SISTEM INFORMASI PEMANTAUAN PROYEK Kebutuhan Informasi Progres Fisik dan Keuangan

8 - 13 IFR terdiri atas beberapa formulir yang dibuat oleh EXECUTING AGENCY adalah sebagai berikut : 1. Form 1-A : Project Sources Uses of Fund Summary Cummulative Actual Disbursements and Planned 2. Form 1-B : Project Sources Uses of Fund Expenditure in Current Quarter, Expenditure in Year to Date and Cummulative Expenditure to Date 3. Form 1-C : Project Cash Forecash 4. Form 1-D : Special Account Activity Statement 5. Form 1-E : Disbursement and Expenditures Status for Loan Fund 6. Form1-F : Detail Expenditures for Contracts Subject to Prior Review CW 7. Form TA : Detail Expenditures for Contracts Subject to Prior Review TA 8. Form IOC : Detail Expenditures for Contracts Not Subject to Prior Review IOC 9. Form 2-A : Unit of output by Project Activity 10. Form 3-C : Contract Expenditure Report for Civil Works Sistem Pelaporan Interim Unaudited Financial Report IFR a. Executing Agency membuat IFR setiap 3 bulan sekali Maret, Juni, September, Desember dengan dilampiri SPMSP2D, baik Dana Loan WINRIP dan Dana Pendamping APBN, selambat- lambatnya 45 empat puluh lima hari setelah berakhirnya triwulan yang bersangkutan. b. Executing Agency mengkonsolidasikan IFR, dan disampaikan kepada Direktorat Jenderal Perbendaharaan sebagai dasar aplikasi penarikan dana dan copynya disampaikan juga ke Bank Dunia paling lama 45 empat puluh lima hari setelah berakhirnya triwulan yang bersangkutan. c. Penyusunan IFR pada dasarnya diwajibkan untuk Pinjaman yang menggunakan sistem Pembayaran Langsung LS tetapi guna memudahkan penyusunan Konsolidasi Laporan Keuangan yang diperlukan untuk keperluan audit BPK maka Satker tetap diwajibkan untuk menyusun IFR sesuai dengan ketentuan dan tata cara yang ada.

8.5 SISTEM INFORMASI PEMANTAUAN PROYEK

8.5.1. Latar Belakang

Monitoringpemantauan proyek adalah proses dan penganalisaan informasi yang sistematis dan berkelanjutan tentang suatu kegiatan proyek dan menemukan kekuatan dan kelemahan pelaksanaanya agar dapat disimpulkan suatu tindakan koreksi untuk memperbaiki pelaksanaan proyek selanjutnya. Kegiatan monitoring proyek dilakukan dengan 2 dua cara yaitu: 1. Pemantauan langsung melalui supervisi dan bimbingan teknis. 2. Secara tidak langsung melalui pengamatan berdasarkan format pelaporan yang wajib disampaikan baik berupa laporan berkala atau kuesioner khusus. Mekanisme pemantauan pelaksanaan proyek dilakukan secara bulanan yang disampaikan ke atasan langsung maupun pejabat yang berwenang untuk menangani kegiatan proyek tersebut.

a. Kebutuhan Informasi Progres Fisik dan Keuangan

Kebutuhan akan teknologi informasi tentunya akan menjadi sebuah jawaban akan segala permasalahan teknis terhadap pengelolaan data, sehingga diharapkan akan menghasilkan informasi yang akurat, cepat, efisien dan relevan dalam melaksanakan pemantauan dan laporan keuangan proyek. PMU Ditjen Bina Marga sudah memanfaatkan aplikasi SiPP Sistem Informasi Pemantauan Proyek dan e-Monitoring untuk melakukan pemantauan pelaksanaan proyek. Dan untuk pengelolaan informasi progres fisik dan keuangan proyek WINRIP juga memanfaatkan kedua aplikasi ini. Namun ada beberapa data dan informasi yang belum disediakan oleh kedua aplikasi tersebut. Berikut ini adalah tabel identifikasi kebutuhan data dan informasi tentang pemantauan proyek dan laporan keuangan menggunakan aplikasi SiPP dan e-Monitoring. 8 - 14 Tabel 8 - 1 Identifikasi kebutuhan data dan informasi tentang pemantauan proyek dan laporan keuangan NO. APLIKASI KEBUTUHAN INFORMASI INFORMASI PROYEK TOTAL DAN BOBOT KURVA S RANGKUMAN PROGRES 1. SiPP Data lengkap Ada Ada Ada 2. e-Monitoring Data lengkap Ada Ada Ada Identifikasi kebutuhan yang dapat diuraikan berdasarkan tabel di atas adalah: 1. Data yang ditampilkan dalam aplikasi SiPP dan e-Monitoring berupa informasi proyek dan total nilai bobot serta total penyerapan anggaran, sementara data detail dan perincian item pekerjaan tidak tersedia. 2. Aplikasi SiPP dan e-Monitoring juga belum menyediakan informasi tentang rangkuman permasalahan dan solusi yang terjadi di lapangan. 3. Dan aplikasi SiPP dan e-Monitoring juga tidak menyediakan rangkuman progres proyek yaitu informasi survey lapangan, laporan bulanan dan MS Monthly Statement. Kesimpulan identifikasi kebutuhan dari tabel di atas adalah perlunya melengkapi kebutuhan data dan informasi yang belum disediakan oleh aplikasi SiPP dan e-Monitoring. Informasi yang belum disediakan oleh kedua aplikasi tersebut adalah: 1. Perincian detail pekerjaan, merupakan detail pekerjaan fisik yang terdiri dari 10 item pekerjaan, yaitu: a. Pekerjaan umum b. Pekerjaan drainase c. Pekerjaan tanah d. Pekerjaan perkerasan dan pelebaran bahu jalan e. Pekerjaan agregat f. Pekerjaan pengaspalan g. Pekerjaan struktur h. Pekerjaan perbaikan kecil i. Pekerjaan perawatan rutin 2. Rangkuman masalah dan solusi, yaitu hal-hal yang menghambat penyelesaian pekerjaan dan solusi untuk memperbaiki masalah tersebut. Sumber data yang belum disediakan bisa diambil dari laporan triwulanan IFR Interim unaudited Financial Report dan Laporan Progres Bulanan Monthly Progress Report dari Field Supervision Team. Sehingga para Satuan Kerja bisa menggunakan aplikasi baru yaitu Financial Management Information System FMIS untuk mendukung kegiatan pelaporan keuangan.

b. Skema Sistem Informasi Pemantauan Proyek