44
Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id
BAB 2 - Manajemen Hibah
3. Dasar Pemikiran
Menguraikan dasar pemikiran program, termasuk analisis, intervensi geograis, aspek sosial dan
politik.
4. Tujuan Umum dan Khusus
Menjelaskan tujuan umum yang ingin dicapai dari program dan juga target keluaran yang ingin dicapai.
5. Kegiatan dan Pendekatan Strategis
Menguraikan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai setiap tujuan khusus. Menjelaskan
hasil setiap kegiatan dan inikator pengukuran data.
6. Monitoring dan Evaluasi
Menguraikan strategi monitoring dan evaluasi untuk mencapai keberhasilan program.
7. Pelaporan
Menjabarkan jangka waktu pelaporan dan tipe pelaporan.
Lihat Lampiran 2.1a.
2.1.1.2. Rencana Pelaksanaan
Rencana pelaksanaan yang baik harus memperlihatkan bagaimana hasil yang diharapkan
akan dicapai. Apa saja kegiatan, proses atau strategi yang diperlukan untuk mencapai hasil itu? Mengapa
rencana kerja tersebut akan mendatangkan hasil yang diinginkan? Apa jadwal yang telah disusun
untuk mencapai hasil tersebut? Lihat Lampiran 2.1b.
2.1.1.3. Rencana Monitoring dan Evaluasi
Rencana Monitoring dan Evaluasi yang baik harus berisi sejumlah indikator yang memungkinkan
pengukuran kemajuan secara berkelanjutan menuju hasil yang ditargetkan. Untuk setiap hasil
yang dicapai, apa indikator kinerjanya? Apa data dasarnya? Apa target kinerjanya? Apa jadwal yang
telah disusun untuk mencapai hasil? Untuk setiap indikator kinerja, apa deinisinya dan apa satuan
ukurannya? Apa rencana untuk melaporkan dan
menggunakan informasi kinerja? Lihat Lampiran 2.1c.
2.1.1.4. Anggaran dan Penjelasan Anggaran
Setiap permohonan harus berisi anggaran dengan perincian mata anggaran yang disertai dengan
penjelasan anggaran yang mencakup semua biaya. Anggaran lump-sum tidak akan diterima.
Anggaran yang diterima berisi semua biaya yang diperinci menurut biaya satuan dan secara jelas
memperlihatkan jumlah satuan yang digunakan untuk setiap mata anggaran. Uraian anggaran
45
www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional
akan menjelaskan bagaimana Organisasi telah mengeluarkan setiap biaya satuan dan jumlah
satuan untuk setiap mata anggaran. Lihat Lampiran 2.1d.
2.1.1.5. Kuesioner Sistem Manajemen MSQ
Melalui penilaian diri self-assessment Organisasi dapat memveriikasi kapasitas atau potensi
kapasitasnya untuk mencapai kinerja yang
memadai sesuai dengan prinsip-prinsip yang ditetapkan oleh USAID dan donor-donor lain dengan
memastikan bahwa sistem akuntansi, pengarsipan dan manajemen keuangan secara keseluruhan
memenuhi standar yang berlaku serta melihat apakah sistem kendali internal Organisasi berjalan
secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip biaya yang berlaku.
Lihat Bab 3, Bagian 3.3 Sistem Kendali Internal. Lihat Lampiran Apendiks 2.1e.
2.1.1.6. Dokumen Pendukung Lain
1. Informasi kontak sebagai acuan untuk implementasi sedikitnya dalam tiga 3 proyek
sebelumnya; 2. Salinan laporan keuangan Organisasi untuk
periode 3 tahun sebelumnya, yang telah diaudit oleh akuntan publik atau auditor lain yang diakui
oleh donor; 3. Salinan kebijakan dan prosedur akuntansi,
pembelian, pengelolaan properti, dan personalia; 4. Proyeksi anggaran, arus kas dan struktur
organisasi; 5. Biodata personil kunci yang terlibat dalam
proyek.
2.2 Persiapan Hibah
Tahap pemberian hibah dimulai ketika Donor memberitahukan Organisasi bahwa Organisasi
telah dipilih sebagai inalis untuk menerima hibah. Setelah itu, serangkaian kegiatan dilakukan yang
meliputi survei pra-pemberian hibah, perundingan dan inalisasi pemberian hibah. Beberapa tugas
yang dilakukan selama tahap ini harus diselesaikan
sebelum pemberian hibah ditandatangani. Sedangkan tugas lainnya dapat berlanjut ke tahap
awal seperti menindaklanjuti temuankondisi survei pra-pemberian hibah tetapi semua tugas pada
tahap pemberian hibah biasanya harus diselesaikan sebelum implementasi dapat dimulai.
2.2.1. Proses Penilaian Sebelum Pemberian Hibah
Patut diingat bahwa pemberitahuan dari Donor mengenai permohonan pendanaan hanya
permulaan dan bukan jaminan bahwa permohonan itu pasti akan disetujui. Sebaliknya, itu berarti bahwa
Kategori