PENDAHULUAN Pertumbuhan Ekonomi dan Industri Logistik

258 APLIKASI TEKNOLOGI BERBASIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK MENGEFISIENKAN KUALITAS LAYANAN LOGISTIK DI PT DMK SURABAYA Fitri Novika Widjaja 1 , Siti Rahayu 2 1,2 Jurusan Manajemen, Fakultas Bisnis dan Ekonomika, Universitas Surabaya Jl. Raya Kalirungkut Surabaya E-mail: 1 novika_andinyahoo.com, 2 sitirahayu151gmail.com ABSTRAK Semakin meningkatnya aktivitas ekonomi baik nasional maupun global mendorong pergerakan arus barang yang semakin meningkat. Untuk itu, perusahaan yang bergerak di bidang logistik juga semakin bertambah banyak. Meningkatnya persaingan antar perusahaan logistik membuat perusahaan yang bergerak dalam bidang tersebut harus meningkatkan layanannya dari waktu ke waktu. PT DMK merupakan perusahaan logistik yang melihat adanya berbagai kelemahan dan ketidakefisienan pada layanan logistik yang dilakukan saat ini. Untuk itu, perusahaan ini berusaha meningkatkan kualitas layanan logistiknya dengan aplikasi teknologi dari elemen: personel contact quality, order release quantities, information quality, ordering procedures, order accuracy, order condition, order quality, order discrepancy handling dan timeliness. Aplikasi teknologi di PT DMK ini berhasil meningkatkan efisiensi perusahaan yang diukur berdasarkan elemen-elemen dari kualitas layanan logistik. Kata Kunci: logistik, kualitas layanan, sistem informasi manajemen 1. PENDAHULUAN 1.1. Pertumbuhan Ekonomi dan Industri Logistik Pertumbuhan ekonomi Indonesia pada 2012 diperkirakan masih tetap stabil dan mampu bertahan dari gejolak ekonomi yang melanda Amerika Serikat AS dan Eropa. Pertumbuhan diprediksi tetap membaik sampai akhir 2011 dan sepanjang 2012 karena didukung oleh konsumsi dan investasi swasta. Basis konsumsi domestik yang didukung demografi penduduk merupakan salah satu pemicu investor untuk berinvestasi di Indonesia. Untuk menarik investor, pemerintah juga perlu menyelesaikan beberapa hal yang berkaitan dengan reformasi struktural, seperti UU ketenagakerjaan, kebijakan yang memudahkan untuk melakukan bisnis dan melakukan pembenahan infrastruktur. Bisnis yang terkait kegiatan ekspor impor, pengiriman, dan pengangkutan udara akan tetap kuat karena kegiatan perdagangan eksternal terus berkelanjutan dan tumbuh. Diperkirakan barang konsumsi harian dan ritel consumer goods serta jasa logistik suku cadang akan menjadi sentra pertumbuhan sektor logistik di Indonesia. Apalagi dengan populasi lebih dari 230 juta jiwa dan wilayah geografis luas akan membuat pertumbuhan pangsa pasar logistik lebih besar. Asosiasi Logistik Indonesia ALI menargetkan pendapatan industri logistik diperkirakan tumbuh 14,2 hingga Rp 1,408 triliun, setara US 153,54 miliar tahun ini dari realisasi tahun lalu Rp 1,233 triliun, setara US 134,46 miliar. Pertumbuhan bisnis logistik dipicu tingginya konsumsi domestik yang diperkirakan terjadi pada 2012 ini. Jika pemerintah bisa menyiapkan kebutuhan setiap bidang industri, diperkirakan industri logistik tahun ini bisa tumbuh 20 bahkan 30. Seiring dengan pertumbuhan industri logistik, kinerja perdagangan Indonesia juga diperkirakan meningkat. Kinerja perdagangan tersebut diperkirakan akan tumbuh 32,5 menjadi US 514,2 miliar tahun ini. Tidak hanya perdagangan domestik, tetapi juga perdagangan internasional. Pertumbuhan penanaman modal asing PMA pada 2012 diperkirakan US 21,5 miliar. Sampai 2016, diprediksi industri transportasi dan logistik akan tumbuh rata-rata sebesar 14,7 mencapai Rp 2,442 triliun atau setara dengan US 266,3 miliar pada 2016. Pertumbuhan ekonomi yang pesat juga dialami oleh Jawa Timur. Pertumbuhan ekonomi Jawa Timur pada semester I 2012 mencapai 7,2 yoy atau lebih tinggi dari pertumbuhan ekonomi nasional 6,4. Pesatnya laju perekonomian di berbagai sektor di Jawa Timur, turut mendorong perputaran roda bisnis logistik dan forwarding, terutama kota Surabaya yang menjadi salah satu pintu perdagangan di kawasan Indonesia Timur. 