276
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
sampai jam 12.00, klik singkatan untuk hari tsb. pada kolom heading di kalender tsb. dan ganti
waktu kerjanya.
• Untuk mengubah semua hari kerja, misalnya
selalu hari kerja mulai dari Selasa sampai Jumat, dapat dilakukan dengan melakukan
klik pada singkatan misalnya T untuk Tuesday atau Selasa untuk hari kerja pertama dari
minggu tsb. Tekan tombol SHIFT, kemudian klik singkatan untuk hari terakhir yaitu Jumat
F untuk Friday, kemudian lakukan perubahan yang diinginkan.
4. Klik Nonworking time agar hari yang diinginkan
menjadi libur, atau Nondefault working time untuk mengganti jam kerja.
5. Jika anda klik Nondefault working time, ketik waktu
di dalam kotak yang disediakan untuk waktu mulai di kotak From, dan waktu berakhir di kotak To.
6. Jika anda telah selesai melakukan perubahan, klik
OK.
MANUAL 2: BAGAIMANA MEMASUKKAN DAN MENG-
ORGANISASIKAN KEGIATAN-KEGIATAN?
Pertama, buat da t
ar langkah-langkah yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dari proyek anda, secara
manual. Mulai dengan garis besarnya dulu, kemudian dari setiap item tsb. pecahkan menjadi kegiatan-kegiatan
kecil yang akan menghasilkan suatu hasil. Tambahkan milestones penanda pencapaian. Kemudian Akhirnya,
cari dan masukkan estimasi lama waktu penyelesaian.
Setelah informasi kegiatan didapat, kemudian
277
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
dimasukkan dalam MP-tools, ciptakan suatu kerangka outline untuk membantu anda melihat struktur proyek.
2.1 Masukkan kegiatan-kegiatan dan lama waktunya
Sebuah proyek pada umumnya adalah suatu seri kegiatan yang berhubungan satu sama lain. Suatu kegiatan
menyajikan banyaknya kerja dengan suatu hasil tertentu deliverable. Kegiatan-kegiatan sebaiknya dipecah
dalam lama waktu antara 1 hari sampai 2 minggu, untuk mempermudah monitor kemajuan yang telah d
ij alani. Masukkan kegiatan di dalam urutan kapan mereka
akan dikerjakan. Kemudian estimasikan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap kegiatan,
dan masukkan estimasi lamanya tsb. di dalam duration. MS Project menggunakan duration ini untuk menghitung
berapa banyak kerja yang perlu dilakukan untuk satu kegiatan.
Catatan: Jangan masukkan tanggal di dalam Start dan Finish fi eld karena MS Project menghitung tanggal start
dan fi nish berdasarkan durasi yang dimasukkan dan juga hubungannya antara satu kegiatan dengan yang lainnya.
1. Dari
menu View, klik Gan
t Chart
2. Di dalam
fi eld Task Name, masukkan nama
kegiatan 3. Di
dalam fi
eld Duration, masukkan lama waktu
untuk setiap kegiatan. Jangan dihitung mengenai waktu di mana ada nonworking time. Singkatan-
singkatan berikut ini dapat digunakan:
a. Bulan = months = mo
b. Minggu = weeks = w
c. Hari = days = d
d. Jam = hours = h
278
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
e. Menit = minutes = m
4. Tekan Enter
Catatan:
Secara default waktu adalah 1 day?. Dan ini dapat diubah sesuai rencana kerja yang telah dibuat. Tanda
tanya dibelakang menunjukkan ini adalah waktu yang diperkirakan. Bila anda yakin akan durasi suatu
aktivitas maka tanda tanya ini dapat dibuang.
Ada pula yang namanya “elapsed”-time. Artinya adalah perhitungan berdasarkan waktu sebenarnya 24
jamhari, 7 hariminggu, bukan berdasarkan pada waktu kerja.
Tips: Anda juga dapat menulis suatu catatan mengenai
suatu kegiatan. Di dalam fi eld Task Name, pilih kegiatan yang dipilih, kemudian klik Task Notes.
Ketik catatan anda, dan klik OK.
2.2 Menciptakan milestone penanda pencapaian
Sebuah milestone adalah kegiatan yang anda gunakan untuk mengidentifi kasi suatu kejadian yang signifi kan di
dalam jadwal ada, seperti penyelesaian suatu fase yang utama. Ketika anda memasukkan suatu kegiatan dan
menuliskan lama waktunya adalah 0, itu d ij adikan sebagai
milestone. Ada simbol berbentuk wajik hitam pada Gan t
Chart yang menandai bahwa itu adalah suatu milestone. 1.
Setelah menuliskan nama kegiatan, di dalam duration, ketik 0.
2. Tekan Enter
Selain dengan membuat suatu kegiatan menjadi sebuah milestone dengan memasukkan durasi 0, dapat
