242
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
o Mempermudah kontrol terhadap jalannya proyek
lewat PND =
Project Network Diagram dan constraints terhadap: schedule jadwal, resource
sumberdaya, serta scope ruang lingkup; o Mempermudah
penjadwalan, penghitungan waktu
kerja dan
biaya;
o Mempermudah koordinasi dan komunikasi antara
peserta proyek misalnya dalam suatu multi proyek. Dari sini terlihat bahwa kegunaan suatu PM
so t ware terpaku pada pelaksanaan proyek. Tidak ada
fungsionalitas lain yang memberi nilai tambah kepada perusahaan, sehingga hanya sebagian kecil perusahaan
yang bersedia menyediakan fasilitas PM so t ware dalam
jaringan komputernya. Lebih jauh lagi, penilaian terhadap sebuah PM
so t ware lebih bersifat subyektif dan tidak ada standar
dalam penggunaannya. Seorang manajer proyek memiliki kebebasan untuk memilih antara menggunakannya
atau tidak. Dan apabila menggunakan, pemilihannya diserahkan kepada si manajer proyek, kecuali ada standar
yang berlaku di dalam proyek yang dipimpinnya.
Hambatan lain dalam pengunaan sebuah PM so
t ware adalah, sangat sedikit orang yang mengerti ataupun bersedia mempelajarinya. Seorang manajer proyek
merupakan pemakai utama dari PM so t ware ini. Keputusan
untuk menggunakan sebuah PM so t ware harus jelas.
Semuanya tergantung pada besar pengelolaan proyek dan dinamika organisasi yang dipimpin. Bisa dibayangkan jika
seorang manajer proyek lebih banyak kehilangan waktunya untuk mempelajari suatu jenis PM so
t ware daripada tugas utamanya sebagai pemimpin proyek. Untuk itu semuanya
dikembalikan kepada si manajer proyek dalam pemilihan so
t ware yang cocok.
243
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
15.2 Pemilihan PM so t ware
Sulit untuk menentukan secara umum jenis so t ware
apa yang diperlukan oleh berbagai tingkat pengguna. Pada diktat ini akan diberikan beberapa kriteria yang layak
untuk dipertimbangkan: o
Lihat besarnya proyek, sebuah proyek sederhana tidak perlu menggunakan PM so
t ware yang canggih. o
Mudah dalam penggunaan. o Lihat
features yang ditawarkan oleh so t ware
tertentu. Secara umum yang ditawarkan:
- Format dan fasilitas Gan
t chart dalam laporan dan penjadwalan;
- Analisa PERT dalam pembuatan laporan dan
penjadwalan; -
Network process planning utk. critical path, AON;
- Pembuatan kalender kerja;
- Fungsi-fungsi khusus dalam membuat laporan:
cash fl ow, jadwal, persentase penyelesaian, alokasi sumberdaya, dll.
- Interfacing dengan fasilitas online email, web,
ataupun so t ware lainnya.
o Pertimbangan harga lisensiper user, lisensi per
komputer, open source. o
Kemungkinan adanya sentralisasi database, apabila terjadi pengelolaan multiproyek.
o Adanya support dokumentasi, pelatihan, dsb dari
vendor PM so t ware tersebut.
o Adanya open source dan support di Internet secara
bebas, sebagai salah satu tolak ukur pertimbangan harga:
244
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
- Contoh dapat dilihat: h
t p:www.phprojekt. com; so
t ware ini menggunakan konfi gurasi php, apache server dan MySQL database dalam
penggunaannya.
Seorang manajer proyek jangan sampai tenggelam dalam penggunaan perangkat lunak yang digunakan
sehingga kehilangan kontak dengan tim proyek dan pelaksanaan proyek yang sedang dalam penyelesaian.
Memilih so t ware yang tepat sangat penting untuk
mendukung kelancaran proyek keseluruhan. Dan ingat penggunaan so
t ware ini tidak mutlak, hanya sebagai pendukung yang menunjang koordinasi, informasi dan
komunikasi antar pekerja dalam tim proyek.
15.3 Beberapa contoh PM so t ware
Di bawah ini adalah beberapa contoh PM so t ware
yang saat ini banyak digunakan dalam berbagai proyek diambil dari sebuah survei “Tools of the Trade: a Survey of
Project Management Tools”; Project Management Journal September 1998.
-
Microso t Project.
- Primavera: Project Plan, Sure Track.
- Microso t Excel dengan pemanfaatan kelebihan
penggunaan formula untuk perhitungan- perhitungan parameter, seperti dalam analisa PERT;
dan tersedianya berbagai macam bagan serta grafi k.
- Project Workbench.
- Time Line.
- Project Scheduler.
- Artemis. - CA-SuperProject;