259 Surabaya sebagai pusat pertumbuhan ekonomi Jawa Timur berpeluang menjadi kota investasi yang sangat prospektif. Kejenuhan pasar di Jakarta membuat Surabaya punya peluang untuk tumbuh lebih cepat sekaligus mengerek perekonomian Jatim. Perkembangan yang pesat di Indonesia timur membuat Surabaya menjadi pintu bagi pasar Indonesia timur. Surabaya sebagai kota yang didesain menjadi pusat jasa dan perdagangan telah terbukti bisa menjadi tempat yang layak untuk berinvestasi PT DMK merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang logistik yang berlokasi di Cargo area Bandara Juanda Surabaya. Selain itu, perusahaan ini tergolong badan usaha yang berbadan hukum perseroan terbatas. Dalam bidang usahanya, perusahaan ini memberikan pelayanan jasa ekspedisi pengangkutan barang melalui udara dari Port to Port, Port to Door, Door to Door, dan juga memberikan pelayanan jasa pengangkutan barang dengan menggunakan Kapal Laut serta Trucking. Layanan perusahaan ini meliputi: 1 Pengiriman barang Via Udara: Pengiriman barang via udara dilayani dengan beberapa maskapai penerbangan lokal, antara lain Garuda Indonesia, Lion Air, Batavia Air, Mandala Airlines, Sriwijaya Air, Merpati Airlines, Air Asia, dan Citilink, 2 Penerimaan barang Via Udara Incoming Handling: Incoming Handling semua kargo Garuda Indonesia dan Batavia Air di bandara udara Internasional Juanda Surabaya. Selain itu, PT. DMK juga menerima Incoming Handling oleh maskapai penerbangan lain, walaupun dengan kuantitas yang lebih kecil, 3 Melayani Carter pesawat udara penumpang atau kargo: Menggunakan pesawat Boeing 737- 200, Boeing 737- 300 by Cardig Air, CN 235, Foker 28, Hercules C-130, 4 Pengiriman barang via Laut: Menggunakan kapal Pelni, kapal Kontainer dan kapal Ferry cepat tujuan Kupang, Ujung Pandang, Balikpapan, Banjarmasin, Ambon, Manado, Jayapura, Sorong, dan Timika, dan 5 Pengiriman barang via Darat yang terdiri dari: trucking Surabaya-Jakarta, Surabaya-Medan, Surabaya-Bali, serta jasa pengiriman seluruh Jawa Timur. PT DMK menjalankan aktivitas operasionalnya dengan cara manual, baik untuk pengelolaan data maupun pelayanan konsumen. Sistem manual ini telah berjalan dari awal badan usaha berdiri. Tidak ada standar tertentu mengenai bagaimana petugas harus melayani konsumen, atau bagaimana prosedur penerimaan barang dari konsumen hingga dikirimkan. Petugas menjalankan aktivitas operasional tanpa memperhatikan prosedur pelayanan yang baik, yang menyebabkan seringnya terjadi kesalahan pada pengiriman outgoing ataupun penerimaan incoming. Aktivitas operasional PT DMK secara umum terbagi atas dua jenis, yaitu aktivitas Outgoing dan Incoming. Pada aktivitas Outgoing, petugas melayani konsumen yang hendak mengirimkan barangnya. Proses yang terjadi adalah konsumen membawa barang yang akan dikirimkan ke PT DMK, diterima oleh petugas operasional, hingga siap dikirimkan. Sedangkan aktivitas Incoming merupakan proses masuknya barang dari kota lain ke PT DMK. Proses dimulai dari pesawat yang membawa barang tiba di bandara Juanda, barang PT DMK disortir, hingga masuk ke gudang PT DMK dan dicatat. Beberapa hal penting yang dapat diamati dari aktivitas operasional PT DMK antara lain : 1 Aktivitas operasional dijalankan secara manual: Seluruh aktivitas operasional di PT DMK dilakukan secara manual, dengan keterlibatan komputerisasi yang minimal. Hal ini dapat terlihat pada cara pencatatan data incoming dan outgoing secara manual. Data barang yang dikirim dicatat di buku, dan pembuatan tanda terima juga ditulis secara manual. Sedangkan SMU dibuat dengan cara diketik. Data incoming juga dicatat di buku, sehingga sering terjadi kesalahan penulisan yang mengakibatkan pencarian barang menjadi lebih sulit. Komputer hanya digunakan untuk menyimpan data outgoing, dengan mengacu pada tanda terima yang sudah dibuat. Input data outgoing ke komputer hanya digunakan sebagai cadangan. Komputer baru terlibat maksimal saat melakukan cross-check data outgoing dengan pihak Gapura; 2 data keeping dilakukan PT DMK dengan mencatat di buku sehingga beberapa data-data lama yang penting ada yang hilang. Jika buku tersebut habis, maka harus diganti dengan buku baru. Cara ini menghabiskan banyak waktu untuk mencari data lama dan melelahkan. Hal ini dikarenakan, tidak diketahui data tersebut dicatat di buku mana, dan untuk mencari di buku pun dibutuhkan waktu yang cukup lama; 3 Belum ada prosedur tetap 260 untuk aktivitas operasional Outgoing dan Incoming: Petugas operasional cenderung menjalankan tugasnya tanpa memperhatikan prosedur kerja yang seharusnya dilakukan. Hal ini dapat diamati dari berbedanya cara petugas menangani tiap klien yang datang. Hal ini menyebabkan seringnya terjadi kesalahan dalam aktivitas Outgoing, seperti salah membuat SMU, salah menulis tanda terima, adanya barang-barang yang seharusnya tidak boleh dikirimkan, dan lambatnya proses pengiriman barang. Perlu dibuat sebuah prosedur yang sesuai agar proses pengiriman bisa berjalan dengan baik, sehingga kesalahan yang tidak diperlukan bisa dicegah. 2. KAJIAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Logistik