Kwrt1 Kwrt2
Kwrt3 Kwrt4
Eindtotaal Evolutie
2010 28.017
591.717 1.635.126
406.836 2.661.696
2011 539.885
410.476 513.017
1.321.335 2.784.713
+5 2012
622.627 705.380
653.537 1.978.246
3.959.790 +42
2013 551.987
1.426.067 687.710
2.119.024 4.784.788
+21 2014
356.999 1.045.562
70
1.531.495 Bron: Boekhoudsleuteltotalen Orain
De Vlaamse Regering
71
heeft daarom de elektronische facturatie bij de diensten van de Vlaamse overheid en de Vlaamse instellingen ingevoerd, met de strategische doelstellingen
alle inkomende facturen vanaf 1 januari 2017 digitaal te verwerken en te komen tot een maxi -
male tijdige betaling tegen 1 januari 2015. Op operationeel vlak mag de Vlaamse overheid vanaf 2015 factuurinformatie digitaal overdragen. Vanaf 1 januari 2017 moet het dat maximaal
doen. Vanaf 2015 moet het ook de inanciële processen optimaliseren en moeten alle diensten werken met een inancieel systeem dat een connectie heeft met het e-invoicingplatform. Dat
platform moest tegen 1 januari 2014 opgezet zijn. Het moet facturen ontvangen en doorsturen naar Orain.
Sinds enkele jaren scannen sommige entiteiten van de Vlaamse overheid al facturen in om ze in Orain elektronisch raadpleegbaar te maken langs het documentmanagementsysteem
DMS. De invoer van de verschillende velden in Orain blijft echter manueel.
In juli 2013 startte ook de intelligente inscanning van facturen door een centrale postkamer in het beleidsdomein Financiën en Begroting. Deze inscanning zorgt samen met een vooraf in-
gevoerd inkooporder voor de automatische invulling van de velden in de module crediteuren. De onderstaande tabel toont per beleidsdomein het aantal facturen dat in de eerste helft van
2014 ingescand werd.
DMS Intelligent
Niet gescand Totaal
Geen BD vermeld 265
477 742
DAR 1
1.769 1.770
BZ 5.224 7.202 4.990 17.416
FB 2.704
1.193 11.963
15.860 IV
1.324 1.324 EWI
4 296
2.738 3.038
OV 7.698
4.419 12.117
WVG 1
216 8.758
8.975 CJSM
5.237 1.507
1.816 8.560
WSE 25
2.526 2.551
LV 17 485 4.752 5.254
LNE 28 3.466 10.014 13.508
MOW 1
114 33.162
33.278 RWO
2 374
5.143 5.519
KAB 2.479
8 354
2.841 Totaal
23.660 14.887
94.205 132.753
Bron: Alle facturen uit rapport Facturen per leverancier met status goedgekeurd, met uitzondering van de factu- ren van entiteit NE0. Dat zijn facturen van huisvestingspremies die individueel opgeladen worden via een inter-
face en niet worden ingescand in Orain.
70
Gegevens tot 31 augustus 2014.
71
VR 2013 1207 DOC 07351.
REKENINGENBOEK OVER 2013
REKENHOF, OKTOBER 2014 VLAAMS PARLEMENT
STUK 36 2014-2015 – NR. 1
59
Nog niet alle beleidsdomeinen zijn dus al in dit project ingestapt. Vooral MOW, dat verant- woordelijk is voor bijna alle verwijlintresten, moet nog een grote inspanning leveren. De
Vlaamse overheid liet de beslissing te starten met intelligent scannen aan de inhoudelijke diensten over. Het stelde geen stappenplan voor de instap op.
Uit de managementrapportering blijkt dat het percentage laattijdige betalingen bij intelligent gescande facturen daalde. Toch zijn nog lankerende maatregelen nodig om het percentage
verder te doen dalen en aan de tweede strategische doelstelling te voldoen tegen 1 januari 2015. De onderstaande tabel toont het betalingsgedrag in de eerste acht maanden van 2014.
Intelligent gescande facturen 1
2 3
4 5
6 7
8 Totaal
Te Late Betalingen 18
13 14
10 15
16 15
19 15
Tijdige Betalingen 82
87 86
90 85
84 85
81 85
Alle facturen 1
2 3
4 5
6 7
8 Totaal
Te Late Betalingen 19
21 19
16 20
24 20
22 20
Tijdige Betalingen 81
79 81
84 80
76 80
78 80
Bron: Rapporten Betaalgedrag- te late betalingen exclusief orde en thesaurierekeningen.
In sommige gevallen ontbrak een vooraf ingevoerd inkooporder, waardoor een deel van het voordeel van intelligent scannen verdween. De overheid dient dan ook maatregelen te tref-
fen om de voorafgaandelijke boeking van een inkooporder te maximaliseren. Bovendien was de ontvangstdatum bij manueel ingevoerde facturen soms onjuist. Het e-invoicingplatform
was op 1 januari 2014 ten slotte nog niet operationeel. Volgens het departement Financiën en Begroting zal dat er pas op 1 januari 2015 zijn.
