Komunikasi dengan Menggunakan Faksimili

236 11 Jangan terlalu cepat dalam berbicara, batasi pembicaraan pada masalah yang penting usahakan pembicaraan dilakukan dengan lancar. 12 Hindari penyampaian informasi rahasia dan masalah yang bersifat pribadi. 13 Usai bertelepon letakkan gagang telepon pada tempatnya. Menerima telepon : 1 Segera angkat dan jawablah jika telepon berdering. 2 Jawablah telepon secara cepat, singkat, dengan berlebih dulu memberi ucapan salam serta sebutkanlah nama instansikantor untuk menghindari salah sambung. 3 Berilah kesan bahwa anda siap membantu lawan bicara. 4 Usahakan suara kalian terdengar dengan jelas dan sopan. Apabila telepon untuk orang lain, usahakan lawan bicara untuk menunggu sebentar untuk segera disambungkan kepada yang bersangkutan. Menelpon Persiapan yang perlu dilakukan dalam menelpon adalah sebagai berikut : 1 Pahamilah terlebih dahulu masalah apa yang akan disampaikandijelaskan dalam telepon. 2 Bila perlu hafalkanlah atau catatlah nomor telepon pada secara kertas, untuk menghindarkan salah sambung dan meghemat waktu. 3 Siapkanlah alat tulis dan kertas untuk menulis bila diperlukan. 4 Bila sudah ada yang menerima telepon, sebutkan indentitas kalian baru bicara lainnya. 5 Bila terjadi salah sambung, nyatakan permintaan maaf. 6 Bila akan menghubungi melalui extensionpesawat khusus, maka tanyakan nomor extension-nya. 7 Bila nomor tidak adakurang jelas, mintalah bantuan operator.

b. Komunikasi dengan Menggunakan Faksimili

Facsimile atau faksimili atau fax merupakan produk mutakhir dari kemajuan industri teknologi informasi yang mempunyai manfaat yang besar dalam mengatasi masalah pengiriman data, baik data berupa tulisan maupun berupa gambar. Mesin faksimili mampu mengirim dan menerima data dari dan ke mana saja hanya dalam ukuran ”menit” dengan menggunakan pesawat telepon sebagai alat bantu pelengkap. Mesin faksimili tidak lain adalah mesin foto copy jarak jauh telecopier yang digunakan untuk mengirim dan menerima datainformasi berupa data tulisan, gambar foto, atau dokumen lain secara langsung dari jarak jauh. Cara mengoperasikan faksimili adalah sebagai berikut : Persiapan pengiriman 1 Pastikan bahwa listrik hidup on dan pada mesin fax terlihat ready indicator menyala stand by. 2 Masukkan dokumen yang akan dikirim pada tempat pemasukan dokumen otomatis. Jangan memasukkan dokkumen lebih dari satu halaman harus lembar demi lembar.l 3 Tekan kunci pemilih, untuk kecepatan pengiriman yang diinginkan, yaitu Fine, dokumen tersebut. 4 Setelah terdengar nada siap, kemudian tekan tombol send, berita segera terkirim. Apabila tidak ada jawaban berarti dokumen belum 237 dapat dikirim. Hal ini bisa saja terjadi karena nomor telepon yang dituju sedang sibuk dipakai. Dengan demikian pengiriman harus diulang lagi. Prosesnya sama seperti yang telah diuraikank di atas, sampai proses pengiriman berhasil. 5 Apabila lembar pertanya dokumen berhasil dikirim, segera masukkan lembar berikutnya sebelum mesin fax kembali pada stand by. Kalau sampai lebih dari 10 detik lembar berikutnya belum terkirim, berarti pengirimannya harus diproses ulang lagi. Contoh proses pengiriman 1 Menggunakan tombol key pad a Lihat petunjuk speed dial - dan tidak dalam posisi mati. Ready 11 = 30 Dial key pad b Masukkan nomor telepon misal : 7251080 dan tekan tombol start, berita segera terkirim. 2 Menggunakan telepon set a Angkat pesawat telepon Ready 11 = 30 Dial hand setstart b Hubungi nomor telepon yang dituju. Bila tersambung dan nomor yang dituju siap menerima, tekan tombol start untuk segera melakukan pengiriman dokumen. c Tekan tombol stop apabila proses pengiriman gagal atau mengalami kesalahan. 3 Menggunakan one touch key a Apabila alamat dan nomor telepon telah diprogram, tekan tombol one touch key. b Tekan tombol start, berita segera terkirim. Menggunakan speed dial code c Tekan kunci sped dial dan akan tampak petunjuk SA d Tekan speed dial yang diminta e Tekan tombol start, berita segera terikirm

c. Komunikasi dengan Menggunakan Telex