Aanbevelingen Opstart van het Strategisch Actieplan Limburg in het Kwadraat

drie universiteiten ontvingen geen verslag over de uitvoering van de begroting. Deze verschil- lende werkwijzen bemoeilijken de onderlinge vergelijkbaarheid van de universiteiten. Het Rekenhof stelde overigens vast dat alle universiteiten de afspraken terzake volgden 108 . De on- derstaande tabel schematiseert de verschillen. Universiteit 109 UAntwerpen VUB UGent UHasselt KU Leuven Verklaring over jaarrekening op basis van X X X X X besluit van 21 december 2007 Oordeel over jaarrekening op basis van - X Verslag van - X besluit van 7 september 2012 niet-bevinding Oordeel over ESR-rapportering op basis van besluit van 7 september 2012 X X X X X Oordeel over uitvoeringsrekening van de begroting op basis van besluit van 7 september 2012 - - X - X opgenomen in de jaarrekeningbundel niet opgenomen in de jaarrekeningbundel De universiteiten hebben in 2013 uiteenlopende ESR-rapporteringen aan het Rekenhof voor- gelegd. De onderstaande tabel geeft daarvan een overzicht. Universiteit Rapportering en bemerkingen UGent De jaarrekeningenbundel bevat als bijlage de Jaarrekening UGent 2013 volgens ESR- rapportering. Het betreft de tabel van de ESR-codes met de bedragen. KU Leuven Deel 6 van de jaarrekening 2013 gaat over de ESR-rapportering. Het bevat behalve de rekening op zich tabel met ESR-codes en bedragen ook een berekening van het ESR- vorderingensaldo, een overzicht van relaties met te consolideren instellingen en een overzicht van de koppeling tussen de bedrijfseconomische rekeningen en de ESR-codes. VUB De VUB rapporteerde over de ESR-rekening via de verklaring van de bedrijfsrevisor: het nam bij de verklaringen van de bedrijfsrevisor ook diens tabel op die bij elke economi- sche grootboekrekening vermeldde welk bedrag onder welke ESR-code viel. Daardoor is het niet duidelijk hoeveel bv. werd geregistreerd op ESR-code 11.11. Het vermelde be- drag betreft immers een saldo, samengesteld uit verschillende grootboekrekeningen. De rapportering maakt zelf geen som. UAntwerpen In de jaarrekening staat de ESR-rekening lijst met codes en bedragen onder hoofding 6. UHasselt Het jaarverslag 2013 rapporteerde niet over de ESR-rekening. De raad van bestuur keur- de wel een ESR-uitvoeringsrekening goed en bezorgde die aan de dienst Certiiëring Rechtspersonen. Zij werd echter volgens de universiteit bewust niet opgenomen in het jaarverslag. Het rekendecreet verplicht de universiteiten met het oog op ESR-consolidatie de consolide- rende overheid een ESR-rekening te bezorgen. De dienst Certiiëring Rechtspersonen van de Afdeling Jaarrekening en Certiiëring vroeg de universiteiten hun ESR-uitvoeringsrekening 2013 per mail in te dienen. De universiteiten behoren in 2013 en 2014 echter nog niet tot de Vlaamse consolidatieperimeter omdat hun administratieve begrotingsproces zich nog in een 108 Afspraken in de VLIR en met het vroegere IVA Centrale Accounting. 109 Op 1 oktober 2013 vond de integratie van de HUB-KUBrussel in de KU Leuven plaats. Sindsdien oefent de KU Leuven de onderwijsbevoegdheden inzake de studiegebieden rechten, taal- en letterkunde en economische en toegepaste economische wetenschappen uit die voordien aan de HUB-KUBrussel toekwamen. De jaarrekening 2013 was de laatste jaarrekening die de HUB-KUBrussel voorlegde. Zij is niet afzonderlijk meer betrokken in dit overzicht. REKENINGENBOEK OVER 2013 REKENHOF, OKTOBER 2014 VLAAMS PARLEMENT STUK 36 2014-2015 – NR. 1 91 groeitraject zou bevinden 110 . De verklaringen van de bedrijfsrevisoren bij de rekeningen 2013 doen evenwel blijken dat de universiteiten reeds zijn gevorderd in hun groeitraject. Alle universiteiten volgden voor hun ESR-rapportering de VLIR-afspraken. Zij zetten de be- drijfseconomische proef- en saldibalans op het jaareinde over naar een ESR-rekening met con- versietabel die door de VLIR is opgesteld, in overleg met de Vlaamse overheid. De concrete toepassing van deze omzetting verschilt echter bij de universiteiten. • Sommige universiteiten splitsen de grootboekrekeningen niet op naar het soort debiteur, overeenkomstig de VLIR-afspraken. Dat veroorzaakte betwistbare koppelingen. Zo we- zen deze universiteiten de opbrengstenrekeningen voor maatschappelijke dienstverlening of onderzoekscontracten waarvan de meeste opbrengsten van de overheidssector uit het buitenland komen bv. rechtbanken of andere onderwijsinstellingen, integraal toe aan code 16.11 verkoop aan bedrijven. Hetzelfde geldt voor kostenrecuperatierekeningen. De totale impact kon niet worden ingeschat. Andere universiteiten splitsen de bedrijfseco - nomische rekeningen wel op naar het soort debiteur, wat een correcter ESR-toewijzing toelaat. • De universiteiten koppelen de grootboekrekeningen niet uniform aan ESR-codes voor de waardewijzigingen voor projecten in uitvoering, zoals de onderstaande tabel aantoont. universiteit grootboekrekening ESR- naam Bedrag code in euro UAntwerpen 7100000 – Waardewijz. 02.99 Niet gebruikt -5.415.997 projecten in uitvoering VUB 710010 – Waardewijz. 16.20 Verkoop van niet-duurzame goederen 3.688.160 projecten in uitvoering en diensten binnen de overheidssector 16.11 Verkoop van niet-duurzame goederen 6.931.093 en diensten aan andere sectoren dan de overheidssector – Aan bedrijven 46.40 Inkomensoverdrachten binnen een 605.631 institutionele groep – Van administratieve openbare instellingen AOI UHasselt 710000 – Waardewijz. 02.99 Niet gebruikt -2.416.673 projecten in uitvoering UGent 710000 – Diensten en 02.99 Niet gebruikt 15.886.620 projecten in uitvoering KU Leuven 7101XX00 7102XX00 16.11 Verkoop van niet-duurzame goederen -458.098 7103XX00 XXX- en diensten aan andere sectoren matching dan de overheidssector – Aan bedrijven

