54
Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id
BAB 2 - Manajemen Hibah
2.5.3. Laporan Inventaris Akhir
Dalam waktu 90 hari calendar sejak tanggal berakhirnya pemberian hibah, daftar inventaris
akhir harus diserahkan yang mencantumkan semua peralatan yang dibeli dengan dana hibah atau yang
diterima dari Donor. Daftar inventaris harus dibuat bersamaan dengan laporan akhir, dan harus disusun
sesuai dengan ketentuan perjanjian dan rencana penghapusan yang disetujui oleh Donor.
2.5.4. Surat Penutupan
Langkah terakhir dari seluruh proses penutupan adalah penyerahan surat kepada Organisasi dari
Donor yang menegaskan bahwa tindakan penutupan utama telah diselesaikan, termasuk pengajuan
tagihan akhir, daftar inventaris dan semua laporan lain kepada pihak-pihak terkait dan penutupan
semua proyek hibah.
55
www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional
33
Manajemen Keuangan
56
Modul Keuangan dan Operasional www.kinerja.or.id
Manajemen Keuangan
BAB 3
Pencatatan barang-barang yang
diperoleh dari dana donor harus disimpan selama
tiga tahun setelah tanggal serah terima
barang tersebut .......
3.1 Sistem Akuntansi Umum
Sistem akuntansi umum menggolongkan dan menyajikan alur informasi akuntansi dari dokumen
sumber semula ke jurnal dan akhirnya ke buku besar General Ledger. Buku besar merupakan
dasar untuk penyusunan laporan keuangan. Sistem akuntansi umum meliputi:
1. Chart of Account dan deskripsi akun; 2. Pengendalian internal;
3. Panduan operasional dan keuangan donor; 4. Prosedur akuntansi terperinci;
5. Prosedur alur low chart dari sistem utama;
6. Formulir akuntansi yang digunakan dalam proses pencatatan.
Sistem mengadopsi konsep Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum. Sistem ini mewajibkan agar
pencairan dilakukan melalui proses persetujuan, identiikasi dan klasiikasi yang tepat. Sistem ini
dirancang untuk operasi keuangan USAID atau
proyek-proyek bantuan Donor lainnya tetapi sistem ini cukup leksibel untuk memenuhi kegiatan
operasional dan keuangan Organisasi secara
keseluruhan. Pencatatan barang-barang yang diperoleh dari dana
donor harus disimpan selama tiga tahun setelah tanggal serah terima barang tersebut kepada pihak
lain yang disetujui oleh donor.
57
www.kinerja.or.id Modul Keuangan dan Operasional
3.2 Chart of Accounts
Berikut ini adalah akun pengeluaran yang direkomendasikan dari Diagram Akun, dan
menjelaskan bagaimana biaya-biaya akan dikelompokkan. Organisasi harus konsisten
saat mengelompokkan biaya dalam setiap mata anggaran dan sub-akun yang dijelaskan di bawah ini
yang dapat menghasilkan anggaran bulanan beserta laporan permintaan dana, untuk keseluruhan mata
anggaran. Organisasi tidak harus menggunakan semua akun biaya tersebut karena daftar ini hanya
menggambarkan kemungkinan kebutuhan suatu Organisasi dan bisa dijadikan referensi.
Lihat Lampiran 3.1
3.3 Sistem Pengendalian Internal
Tujuan utama sistem pengendalian internal adalah: secara isik melindungi aset Organisasi yaitu
untuk mencegah kecurangan dan kerugian lain;
dan memastikan keakuratan dan kelengkapan pencatatan akuntansi. Untuk mencapai tujuan
tersebut, sistem akuntansi hendaknya dirancang untuk memenuhi sisi pengendalian internal dasar
berikut ini:
1. Otorisasi
Pengendalian otorisasi harus memberikan kepastian yang memadai bahwa transaksi, peristiwa yang
menimbulkan transaksi, dan prosedur pemrosesan transaksi diotorisasi sesuai dengan peraturan
perundang-undangan dan kebijakan manajemen.
2. Persetujuan
Pengendalian persetujuan harus memberikan kepastian yang memadai bahwa orang-orang yang
tepat menyetujui transaksi yang dicatat sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan.
3. Pemisahan Tugas
Pengendalian pemisahan tugas dirancang untuk mengurangi kesempatan bagi seseorang melakukan
danatau menyembunyikan kesalahan atau penyimpangan dari pelaksanaan tugas mereka.
Hal ini berarti bahwa pengendalian isik terhadap aset harus dipisahkan dari fungsi pencatatan dan
operasional. Jika Organisasi tidak mempunyai staf yang memadai
untuk mewujudkan pemisahan tugas yang optimal maka pengawasan manajemen perlu ditingkatkan
untuk menggantikan fungsi yang tumpang tindih.
4. Desain dan Penggunaan Pencatatan
Tujuan pengendalian desain dan penggunaan pencatatan adalah untuk membantu memberikan
kepastian yang memadai bahwa transaksi dan kejadian telah dicatat sebagaimana mestinya.
Kategori