81
www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional
Ketika Organisasi berencana akan mengadakan acara, pelatihan atau lokakarya maka pedoman
berikut ini memberikan penjelasan yang mudah dimengerti tentang prosesnya.
1. Identiikasi KegiatanAnalisis Kebutuhan
Organisasi harus mengidentiikasi kegiatan yang perlu dilaksanakan.
2. Kerangka Acuan Kerja
Sebelum kegiatan dilaksanakan, Organisasi harus mengembangkan Kerangka Acuan
Kerja KAK yang mencakup: tujuan kegiatan, sasaran, jadwal, hasil yang diharapkan, dan
sebagainya. Kerangka Acuan Kerja ini harus diperiksa bersama-sama dengan anggota tim
yang lain sesuai dengan kebutuhan. Lihat Lampiran 6.1
3. Identiikasi Peserta
Organisasi harus membuat daftar peserta yang akan diundang ke acara, pelatihan atau
lokakarya, dan memberikan perincian yang lengkap mengenai Organisasi, posisi, kota asal,
dan sebagainya.
4. Identiikasi Konsultan
Organisasi harus mengidentiikasi konsultan yang memenuhi syarat sebagai nara sumber,
pembicara utama atau fasilitator. Untuk kegiatan-kegiatan yang didanai oleh
USAID, formulir Biodata USAID 1420, Daftar Riwayat Hidup dan Lingkup Pekerjaan harus
diajukan dan diperiksa oleh Departemen SDM Organisasi. Formulir Biodata USAID 1420, atau
pernyataan calon konsultan mengenai riwayat gajinya selama tiga tahun terakhir, perincian
pemberi kerja nama penanggung jawab, alamat email, nomor telepon, alamat Organisasi, dan
salinan kontrak terakhir harus diserahkan untuk menentukan tarif pelayanan yang tepat yang
akan disediakannya.
5. Anggaran dan Pengawasan
Susunan anggaran acara, pelatihan atau lokakarya hendaknya memerinci perkiraan biaya
kegiatan. Anggaran hendaknya didasarkan pada rencana
kerja Organisasi yang telah disetujui untuk kegiatan internal maupun yang didanai Donor.
Anggaran dan Kerangka Acuan Kerja KAK hendaknya ditinjau dan disetujui oleh Direktur
Organisasi. Lihat Lampiran 6.2
6.1.2. Undangan
Undangan harus dikirim ke peserta jauh di muka yang mencantumkan informasi logistik termasuk
biaya yang ditanggung dan tidak ditanggung serta biaya-biaya yang harus ditutupi oleh peserta sendiri.
82
Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id
BAB 6 - Manajemen Acara
6.1.3. Tempat, Akomodasi dan Tunjangan
1. Sesuai dengan Pedoman Pengadaan, ketentuan kompetitif adalah:
• Dua penawaran harga diperlukan bila biayanya Rp 1.000.000 – Rp 4.000.000
• Tiga penawaran harga diperlukan jika biayanya atau = Rp 4.000.000
2. Semua pembayaran yang bernilai atau lebih besar dari Rp 1.500.000 membutuhkan
Permintaan Pembelian yang disetujui oleh atasan langsung. Semua pembayaran yang
bernilai atau lebih besar dari Rp 25.000.000 membutuhkan Pesanan Pembelian yang
disetujui oleh Direktur. Pesanan Pembelian hanya dapat dikeluarkan oleh Petugas
Pengadaan dan disetujui oleh Direktur. 3. Bilamana mungkin, paket pertemuan yang
sudah termasuk penginapan biasanya disebut paket residensial perlu dijajaki. Paket
residensial mencakup sarapan, makan siang, makan malam dan dua kali istirahat minum kopi
atau fasilitas konferensipertemuan Half atau Full Board Package, sesuai dengan kebutuhan
acara, pelatihan atau lokakarya. 4. Perhatikan pagu berikut ini:
• Ibukota Provinsi – Maksimal Rp 800.000 per orang per hari untuk halffull board package.
• Semua Kabupaten dan Kota – Maksimal Rp 700.000 per orang per hari untuk halffull
board package. • Rp 50.000 – Rp 100.000,- per orang per hari
yang mencakup makan siang, 2 dua kali istirahat minum kopi dan fasilitas konferensi
pertemuan paket pertemuan harian apabila lokakarya diadakan di Gedung Pelatihan
atau Gedung Pemerintah; atau • Maksimal Rp 250.000 per orang per hari,
untuk paket pertemuan harian di Hotel 5. Setiap peserta lokakarya dari luar kota akan
menerima berikut ini: • Maksimal Rp 85.000 per hari untuk
tunjangan makan siang jika perjalanan memakan waktu yang lama dari dan ke
tempat lokakarya; • Maksimal Rp 100.000 per hari untuk
tunjangan makan malam jika pengaturan yang dibuat adalah half board package.
6. Pengaturan bulan puasa: Staf Organisasi: Makan pagi diganti dengan
Sahur dan makan siang diganti dengan Buka Puasa dan Makan Malam.
Bukan staf Organisasi: bila bermalam, Makan pagi diganti dengan Sahur dan makan siang
diganti dengan Buka Puasa atau tunjangan makan siang sebesar Rp 85.000. Tunjangan
makan malam yang akan dibayar sebesar Rp 100.000. Bila tidak bermalam, peserta akan
mendapatkan Rp 100.000 sebagai tunjangan makan siang jika paket Buka Puasa tidak
disediakan.