8.4 Conclusie over de begrotingsuitvoering

Met zijn 10.612,4 miljoen euro geconsolideerde uitgaven behoort het beleidsdomein OV tot de grote beleidsdomeinen van de Vlaamse Gemeenschap. De inanciële uitvoering van de be- groting sloot voor het beleidsdomein nauw aan bij de vooropgestelde ramingen en kredieten. Het leeuwendeel van het budget in het beleidsdomein ging naar het ministerie, vooral naar 110 Toelichting bij art. 86 van het decreet houdende aanpassing van de algemene uitgavenbegroting van de Vlaamse Ge- meenschap voor het begrotingsjaar 2013. Er moest dus een ESR-rekening worden opgesteld met het oog op de conso- lidatie die nog niet wordt gerealiseerd. lonen en werkingsuitkeringen. In dit kader lopen momenteel enkele onderzoeken van het Rekenhof, die in een afzonderlijk rapport aan het Vlaamse Parlement zullen worden mede - gedeeld. Wat de rechtspersonen betreft, richtte het Rekenhof zijn controles op de rekening van het UZ Gent. Bij het AGIOn merkte de bedrijfsrevisor een foutieve aanrekening van een schuld tegenover een inrichtende macht op. Ten slotte bekeek het Rekenhof hoe de Vlaamse universiteiten zich voorbereidden op de nakende ESR-consolidatie. Het stelde vast dat de universiteiten vooralsnog een verschillende invulling geven aan de VLIR-afspraken over de ESR-codering.

8.5 Vlaamse hogescholen: aankoopstructuur- en procedures

8.5.1 Inleiding

In 2004 onderzocht het Rekenhof de toepassing van de hogescholenregelgeving bij een aantal Vlaamse hogescholen. Het stelde onder meer vast dat interne aankoopprocedures ontbraken of niet altijd werden gevolgd en dat de naleving van de overheidsopdrachtenwetgeving ontoe - reikend was. Veel hogescholen kenden nog een decentrale aankoopstructuur, niettegenstaan - de met schaalvergroting een meer adequate besteding van overheidsgelden werd beoogd. Bij wijze van opvolgingscontrole onderzocht het Rekenhof de aankoopstructuur en -procedu- res in vijf hogescholen, alsook een vijftal gunningdossiers per hogeschool voor aanneming van leveringen of diensten. Het Rekenhof selecteerde de volgende hogescholen voor zijn on - derzoek 111 : de Hogeschool-Universiteit Brussel HUB 112 , de Plantyn Hogeschool Antwerpen PA 113 , de Katholieke Hogeschool Zuid-West Vlaanderen KATHO 114 , de Hogeschool Gent HO Gent 115 en de Katholieke Hogeschool Limburg KHLim 116 . In de loop van het onderzoek waren deze hogescholen onderhevig aan een aantal elkaar opeenvolgende evoluties. Zo fu - seerden in 2013 en 2014 vier geselecteerde hogescholen tot grotere entiteiten, terwijl de vijfde hogeschool uit het onderzoek een ingrijpende reorganisatie uitvoerde. Het Rekenhof heeft de voorlopige resultaten van het onderzoek voorgelegd aan de gecontroleerde hogescholen.

