Reactie van de Vlaamse minister van Financiën en Begroting

Algemene beoordeling van het concept Het Rekenhof stelde met de beschikbare documentatie een schema op van de goedkeurings - stroom voor de betrokken documenttypes. Het stelde vast dat deze stroom conceptueel vol- doet aan de geldende normen. Er is voor alle documenttypes in diverse goedkeuringsstappen met verschillende uitvoerders voorzien. Er is variatie naargelang het documenttype, maar de keuze van de gevolgde stroom is telkens verantwoord. Een koppeling met eventuele voorgaan - de stappen laat toe een transactie doorheen het systeem te volgen. De controlestroom is ook degelijk gedocumenteerd met teksten, schermafdrukken en stroomschema’s. De documenta- tie is voldoende toegankelijk langs het intranet van de Vlaamse overheid. De indruk bestaat dat de Vlaamse overheid voldoende opleiding en cursussen organiseert. De teksten zelf zijn soms voor verbetering vatbaar, zoals de beschrijvingen van de rollen en autorisaties. Praktijktesten Het Rekenhof ging in een aantal testen ook de praktijk na. Het controleerde de beschikbare bestanden op: de doorlopende nummering in de goedkeuringsstroom, uniciteit geen on - geoorloofde duplicaten, de opeenvolging van de controlestappen, functiescheiding en het autorisatiekarakter van de actoren. Bij het downloaden van de gegevens bleek dat zij niet altijd betrouwbaar of volledig waren. De Vlaamse overheid kent dat probleem en het staat op de lijst van vereiste aanpassingen aan Orain. Het Rekenhof deed verder de volgende vaststellingen: • De nummering van de inkooporders, facturen en onkostennota’s liep niet door. Dit is het gevolg van een basiskeuze in Orain: nummers van nog niet goedgekeurde documenten die de gebruiker weer verwijdert, zijn niet opnieuw bruikbaar. Dat aanpassen zou duur maatwerk meebrengen. In de gedownloade gegevens ontbraken voorts declaraties die wel degelijk in Orain bleken te bestaan. • De duplicatentest leverde geen problemen op 75 . • Een beperkt aantal problemen met controlestapvolgorde bij inkooporders is inmiddels ver- holpen of werd afdoende verklaard. Een aantal facturen droeg een factuurdatum van na de grootboekdatum. De Vlaamse overheid kon daarvoor een aanvaardbare verklaring geven. • De Vlaamse overheid respecteert doorgaans het principe van de functiescheiding. Bij ge- brek aan invoerdersgegevens in de bestanden, is het echter niet mogelijk na te gaan of de functiescheiding ook voor deze actor werd gerespecteerd. In een beperkt aantal gevallen en voor geringe bedragen waren de invoerder en de goedkeurder van declaraties eenzelfde persoon. • De velden voor de goedkeuring door de budgethouder en de boekhouder bleven bij een re- latief groot aantal inkooporders en facturen oningevuld. De Vlaamse overheid gaf daarvoor aannemelijke verklaringen 76 . 75 De duplicatentest was irrelevant bij onkostennota’s aangezien een declaratie uit meer regels kan bestaan en het be- stand met de goedkeuringsstroomgegevens al deze regels bevat Een poging dit op te vangen met het uniek maken van de declaraties door gegevens van meer velden te gebruiken, bleek technisch onvoldoende betrouwbaar te zijn. 76 Zo zouden inkooporders met correcties op bestemmingswijzigingen, gemeenschappelijke subsidiebesluiten of be- paalde revisies niet in de gewone goedkeuringsstroom voorkomen. Bovendien zouden veel facturen die zijn goed- gekeurd in het randsysteem dat ze aanmaakte, geen goedkeuring in de module crediteuren meer krijgen. Mogelijke verklaringen bij onkostennota’s zouden liggen in heropgestarte declaraties, die een nieuwe goedkeuring vergen, en forfaitaire declaraties, die geen goedkeuring behoeven.