Mengatur sumberdaya untuk kegiatan-kegiatan Check dan edit resource assignments

289 Manajemen Proyek Teknologi Informasi setiap sumberdaya untuk bekerja pada kegiatan yang spesifi k dan melihat apakah sumberdaya tsb sudah overallocated melebihi kapasitasnya. 1. Dari menu View, klik Resource Usage. Untuk melihat informasi yang berbeda mengenai resource assignment misalnya dari kerja dan biaya, point pada Table di menu View, dan kemudian klik tabel mana yang anda ingin lihat. 2. Di dalam kolom Resource Name, review pengalokasian kegiatan pada sumberdaya yang ada. 3. Jika perlu mengatur kembali penugasan dari satu orang ke yang lain, lakukan edit dengan memilih baris dari satu kegiatan untuk dipindahkan kepada sumberdaya yang lain. Catatan: untuk mengubah overallocated resources, sehingga dapat menjadi benar kembali, dapat dilakukan secara otomatis, yaitu melalui Leveling Resources. Konsekuensinya adalah mengubah waktu kerja penjadwalan dari sumberdaya tsb. MS Project dapat melakukannya secara otomatis dengan cara: • View Æ Resource Sheet; • View Æ Table: Entry; • Tools Æ Resource Leveling open dialog box; • Pada fi eld “Leveling Calculation” pilih manual; • Pada drop-down menu “Look for overallocation” pilih Day-by-day; • “Clear Leveling Values” check box harus tercentang; • “Leveling range” pilih Entire Project; • “Leveling order” pilih Standard; • “Level Only Within Available Slack” tidak 290 Manajemen Proyek Teknologi Informasi tercentang, untuk memungkinkan pengunduran end-date; • “Leveling can adjust …” dan “Leveling can create …” harus tercentang; • Klik pada “Level Now”; • Konfi rmasi pada “Entire Pool” dan klik OK”. Untuk melihat perbedaan antara penjadwalan sumberdaya sebelum dan sesudah “leveling”, dapat dilakukan dengan cara: View Æ More Views Æ Leveling Gan t Æ Apply, bagian yang default h ij au adalah sebelum dan yang biru adalah sesudah leveling. MANUAL 5: BAGAIMANA CARA MENGHITUNG BIAYA? Dengan memasukkan tarif untuk pekerjaan dari sumberdaya akan memudahkan anda untuk melihat apakah Anda masih berada di dalam budget yang telah ditetapkan. Anda dapat memilih apakah Anda akan menumpukkan biaya sampai waktu tertentu, memasukkan persekali pakai, menentukan tarif overtime, atau juga merencanakan kenaikan tarif.

5.1 Menentukan biaya suatu sumberdaya

MS Project dapat menghitung tarif baik untuk manusia ataupun materi, sehingga anda dapat mengatur proyek dengan lebih akurat. Anda dapat menggunakan standard rates, overtime rates, atau per-use rates sesuai dengan kebutuhan. 1. Dari menu View, pilih Resource Sheet 2. Dari menu View, pilih Table, dan klik Entry 291 Manajemen Proyek Teknologi Informasi 3. Di dalam fi eld Resource Name, pilih suatu sumberdaya atau ketik nama baru untuk suatu sumberdaya 4. Tentukan dan sesuaikan apakan sumberdaya tsb. merupakan work atau material resources 5. Untuk work resource, dalam Std. Rate, Ovt. Rate, atau CostUse fi elds, ketik tarifnya. Untuk material resource, di dalam Material Label fi eld, ketik unit pengukuran untuk sumbedaya materi misalnya ton dan di dalam Std. Rate atau CostUse fi elds, ketik tarifnya.

5.2 Tentukan kapan biaya akan terkumpul

Di dalam MS Project, biaya sumberdaya dihitung secara prorated by default, yaitu sejalan dengan persentase penyelesaian kerja yang dilakukan. Hal ini dapat diganti sebagaimana perlu, dengan menggunakan accrual method, sehingga pembayaranbiaya yang dikeluarkan baru berlaku pada awal atau akhir dari kegiatan tsb. 1. Dari menu View, klik Resource Sheet 2. Dari menu View, pilih Table, kemudian klik Entry 3. Di dalam fi eld Accrue At, pilih metode accrual yang ingin digunakan

5. 3 Lihat biaya dari sumberdaya tertentu

Setelah dipilih suatu tarif, anda mungkin ingin mereview biaya total untuk meyakinkan apakah biaya tsb. sesuai dengan harapan anda. Jika total biaya dari suatu sumberdaya tidak sesuai dengan anggaran Anda, anda mungkin ingin memeriksanya dan mencari di bagian mana biaya bisa dikurangi.