5.6.4 Interne controle op de Orain-goedkeuringsstroom
Het Rekenhof onderzocht de goedkeuringsstroom in de module crediteuren van de inkoop -
orders of vastleggingen
72
, de inkomende facturen, de subsidie- en dotatiebetalingen en de onkostennota’s van het personeel van de Vlaamse overheid declaraties. Het betrokken inter
- ne-controlesysteem bestaat uit drie belangrijke actoren:
• De budgethouder
73
staat in voor de goedkeuring van de transactie na inhoudelijke controle autorisaties, uitgavenverantwoording, dossiervolledigheid, … en de vastlegging van het
budget. Bij facturen is de tussenkomst van de budgethouder enkel vereist indien het bedrag op de factuur niet overeenstemt met het bedrag op het inkooporder.
• De boekhouder staat in voor de boekhoudtechnische controle. • De controleur van de vastleggingen CVL controleert of de uitgave wettelijk en reglemen-
tair is en of de kredieten niet worden overschreden
74
.
72
Een inkooporder kan optioneel worden voorafgegaan door een bestelaanvraag. Omdat dit niet verplicht is, behalve voor gemeenschappelijke subsidiebesluiten, vielen bestelaanvragen buiten het onderzoek.
73
Of zijn gedelegeerde inhoudelijke controle of aangestelde goedkeuring na veriicatie en invoer van goedgekeurde transacties.
74
Bij facturen is in geen tussenkomst voorzien omdat de controle in principe al heeft plaatsgevonden bij de veriicatie van het inkooporder en het bedrag daarvan niet kan worden overschreven door een automatische systeemcontrole in
Orain. Daarbuiten zijn er nog tal van reglementaire uitzonderingen op de controle van de CVL.
Algemene beoordeling van het concept Het Rekenhof stelde met de beschikbare documentatie een schema op van de goedkeurings
- stroom voor de betrokken documenttypes. Het stelde vast dat deze stroom conceptueel vol-
doet aan de geldende normen. Er is voor alle documenttypes in diverse goedkeuringsstappen met verschillende uitvoerders voorzien. Er is variatie naargelang het documenttype, maar de
keuze van de gevolgde stroom is telkens verantwoord. Een koppeling met eventuele voorgaan
- de stappen laat toe een transactie doorheen het systeem te volgen. De controlestroom is ook
degelijk gedocumenteerd met teksten, schermafdrukken en stroomschema’s. De documenta- tie is voldoende toegankelijk langs het intranet van de Vlaamse overheid. De indruk bestaat
dat de Vlaamse overheid voldoende opleiding en cursussen organiseert. De teksten zelf zijn soms voor verbetering vatbaar, zoals de beschrijvingen van de rollen en autorisaties.
Praktijktesten Het Rekenhof ging in een aantal testen ook de praktijk na. Het controleerde de beschikbare
bestanden op: de doorlopende nummering in de goedkeuringsstroom, uniciteit geen on -
geoorloofde duplicaten, de opeenvolging van de controlestappen, functiescheiding en het autorisatiekarakter van de actoren. Bij het downloaden van de gegevens bleek dat zij niet altijd
betrouwbaar of volledig waren. De Vlaamse overheid kent dat probleem en het staat op de lijst van vereiste aanpassingen aan Orain. Het Rekenhof deed verder de volgende vaststellingen:
• De nummering van de inkooporders, facturen en onkostennota’s liep niet door. Dit is het
gevolg van een basiskeuze in Orain: nummers van nog niet goedgekeurde documenten die de gebruiker weer verwijdert, zijn niet opnieuw bruikbaar. Dat aanpassen zou duur
maatwerk meebrengen. In de gedownloade gegevens ontbraken voorts declaraties die wel degelijk in Orain bleken te bestaan.
• De duplicatentest leverde geen problemen op
75
. • Een beperkt aantal problemen met controlestapvolgorde bij inkooporders is inmiddels ver-
holpen of werd afdoende verklaard. Een aantal facturen droeg een factuurdatum van na de grootboekdatum. De Vlaamse overheid kon daarvoor een aanvaardbare verklaring geven.
• De Vlaamse overheid respecteert doorgaans het principe van de functiescheiding. Bij ge- brek aan invoerdersgegevens in de bestanden, is het echter niet mogelijk na te gaan of de
functiescheiding ook voor deze actor werd gerespecteerd. In een beperkt aantal gevallen en voor geringe bedragen waren de invoerder en de goedkeurder van declaraties eenzelfde
persoon.
• De velden voor de goedkeuring door de budgethouder en de boekhouder bleven bij een re- latief groot aantal inkooporders en facturen oningevuld. De Vlaamse overheid gaf daarvoor
aannemelijke verklaringen
76
.
75
De duplicatentest was irrelevant bij onkostennota’s aangezien een declaratie uit meer regels kan bestaan en het be- stand met de goedkeuringsstroomgegevens al deze regels bevat Een poging dit op te vangen met het uniek maken van
de declaraties door gegevens van meer velden te gebruiken, bleek technisch onvoldoende betrouwbaar te zijn.
76
Zo zouden inkooporders met correcties op bestemmingswijzigingen, gemeenschappelijke subsidiebesluiten of be- paalde revisies niet in de gewone goedkeuringsstroom voorkomen. Bovendien zouden veel facturen die zijn goed-
gekeurd in het randsysteem dat ze aanmaakte, geen goedkeuring in de module crediteuren meer krijgen. Mogelijke verklaringen bij onkostennota’s zouden liggen in heropgestarte declaraties, die een nieuwe goedkeuring vergen, en
forfaitaire declaraties, die geen goedkeuring behoeven.
