52
Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id
BAB 2 - Manajemen Hibah
dana yang diminta. Laporan akhir akan memberikan rekonsiliasi laporan keuangan bulanan yang
telah diveriikasi oleh Donor. Veriikasi dilakukan untuk memastikan agar dokumen pengeluaran
hibah sesuai dengan standar Donor. Apabila ada penyesuaian karena dokumen tidak lengkap, salah
penghitungan atau alasan lainnya maka laporan yang diveriikasi oleh Donor akan menjadi dasar
untuk melakukan rekonsiliasi terhadap laporan
keuangan. Langkah pertama dalam penutupan laporan
keuangan adalah meminalisasi total pengeluaran. Proses ini membantu menentukan apakah ada dana
yang tersisa dan memastikan bahwa Organisasi telah menanggung total cost share minimum yang
diwajibkan. Lihat Lampiran 2.5
2.4.2.2. Laporan Program Akhir
Laporan narasi akhir laporan akhir penerima hibah harus menguraikan semua kegiatan yang
telah dilaksanakan, pencapaian, masalah yang dihadapi maupun pembelajaran yang dipetik
dan praktek terbaik yang dikumpulkan selama pelaksanaan proyek. Laporan pemantauan terhadap
penerima hibah dalam periode terakhir kegiatan perlu dimasukkan dalam laporan kinerja akhir.
Laporan kinerja akhir Organisasi setidaknya akan mencakup hasil akhir, pembelajaran yang dipetik
dan kesimpulan. Banyak Organisasi memilih untuk melakukan
langkah pelaporan program akhir lebih lanjut dan menciptakan sesuatu yang bertahan lama
untuk mereka bagikan kepada penerima manfaat, masyarakat, sub-penerima hibah dan LSM-LSM
lain. Dengan demikian, Organisasi dapat menyoroti keberhasilannya dan mendokumentasikan
pembelajaran yang dipetiknya serta berkontribusi bagi upaya yang sedang berlangsung untuk
meningkatkan pendampingan di bidang fokus bersangkutan.
Lihat Lampiran 2.6
2.4.2.3. Laporan Pajak
Organisasi harus bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pajak penghasilan
yang diwajibkan oleh undang-undang dibayar atau dipotong dari gaji, biaya jasa atau honor karyawan,
pegawai, narasumber, fasilitator, pelatih dan peneliti sesuai dengan perjanjian hibah. Laporan pajak
harus disimpan dalam arsip dan disampaikan kepada Donor atau auditor bila diminta. Organisasi
harus menyerahkan laporan PPN mengenai peralatan yang dibeli sesuai dengan tagihan yang
menyebutkan pemotongan untuk PPN. Laporan PPN harus dilaporkan per tahun anggaran.
Lihat Lampiran 2.7
53
www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional
2.5 Penutupan Hibah
Donor perlu memberitahukan Organisasi mengenai penutupan hibah 60 hari sebelum berakhirnya
periode pelaksanaan, dan kegiatan hendaknya tidak dilaksanakan selama periode ini. Dengan
demikian, Organisasi mempunyai kesempatan untuk memenuhi ketentuan penutupan terkait.
2.5.1. Kebijakan dan Prosedur Penutupan
1. Organisasi harus menyerahkan semua laporan keuangan dan program akhir sesuai dengan
ketentuan dalam perjanjian hibah. Organisasi dapat meminta perpanjangan waktu secara
tertulis apabila tidak dapat memenuhi batas waktu terakhir penyerahan laporan.
2. Donor akan melakukan pembayaran akhir kepada Organisasi berdasarkan laporan
keauangan akhir, atau meminta pengembalian refund segera dana yang telah dicairkan di
muka oleh Donor dan belum digunakan oleh Organisasi.
3. Organisasi harus menyampaikan daftar peralatan sesuai dengan ketentuan tentang
Pengelolaan Inventaris dalam modul ini. Daftar peralatan akhir inal mencakup semua
peralatan yang dibeli dengan harga satuan USD 500 atau lebih.
4. Organisasi harus memperhitungkan persediaan yang belum digunakan yang dibeli dengan
dana hibah, dengan memperkirakan nilai total dalam Rupiah semua persediaan kantor dan
persediaan lain yang ada, dan menyampaikan angkanya yang disertai dengan uraian singkat
tentang jenis barang. 5. Organisasi harus menyimpan semua catatan
program dan keuangan selama tiga tahun setelah penyerahan laporan akhir hibah. Arsip
ini hendaknya dapat diakses oleh Donor dengan pemberitahuan di muka sepatutnya.
6. Donor sepenuhnya berhak meminta pengembalian sejumlah besar uang setelah
mempertimbangkan rekomendasi biaya yang tidak diizinkan hasil dari audit inal.
2.5.2. Laporan Audit
Dalam satu tahun anggaran setelah berakhirnya pemberian hibah, Organisasi harus mengadakan
audit inal yang mencakup kegiatan hibah pada tahun terakhir. Audit ini dapat dilaksanakan pada
waktu bersamaan dengan akhir tahun anggaran Organisasi dan diajukan sesuai dengan ketentuan
perjanjian, dan khususnya untuk jenis hibah Standard Reimbursement Grant STG. Perjanjian
hibah biasanya menetapkan bahwa Organisasi wajib menyerahkan laporan audit dari auditor independen.
