51
www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional
dan tidak harus mencerminkan pandangan [sebutkan Donornegara Donor].
Lihat Lampiran 3.3
2.4 Pemantauan dan Pelaporan
Organisasi harus menyerahkan laporan bulanan dan triwulan laporan keuangan dan program, dan
laporan akhir untuk periode terakhir. Donor menganjurkan Organisasi untuk menetapkan
prosedur internal yang eisien untuk memenuhi batas akhir laporan yang dibutuhkan. Lalai untuk
menyerahkan laporan tepat pada waktunya dapat menunda pencairan kepada Organisasi sehingga
menghambat kemajuan yang memuaskan dari kegiatan-kegiatan yang direncanakan dan
keberhasilan proyek. Setiap laporan akan ditinjau kelengkapannya oleh Donor dan dipantau
kesesuaiannya dengan rencana strategis untuk memastikan ada kemajuan yang dicapai.
2.4.1. Laporan BulananTriwulan
2.4.1.1. Laporan Keuangan
Organisasi harus menyerahkan Laporan Keuangan bulanan kecuali ditetapkan lain oleh Donor
berdasarkan tanggal penandatanganan perjanjian hibah. Laporan keuangan hendaknya terdiri dari:
1. Laporan pengeluaran bulanan termasuk kebutuhan anggaran selama 1 bulan
berdasarkan estimasi kebutuhan dana Organisasi selama 1 bulan;
2. Salinan rekening Koran dan rekonsiliasi bank; 3. Daftar inventaris peralatan yang dilaporkan
setiap triwulan. Lihat Bab 7. Cost Share
2.4.1.2. Laporan Narasi Program
Organisasi harus menyampaikan laporan narasi bulanan yang menguraikan perkembangan dan
pencapaian program selama periode pelaporan serta rencana kegiatan untuk bulan berikutnya. Sebuah
laporan pemantauan dan evaluasi untuk mengukur pencapaian sesuai dengan indikator-indikator yang
disepakati harus disusun setiap triwulan. Lihat Lampiran 2.4
2.4.2. Pelaporan Akhir
2.4.2.1. Laporan Keuangan Akhir
Laporan keuangan akhir akan diberi tanda Final dan mencantumkan semua biaya akhir yang
dikeluarkan oleh Organisasi berdasarkan pencairan
52
Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id
BAB 2 - Manajemen Hibah
dana yang diminta. Laporan akhir akan memberikan rekonsiliasi laporan keuangan bulanan yang
telah diveriikasi oleh Donor. Veriikasi dilakukan untuk memastikan agar dokumen pengeluaran
hibah sesuai dengan standar Donor. Apabila ada penyesuaian karena dokumen tidak lengkap, salah
penghitungan atau alasan lainnya maka laporan yang diveriikasi oleh Donor akan menjadi dasar
untuk melakukan rekonsiliasi terhadap laporan
keuangan. Langkah pertama dalam penutupan laporan
keuangan adalah meminalisasi total pengeluaran. Proses ini membantu menentukan apakah ada dana
yang tersisa dan memastikan bahwa Organisasi telah menanggung total cost share minimum yang
diwajibkan. Lihat Lampiran 2.5
2.4.2.2. Laporan Program Akhir
Laporan narasi akhir laporan akhir penerima hibah harus menguraikan semua kegiatan yang
telah dilaksanakan, pencapaian, masalah yang dihadapi maupun pembelajaran yang dipetik
dan praktek terbaik yang dikumpulkan selama pelaksanaan proyek. Laporan pemantauan terhadap
penerima hibah dalam periode terakhir kegiatan perlu dimasukkan dalam laporan kinerja akhir.
Laporan kinerja akhir Organisasi setidaknya akan mencakup hasil akhir, pembelajaran yang dipetik
dan kesimpulan. Banyak Organisasi memilih untuk melakukan
langkah pelaporan program akhir lebih lanjut dan menciptakan sesuatu yang bertahan lama
untuk mereka bagikan kepada penerima manfaat, masyarakat, sub-penerima hibah dan LSM-LSM
lain. Dengan demikian, Organisasi dapat menyoroti keberhasilannya dan mendokumentasikan
pembelajaran yang dipetiknya serta berkontribusi bagi upaya yang sedang berlangsung untuk
meningkatkan pendampingan di bidang fokus bersangkutan.
Lihat Lampiran 2.6
2.4.2.3. Laporan Pajak
Organisasi harus bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pajak penghasilan
yang diwajibkan oleh undang-undang dibayar atau dipotong dari gaji, biaya jasa atau honor karyawan,
pegawai, narasumber, fasilitator, pelatih dan peneliti sesuai dengan perjanjian hibah. Laporan pajak
harus disimpan dalam arsip dan disampaikan kepada Donor atau auditor bila diminta. Organisasi
harus menyerahkan laporan PPN mengenai peralatan yang dibeli sesuai dengan tagihan yang
menyebutkan pemotongan untuk PPN. Laporan PPN harus dilaporkan per tahun anggaran.
Lihat Lampiran 2.7
