Informasi Inventaris Pembaharuan Data Inventaris Penghapusan Peralatan

79 www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional 6 6 Manajemen Acara 80 Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id Manajemen Acara BAB 6 Sebelum kegiatan dilaksanakan, Organisasi harus mengembangkan Kerangka Acuan Kerja KAK .......

6.1 Pedoman untuk Melaksanakan Acara,

Pelatihan atau Lokakarya

6.1.1. Proses Dasar

Identiikasi Kegiatan Analisis Kebutuhan Kerangka Acuan Kerja Identiikasi Peserta Identiikasi Konsultan Anggaran dan Pengawasan 81 www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional Ketika Organisasi berencana akan mengadakan acara, pelatihan atau lokakarya maka pedoman berikut ini memberikan penjelasan yang mudah dimengerti tentang prosesnya.

1. Identiikasi KegiatanAnalisis Kebutuhan

Organisasi harus mengidentiikasi kegiatan yang perlu dilaksanakan.

2. Kerangka Acuan Kerja

Sebelum kegiatan dilaksanakan, Organisasi harus mengembangkan Kerangka Acuan Kerja KAK yang mencakup: tujuan kegiatan, sasaran, jadwal, hasil yang diharapkan, dan sebagainya. Kerangka Acuan Kerja ini harus diperiksa bersama-sama dengan anggota tim yang lain sesuai dengan kebutuhan. Lihat Lampiran 6.1

3. Identiikasi Peserta

Organisasi harus membuat daftar peserta yang akan diundang ke acara, pelatihan atau lokakarya, dan memberikan perincian yang lengkap mengenai Organisasi, posisi, kota asal, dan sebagainya.

4. Identiikasi Konsultan

Organisasi harus mengidentiikasi konsultan yang memenuhi syarat sebagai nara sumber, pembicara utama atau fasilitator. Untuk kegiatan-kegiatan yang didanai oleh USAID, formulir Biodata USAID 1420, Daftar Riwayat Hidup dan Lingkup Pekerjaan harus diajukan dan diperiksa oleh Departemen SDM Organisasi. Formulir Biodata USAID 1420, atau pernyataan calon konsultan mengenai riwayat gajinya selama tiga tahun terakhir, perincian pemberi kerja nama penanggung jawab, alamat email, nomor telepon, alamat Organisasi, dan salinan kontrak terakhir harus diserahkan untuk menentukan tarif pelayanan yang tepat yang akan disediakannya.

5. Anggaran dan Pengawasan

Susunan anggaran acara, pelatihan atau lokakarya hendaknya memerinci perkiraan biaya kegiatan. Anggaran hendaknya didasarkan pada rencana kerja Organisasi yang telah disetujui untuk kegiatan internal maupun yang didanai Donor. Anggaran dan Kerangka Acuan Kerja KAK hendaknya ditinjau dan disetujui oleh Direktur Organisasi. Lihat Lampiran 6.2

6.1.2. Undangan

Undangan harus dikirim ke peserta jauh di muka yang mencantumkan informasi logistik termasuk biaya yang ditanggung dan tidak ditanggung serta biaya-biaya yang harus ditutupi oleh peserta sendiri.