Kontrol Biaya Manajemen Biaya Proyek Perangkat Lunak
210
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
o Total budgeted costs, yaitu jumlah biaya total yang
dianggarkan, terutama untuk fase implementasi; o
Cumulative actual costs, yaitu jumlah biaya yang dikeluarkan dalam proyek pada saat kontrol
dilakukan;
o Cost variance, yaitu perbedaan jumlah pengeluaran
yang terjadi pada saat kontrol dengan yang dianggarkan;
o Earned value, yaitu jumlah uang yang dihitung dari
nilai pekerjaan sampai pada saat kontrol dilakukan. Persentase pekerjaan yang terselesaikan pada saat
kontrol akan membantu manajer proyek untuk menghitung nilai pekerjaan pada suatu aktivitas
ataupun proyek keseluruhan.
o Qualitative value, yaitu hal-hal yang tidak dapat
dinilai dengan uang atau angka, seperti kepuasan pelanggan, perbaikan proses dalam proyek.
Bila digambarkan dalam sebuah grafi k antara hubungan waktu proyek dan biaya, maka mekanisme
pengontrolan biaya proyek dapat d ij elaskan sebagai
berikut:
Nilai kumulatif proyek
Penyelesaian proyek
Awal proyek
Nilai proyek pada saat kontrol
Biaya
Target penyelesaian proyek
Kontrol
211
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
Apabila nilai dari pekerjaan yang telah d ij alani
actual cost earned value, yaitu biaya sesungguhnya
dari suatu aktivitas pada saat kontrol dilakukan, telah dihitung; maka dengan menggunakan informasi sejenis
dari aktivitas-aktivitas lainnya, kinerja keseluruhan proyek dapat pula dihitung.
Besaran untuk menghitung kinerja aktivitas ini dikenal dengan istilah Indeks Biaya dan Kinerja
Cost Performance Index, yaitu perbandingan nilai pekerjaan
yang diperoleh dengan total pengeluaran yang terjadi pada saat suatu kontrol dalam proyek diadakan.
Besaran lainnya yang dapat dihitung dan berperan dalam menentukan apakah kinerja proyek
harus ditingkatkan atau sudah memadai adalah Indeks Penyelesaian Kinerja
To-complete Performance Index.
Adapun rumus yang digunakan dalam perhitungan- perhitungan di atas adalah:
Earned value = actual compl. work budgeted cost of work to date;
Cost Performance Index = earned value total cost of work to date;
To-Complete Performance Index = Budget – Budgeted Cost Work Performed Estimated Cost at Completion
– Actual Cost Work Performed;
212
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
Contoh penggunaan perhitungan:
VARIABEL ATRIBUT
KETERANGAN
Biaya kerja per jam 130
Biaya yang dialokasikan untuk setiap jam kerja.
Aktivitas Upgrade server
Jenis pekerjaan atau aktivitas terkait.
Alokasi jam 50
Alokasi jam kerja, sesuai rencana pada WBS danatau AON.
Anggaran biaya total 6500 = 50 130
Jumlah anggaran yang dialokasikan untuk aktivitas terkait.
Jam kerja pada saat kontrol
10 Jumlah jam kerja sampai pada saat
kontrol, seperti yang dilaporkan tim kerja.
Target persentase pekerjaan
20 = 10 50 100 Target persentase pekerjaan yang
seharusnya selesai. Persentase aktual
13 Persentase pekerjaan yang selesai
seperti dilaporkan tim kerja. Variansi
7 Selisih antara target dengan
kenyataan. Target nilai pekerjaan
yang seharusnya tercapai
1300 = 20 6500 Biaya yang dikeluarkan untuk
aktivitas pada saat kontrol. Nilai pekerjaan aktual
845 = 13 6500 Nilai pekerjaan pada kenyataannya.
Sebagai usaha tambahan untuk mengetahui kemajuan proyek secara keseluruhan, maka perhitungan-
perhitungan sejenis seperti di atas untuk setiap aktivitas dalam proyek harus dilakukan.
213
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
VARIABEL JUMLAH
KETERANGAN
Anggaran untuk penyelesaian
209,300 Anggaran proyek keseluruhan sampai penyelesaian.
Biaya kumulatif 20,875
Biaya yang dikeluarkan sampai pada saat kontrol. Target nilai
20,875 Nilai pekerjaan yang diharapkan pada saat kontrol.
Sebanding besarnya dengan biaya kumulatif. Nilai kumulatif
aktual 18,887
Dihitung dengan cara menjumlahkan keseluruhan nilai pekerjaan aktual, dari setiap aktivitas dalam proyek.
Variansi - 1988
Selisih antara target nilai dengan kenyataan. Semakin dekat variansi dengan nilai 0, maka proyek semakin
berjalan sesuai rencana.
Dari tabel di atas dapat langsung dihitung bahwa
Cost Performance Index menunjukkan berapa dekat pelaksanaan proyek mendekati total biaya yang telah
dikeluarkan pada saat kontrol diadakan, adalah:
CPI = 18887 20875 = 0.9… = 90 Dengan perhitungan CPI dapat dilihat bahwa proyek
mengalami sedikit perlambatan kinerja perbandingan lebih kecil dari 100, dan harus diupayakan perbaikan
kinerja dan efektivitas tim kerja.
Selain CPI, dapat pula dihitung nilai SPI-nya
Scheduled Performance Index, yaitu rasio antara keadaan
di lapangan nilai pekerjaan yang diperoleh dengan rencana kerja anggaran mula-mula sampai dengan saat
kontrol. Caranya adalah dengan menghitung:
SPI = BCWP BCWS BCWP
adalah Budgeted Cost Work Performed Nilai
biaya yang dikeluarkan sampai dengan saat kontrol;
214
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
BCWS adalah
Budgeted Cost Work Scheduled
Anggaran biaya total yang direncanakan sampai dengan saat kontrol
Terakhir adalah menghitung besaran
To-Complete Performance Index menunjukkan prediksi berapa besar
usaha yang diperlukan supaya proyek tetap berjalan sesuai rencana. Apabila nilai besaran ini lebih besar dari 1 maka
kinerja tim harus ditingkatkan. Bila nilai besaran lebih kecil dari 1 atau sama dengan 1, berarti kinerja tim sesuai
dengan target.
Ambil contoh: anggaran keseluruhan proyek adalah 75,000; anggaran awal dalam rencana 5,000; biaya yang
diperkirakan akan dihabiskan pada akhir proyek adalah 75,000; dan biaya yang telah dikeluarkan pada saat kontrol
7,500.
Maka: TCPI = Budget – BCWP EAC – ACWP, di mana
Budget = Anggaran awal untuk proyek; BCWP = Budgeted Cost Work Performed anggaran
biaya saat kontrol; EAC = Espected cost At Completion estimasi biaya
pada saat selesai Besarnya EAC mungkin saja berbeda dengan
anggaran awal setelah adanya penyesuaian dalam perhitungan;
ACWP = Actual Cost Work Performed biaya aktual pada saat kontrol;
TCPI = 75000 – 5000 75000 – 7500 = 1,037.
215
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
Dengan demikian kinerja kerja harus ditingkatkan 0,037 kali.