Pengumpulan Informasi Klarifikasi Awal atas Pengaduan

Bab 11 Rencana Tindak Anti Korupsi dan Upaya-upaya Penyelenggaraan Proyek dengan Meningkatkan Transparansi 11 - 30

d. Registrasi Pengaduan Sesuai dengan Website WINRIP

Sistem registrasi yang lengkap sangat esensial untuk mencatat keadaan yang sebenarnya, bahwa suatu pengaduan telah diterima dan menjadi arsip yang terbuka untuk bahan yang berkaitan dengan pengaduan sebagai dokumen awal. Register digunakan untuk menyimpan catatan status penanganan pengaduan sesuai dengan setiap tahapan proses tindak lanjutnya. Dalam hal ini register menyediakan semua data yang diperlukan untuk pemantauan dan menghindarkan adanya keperluan untuk memeriksa setiap arsip aktif untuk pemantauan biasa. Register harus sesuai dengan Nomor Arsip yang disiapkan untuk pengaduan. Identitas pelapor tidak dicatat dalam sistem register agar informasi pelapor hanya dapat diketahui oleh kalangan terbatas. Register akan mencatat informasi untuk setiap pengaduan yang diterima sebagai berikut: 1. Registrasi awal: - Nomor Register masukkan juga kedalam Arsip. - Nomor arsip yang disediakan. - Tanggal penerimaan pengaduan. 2. Klasifikasi Pengaduan: - Tipe pengaduan. - Pokok pengaduan. - Nomor Paket Proyek WINRIP. 3. Pencatatan Penanganan Pengaduan - Tanggal Laporan Klasifikasi Awal, dikirim ke PMU. - Tanggal Surat Advis, penyampaian informasi dikirim ke Pelapor. - Rekomendasi pengkajian lebih jauh ? YaTidak. - Tanggal Laporan pengkajian, dikirim ke PMU. 4. Hasil Klarifikasi awal dan Pengkajian lanjutan dituang dalam satu laporan.

e. Klasifikasi Pengaduan

Untuk memudahkan pelaporan, setiap pengaduan harus diklasifikasikan atas tipe pengaduan, kategori dan referensi oleh pelapor. Penetapan kategori pengaduan seperti dicatat pada Register. 1. Tipe Pengaduan Kategori pengaduan berdasar tipe masalah: a. Hal Umum General Matters – Terutama terkait dengan kesalahan prosedur sesuai observasi atau peraturan yang berlaku. b. Hal Teknis Technical Matters – Terutama terkait dengan kinerja yang rendah atau tidak memenuhi syarat untuk hasil pekerjaan fisik, termasuk aspek lingkungan dan sosial. c. Isu KhususKKN SpecialKKN Issues – Terutama terkait dengan kegiatan korupsi, kecurangan atau kolusi, pemaksaan, serta penyalahgunaan dana. 2. Kategori Pihak yang terlibatbertanggungjawabdiadukan Untuk institusi serta perorangan yang terlibat, meliputi Nama Kementerian, Pemerintah Provinsi danatau Nama orang yang terlibat. 3. Referensi Proyek WINRIP Namanomor paket proyek WINRIP yang diadukan kosongkan apabila pengaduan tidak ada kaitannya dengan proyek tertentu.

11.4.2 Prosedur Klarifikasi Pengaduan dan Penentuan Tindak Lanjut

Ketentuan tentang prosedur terinci yang diberlakukan dalam klarifikasi detail untuk suatu pengaduan sangat tergantung kepada cakupan dan jenis pengaduan. Beberapa petunjuk untuk proses secara keseluruhan yang menjadi rujukan Petugas Klarifikasi dapat diuraikan dibawah ini.

a. Pengumpulan Informasi

Mengumpulkan semua informasi yang relevan tentang keadaan yang menjadi pokok pengaduan, termasuk identifikasi semua pihak yang terlibat.

b. Klarifikasi Awal atas Pengaduan

Langkah awal dalam proses klarifikasi atas pengaduan untuk mengidentifikasi apakah kasus yang dilaporkan layak untuk ditindaklanjuti atau tidak dan hasilnya dilaporkan kepada PMU. Klarifikasi awal dilakukan dengan mewawancarai pihak-pihak yang terkait untuk menerima lebih banyak informasi terinci, penjelasan peran danatau kegiatan seseorang yang dilaporkan, dan sebagainya. Klarifikasi awal harus mengkaji secara hati-hati keadaan sebenarnya berdasarkan materi pengaduan. Pada tahap ini, kerahasiaan secara penuh harus dijaga dan tidak ada pembahasan yang harus dilakukan dengan pihak-pihak yang terlibat di dalam kasus ini. Harus secepatnya diketahui apakah pengaduan sah untuk Bab 11 Rencana Tindak Anti Korupsi dan Upaya-upaya Penyelenggaraan Proyek dengan Meningkatkan Transparansi 11 - 31 dilakukan klarifikasi lebih lanjut atau hanya karena salah pengertian, sehingga cukup menginformasikan bahwa pengaduan telah ditindaklanjuti. Apabila klarifikasi lanjutan diperlukan, lingkup kerja yang disyaratkan untuk menangani klarifikasi harus diidentifikasi. Tindakan yang diperlukan untuk ditangani oleh CHU dapat diuraikan di bawah ini dan dilaksanakan untuk setiap pengaduan yang diterima: 1. Menangani Klarifikasi Awal secara rahasia atas pengaduan serta membuat kesimpulan apakah klarifikasi lebih lanjut diperlukan atau apakah pengaduan terjadi karena salah pengertian; 2. Menyiapkan Laporan Klarifikasi Awal Initial Inquiry Report-IIR secara singkat dengan uraian tentang pengaduan yang ditangani, gambaran, kesimpulan dan sumber daya yang diperlukan untuk pengkajian berikutnya. Mengirimkan laporan pengkajian awal ke PMU berikut lampiran copy pengaduan awal. Target tanggal untuk menyelesaikan laporan tersebut tidak lebih dari 14 hari setelah diterimanya pengaduan awal; 3. Bilamana identitas telah diketahui, memberikan informasi secara tertulis, tidak lebih dari 7 hari setelah diterimanya pengaduan awal kepada pelapor bahwa pengaduannya telah diterima PMU, pengkajian lebih lanjut akan dilakukan oleh SatkerPanitia terkait dan pihak pelapor akan diberi informasi lebih lanjut oleh PMU setelah klarifikasi selesai ditangani. 4. Mencatat kegiatan ini di Register.

c. Klarifikasi Terinci