh
Direktur Organisasi sebelum dilakukan proses pembayaran.
3. Uang muka tunai yang baru tidak boleh diberikan kepada seseorang yang belum
mempertanggungjawabkan uang muka sebelumnya. Maksimal hanya ada 2 permintaan
uang muka untuk setiap jenis uang muka perjalanan, kegiatan dan operasional.
4. Uang muka yang belum diselesaikan harus dipertanggungjawabkan dalam waktu 5 hari
kerja setelah selesainya kegiatan. 5. Pertanggungjawaban uang muka harus
dilaporkan dengan menggunakan laporan pertanggungjawaban uang muka dan harus
mendapatkan persetujuan dari Direktur Organisasi.
3.4.11. Uang Muka Tunai
Selain kebutuhan pengeluaran kas kecil, dalam kondisi tertentu, Organisasi menarik dana tunai
dalam jumlah yang relatif besar di atas jumlah maksimum kas kecil. Hal ini dapat terjadi ketika
kegiatan dilakukan di daerah-daerah yang sulit dijangkau melalui transaksi bank. Organisasi harus
mempertimbangkan efektivitas dan eisiensi uang muka tunai yang diserahkan kepada staf
lapangan yang dipercaya dan telah dibekali dengan pengetahuan tentang manajemen keuangan dalam
rangka pertanggungjawaban pelaporan.
63
www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional
Permintaan uang muka tunai harus melalui prosedur yang telah dideinisikan. Laporan
pertanggungjawaban harus dibuat tepat waktu
dan tidak boleh melampaui periode pelaporan keuangan bulanan. Uang muka tunai yang dapat
diterima dan dikelola hendaknya dilaporkan pada bulan yang sama. Patut diingat bahwa uang muka
tunai bersifat sementara dan hanya diperbolehkan berdasarkan perjanjian dalam kasus-kasus tertentu.
Uang muka tunai perlu dikendalikan dengan baik untuk mencegah penyalahgunaan dana tunai yang
dapat menyebabkan buruknya kinerja keuangan Organisasi.
3.4.12. Pemeriksaan dan Audit Keuangan
Donor berhak memeriksa semua transaksi keuangan hibah dan melakukan audit pada waktu kapan pun
selama periode hibah atau setelah hibah selesai. Organisasi harus menyimpan semua arsip keuangan
dan program proyek, dengan cara yang mudah diakses oleh wakil Donor, atau auditor yang ditunjuk
untuk memeriksa arsip. Audit dapat dilakukan secara khusus untuk menyelesaikan permasalahan
ketidakpatuhan yang mungkin telah diketahui dari pemeriksaan awal. Donor berhak meminta dokumen
pendukung tambahan untuk memveriikasi transaksi keuangan.
3.4.13. Pemeliharaan Catatan
Organisasi diharapkan akan bertanggung jawab penuh atas pengelolaan dana yang efektif dan
sepatutnya. Organisasi harus memelihara buku, catatan dan dokumen lain untuk memveriikasi dan
mengkonirmasi semua pengeluaran dan transfer dana. Ini termasuk tetapi tidak terbatas pada:
1. Untuk pengeluaran: salinan girocek, transfer bank, pesanan pembelian dan kwitansi asli;
2. Untuk transfer dana: rekening koran bank bulanan dan slip setoran asli dari bank untuk
semua setoran dan penarikan, serta salinan semua komunikasi tertulis.
Catatan harus disimpan sampai tiga tahun setelah penyerahan laporan akhir hibah.
3.5 Sistem Akuntansi
3.5.1. Organisasi yang Sedang Berkembang
Metode yang Diusulkan: Metode Akuntansi Sederhana
Rekening Bank: Rekening bank terpisah
Kas Masuk
Menyetorkan Dana ke Bank Administrasi keuangan mempersiapkan Voucher Kas Masuk
dengan memberikan uraian transaksi Disetujui oleh Pimpinan Organisasi Mencatat Kas Masuk
dalam Jurnal Umum di Sisi Debet.
