Inleiding Uitgavencyclus Orain en boeking in de module crediteuren

Algemene beoordeling van het concept Het Rekenhof stelde met de beschikbare documentatie een schema op van de goedkeurings - stroom voor de betrokken documenttypes. Het stelde vast dat deze stroom conceptueel vol- doet aan de geldende normen. Er is voor alle documenttypes in diverse goedkeuringsstappen met verschillende uitvoerders voorzien. Er is variatie naargelang het documenttype, maar de keuze van de gevolgde stroom is telkens verantwoord. Een koppeling met eventuele voorgaan - de stappen laat toe een transactie doorheen het systeem te volgen. De controlestroom is ook degelijk gedocumenteerd met teksten, schermafdrukken en stroomschema’s. De documenta- tie is voldoende toegankelijk langs het intranet van de Vlaamse overheid. De indruk bestaat dat de Vlaamse overheid voldoende opleiding en cursussen organiseert. De teksten zelf zijn soms voor verbetering vatbaar, zoals de beschrijvingen van de rollen en autorisaties. Praktijktesten Het Rekenhof ging in een aantal testen ook de praktijk na. Het controleerde de beschikbare bestanden op: de doorlopende nummering in de goedkeuringsstroom, uniciteit geen on - geoorloofde duplicaten, de opeenvolging van de controlestappen, functiescheiding en het autorisatiekarakter van de actoren. Bij het downloaden van de gegevens bleek dat zij niet altijd betrouwbaar of volledig waren. De Vlaamse overheid kent dat probleem en het staat op de lijst van vereiste aanpassingen aan Orain. Het Rekenhof deed verder de volgende vaststellingen: • De nummering van de inkooporders, facturen en onkostennota’s liep niet door. Dit is het gevolg van een basiskeuze in Orain: nummers van nog niet goedgekeurde documenten die de gebruiker weer verwijdert, zijn niet opnieuw bruikbaar. Dat aanpassen zou duur maatwerk meebrengen. In de gedownloade gegevens ontbraken voorts declaraties die wel degelijk in Orain bleken te bestaan. • De duplicatentest leverde geen problemen op 75 . • Een beperkt aantal problemen met controlestapvolgorde bij inkooporders is inmiddels ver- holpen of werd afdoende verklaard. Een aantal facturen droeg een factuurdatum van na de grootboekdatum. De Vlaamse overheid kon daarvoor een aanvaardbare verklaring geven. • De Vlaamse overheid respecteert doorgaans het principe van de functiescheiding. Bij ge- brek aan invoerdersgegevens in de bestanden, is het echter niet mogelijk na te gaan of de functiescheiding ook voor deze actor werd gerespecteerd. In een beperkt aantal gevallen en voor geringe bedragen waren de invoerder en de goedkeurder van declaraties eenzelfde persoon. • De velden voor de goedkeuring door de budgethouder en de boekhouder bleven bij een re- latief groot aantal inkooporders en facturen oningevuld. De Vlaamse overheid gaf daarvoor aannemelijke verklaringen 76 . 75 De duplicatentest was irrelevant bij onkostennota’s aangezien een declaratie uit meer regels kan bestaan en het be- stand met de goedkeuringsstroomgegevens al deze regels bevat Een poging dit op te vangen met het uniek maken van de declaraties door gegevens van meer velden te gebruiken, bleek technisch onvoldoende betrouwbaar te zijn. 76 Zo zouden inkooporders met correcties op bestemmingswijzigingen, gemeenschappelijke subsidiebesluiten of be- paalde revisies niet in de gewone goedkeuringsstroom voorkomen. Bovendien zouden veel facturen die zijn goed- gekeurd in het randsysteem dat ze aanmaakte, geen goedkeuring in de module crediteuren meer krijgen. Mogelijke verklaringen bij onkostennota’s zouden liggen in heropgestarte declaraties, die een nieuwe goedkeuring vergen, en forfaitaire declaraties, die geen goedkeuring behoeven. REKENINGENBOEK OVER 2013 REKENHOF, OKTOBER 2014 VLAAMS PARLEMENT STUK 36 2014-2015 – NR. 1 61 • De autorisatietesten gaven in eerste instantie geen bevredigende resultaten. Ook na over- leg met de Vlaamse overheid en onderzoek van een ouder Orainrapporten bleek dat een beperkt aantal actoren goedkeuringen verrichtte zonder opgenomen te zijn in het bestand met actorengegevens, mogelijks door de soms onduidelijke codering in het bestand met ge - gevens over gebruikersrollen. De actorenbestanden vermelden overigens geen einddatum van hun bevoegdheden. • Orain steunt bijna uitsluitend op standaardinkooporders. De Vlaamse overheid gaf toe dat de autonome entiteiten niet altijd alle Orainmogelijkheden gebruikt. Financiën en Begroting beschikt niet over de bevoegdheid de boekhoudcellen op dat vlak bij te sturen. • De ontvangstdatum van de facturen was niet altijd correct ingevuld.

5.6.5 Conclusies

In het kader van een gefaseerd onderzoek van het boekhoudsysteem Orain, onderzocht het Rekenhof de boekingen van inkooporders, facturen en onkostennota’s in de module crediteu - ren. Het stelde vast dat de tijdige betaling van facturen de laatste jaren sterk achteruitgegaan is. De Vlaamse Regering heeft daarom een stappenplan naar elektronische facturatie en intel- ligente factuurscanning uitgewerkt, waarin echter nog niet alle beleidsdomeinen instapten. Onder meer MOW, dat bijna alle verwijlintresten veroorzaakt, ontbreekt nog. Bovendien zijn nog lankerende maatregelen nodig om tot een maximale tijdigheid van betaling te komen. Voorts stelde het Rekenhof een aantal tekortkomingen vast in de Orain-goedkeuringsstromen en de interne controle daarop, die leidden tot een aantal technische systeemaanbevelingen en tot de noodzaak aan bijkomende steekproefcontroles.

5.6.6 Aanbevelingen

• De Vlaamse Regering dient erover te waken dat alle entiteiten van de Vlaamse overheid onverwijld instappen in de uitgetekende maatregelen voor een maximale tijdigheid van factuurbetaling. Zij dient bovendien te voorzien in lankerende maatregelen. • De Vlaamse overheid dient de interne controle op de goedkeuringsstromen voor de Orainmodule crediteuren aan te scherpen door een aantal technische aanbevelingen van het Rekenhof in de praktijk te brengen.