Evaluasi tim Kerja SOFWARE TOOLS PROJECT

261 Manajemen Proyek Teknologi Informasi o Pengalaman untuk proyek berikutnya. - Pelajaran, usul, saran dan data-data proyek dapat didokumentasikan dan dapat berfungsi sebagai acuan dalam proyek-proyek selanjutnya. o Pengaruh terhadap posisi, gaji, status, dsb dalam organisasi atau lingkungan. - Dalam suatu instansi atau perusahaan yang besar, keberhasilan pelaksanaan suatu proyek dapat membawa dampak terhadap gaji, jabatan ataupun status bagi pegawai tetapnya. - Pengaruh-pengaruh ini dapat menjadi suatu motivasi bagi anggota tim untuk berprestasi lebih baik lagi dalam proyek-proyek selanjutnya. o Pendapat objektif yang membangun. - Perlu diingat bahwa pendapat yang diberikan harus obyektif terhadap kinerja yang dihasilkan. Jika tidak justru malah akan berbahaya karena penilaian yang bersifat subyektif akan menyebabkan perasaan sinis dan mungkin akan mengganggu kerja sama tim yang selama ini telah terbina dengan baik. - Pendapat yang subyektif dalam proyek akan sangat berbahaya pada saat proyek berada pada tahap akhir, karena dengan pendapat yang tidak baik mengenai seseorang mungkin akan menyebabkan penyelarasan akhir proyek tidak akan pernah tercapai, dan proyek dinilai gagal. 262 Manajemen Proyek Teknologi Informasi

16.3 Client Acceptation

Jika hasil deliverables selesai digabungkan dan membentuk suatu produk utuh yang sesuai dengan keinginan pemberi order, maka proyek dapat dianggap telah selesai. Tinggal sekarang bagaimana proses penyerahan produk kepada si pemberi order. Ada dua macam penyerahan produk kepada pemberi order: 1. Penerimaan informal, biasanya dilakukan pada proyek-proyek kecil dan sederhana. Penilaian dilakukan terhadap: o Dead-line dan tujuan proyek. o Produk tidak butuh evaluasi lebih jauh, karena dapat langsung diaplikasikan kepada pengguna dan telah sesuai dengan requirements. 2. Penerimaan formal Dalam suatu acara penerimaan formal akan dilakukan: o Final Sign-o ff : presentasi dan penjelasan kepada pemberi order client, tim kerja, ataupun pihak manajerial atas. o Project acceptance agreement konfi rmasi deliverables yang diharapkan. - Sebagai catatan: bisa saja terjadi bahwa semua telah sesuai dengan requirement, namun pemberi order masih ingin sesuatu yang lebih, maka mungkin saja dibutuhkan ekstra pekerjaan di dalam proyek. Hal ini dikenal juga dengan istilah post project activities. 263 Manajemen Proyek Teknologi Informasi

16.4 Laporan akhir dan pendokumentasian

Dalam suatu proyek besar dan formal, tim kerja di bawah koordinator seorang manajer proyek, perlu memberi suatu laporan akhir yang lengkap sebagai salah bukti pelaksanaan proyek, dan dapat digunakan sebagai historis data dalam proyek-proyek sejenis selanjutnya di masa depan. Dalam laporan akhir harus tercantum: o Tercantum dengan jelas visi dan misi dari proyek. o Proposal proyek awal dan ide-ide teknis implementasi. o Baseline proyek rencana awal biaya dan jadual. o WBS, OBS dan jaringan kerja. o Kumulatif laporan berkala pada tiap fase. o Perubahan yang terjadi dan penanggulangan risiko. o Laporan informal yang berkaitan memo, email, dsb. o Biaya total proyek dalam realitasnya. o Perjanjian penerimaan deliverables dari pemberi tugas client acceptance agreement. o Post-project activities and audit maintenance, succes story, extra business value. o Suatu nilai tambah bagi proyek, yang mengiringi kesuksesan proyek.

16.5 Indikator Keberhasilan Suatu Proyek IT

Dalam pelaksanaannya, sebuah proyek IT memiliki indikator-indikator yang menjadi tolak ukur penilaian kesuksesan. Indikator-indikator tersebut adalah: o Visi yang jelas dari proyek dan deliverables-nya.