7 - 28 akan mendokumentasikan penyelesaian yang memuaskan atas semua tindakan perbaikan yang dilakukan
Penyedia Jasa, dan tindakan yang dilakukan DSC- FST dan Penyedia Jasa untuk memperbaiki praktek dan prosedur kerja yang tidak memuaskan. Salinan semua Perintah Enjinir
E gi eer s I stru tio , hasil tes dan korespondesi terkait Tanggapan Hasil Audit harus dilampirkan dalam laporan ini.
Pengguna Jasa akan memantau kinerja DSC- FST dan Penyedia Jasa dalam kegiatan ini, dan akan memberikan intervensi yang diperlukan untuk memastikan agar semua tindakan perbaikan yang diperlukan
berjalan sesuai jadwal yang disepakati. Surat Instruksi dari Pengguna Jasa kepada DSC- FST harus dilampirkan dalam laporan Pengguna Jasa.
Setelah Pengguna Jasa sepenuhnya puas bahwa semua tindakan yang diperlukan telah diselesaikan secara memuaskan, Pengguna Jasa memberi laporan kepada Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah-I Ditjen.Bina
Marga dengan menyampaikan Laporan Kesesuaian Audit TFAC dari FST.
7.5.7.6 Tanggapan Ditjen Bina Marga atas Temuan Audit
Pada saat menerima Laporan dari Pengguna Jasa, Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah-I akan memeriksa kelengkapan Laporan Kesesuaian Audit TFAC dan menandai kepuasannya atas temuan audit TFAC.
Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah-I kemudian akan menyampaikan laporan ini kepada Direktur Bina Program untuk diteruskan kepada World Bank.
Direktur Bina Program akan memberikan Laporan Tanggapan atas Hasil Audit kepada World Bank dengan melampirkan salinan Laporan Kesesuaian hasil Audit TFAC. Laporan yang sama juga akan disampaikan
kepada Inspektorat Jenderal PU.
7.5.7.7 Jadwal Waktu Tanggapan Audit
Sebagaimana dapat dilihat dalam Jadwal Waktu yang diperlukan untuk kegiatan ini, manajemen waktu yang cermat oleh semua pihak, khususnya oleh Pengguna Jasa, sangatlahpenting untuk memastikan ketepatan
penyelesaian semua pekerjaan perbaikan yang diperlukan dalam jangka waktu yang wajar.
Jadwal Waktu Tanggapan Audit dapat dilihat pada Tabel 7 – 2
Tabel 7 - 2 Jadwal Waktu Tanggapan Audit No.
Prosedur Proses Jangka
Waktu Kumulatif
hari Penanggungjawab
Hasil
1. Rapat Penutupan Audit
Audit Closing Meeting 1 hari
Tim
TL- DSC
Draft Lembar Audit ditandatangani
oleh ketiga pihak 2
World Bank menerima Laporan Final Audit
7 hari Tim TFAC
- 3.
World Bank secara resmi menyampaikan laporan ke
Ditjen.Bina Marga melalui Dir.Bipram
3 hari 1
World Bank Laporan Audit
TFAC
4. Direktur Bina Program
mengirim Laporan Audit ke Dirjen.Bina Marga,
Inspektorat Jenderal PU, dan Direktur Bina
Pelaksanaan Wilayah-I 3 hari
4 Ditjen Bina Marga
Dir.Bipram Laporan Audit
TFAC dikirim ke Dirjen.Bina Marga,
Inspektorat Jenderal PU, dan
Direktur Bina Pelaksanaan
Wilayah-I
7 - 29
No. Prosedur Proses
Jangka Waktu
Kumulatif hari
Penanggungjawab Hasil
5. Direktur Bina Pelaksanaan
Wilayah-I mengirim Laporan Audit ke Kepala
Balai, Satker, Pengguna Jasa, DSC
– FST dan Penyedia Jasa
3 hari 7
Dir Bina Pelaksanaan
Wilayah-I Laporan Audit
TFAC dikirim ke Kepala Balai,
Satker, Pengguna Jasa, DSC
– FST dan Penyedia Jasa
6. Pengguna Jasa
menyelenggarakan rapat untuk mereview
5 hari 12
Pengguna Jasa Undangan Rapat
Tanggapan Hasil Audit
7. Rapat Tanggapan Hasil
Audit 1 hari
13 Pengguna Jasa
- 8.
