Proses pelaksanaan pembelajaran yang dilakukan oleh Sanggar Kegiatan Belajar Kabupaten Semarang dilakukan dengan penerapan 3 prosedur mutu yang
terdiri dari 28 rincian kerja, yakni: 1 12 rincian kerja pelaksanaan pembelajaran 2 10 rincian kerja evaluasi hasil belajar, dan 3 6 rincian kerja penempatan lulusan.
Setelah dilakukan ujicoba lapangan terdapat perubahan menjadi 25 rinci-an kerja. Rincian kerja yang bertambah 2 rincian kerja yakni evaluasi hasil belajar, sedangkan
yang berkurang adalah pelaksanaan pembelajaran 3 rincian kerja dan penempatan lulusan 1 rincian kerja. Pengurangan rincian kerja ini karena terdapat beberapa
rinican kerja yang sebenarnya dapat dilakukan dalam sekali kegiatan di lapangan yakni rincian kerja pelaksanaan monitoring dan evaluasi dan pelaksanaan akad
kerjasama penempatan lulusan. Sedangkan dokumen kerja yang dapat dikumpulkan sebanyak 9 jenis yang terdiri dari dokumen prosedur mutu pelaksanaan pembelajaran
3 dokumen, prosedur mutu evaluasi hasil pembelajaran 4 dokumen dan dokumen mutu prosedur mutu penempatan lulusan 3 dokumen.
d. Proses Pelaksanaan Perbaikan Mutu Pengelolaan dengan Penerapan
Prosedur Mutu Pembinaan Lulusan dan Prosedur Mutu Perbaikan Pengelolaan Kursus.
Proses penerapan perbaikan mutu pengelolaan kursus dilakukan dengan dua cara yakni perbaikan mutu lulusan setelah bekerja di tempat kerja dan perbaikan mutu
pengelolaan kursus selama ini dengan melakukan analisis kelemahan dan hambatan untuk perbaikan. Dari 18 rincian kerja setelah dilakukan ujicoba di lapangan menjadi
13 rincian kerja. Karena dalam proses dilapangan terdapat proses yang dilakukan dalam satu kali aktifitas, misalnya dalam inventarisasi masalah tidak perlu disebutkan
nama masing-masing sumber menyampaikan pandangan dan masukan perbaikan dalam setiap rincian tetapi cukup masing-masing pihak menyampaikan pandangan
dan masukan. Dalam proses ini diperoleh dokumen mutu sebanyak 7 dokumen yang terdiri dari pem-binaan lulusan sebanyak 3 dokumen dan perbaikan mutu pengelolaan
4 dokumen kerja. Proses perbaikan mutu ini dalam manajemen juga merupakan proses
pengendalian agar program yang dilaksanakan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Pada penyelenggaraan kursus ini tujuan yang hendak dicapai adalah
kemampuan kerja warga belajar dengan mengoptimalkan kecakapan personal, sosial, akademik dan vokasional. Hal ini sesuai dengan pendapat Uber Silalahi 2002: 162
yang menyatakan bahwa kontrol manajerial meliputi pengukuran dan evaluasi hasil kinerja dan pengambil tindakan perbaikan jika diperlukan. Pendapat senada dari
Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana 2003:263 menjelaskan bahwa perbaikan berkesinambungan diterapkan baik terhadap proses produk maupun orang yang
melaksanakan, dan perbaikan berkesinambungan merupakan usaha konstan untuk mengubah dan membuat sesuatu menjadi lebih baik. Pendapat senada tentang
perbaikan mutu merupakan proses pengawasan controlling, dikemukakan oleh Henry Fayol 1982 pengawasan bertujuan menemukan kelemahan-kelemahan agar
dapat diperbaiki dan mencegah kelemahan dan kesalahan. Oleh karena itu proses perbaikan mutu pengelolaan untuk memperbaiki mutu kerja lulusan dan pengelolaan
merupakan proses perbaikan berke-sinambungan karena berupaya melakukan perubahan menuju lebih baik. Hasil di lapangan menujukkan hasil bahwa lulusan
kursus yang telah bekerja selalu di-tingkatkan kecakapannya secara berkelanjutan sesuai perkembangan teknologi dan melakukan pertemuan untuk menginvetarisasi
masalah dan hambatan serta melakukan perbaikan pengelolaan. Berdasarkan hasil wawancara peneliti pada tanggal 27 april 2007 dengan para
Kepala, Pamong Belajar, pengguna lulusan dan mitra kerja pelaksanaan kursus yang menerapkan prosedur ini sebagai berikut:
Ascomsell sebagai mitra kerja yang dimotori oleh bapak Aris Yusrian memberi- kan komentar sebagai berikut:
“ Kami selalu memberikan jaminan hasil pembelajaran yang sesuai kebutuhan pasar dan memberikan pembinaan mutu lulusan sebagai upaya memperbaiki
kelemahan-kelemahan lulusan setelah bekerja. Hal ini kami lakukan agar warga belajar benar-benar mampu bekerja dan sesuai dengan perkembangan
jaman”.
