WINRIP DOC PMM Project Management Manual 20150326 00218

MANUAL

Konstruksi dan Bangunan

PROJECT MANAGEMENT MANUAL (PMM)

(Manual Manajemen Proyek)

Western Indonesia National Roads Improvement Project

WINRIP

Revisi 1

Maret 2015

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM &

PERUMAHAN RAKYAT

DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

Perjanjian Pinjaman WINRIP Loan No. IBRD 8043-ID mensyaratkan Manual Manajemen Proyek (PMM-WINRIP) digunakan oleh semua pihak yang terkait sebagai rujukan dalam pelaksanaan kegiatan seperti manajemen keuangan, pengadaan barang/jasa konstruksi/jasa konsultansi, dan pelaksanaan konstruksi serta kegiatan lainnya yang terkait dengan perjanjian pinjaman.

Sejak Manual Manajemen Proyek diterbitkan pada Maret 2012, manual ini telah digunakan oleh Project Management Unit (PMU-WINRIP), Central Team Consultant (CTC), dan Design & Supevision Consultant (DSC) yang telah dimobilisasi pada November 2012 dan Juni 2013. Beberapa Bab pada Manual Manajemen Proyek yang berkaitan dengan persiapan proyek, pengadaan supervisi konstruksi dan manajemen pelaporan telah diterapkan.

Sejumlah ketentuan baru telah diperkenalkan dalam program WINRIP dan sangatlah penting agar ketentuan ini tidak hanya diterima dan dijalankan, namun dalam beberapa tahun, diperlukan suatu mekanisme yang dapat terus meningkatkan dan menguatkan prosedur dan pedoman yang tertuang di dalam Manual Manajemen Proyek. Pemutakhiran secara berkala Manual Manajemen Proyek merupakan aspek utama dalam strategi ini.

Di dalam pelaksanaannya, Ditjen.Bina Marga, PMU-WINRIP, Project Implementation Unit dan Tim Konsultan merupakan pengguna utama manual ini, telah mengidentifikasi beberapa bagian yang memerlukan pengembangan dan perbaikan. Perubahan dalam peraturan dan prosedur di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga juga mengindikasikan perlu dilakukannya perubahan dalam manual ini. Revisi-1 terhadap Manual Manajemen Proyek WINRIP, setelah dilakukan pembahasan yang intensif bersama dengan beberapa pihak yang terkait, diterbitkan pada bulan Maret 2015

Pada awal tahun 2014 beberapa paket telah memulai pelaksanaan konstruksi dan dijadwalkan awal tahun 2016 telah selesai dan dipandang perlu untuk menjelaskan lebih mendalam prosedur dan peraturan terkait dengan pelaksanaan kontrak, penyelesaian kontrak, penyesuaian harga dan variasi pekerjaan untuk menampung rekomendasi audit keselamatan jalan dan laik fungsi jalan.

Manual ini merupakan Revisi-1 dari Manual Manajemen Proyek WINRIP dan fokus utamanya untuk peningkatan terhadap prosedur pelaksanaan konstruksi dan pemutakhiran terhadap manajemen dan pelaporan keuangan, teknik lingkungan dan keselamatan jalan serta proses pengadaan.

Sekali lagi pengguna didorong untuk menerapkan PMM ini dengan tertib dalam kegiatan manajemen proyek dan menyampaikan masukannya untuk perbaikan dan penyempurnaan lebih lanjut.

Jakarta, 2015 Plt. Direktur Jenderal Bina Marga

FOREWARD

The WINRIP Loan Agreement No. IBRD 8043-ID requires that WINRIP Project Management Manual (PMM) shall be used by all concerned parties as an important reference in the implementation of all activities such as financial management, procurement of goods, civil works and consultancy services, implementation of construction and other activities associated with the loan agreement.

Since PMM-WINRIP was published in March 2012, the manual has been used by the PMU-WINRIP, CTC and DSC which mobilized in November 2012 and July 2013. Veriuos section of PMM-WINRIP related to the preparation of projects, supervision of construction, procurement management reporting have also been applied.

A number of new initiatives have been introduced in the program and it is extremely important to WINRIP this initiative not only accepted and executed, but a few years, needed a mechanism that can continue to improve and strengthen the procedures and guidelines Manual introduced in project management. Periodically updates the Project Management Manual is a major aspect in this strategy.

In practice, DGH, Project Management Unit of WINRIP, Project Implementation Units and Consultants Team are ai use s a ual this ha e ide tified se e al pa ts hi h e ui e the de elop e t a d improvement. Changes in rules and procedures in the DGH also indicated soon need he did a change in manual this. The First revision against Project Management Manual of WINRIP, having performed discussion intensive together with some related parties, issued in October 2014.

In the early years by 2014 some packages have started the implementation of construction and is scheduled to start in 2016 has been completed and is seen necessary to describe more in-depth procedures and regulations related to the completion of the contract, price adjustments and variations to accommodate the work of road safety audit and the feasible of road function.

This manual is the first revision from Project Management Manual of WINRIP and their center for an increase against procedure construction execution and updating for managements and financial reporting and the process of procurement by method Full e-Procurement and Post Qualification.

