256
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
Perubahan pada salah satu sudut di atas menuntut penyesuaian rencana semula baseline adjustment. Dengan
penyesuaian ini akan didapatkan suatu baseline baru untuk pelaksanaan proyek selanjutnya. Perlu diperhatikan bahwa
dengan mengubah rencana awal, maka risiko bahwa durasi pengerjaan proyek akan menjadi lebih panjang, dan ini juga
akan merambat kepada meningkatnya biaya proyek.
Manajemen risiko dan manajemen kualitas bisa berfungsi sebagai alat kontrol yang ampuh dalam
pengelolaan proyek. Hubungan antara scope, manajemen kualitas, manajemen risiko dan baseline dalam baseline
proyek dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
15.7 Peran manajer Proyek
Dalam setiap pengambilan keputusan, peran seorang manajer proyek sangat penting. Boleh dikatakan untuk
mengendalikan proyek, manajer proyek wajib mengambil langkah-langkah membuat proyek dapat berjalan sesuai
rencana. Sebagai contoh: bila pada proyek peremajaan jaringan komputer, ternyata vendor server-nya tidak dapat
mengirim barang tepat waktu, bahkan harus ditunda selama dua minggu karena sesuatu dan lain hal, maka apa
tindakan yang harus dilakukan? Apakah harus menunggu selama itu, sedangkan waktu penyelesaian sudah semakin
Manajemen kualitas Manajemen risiko
Baseline proyek
Rencana baru Requirements: Scope, time, money Project triangle
257
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
dekat? Apakah harus berganti merk server atau … ??? Dalam pengambilan keputusan ini, manajer proyek
dapat berperan dengan cara: o
Directive:
- sedikit input dari anggota tim atau bahkan
tanpa input dari anggota tim lainnya.
o
Participative:
- pengambilan keputusan lewat diskusi, kompromis, tukar pengalaman dan
brainstorming.
o
Consultative:
- kombinasi kedua metode di atas.
- Tim kerja mengajukan usul perubahan,
dan manajer mengambil keputusan untuk melaksanakan atau tidak.
- Biasanya terjadi pada proyek dengan deadline
singkat, kompleks dan biaya terbatas.
258
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
BAB X VI PENYELESAIAN AKHIR PROYEK
P
ada bab-bab terdahulu telah dipelajari konsep kerja utama dalam pengelolaan sebuah proyek
dengan titik berat pada proyek IT, terutama dalam pengembangan perangkat lunak. Sebagai penyelarasan
akhir akan dibahas kapan sebenarnya dapat diambil kesimpulan bahwa sebuah proyek itu dinilai selesai.
Sebuah proyek merupakan gabungan berbagai macam aktivitas yang terbagi dalam fase-fase dengan
pelaksanaan oleh sumberdaya manusia yang dipercaya beserta bantuan sumberdaya non-manusia yang diperlukan
dan harus selesai dalam batasan suatu waktu serta biaya.
Setiap fase dalam proyek menghasilkan satu atau lebih deliverables, sebagaimana direncanakan melalui WBS
dan AON. Pada akhir dari jalannya proyek, keseluruhan deliverables tersebut harus dilengkapi dan dievaluasi
apakah telah sesuai dengan permintaan requirements dari pemberi order. Setiap aktivitas beserta sumberdaya
manusia pelaksananya harus dievaluasi kinerjanya, untuk menentukan apakah semua yang telah dihasilkan sesuai
dengan permintaan. Setelah evaluasi ini selesai harus diadakan suatu pertemuan khusus dengan si pemberi order
guna menjelaskan dan menyerahakn hasil pekerjaan.
Bisa saja terjadi bahwa si pemberi order masih merasa belum puas, padahal semua pekerjaan telah dilakukan
sesuai dengan scope dan requirements awal. Bila hal ini
259
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
terjadi, seorang manajer proyek harus bisa mencari jalan keluar dan penjelasan yang logis sehingga si pemberi order
mengerti bahwa semuanya telah dilakukan dalam batasan yang diberikan. Apabila pemberi order masih belum mau
menerima juga, perlu dilakukan suatu post-project fase, guna melengkapi requirements yang “tertinggal” ini. Sekali lagi
semuanya harus tetap dilakukan dalam batasan waktu dan biaya, sehingga proyek nantinya dapat dikatakan berhasil
tahap client acceptation.
16.1 Mengevaluasi Deliverables
Hasil proyek dapat dilihat pada deliverables yang telah disetujui oleh pihak pemberi order dan pihak
pelaksana. Dalam mengevaluasi deliverables ini perlu dilakukan evaluasi terhadap jalur kritis yang digambarkan
dalam jaringan kerja. Apabila semua jalur kritis telah dilewati dan menghasilkan produk yang sesuai dengan
persetujuan, maka kemungkinan proyek dapat dinilai berhasil akan menjadi semakin besar.
Dalam melakukan evaluasi deliverables dalam critical path-nya ini perlu dilakukan:
o Penilaian bahwa semua jalur kritis sudah dilewati
dan menghasilkan produk yang sesuai deliverables yang lengkap;
o Review deliverables setiap fase dalam jaringan kerja;
o Menggabungkan produk dari awal hingga akhir
masa-masa kritis, disini peran serta manajer proyek sanagat penting;
o Adanya suatu
Management reverse: perekayasaan
waktu kerja pada akhir proyek untuk kompensasi delaylagging, biasanya antara 10 - 15 dari total
durasi proyek.
260
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
Dalam evaluasi jalur kritis, proyek sebenarnya memasuki masa kritis berikutnya, namun tidak tercantum
dalam jaringan kerja, yaitu usaha untuk menggabungkan semua hasil kerja guna membentuk satu produk yang
utuh dan lengkap sesuai requirements dari pemberi order. Sebagai contoh dalam suatu proyek pembuatan
perangkat lunak, pada babak akhir proyek tim kerja harus menggabungkan semua fungsionalitas dalam hal ini
berbagai jenis GUI, fungsi, prosedur, ataupun sub-routine sebagai satu executable untuk aplikasi tertentu. Proses
penggabungan ini tidak mudah dan melelahkan, bahkan biasanya banyak perbaikan error correction and modifi cation
yang harus dilakukan dalam tahap ini.
16.2 Evaluasi tim Kerja
Bersamaan dengan atau setelah evaluasi deliverables di atas, harus dilakukan juga suatu evaluasi terhadap
tim kerja proyek. Evaluasi sangat berguna untuk menilai kinerja tim dan menjadi landasan dalam pelaksanaan
proyek-proyek berikutnya.
Secara umum evaluasi tim kerja akan menghasilkan hal-hal berikut ini:
o Performance review penilaian kinerja, hal ini terdiri
atas: -
Penilaian kontribusi terhadap proyek dari masing-masing anggota tim.
- Penilaian kemampuan bekerja sama antara
anggota. -
Penilaian komitmen terhadap kualitas proyek.