Pendapat senada dikemukakan oleh Bapak Supandi, sebagai kepala Sanggar Kegiatan Belajar sebagai berikut:
“ kami melakukan diskusi bersama semua pihak yang terlibat pelaksanaan kursus ini bertujuan untuk memperoleh umpan balik,
apakah proses yang dilaksanakan sudah sesuai rencana dan seberapa jauh pencapaiannya, dan meminta pendapat bagaimana cara
memperbaikinya, sehingga pelaksanaan berikutnya lebih bagus dan lebih bermutu”.
Pendapat tersebut didukung oleh Bapak Tugino sebagai pemilik counter muara cell Ambarawa yang telah menerima 2 lulusan kursus sebagai berikut:
“saya bersyukur menerima tim Sanggar Kegiatan Belajar yang memberikan pembinaan lulusan setelah bekerja, selama saya
mengikuti proses pelaksanaan kursus, satu hal yang positif adalah berbagai masukan dari kami diperhatikan untuk perbaikan
pelaksanaan, ini menunjukkan kemauan untuk memperoleh hasil terbaik”
Tamimi, seorang Pamong Belajar di Sanggar Kegiatan Belajar Kabupaten Semarang
sebagai seksi edukasi pengelolaan kursus yang menerapkan prosedur mutu memberikan komentar sebagai berikut:
“kita sulit mas untuk melaksanakan program seratus persen sesuai rencana karena di lapangan banyak hambatan, namun upaya
memperoleh hasil yang terbaik adalah melakukan sadap pendapat berbagai masalah dan meminta masukan perbaikan dari masing-
masing pihak yang terlibat”.
Berdasarkan pendapat dari sumber-sumber yang terlibat pelaksanaan kursus tersebut di atas memberikan gambaran bahwa perbaikan mutu menjadi aspek penting
untuk memperoleh masukan kelemahan dan cara melakukan perbaikan yang merupakan salah satu tolok ukur keberhasilan.
