Mencari visi dan misi proyek IT

124 Manajemen Proyek Teknologi Informasi proyek tersebut harus dimulai dan kapan selesaiya. Peran seorang manajer proyek adalah temporer, mengingat rentang waktu proyek yang terbatas. Seorang manajer proyek bertanggung jawab atas tercapainya visi dan misi proyek, pengembangan aktivitas proyek dan kepemimpinan serta pengelolaan sumberdaya selama berlangsungnya proyek. Bagaimana caranya mencari visi yang jelas pada proyek IT? Bertanyalah dan adakan wawancara pada pihak pemberi order seperti eksekutif pada perusahaan, dan sponsor proyek dapat memberi jawaban akan hal ini. Selain itu diperlukan pula timbal balik dan masukan dari pihak penggunan akhir, distributor dan vendor perlengkapan IT, keb ij aksanaan perusahaan serta data-data dari proyek sejenis sebelumnya. Setelah visi dapat didefi nisikan, maka misi – yaitu aktivitas-aktivitas yang harus d ij alankan untuk mencapai visi – dalam proyek dapat pula didefi nisikan. Apabila misi telah terdefi nisi maka seorang manajer proyek harus mencari keseimbangan antara sumberdaya dan teknologi yang dipakai dalam pelaksaan proyek tersebut. Dengan kata lain manajemen proyek IT dapat didefi nisikan sebagai berikut: o Suatu penerapan pengetahuan, keahlian, perangkat dan teknik dalam bidang Teknologi Informasi di dalam aktivitas-aktivitas proyek dengan tujuan mencapai target prestasi tertentu, spt: keinginan dari client, stakeholders ataupun dari tim Management kantor atasan; o Pencarian titik temu dari: ruang lingkup, jadwal, biaya, kualitas, requirements dari pihak yang memberi proyek. 125 Manajemen Proyek Teknologi Informasi • Titik temu ini dikenal pula dengan sebutan project triangle segitiga proyek, yaitu faktor-faktor yang sangat berperan dalam pelaksaan proyek. Dapat digambarkan sebagai berikut: o Waktu time adalah: jadual dan pembagian tugas. o Pendanaan money adalah: sumberdaya utk menjalankan tugas. o Ruang lingkup scope adalah: tujuan goal visi dan produk deliverables dari proyek dan menuju pada penilaian performance dari sebuah proyek secara keseluruhan. Ketiganya saling berkaitan; tergantung pada permasalahan yang ada, namun selalu ada satu yang paling berpengaruh dalam setiap proyek. Dengan demikian, jelaslah bahwa di dalam manajemen proyek termuat titik acuan sebagai berikut: o Proyek memiliki tujuan yang jelas; o Ada suatu tenggang waktu yang terdefi nisi dengan waktu mulai dan akhir proyek; o Biasanya melibatkan beberapa department dan profesional; o Biasanya, melakukan sesuatu yang belum pernah atau jarang dikerjakan sebelumnya; Time Money ScopePerformance 126 Manajemen Proyek Teknologi Informasi o Harus memenuhi suatu syarat waktu, biaya dan kinerja unik.

7.1.3 Refl eksi manajemen

Seorang manajer proyek harus mampu menciptakan keseimbangan antara ketiga faktor pembentuk proyek. Lebih lanjut seorang manajer proyek merupakan refl eksi dari aktivitas manajemen secara luas, yaitu: o Manajemen adalah proses menentukan dan mengimplementasikan cara-cara untuk memanfaatkan sumberdaya manusia dan non manusia secara efektif dan efi sien untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. o Seorang manajer proyek sepertinya tidak berbeda dengan manajer lainnya, yaitu merencanakan, menjadwalkan, memotivasi dan mengendalikan. o Namun, seorang manajer proyek adalah unik, karena manajer ini hanya mengatur aktivitas-aktivitas yang temporer, tidak repetitif, dan seringkali bertindak secara independen di dalam suatu organisasi formal.

7.1.4 Karakteristik Proyek IT

Secara khusus dalam proyek-proyek IT, seorang manajer proyek IT harus mampu melihat tingkat kesulitan dan kompleksitas proyek IT yang memerlukan perlakuan khusus, yaitu: • Invisibility kekasatan - Bentuk fi sik dari proyek-proyek IT terkadang tidak terlihat, sehingga sulit untuk dilihat kemajuannya. - Contoh: pengembangan program, upgrade PC, dsb. 127 Manajemen Proyek Teknologi Informasi • Complexity kompleksitas - Setiap sumberdaya dan pendanaan yang dikonsumsi dalam sebuah produk IT melibatkan kompleksitas yang lebih tinggi dibanding proyek-proyek rekayasa lainnya. - Contoh: apabila dalam pengembangan so t ware pada stadium yang hampir selesai, mengalami perubahan yang signifi kan pada spesifi kasinya, maka perubahan tsb akan sangat sulit untuk diimplementasi bahkan perubahan terkadang menyebabkan proyek dimulai dari awal lagi. • Flexibility fl eksibilitas - Meskipun perubahan pada spesifi kasi pada saat pengimplementasian sangat sulit untuk dilakukan, pada dasarnya proyek-proyek IT sangat fl eksibel. - Hal ini mengacu pada kenyataan bahwa proyek IT dan keberadaan proyek IT adalah sebagai sarana pendukung bagi komponen lain dalam suatu lingkungan kerja. - Dengan demikian proyek IT dapat dikatakan memiliki derajat perubahan yang tinggi high degree of change. - Contoh: pembangunan jaringan komputer di suatu kantor tidak menyebabkan aktivitas di kantor tersebut menjadi mati. Dengan hadirnya karakteristik khusus proyek- proyek IT ini, maka dapat disimpulkan seorang manajer proyek IT dalam melaksanakan tugasnya wajib menjawab pertanyaan-pertanyaan di seputar hal-hal berikut ini: