Nieuwe vaststellingen Toelagen en vergoedingen in het UZ Gent

REKENINGENBOEK OVER 2013 REKENHOF, OKTOBER 2014 VLAAMS PARLEMENT STUK 36 2014-2015 – NR. 1 111

8.7.13 Antwoord van de minister

De Vlaamse minister van Onderwijs heeft op 6 oktober 2014 geantwoord dat identieke ver- richtingen boekhoudkundig inderdaad zoveel mogelijk op dezelfde manier moeten worden verwerkt. De minister zal de aanbeveling daarom aan de VLIR bezorgen met de vraag dat de universiteiten onderling afspraken maken voor volgende jaarrekeningen. Samen met de re - geringscommissarissen wil de minister ten slotte ook bekijken hoe de andere aanbevelingen kunnen worden opgevolgd.

8.8 Rapportering over sociale en iscale lasten op centraal betaalde onderwijslonen

8.8.1 Inleiding

Het Rekenhof heeft onderzocht of de cijfers in de boekhouding van de Vlaamse Gemeenschap Orain over de onderwijslonen in overeenstemming zijn met andere bronnen, in het bijzon- der van de sociale zekerheid en de belastingdiensten bedrijfsvoorheing 172 . Het ging ook na of de onderwijsdiensten de betrokken sociale schulden binnen een redelijke termijn be - taalden. Het onderzoek beperkte zich tot de centraal betaalde lonen, voornamelijk voor het personeel van het lager, secundair, deeltijds kunst- en volwassenenonderwijs, alsook van de centra voor leerlingenbegeleiding en van de statutaire personeelsleden van de hogescholen. De verwerking van de lonen berust bij het Agentschap voor de Onderwijsdiensten AgODi 173 en het departement Onderwijs en Vorming. Het gaat om de lonen van ongeveer 180.000 per- soneelsleden. In 2013 vertegenwoordigden zij 7 miljard euro.

8.8.2 Systeemzwaktes

Het Rekenhof stelde op grond van informatie uit interviews en documentanalyse een sys- teembeschrijving op. De analyse ervan leidde tot de identiicatie van een aantal zwaktes: • De loonverwerkingsdiensten werken met een veelheid aan documenten. Sommige cijferge- gevens brengen zij manueel over van het ene naar het andere document. Dat verhoogt de kans op fouten. • Niettegenstaande de enorme loonmassa hebben de belastingdiensten en de RSZ-diensten de laatste jaren nauwelijks controles ter plaatse in het ministerie uitgevoerd. • De RSZ-verrichtingen vloeien niet rechtstreeks voort uit het computerprogramma dat de lonen berekent, maar verlopen volgens een apart circuit. • Het ministerie boekt geen RSZ-schulden in op grond van de eigen salarisadministratie, maar van de voorschot- en afrekeningsgegevens die de RSZ en de belastingdiensten be- 172 Het ministerie vernieuwt momenteel het salarissysteem. Deze vernieuwing zou in 2015-2016 klaar moeten zijn. Dit onderzoek heeft nog betrekking op het huidige systeem. Het Rekenhof heeft de RSZ-heingen en bedrijfsvoorhef- ingsinhoudingen niet inhoudelijk geanalyseerd. Het controleerde bv. niet of op alle verloningscomponenten bedrijfs- voorheing werd ingehouden, noch of de juiste percentages werden gebruikt voor de RSZ-heingen. 173 Ook al vallen het volwassenenonderwijs en de hogescholen onder AHOVOS. zorgen. Dat heeft onder meer als gevolg dat het de patronale RSZ maar op kwartaalbasis inboekt, in plaats van maandelijks 174 . • De loonverwerkingsdiensten corrigeren de RSZ sporadisch manueel. Aldus bestaat het risico op een afwijking tussen de salarisgegevens in het RSZ-systeem en het eigen loonberekeningsprogramma. • Het ministerie vraagt de RSZ en de belastingdiensten geen bevestigingen van de openstaan- de schulden ter versterking van de eigen interne controle.

8.8.3 Gegevensaansluiting

Het Rekenhof stelde vast dat het salarissysteem een aantal brondocumenten genereert, die samengevat worden ingeboekt. De boekingen sloten daarbij aan bij de brondocumenten en met de loongegevens in de uitvoeringsrekening. Ook de controle op de betalingssnelheid van de betrokken schulden leverde geen opmerkin- gen op. Ten slotte kwamen de gegevens in de boekhouding overeen met die in de aangiften van be - drijfsvoorheing en RSZ. Dat is logisch, aangezien het ministerie ze, zoals vermeld, boekt op grond van de documenten die de RSZ en de belastingdiensten bezorgen. Het Rekenhof vroeg daarom ook een verklarende lijst voor het verschil tussen de brutolonen op de RSZ-aangiften en Orain. De administratie kon een dergelijke afstemming, nochtans een instrument van interne controle dat bijdraagt tot een betere beheersing van de juistheid en volledigheid van de salarisgegevens, niet voorleggen.

8.8.4 Conclusies