239
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
Suatu cara untuk mengelola sumberdaya dalam suatu proyek adalah menyesuaikan pemakaian sumberdaya
di dalam aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan sebelumnya melalui diagram jaringan kerja proyek. Metode
yang sering digunakan adalah dengan upaya mencegah perlambatan dalam proyek melalui cara heuristics. Lewat
heuristics akan disusun skala prioritas aktivitas mana yang boleh menggunakan suatu sumberdaya bila ada pemakaian
yang bentrok.
Secara berurutan skala prioritas dalam pemilihan optimalisasi aktivitas-sumberdaya adalah, ini dikenal juga
dengan sebutan “priority rules on resources”: o
Waktu renggang slack terkecil; o Durasi
tercepat; o
Aktivitas dengan nomor identifi kasi terkecil fase awal proyek.
Aturan ini digunakan apabila dalam suatu waktu tertentu ada sebuah sumberdaya yang diperlukan melebihi
kapasitas dan jumlahnya di dalam aktivitas-aktivitas proyek.
Setelah alokasi sumberdaya optimal, dapat dilakukan pemetaan sumberdaya dalam sebuah matriks seperti dalam
pengelolaan SDM pada sub-bab terdahulu. Contoh matriks alokasi sumberdaya ini adalah:
V V
V Testing
V V
V
V
Development
V V
Design
V
V
Functional
V V
V V
Requirements
… Supp
ort Prog
ram Print
er Compu
ter
Resources Fase proyek
240
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
Pada setiap fase terlihat jenis sumberdaya apa saja yang dibutuhkan. Dari matriks alokasi sumberdaya ini
akan dapat dilakukan juga kontrol apabila suatu saat terjadi perlambatan dalam pelaksanaan proyek. Apakah
perlambatan akan menyebabkan aktivitas-aktivitas selanjutnya juga terlambat karena pemakaian sumberdaya
tertentu, atau keterlambatan itu tidak berdampak buruk bagi proyek, karena masih dalam batas yang wajar ada di
dalam rentang waktu slacknya.
241
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
BAB XV SOFWARE TOOLS PROJECT
MANAGEMENT
P
erangkat lunak pendukung pengelolaan proyek selanjutnya disebut PM so
t ware dalam buku ini, dewasa ini tersedia dengan berbagai harga, fasilitas dan
menawarkan berbagai macam fungsi. Melihat kapasitas dan kegunaannya di dalam dunia nyata, PM so
t ware lebih jarang digunakan dibanding perangkat lunak lainnya,
seperti: teks editor, spreadsheets, database ataupun presentasi so
t ware. Hal ini dikarenakan antara lain karena PM so
t ware cenderung lebih mahal daripada jenis-jenis perangkat lunak lainnya dan lebih sedikit orang dalam
lingkungan perusahaan atau instansi yang mengetahui bagaimana menggunakan PM so
t ware secara efektif. Di dalam diktat ini akan diberikan pengantar tentang
kegunaan PM so t ware, fungsi-fungsi pentingnya dan
pedoman pemilihannya.
15.1 Kegunaan PM So t ware
Secara umum sebuah PM so t ware memiliki kegunaan
yang tersebut di bawah ini: o Mempermudah
pembuatan rangkaian kerja yang
sebelumnya disusun secara manual lewat Feasibiliy plan dan rencana global di atas kertas;
242
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
o Mempermudah kontrol terhadap jalannya proyek
lewat PND =
Project Network Diagram dan constraints terhadap: schedule jadwal, resource
sumberdaya, serta scope ruang lingkup; o Mempermudah
penjadwalan, penghitungan waktu
kerja dan
biaya;
o Mempermudah koordinasi dan komunikasi antara
peserta proyek misalnya dalam suatu multi proyek. Dari sini terlihat bahwa kegunaan suatu PM
so t ware terpaku pada pelaksanaan proyek. Tidak ada
fungsionalitas lain yang memberi nilai tambah kepada perusahaan, sehingga hanya sebagian kecil perusahaan
yang bersedia menyediakan fasilitas PM so t ware dalam
jaringan komputernya. Lebih jauh lagi, penilaian terhadap sebuah PM
so t ware lebih bersifat subyektif dan tidak ada standar
dalam penggunaannya. Seorang manajer proyek memiliki kebebasan untuk memilih antara menggunakannya
atau tidak. Dan apabila menggunakan, pemilihannya diserahkan kepada si manajer proyek, kecuali ada standar
yang berlaku di dalam proyek yang dipimpinnya.
Hambatan lain dalam pengunaan sebuah PM so
t ware adalah, sangat sedikit orang yang mengerti ataupun bersedia mempelajarinya. Seorang manajer proyek
merupakan pemakai utama dari PM so t ware ini. Keputusan
untuk menggunakan sebuah PM so t ware harus jelas.
Semuanya tergantung pada besar pengelolaan proyek dan dinamika organisasi yang dipimpin. Bisa dibayangkan jika
seorang manajer proyek lebih banyak kehilangan waktunya untuk mempelajari suatu jenis PM so
t ware daripada tugas utamanya sebagai pemimpin proyek. Untuk itu semuanya
dikembalikan kepada si manajer proyek dalam pemilihan so
t ware yang cocok.
