Pencatatan Pesanan Pelanggan Pencatan Kebutuhan Pelanggan

255 6. Mengirim penawaran harga kepada pelanggan atau calon pelanggan yang dilampiri dengan surat orderpeesanan barang.

a. Pencatatan Pesanan Pelanggan

Setelah melakukan promosi dengan sasaran yang tepat dan konsumenpelanggan mulai mengetahui tentang barang dan jasa yang mereka butuhkan, barulah biasanya konsumen mulai mengadakan kontak dengan pihak penjualprodusen untuk melakukan pemesanan barang. Setiap pesanan barang harus segera dicatat dengan benar kemudian dicek ulang untuk menghindari kesalahan catat. Pesanan barang dari konsumenpelanggan biasanya diperoleh melalui : Petugas penjualan Para petugas penjualan salesmansalesgirl biasanya menyebar untuk mencari sesaran konsumenpelanggan yang diperkirakan tertarika atau akan membeli barang yang ditawarkannya. Konsumen datang langsung Konsumen yang datang langsung biasanya karena : 1 Membutuhkam informasi lebih lanjut secara mendetail tentang barang yang dibutuhkan dan biasanya akan melakukan pembelian barang dalam partai besar. 2 Melakukan pembelian dalam jumlah kecil. 3 Konsumen tersebut bertempat tinggal di sekitar toko. 4 Mereka adalah pelanggan baru. Telepon Telepon adalah sarana yang cepat dan efisien untuk melakukan pesanan barang. Surat pesanan barang Biasanya pesanan barang melalui surat adalah sebagai balasan atas kiriman penawaran harga yang dilakukan produsenpenjual. Pesanan barang melalui surat bisa juga melalui faksimili, telegram, telex, surat tercatat, kilat, kilat khusus, internet.

b. Pencatan Kebutuhan Pelanggan

Semua pesanan barang dari konsumenpelanggan harus dicatat dengan rapi, teratur, rinci dan teliti, karena pesanan tersebut akan dicatat pada nota penjualan atau faktur pengiriman pesanan barang. Di samping itu, catatan pesanan dapat digunakan sebagia alat kontrol saat pengiriman barang. Nota penjualan berfungsi sebagai : Berkas untuk mengetahui jumlah dan jenis barang yang dibeli. Berkas untuk mengambil barang yang telah dibeli, tentunya setelah dibayar lunas dan dibubuhi stempel oleh bagian keuangan kasir. Kuitansi tanda terima pembayaran. Faktur Nota penjualan sebaiknya dibuat rangkap tiga, yaitu : 1. Pihak pembeli asli 2. Kasir copy 3. Arsip copy

c. Penegasan Kembali Kebutuhan Pelanggan