8.5.2 Aankoopstructuur en schaalvergroting

Centralisatie van de aankoopstructuur Onder impuls van het hogescholendecreet deed zich voor enkele jaren in het hogescholenland- schap een eerste fusiegolf voor, die aanleiding gaf tot schaalvergroting. De meeste gefuseerde hogescholen tonen daarbij een sterke tendens naar centralisatie en eenheid van bestuur van 111 Selectieparameters: 1 meer departementen, verspreid over meer vestigingen; 2 gefuseerd tot zeer grote hogescho- len in de regio; 3 evenredige vertegenwoordiging van inrichtende machten en 4 geograische spreiding. 112 Sinds 1 januari 2014 is de fusie tussen HUB en KAHO Sint-Lieven juridisch gerealiseerd. Voordien bestond al een be- stuurlijke principeovereenkomst en intensieve samenwerking tussen beide. 113 De provinciale hogeschool Plantijn en de autonome hogeschool Artesis vormen samen sinds 2013 een nieuwe hoge- school, de Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen AP. 114 KATHO fuseerde in 2013 met Katholieke Hogeschool Brugge-Oostende KHBO tot katholieke hogeschool Vives. 115 De Vlaamse autonome hogeschool HO Gent werd op 1 oktober 2013 een publiekrechtelijke hogeschool met een eigen organiek reglement bijzonder decreet van 13 juli 2012 houdende regeling van de bestuurlijke organisatie en werking van sommige publiekrechtelijke hogescholen. 116 Sedert 2013 vormt de KHLim een personele unie met de KH Leuven. Zij is op 1 april 2014 uitgebreid met Groep T. REKENINGENBOEK OVER 2013 REKENHOF, OKTOBER 2014 VLAAMS PARLEMENT STUK 36 2014-2015 – NR. 1 93 de ondersteunende administratieve diensten. Zo neigen zij meestal tot een gecentraliseerde aankoopstructuur en -beleid. Zij beschouwen onder meer de toepassing van de overheidsop- drachtenregelgeving als een specialisatie die om centralisatie vraagt. Geglobaliseerde aanko - pen kunnen door de schaalvoordelen bovendien de administratieve lasten verminderen. Eén hogeschool uit het onderzoek beschikte al bij de aanvang van het onderzoek over een volledig gecentraliseerde aankoopstructuur. Drie hogescholen kenden een gedeeltelijke centralisatie en richtten hun interne organisatiestructuur inmiddels meer op de beheersbaarheid van hun gedeeltelijk decentrale aankoopbevoegdheid 117 . Een vijfde hogeschool heeft een overwegend decentrale aankoopstructuur en centraliseert alleen belangrijke, regelmatig weerkerende aankopen 118 . Geïntegreerd beheerssysteem De centralisatie gaf in de meeste hogescholen ook aanleiding tot de installatie van een geïnte- greerd inancieel- en aankoopbeheerssysteem. Doorgaans volgen centrale inanciële diensten de aankoopfacturen op. Waar de aankopen en factuurbehandeling op een verschillend niveau plaatsvinden, is een volledige en tijdige doorgave van de aankoopfacturen aan de inanciële dienst belangrijk 119 . De centrale administratie van de hogeschool moet in dat geval het over- zicht houden over alle aankoopfacturen, door ze zelf in ontvangst te nemen, te dateren en verder te distribueren naar de betrokken diensten. Vorming van associaties Onder impuls van de associatievorming is een tweede fusiegolf ontstaan, die zich tot op he- den voortzet 120 . Een van de doelstellingen van deze tweede ontwikkeling is de verdere uitbouw van een vernieuwde aankoopstructuur en –procedure, in overeenstemming met de schaal - vergroting. De omvang van de nieuwe structuren zal in veel gevallen aanleiding geven tot een meer intensieve opvolging en controle door het centrale niveau. Het belang van een gecentra - liseerde interne auditdienst en een auditcomité zal dan ook toenemen. Impact structurele wijzigingen De uitbouw van de aankoopstructuur is geen statisch gegeven, maar een continu proces van verijning en verbetering. De hogescholen notuleren hun bestuursvergaderingen over de voorgenomen bestuurs- en organisatiewijzigingen daarbij niet altijd duidelijk, nauwgezet en formeel. Zij passen evenmin altijd de interne procedures en richtlijnen aan de beslissingen aan of laten soms na ze regelmatig te actualiseren. 117 Een ervan drukte de intentie uit regelmatig decentrale aankooporders te analyseren en te integreren in raamcontrac- ten, om zo op termijn decentrale aankopen te beperken tot afroeporders. 118 In deze hogeschool maakt de cel overheidsopdrachten geen deel uit van een aankoopdienst, maar fungeert zij louter als juridisch adviseur. De hogeschool meent dat haar gerichte interne organisatie- en controlestructuur de decentrale structuur even beheersbaar maakt als een centrale. 119 Zeker voor de cel overheidsopdrachten, die in de meeste gevallen te maken heeft met grote contracten en dwingende betaaltermijnen, waaraan verwijlinteresten zijn gekoppeld. 120 Vier van de onderzochte hogescholen waren tijdens het onderzoek in een fusieoperatie betrokken.