Pengguna Jasa, DSC menyetujui tindakan
perbaikan, mengeluarkan instruksi dan jadwal ke
DSC
– FST dan Penyedia Jasa
3 hari 16
DSC-FST Instruksi ke
Penyedia Jasa
9. Penyedia Jasa
melaksanakan, FST memantau dan
melaporkan penyelesaian pekerjaan ke PPK
21 hari 37
DSC – FST dan
Penyedia Jasa Laporan DSC-FST
10. FST melaporkan
penyesuaian terhadap Audit dan perbaikan
3 hari 40
DSC-FST SE Laporan
Kesesuaian Audit TFAC dari SE
11. Pengguna Jasa, mereview
dan setelah hasilnya memuaskan, mengirim ke
Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah I, Kantor Pusat
Ditjen Bina Marga 2 hari
42 Pengguna Jasa
Laporan Pengguna Jasa tentang
kesesuain hasil audit
12. Direktur Bina Pelaksanaan
Wilayah I mengirim Audit TFAC ke Direktur Bina
Program 2 hari
44 Dir Bina
Pelaksanaan Wilayah-I
Surat Dir Bina Pelaksanaan
Wilayah-I tentang Laporan Kesesuain
Audit TFAC
13. Ditjen Bina Marga
mengirim secara resmi ke World Bank sebagai
tanggapan atas Audit TFAC
salinan dikirim ke Inspektorat Jenderal
3 hari 47
Ditjen Bina Marga Dir.Bipram
Surat Dir Bina Program dengan
Laporan Kesesuaian Audit
TFAC
Catatan untuk Nomor 8 di atas:
Beberapa tindakan perbaikan harus dilaksanakan segera jika berpotensi membahayakan sesuai dengan saran temuan hasil audit. Namun, tindakan ini perlu dicatat dan didokumentasikan dengan baik selama proses
penyesuaian audit.
Mungkin sulit untuk sepenuhnya memperbaiki beberapa temuan audit masalah proses dalam jangka waktu pelaporan. Namun kemajuan pekerjaan ini harus dilaporkan dalam jadwal perbaikan dan pemantauan
selanjutnya. Penyampaian laporan tidak boleh ditunda dan harus disampaikan dalam waktu 7 minggu sejak Laporan Audit diterima oleh Ditjen.Bina Marga langkah 3.
7 - 30
7.6 PEMETAAN GPS
Seluruh pengukuran yang dilakukan oleh Penyedia Jasa untuk, pengujian, audit teknik dsb harus menggunakan alat GPS yang cukup akurat untuk referensi lokasi. Ini akan digunakan untuk menunjukkan dengan tepat
koordinat lintang-bujur. GS Pasal 1.4.1.2; 1.4.2 b; 1.21.2.2 menunjukkan ketelitian sampai centimeter. CTC dan DSC diharapkan menguasai teknologi tersebut dan dengan tampilan peta yang terkait.
7.7 REVISI DESAIN
Setelah kontrak ditandatangani, sangat dimungkinkan adanya revisi desain. Perlu dipahami bahwa type kontrak yang dipakai adalah kontrak harga satuan dan GC. Pasal 14.1.c
menyebutkan bahwa kuantitas yang ada di dalam Bill of Quantities BOQ adalah kuantitas estimasi. Setelah Perjanjian Kontrak ditandatangani dan Perintah Mulai Kerja Commencement of Works diterbitkan, maka
dilakukanlah Rekayasa Lapangan Field Engineering yang bertujuan melakukan penyesuaian gambar desain dengan kondisi yang ada. Apabila terdapat ketidak sesuaian antara gambar desain dan kondisi aktual di
lapangan; atau pada kasus di mana diperlukan pekerjaan baru atau terjadi suatu peristiwa yang tidak dapat diperkirakan atau terjadi bencana alam, maka diperlukan perubahan terhadap desain awal.