Selama proses penerapan prosedur mutu pengelolaan kursus keterampilan berbasis life skill di Sanggar Kegiatan Belajar diperoleh gambaran keunggulan
model selama diujicoba di Sanggar Kegiatan Belajar Kabupaten Semarang, sebagai berikut:
1 Model pengelolaan kursus berbasis life skill dengan menerapkan prosedur mutu
ini mampu meningkatkan mutu pengelolaan kursus keterampilan di Sanggar Kegiatan belajar. Hal ini sangat dirasakan oleh tim pelaksana yang dulunya asal
kerja sekarang mereka mampu melaksanakan program yang sistematis dan terdokumentasi. Proses ini sesuai dengan definisi sistem manajemen mutu
Quality Management System dari standar ISO 9000 2004:9 Sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek
standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk barang atau jasa terhadap kebutuhan atau persyaratan
tertentu. Beberapa indikator atas peningkatan mutu tersebut yaitu: a adanya langkah-langkah kegiatan yang jelas, sehingga memudahkan penyelenggara
dalam mengelola kursus; b adanya kemitraan dengan pengguna lulusan dapat menjamin penyerapan lulusan di dunia usaha atau industri; c pelibatan lembaga
mitra dalam pengelolaan kursus menjamin mutu proses perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi pembelajaran dalam kursus, dan d perbaikan mutu
berkelanjutan dalam pengelolaan kursus memudahkan penyelenggara dalam memperbaiki mutu pengelolaan kursus periode berikutnya dan e proses kerja
yang terdokumentasi. 2
Model prosedur pengelolaan kursus keterampilan berbasis life skill menjamin transparansi, kerjasama dan tanggung jawab bersama dalam pengelolaan kursus
yang didasarkan motivasi bersama mensukseskan tercapainya tujuan. Sesuai dengan pendapat Hoy dan Miskel 1982:137 mengatakan bahwa motivasi
merupakan komponen dasar yang mengaktifkan tingkah laku, mengarahkan tingkah laku, dan memperhatikan tingkah laku. Hal ini juga diperkuat oleh
pendapat Robbins 1984:23 yang menyatakan bahwa motivasi merupakan salah satu variabel kunci yang mempengaruhi tingkah laku seseorang. Indikator yang
menjadi penanda hal tersebut yaitu proses pembentukan tim pelaksana kursus
dilakukan melalui diskusi yang dihadiri oleh Kepala Sanggar Kegiatan Belajar, Pamong Belajar dan Staf Tata Usaha, sehingga penetapan tim pelaksana kursus
merupakan hasil dari kesepakatan bersama. Di samping itu keterlibatan secara aktif pihak mitra kerja dan calon users dari dunia usaha dan industri merupakan
suatu bentuk kerjasama dan tanggung jawab bersama atas penyelenggaraan kursus. Demikian pula keterlibatan warga belajar dalam menetapkan lama
durasi kursus, jadual pembelajaran, dan masukan untuk memperbaiki program dapat meningkatkan kualitas pengelolaan program. Pendeknya, model
pengelolaan kursus seperti ini mampu menimbulkan rasa kepemilikan sense of ownership antara Sanggar Kegiatan Belajar, mitra kerja, pengguna lulusan, dan
warga belajar terhadap program kursus, yang pada gilirannya dapat mengembangkan potensi warga belajar secara komprehensif dan terdapat
penjaminan bagi lulusan untuk memperoleh lapangan kerja. Semua indiaator tersebut pada dasarnya merupakan bentuk tingkah laku yang dipengaruhi oleh
motivasi bersama dalam upaya mensukseskan pengelolaan kursus. 3
Model Prosedur mutu pengelolaan kursus keterampilan berbasis life skill dengan menerapkan prosedur mutu manajemen memberikan kemudahan bagi tim
pelaksana dalam mengelola kursus. Hal ini nampak dari berbagai komen-tar dan masukan tim pengelola, diantaranya:
Supandi Kepala Sanggar Kegiatan Belajar Kabupaten Semarang memberikan komentar tentang pelaksanaan prosedur mutu adalah sebagai berikut:
“ dengan prosedur mutu ini tim merasa dituntun mencapai tujuan setiap program yang telah ditentukan, tuntunan tersebut juga dibekali
dengan berbagai instrument atau format pelaksanaan kegiatan sehingga semua proses kegiatan teras mudah untuk dilaksanakan dan
hasilnya dijamin tepat sasaran, tepat mutu dan tepat waktu”
Komentar tersebut didukung oleh pendapat salah satu Pamong Belajar di Sanggar
Kegiatan Belajar Kabupaten Semarang, Edy Siswanto: “ tim kami dapat melaksanakan seluruh prosedur mutu dengan baik
dan semua dokumen dapat dikumpulkan, rasanya bekerja dengan prosedur mutu memudahkan pencapaian tujuan, semua yang terlibat
dapat mudah dan semua yang terlibat mampu mendukung. Kemudahan ini dapat dilihat dari kecepatan, dan ketepatan dalam
mengumpulkan dokumen dan pencapaian tujuan”.
