Client Acceptation SOFWARE TOOLS PROJECT

263 Manajemen Proyek Teknologi Informasi

16.4 Laporan akhir dan pendokumentasian

Dalam suatu proyek besar dan formal, tim kerja di bawah koordinator seorang manajer proyek, perlu memberi suatu laporan akhir yang lengkap sebagai salah bukti pelaksanaan proyek, dan dapat digunakan sebagai historis data dalam proyek-proyek sejenis selanjutnya di masa depan. Dalam laporan akhir harus tercantum: o Tercantum dengan jelas visi dan misi dari proyek. o Proposal proyek awal dan ide-ide teknis implementasi. o Baseline proyek rencana awal biaya dan jadual. o WBS, OBS dan jaringan kerja. o Kumulatif laporan berkala pada tiap fase. o Perubahan yang terjadi dan penanggulangan risiko. o Laporan informal yang berkaitan memo, email, dsb. o Biaya total proyek dalam realitasnya. o Perjanjian penerimaan deliverables dari pemberi tugas client acceptance agreement. o Post-project activities and audit maintenance, succes story, extra business value. o Suatu nilai tambah bagi proyek, yang mengiringi kesuksesan proyek.

16.5 Indikator Keberhasilan Suatu Proyek IT

Dalam pelaksanaannya, sebuah proyek IT memiliki indikator-indikator yang menjadi tolak ukur penilaian kesuksesan. Indikator-indikator tersebut adalah: o Visi yang jelas dari proyek dan deliverables-nya. 264 Manajemen Proyek Teknologi Informasi o Ketrampilan serta profesionalisme komitmen kerja yang memadai dari manajer proyek dan tim kerja. o Sumberdaya keuangan yang memadai untuk melengkapi implementasi. o Estimasi waktu yang tepat. o Manajemen risiko dan kualitas yang memadai.

16.6 Kegagalan proyek IT

Meskipun segala sesuatunya sudah direncanakan secara matang, tentu saja ada faktor-faktor yang dapat melemahkan rencana tersebut. Dalam suatu proyek IT faktor-faktor pelemah tersebut dapat digolongkan ke dalam hal-hal berikut ini: o Adanya teknologi alternatif baru yang lebih murah dan kualitasnya tidak berdeda. o Adanya solusi yang lebih baik dari tim kerja lain. o Pemberi order tidak menindaklanjuti deliverables yang disepakati. Dalam hal ini proyek selesai, namun hasilnya tidak digunakan sesuai dengan rencana semula. o Organisasi perusahaan berganti haluan. o Organisasi perusahaan sponsor mengalami kesulitan dana. o Organisasi perusahaan mengalami restrukturisasi, reorganisasi, misalnya: merger penggabungan dengan organisasi lain.

16.7 Kata Akhir

Di sini, aktivitas-aktivitas utama dalam manajemen proyek telah disinggung, dan dianalisis penggunaannya, terutama untuk pengelolaan suatu proyek dalam lingkungan IT.