Menciptakan feasibility plan Project Scope Management

146 Manajemen Proyek Teknologi Informasi Dimulai dari pernyataan apa yang akan diriset, kemudian melakukan riset, riset akan menghasilkan penemuan dan ide-ide baru, kemudian ditransfer ke dalam aksi dan implementasi proyek. Sebuah feasibility plan terdiri atas beberapa bagian sebagai berikut: - Executive summary rangkuman project objectives and goal; • Pada bagian awal dari feasibility plan harus dituliskan executive summary, yang memiliki kegunaan untuk mempresentasikan kepada pembaca mengenai hasil penemuan riset dan untuk mengidentifi kasikan rencana-rencana selanjutnya dalam proyek. - Produk yang akan digunakan teknologi yang disarankan; • Dalam bagian ini dituliskan keuntungan dan keunggulan dari teknologi yang telah dipilih serta alasannya untuk diimplementasikan dalam proyek. Apabila bagian ini dituliskan secara singkat dan jelas maka semua pihak, termasuk yang tidak mengerti teknologipun akan mengerti apa yang menjadi sasaran dari proyek dengan penggunaan teknologi yang telah dipilih. Action Discovery Research Purpose statement 147 Manajemen Proyek Teknologi Informasi • Contoh: Perbedaan kualitas produk yang dipilih dengan kompetitor lainnya; support apa saja yang ditawarkan produk terpilih; keberhasilan dari perusahaan lain yang telah mengimplementasikan produk terpilih dsb. - Akibat yang akan dirasakan oleh pemakai akhir; • Hal-hal yang mempengaruhi jalannya perusahaan dan pengguna akhir harus juga dituliskan, sehingga semua pihak yang terpengaruh pada jalannya proyek dapat memposisikan diri dan mengambil langkah- langkah yang dibutuhkan. • Contohnya: berapa lama training untuk so t ware yang baru; berapa lama seorang pekerja kantor harus meninggalkan kantor pada saat jaringan baru diimplementasikan; setelah berapa lama so t ware ini harus di-upgrade kembali; dsb. - Biaya yang dibutuhkan untuk teknologi yang disarankan; • Bagian ini menerangkan tentang perkiraan jumlah biaya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proyek secara keseluruhan, dilihat dari teknologi yang telah dipilih. • Contohnya: harga pembelian so t ware;licensing; biaya training; support dari vendor atau distributor; biaya subkontraktor; biaya bulanan dalam operasional kelak; dsb. • Dapat juga disertakan pembahasan tentang ROI return on investment, yaitu perhitungan setelah berapa lama si pemberi order atau perusahaan akan memperoleh balik modal. 148 Manajemen Proyek Teknologi Informasi - Rencana kerja action yang harus diambil. • Dalam bagian ini diterangkan langkah- langkah yang harus ditempuh dalam mengimplementasikan teknologi terpilih dalam proyek. • Dapat pula d ij elaskan bagaimana teknologi tersebut akan diimplementasikan; sumberdaya apa saja yang dibutuhkan dan mungkin saja rencana untuk menggunakan teknologi lain di masa mendatang yang lebih canggih dapat pula diikutsertakan pada bagian ini. Secara global dalam project objective perlu dituliskan requirements, yaitu tuntutan terhadap produk yang akan dihasilkan. Ada beberapa bagian requirements terutama dalam sebuah produk perangkat lunak, dikenal dengan istilah so t ware scope requirements yang perlu dianalisa dan dilaporkan dalam rencana kelayakan proyek ini, yaitu: - Functional requirements, yaitu apa kegunaan input yang dibutuhkan, proses yang dibutuhkan dan output yang dihasilkan dari produk yang akan dihasilkan. Untuk mendapatkan requirements yang jelas perlu digunakan metode-metode system analysis and design, seperti SDM So t ware Design and Methodology atau RAD Rapid Application Development. - Quality requirements, yaitu hal-hal yang menyangkut kualitas dari suatu produk, misalnya dalam sebuah pengembangan so t ware, perlu dianalisa waktu responsi yang dibutuhkan dalam operasional sebuah fungsionalitas. - Resource requirements, yaitu penjabaran tentang waktu, biaya dan sumberdaya yang diperlukan untuk 149 Manajemen Proyek Teknologi Informasi pelaksanaan proyek. Misalnya: berapa modal yang berani dikeluarkan pihak sponsor dalam melakukan penelitian di awal proyek. Sehingga pada akhir dari riset, melalui feasibility plan, akan terjawab secara tuntas: Scope dari proyek: - Tujuan proyek objectives dan goal. - hasil yang akan dicapai deliverables; - batasan limitations constraints: biaya, jadwal, kualitas; - Technical requirements: spesifi kasi produk yang harus dicapai, peralatan yang diperlukan, cara pengimplementasian, dsb; - Milestones, rencana kerja global, organisasi kerja;

9.2.3 Aspek pengukuran measurement

Secara khusus dalam penyusunan rencana sebuah proyek perangkat lunak so t ware product, setelah requirements serta objectivitas dari proyek tuntas terdefi nisi, perlu dipertimbangkan pula adanya waktu yang dibutuhkan untuk membuat so t ware tersebut secara efektif sampai dapat digunakan di lingkungan pengimplementasian. Sebuah produk so t ware sebagian besar terdiri atas aspek-aspek yang tidak kasat mata sehingga tidak mudah untuk mengukur kegunaannya secara kuantitatif dalam hitungan angka. Secara global proses pengukuran so t ware terbagi dalam: o Predictive measures pengukuran dengan perkiraan. Seorang manajer proyek yang berpengalaman dibantu juga oleh tim kerjanya akan mampu memperkirakan bagaimana seharusnya sebuah produk nantinya akan 150 Manajemen Proyek Teknologi Informasi berfungsi. Dalam proses pengembangan produk perkiraan ini akan menjadi pertimbangan juga. Contoh pengukuran dengan perkiraan antara lain modularity, yaitu bagaimana kode dalam so t ware dibagi dalam modul-modul sehingga akan mempermudah proses perbaikan bila ada perubahan nantinya. Berdasarkan pengalaman juga akan diketahui seberapa cepat seorang operator komputer dapat berinteraksi dengan program yang telah dibuat, sehingga dapat diperkirakan bagaimana rancangan sistem interaksi manusia dengan komputer harus dibuat. o Performance measures pengukuran kinerja. Yang diukur di sini adalah karakteristik serta fungsionalitas so t ware dalam lingkungan pengimplementasiannya. Kinerja diukur setelah so t ware digunakan oleh pemakai. Kita mengenal adanya istilah prototype, yang digunakan untuk mengukur kinerja produk yang dihasilkan. Dari feed-back yang didapat selama masa uji coba ini, produk dapat disempurnakan hingga akhirnya diserahkan sepenuhnya kepada pemberi order pada akhir proyek. Contoh pengukuran kinerja antara lain: waktu responsi bila terjadi error reliability dan waktu untuk menggunakan produk bagi pemakai usability.

9.3 Prioritas proyek

Seperti telah dituliskan pada bab terdahulu bahwa seorang manajer proyek harus mampu mengatur trade-o ff s untung rugi dari waktu, biaya dan kinerja sumberdaya