Kemudahan ini disebabkan karena mereka sudah memiliki pedoman mutu yang sistematis, dan setiap tahap pekerjaan memiliki unsur-unsur tujuan yang hendak
dicapai, cara melaksanakan pekerjaan, penanggung jawab masing-masing pekerjaan, rincian kerja, diagram alir untuk mencapai tujuan, dan format-format
kelengkapan kerja. Untuk menggunakan model ini pe-nyelenggara dapat memodifikasi setiap rincian sesuai dengan kondisi masing-masing daerah, dengan
cukup mencantumkan kode revisi. Dengan demikian lembaga yang akan menyelenggarakan kursus akan mudah mengelola kursus keterampilan berbasis
life skill. 4
Model prosedur mutu pengelolaan kursus keterampilan berbasis life skill di Sanggar Kegiatan Belajar memudahkan proses deteksi dini atas kekuatan dan
kelemahan program yang sedang berlangsung. Hal ini dapat dilakukan dengan cara mengkaji dokumen yang harus ada pada setiap langkah kegiatan. Ke-
mudahan ini sesuai dengan komentar dari Kepala Sanggar kegiatan Belajar Kabupaten Semarang, Supandi:
“ pada waktu pelaksanaan identifikasi kebutuhan belajar dan pelaksanaan pembelajaran terdapat sedikit permasalahan
sehingga terjadi ketidak sesuaian dalam pelaksanaan kerja dengan prosedur kerja, setelah dilakukan pengecekan dalam
prosedur mutu dapat diketahui letak permasalahan, yaitu dokumen kerjanya terlewatkan atau kurang satu, ini memberi
makna bahwa prosedur mutu ini mampu menjadi alat diteksi dini”
Kemampuan untuk melakukan deteksi ini dapat dilihat dari hal-hal sebagai
berikut: a didalam prosedur mutu terdapat proses yang harus dilakukan secara bertahap dan sistematis, dan b dalam setiap proses terdapat dokumen yang
harus dimiliki setelah melaksanakan kegiatan. Dengan kemampuan melakukan deteksi ini maka prosedur mutu ini dapat menjamin bahwa proses pengelolaan
mampu menekan permasalahan atau hambatan pelaksanaan 5
Model prosedur mutu pengelolaan kursus berbasis life skill dapat meningkatkan kemampuan tim pelaksana dalam merencanakan, melaksanakan dan
mengendalikan kursus. Kemampuan pelaksana sebagai pengelola yang profesional tersebut mampu melesatkan tingkat kemampuan personal, sosial,
akademik dan keterampilan warga belajar secara cepat. Dari hasil evaluasi kepribadian, teori, praktek dan magang ternyata mampu menunjukkan sebagai
lulusan yang bermutu. Hal ini dilihat dari kepuasan para pengguna lulusan users yang rata-rata puas memperkerjakan lulusan kursus karena sikap perilaku rata-
rata baik, mampu berfikir analitik dan terampil dalam mengerjakan pekerjaan.
6 Model prosedur mutu pengelolaan kursus berbasis life skill ini mampu men-
dorong para Pamong Belajar sebagai tenaga fungsional untuk bekerja cerdas, karena dengan melaksanakan prosedur mutu banyak pengalaman baru, mitra
kerja baru dan dokumen-dokumen kerja yang banyak, sehingga dapat dijadi-kan bukti fisik angka kredit kenaikan pangkat dan golongan. Hal ini sesuai dengan
Surat Keputusan Menteri Negara Koordinasi Pengawasan Pembangunan dan Pemberdayaan Aparatur Negara Nomor: 025Kep MK. Waspan61999 tanggal
18 juni 1999 tentang jabatan Pamong Fungsional Belajar dan Angka Kreditnya, pada bab I pasal 1 ayat 1 Depdiknas 1999, menyebutkan bahwa:
“Pamong Belajar adalah pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang
berwenang untuk melaksanakan kegiatan belajar mengajar dalam rangka pengendalian mutu dan dampak pelaksanaan program
pendidikan luar sekolah, pemuda dan olahraga”
Berdasarkan surat keputusan di atas maka prosedur mutu memberikan acuan operasional bagi para Pamong Belajar untuk berkarya yang menghasilkan banyak
manfaat bagi masyarakat dan menghasilkan seperangkan dokumen kerja yang dijadikan dasar pengajuan angka kredit kenaikan pangkat. Dalam prosedur mutu
disetiap langkah-langkah mensyaratkan adanya dokumen kerja yang harus dimiliki dan setiap dokumen kerja tersebut memiliki nilai angka kredit.
