Organisasi Maju Sistem Akuntansi

65 www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional Manajer Keuangan  Disetujui oleh Pimpinan Organisasi  Mencatat Pengeluaran dalam Jurnal Umum di sisi Pengeluaran dengan akun pengeluaran dan kode anggaran kepada setiap pengeluaran  Semua kwitansi yang telah lunas harus distempel “dibayar” sebagaimana mestinya. Jurnal Umum JU Terdiri dari Nomor Voucher, Tanggal, Uraian, Kode Anggaran, Beban Akun, Kolom Bank, Kolom Kas, Kolom Uang Muka, Kolom Pengeluaran Terkait Hibah, dan Kolom Pengeluaran Non Hibah  Jurnal Umum disusun dan dilaporkan setiap bulan  dipersiapkan oleh administrasikeuangan diperiksa oleh Manajer Keuangan  disetujui oleh Pimpinan Organisasi  Saldo awal dan saldo akhir dikelola dengan tepat. Lihat Lampiran 3.5 66 Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id BAB 3 - Manajemen Keuangan

3.6 Metode Pembayaran Hibah

3.6.1. Penggantian Biaya Dana Hibah

Uang Muka Hibah Uang Muka Hibah Awal Tahap Satu: Bulan Pertama Uang Muka Hibah Awal Tahap Dua: Bulan Kedua Uang Muka Ketiga Uang Muka Hibah Berikutnya Uang Muka Hibah Baru = Kebutuhan Dana Bulan Berikutnya - Total Uang Muka yang Diberikan - Total Biaya yang Dikeluarkan 67 www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional 2. Pembayaran pendanaan uang muka awal dilakukan dalam 2 tahap: Tahap 1: Pada hari Minggu pertama atau hari lain yang ditetapkan oleh Donor setelah perjanjian hibah ditandatangani, dilengkapi dengan dokumen pendukung. Permintaan uang muka pada tahap ini mencakup kebutuhan pendanaan untuk bulan pertama sesuai dengan rencana kerja yang disepakati. Tahap 2: Pembayaran dilakukan pada minggu ke-4 setelah perjanjian hibah ditandatangani, dilengkapi dengan dokumen pendukung. Permintaan uang muka pada tahap kedua ini mencakup kebutuhan pendanaan hanya untuk bulan kedua sesuai dengan rencana kerja yang disepakati. 3. Uang muka ke-3 dan uang muka bulan selanjutnya diajukan, dilengkapi dengan dokumen pendukung. Donor akan menghitung kebutuhan pendanaan proyek yang akan datang dengan mempertimbangkan dana down payment yang telah diberikan, dana yang telah digunakan dan kebutuhan pendanaan di masa mendatang. Berdasarkan perhitungan ini, Donor akan menentukan jumlah dana down payment yang akan diberikan untuk proyek. Dana uang muka baru = Kebutuhan pendanaan untuk bulan berikutnya - total uang muka yang telah diberikan – total biaya yang telah dikeluarkan. 4. Organisasi harus menggunakan anggaran dan mata anggaran yang telah disetujui sebagai acuan untuk menghitung kebutuhan pendanaan uang muka. Bukukan semua biaya yang wajar sesuai dengan rencana kerja. Organisasi harus mengajukan Laporan Keuangan bulanan untuk mendokumentasikan semua biaya yang wajar dan boleh dicantumkan dan merekonsiliasinya dengan dana uang muka atau dana yang ada di tangan. Donor akan meninjau laporan dan merekonsiliasi uang muka yang diberikan kepada Organisasi untuk membayar semua biaya yang diperbolehkan sesuai dengan anggaran yang telah disetujui. 5. Donor harus memegang sekitar lima persen dari seluruh anggaran yang harus dilunasi pada akhir proyek dan setelah semua laporan akhir diserahkan.

3.6.2. Dana Hibah Kewajiban Tetap FOG

Setiap Organisasi hendaknya mempunyai modal yang memadai untuk membiayai kegiatan Hibah Kewajiban Tetap. Down payment tidak diperbolehkan. Organisasi akan menerima dana sesuai dengan jadwal pembayaran terperinci sesuai dengan pencapaian tolok ukur yang ditetapkan secara cermat dalam perjanjian hibah. Laporan keuangan bulanan dan dokumen cadangan backup yang diperlukan untuk pencairan dana tidak bergantung pada pencapaian tolok ukur yang telah ditetapkan. Organisasi harus menyampaikan laporan kemajuan yang terperinci sebagai bukti bahwa setiap tolok ukur telah dicapai sebelum dana dapat dicairkan.