Usulan revisi desain dapat diajukan oleh Pengguna Jasa, Enjinir, atau Penyedia Jasa. Pada semua kasus, Asisten Enjinir SE-DSC akan bertanggung jawab atas evaluasi awal dan penyiapan justifikasi teknis untuk revisi desain.
Selanjutnya TL-DSC selaku Enjinir bertanggung jawab untuk melakukan finalisasi terhadap Justitfikasi Teknis dan mengesahkan perubahan desain tersebut sebelum usulan perubahan desain disampaikan kepada
Pengguna Jasa PPK Fisik untuk proses-proses selanjutnya.
Revisi desain merupakan variasi terhadap kontrak. Prosedur variasi kontrak mengikuti surat edaran Ditjen Bina Marga No. 18SEDb2012 tanggal 13-Desember-2012.
7.8 VARIASI DAN AMENDEMEN KONTRAK
Variasi dapat diprakarsai oleh Enjinir setiap saat sampai belum diterbitkannya Sertifikat Serah Terima Pekerjaan, baik melalui perintah atau permintaan kepada Penyedia Jasa untuk menyampaikan proposal.
Penyedia Jasa harus melaksanakan setiap variasi yang diinstruksikan oleh Enjinir. Penyedia Jasa tidak boleh menolak melaksanakan instruksi variasi kecuali jika Penyedia Jasa segera
memberitahukan Enjinir menyatakan dengan bukti-bukti pendukung bahwa : a.
Tidak mampu menyediakan bahan untuk melaksanakan variasi. b.
Variasi tersebut memicu perubahan mendasar dalam urutan atau kemajuan pelaksanaan Pekerjaan. Setelah menerima pemberitahuan, Enjinir harus membatalkan, memastikan atau mengubah instruksi variasi.
Untuk poin b di atas berlaku pada kondisi instruksi variasi diberikan namun Pengguna Jasa tidak mendapatkan penambahan waktu pelaksanaan.
Jika penambahan waktu pelaksanaan telah diberikan kepada Penyedia Jasa, maka kondisi pada poin b di atas tidak berlaku, untuk itu Penyedia Jasa harus melaksanakan instruksi variasi yang dikeluarkan oleh Enjinir.
Penyedia Jasa tidak boleh melakukan perubahan atau memodifikasi perkerjaan tanpa instruksi dari Enjinir.
Karena variasi merupakan perubahan terhadap Perjanjian Kontrak, variasi harus diformalkan dengan penerbitan Ammendemen Adendum terhadap Perjanjian Kontrak.
Sesuai dengan GC Pasal 13.1 dan GS Pasal 1.13, keterlibatan Enjinir dalam setiap variasi adalah penting sejauh penilaian variasi, penyiapan dokumen, menerbitkan perintah kepada Penyedia Jasa dan evaluasi program
pekerjaan bersangkutan yang telah direvisi.
Meskipun perintah untuk menyiapkan variasi diterbitkan oleh Enjinir atau disampaikan melalui permintaan variasi oleh Penyedia Jasa, Quality dan Quantity Engineer baik dari Penyedia Jasa dan FST-DSC akan
menyiapkan dokumen awal untuk direview oleh SE-DSC. Draft awal dibahas bersama dengan Pengguna Jasa PPK Fisik dan Penyedia Jasa dalam rapat persetujuan justifikasi teknis untuk variasi. Sebelum Draft final
Variation Order VO disampaikan kepada Pengguna Jasa PPK Fisik untuk proses selanjutnya, TL-DCS selaku Enjinir harus melakukan review final terhadap Draft Justifikasi Teknis yang sudah disiapkan oleh SE-DSC dan
selanjutnya memberikan pengesahan endorsement pada Variation Order VO .
Selanjutnya VO diproses berdasarkan kewenangan yang ada sesuai materi perubahan yang ada dalam usulan VO terkait dengan kriteria target, desain, mata pembayaran baru, waktu pelaksanaan dan nilai kontrak.