7 Model prosedur mutu pengelolaan kursus keterampilan berbasis life skill ini
mendorong Kepala Sanggar Kegiatan Belajar sebagai manager yang dituntut memiliki kemampuan merencanakan, mengorganisir, melaksanakan dan me-
ngendalikan kursus keterampilan bersama-sama tim pelaksana dan mitra kerja. Hal ini sesuai dengan pendapat Uber Silalahi 2002:33 bahwa manajer adalah
seseorang dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk pe-laksanaan kerja dari satu atau lebih orang. Ia juga bertugas dan berkewajiban mengelola dan
mengalokasi sumber-sumber dan tugas-tugas untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam prosedur mutu yang diujicoba mampu memberi dorongan kepada kepala
Sanggar kegiatan Belajar dalam merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan mengendalikan pelaksanaan program kursus. Dengan
demikian Kepala Sanggar Kegiatan Belajar sudah memiliki pedoman kerja atau acuan dari prosedur mutu sebagai acuan langkah-langkah untuk mencapai tujuan
kursus yang sudah ditetapkan. Dengan demikian prosedur ini juga mampu menekan kemungkinan adanya upaya manipulasi pengelolaan karena langkah
demi langkah disusun secara sistematik, terdokumentasi dan divalidasi oleh berbagai pihak yang terlibat.
Dari berbagai keunggulan tersebut di atas terdapat hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penerapkan model ini karena akan banyak mengalami hambatan apabila
diterapkan diluar Sanggar Kegiatan belajar dan tidak adanya pemantauan, hal inilah yang masih menjadi keterbatasan model yang digambarkan sebagai berikut:
1 Prosedur mutu pengelolaan kursus keterampilan berbasis life skill di Sanggar Kegiatan Belajar ini hanya dapat dilaksanakan di Sanggar Kegiatan Belajar,
karena memiliki tenaga Pamong Belajar tenaga fungsional yang sudah pernah dilatih berkali-kali tentang identifikasi, penyusunan kurikulum, pe-nyusunan
bahan ajar, metode belajar, penyusunan alat evaluasi dan analisa serta pendampingan masyarakat. Dengan demikian prosedur mutu ini belum dapat
diterapkan di lembaga pendidikan lain yang belum memiliki tenaga fungsional yang sudah berpengalaman di bidang kursus. Pedoman mutu pengelolaan kursus
ini merupakan pedoman langkah kerja, jaringan kerja, pembagian tugas, dan dokumen yang harus dimiliki, sedangkan bagaimana melakukan pekerjaan
membutuhkan orang-orang yang sudah berpengalaman dibidangnya. 2 Penerapan prosedur mutu pengelolaan kursus keterampilan berbasis life skill di
Sanggar Kegiatan Belajar membutuhkan tim pendamping yang berfungsi sebagai petugas monitoring dari aparat yang memiliki kewenangan di atas Sanggar
Kegiatan Belajar, misalnya Balai Pengembangan Kegiatan Belajar, Balai Pengembangan Pendidikan Luar Sekolah dan Pemuda atau Kasubdin yang
berperan sebagai monitoring atau auditor pelaksanaan prosedur mutu. Apabila tidak adanya petugas monitoring atau auditor maka Sanggar Kegiatan Belajar
akan merasa terbebani dengan adanya prosedur mutu dengan dokumen-dokumen yang harus ada, sehingga akan kembali pada pola kerja seperti sebelumnya yang
tidak jelas arah dan sulit diukur keberhasilannya.
C. Efektifitas Model Pengelolaan Kursus Keterampilan Berbasis Life Skill