Once more user driven to apply PMM this well in this project management and conveying input for repairs and consummation more

Jakarta, 2015 Director Genderal of Highways

i

DAFTAR ISI ... i

DAFTAR LAMPIRAN ... v

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... viii

G L O S S A R Y ... x BAB 1PENDAHULUAN... 1 - 1

1.1 LATAR BELAKANG ... 1 - 1 1.2 WESTERN INDONESIA NATIONAL ROADS IMPROVEMENT PROJECT (WINRIP) ... 1 - 1 1.3 TUJUAN WINRIP ... 1 - 2 1.4 MAKSUD DAN TUJUAN PMM ... 1 - 2 1.5 RUANG LINGKUP ... 1 - 3

BAB 2ORGANISASI DAN TATA LAKSANA PROYEK ... 2 - 1

2.1 INSTANSI TERKAIT ... 2 - 1 2.2 TUGAS PROJECT MANAGEMENT UNIT (PMU) WINRIP ... 2 - 5 2.3 LINGKUP TUGAS JASA KONSULTANSI UNTUK KEGIATAN MENDUKUNG PELAKSANAAN PROYEK

WINRIP ... 2 - 8

BAB 3PERENCANAAN UMUM DAN PEMROGRAMAN ... 3 - 1

3.1 UMUM ... 3 - 1 3.2 INSTITUSI LAIN YANG TERKAIT DALAM PENYUSUNAN PERENCANAAN UMUM DAN

PEMROGRAMAN ... 3 - 2 3.3 TATA CARA USULAN PROGRAM/PERUBAHAN RUAS ... 3 - 2 3.4 TATA CARA USULAN PROGRAM DARI PROYEK – PROYEK (PIU) LOAN IBRD 8043-ID WINRIP ... 3 - 4 3.5 PERUBAHAN PAGU ... 3 - 5 3.6 PERUBAHAN PENANGANAN / PERUBAHAN TARGET PANJANG ... 3 - 5

BAB 4PROSEDUR PERENCANAAN TEKNIS ... 4 - 1

4.1 UMUM ... 4 - 1 4.2 JENIS PENANGANAN JALAN DAN JEMBATAN ... 4 - 1 4.3 PENYIAPAN DESAIN DAN REVISI DESAIN ... 4 - 1 4.4 LEGALISASI GAMBAR PERENCANAAN TEKNIS ... 4 - 2 4.5 KRITERIA PERENCANAAN TEKNIS JALAN UNTUK JALAN – JALAN DALAM SISTEM JARINGAN

JALAN PRIMER ... 4 - 2 4.6 KRITERIA PERENCANAAN TEKNIS JEMBATAN ... 4 - 4 4.7 PERENCANAAN TEKNIS JALAN DAN JEMBATAN ... 4 - 7

BAB 5PENGADAAN PEKERJAAN KONSTRUKSI... 5 - 1

5.1 RUJUKAN DAN PENGERTIAN DASAR ... 5 - 1 5.2 METODA PENGADAAN ... 5 - 4 5.3 REVIEW DAN PERSETUJUAN BANK DUNIA ... 5 - 4

ii 5.4 PERPANJANGAN MASA PEMELIHARAAN... 5 - 5 5.5 KUALIFIKASI PENYEDIA JASA PEMBORONGAN ... 5 - 6 5.6 PROSEDUR LELANG ... 5 - 11 5.7 EVALUASI PENAWARAN ... 5 - 20

BAB 6PENGADAAN JASA KONSULTANSI ... 6 - 1

6.1 RUJUKAN ... 6 - 1 6.2 PROSEDUR NOL SELEKSI KONSULTAN DARI BANK DUNIA ... 6 - 1 6.3 QUALITY AND COST BASED SELECTION (QCBS) ... 6 - 2 6.4 TERMS OF REFERENCE (TOR) / KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) ... 6 - 2 6.5 PENGUMUMAN UNTUK PESERTA YANG BERMINAT (REQUEST EXPRESSIONS OF

INTEREST/REOI) ... 6 - 2 6.6 PENYUSUNAN SHORT LIST KONSULTAN ... 6 - 3 6.7 PENYIAPAN REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) ... 6 - 3 6.8 PENGIRIMAN UNDANGAN SAMPAI DENGAN KLARIFIKASI ... 6 - 4 6.9 PENYAMPAIAN PROPOSAL ... 6 - 4 6.10 EVALUASI PROPOSAL TEKNIK (TER – TECHNICAL EVALUATION REPORT)... 6 - 5 6.11 EVALUASI FINANSIAL/HARGA ... 6 - 5 6.12 KOMBINASI EVALUASI TEKNIS DAN BIAYA ... 6 - 5 6.13 NEGOSIASI DAN PENYIAPAN DRAFT KONTRAK ... 6 - 5 6.14 PENETAPAN PEMENANG ... 6 - 6 6.15 PENGUMUMAN PEMENANG LELANG ... 6 - 6

BAB 7IMPLEMENTASI KONTRAK... 7 - 1

7.1 UMUM ... 7 - 1 7.2 PERATURAN-PERATURAN ... 7 - 1 7.3 PENDELEGASIAN KEWENANGAN ... 7 - 1 7.4 URUTAN PEKERJAAN DARI AWAL SAMPAI DENGAN AKHIR PEKERJAAN ... 7 - 5 7.5 PANDUAN PENGAWASAN DAN PELAKSANAAN PROYEK ... 7 - 7 7.6 PEMETAAN GPS ... 7 - 30 7.7 REVISI DESAIN ... 7 - 30 7.8 VARIASI DAN AMENDEMEN KONTRAK ... 7 - 30 7.9 PENYESUAIAN HARGA (ESKALASI) ... 7 - 33 7.10 PENYELESAIAN PEKERJAAN ... 7 - 37

BAB 8MANAJEMEN KEUANGAN DAN PELAPORAN PROYEK ... 8 - 1

8.1 PERATURAN-PERATURAN DI BIDANG KEUANGAN ... 8 - 1 8.2 TATA CARA PENYUSUNAN DAN PELAKSANAAN ANGGARAN ... 8 - 1 8.3 TATA CARA PENARIKAN DANA... 8 - 5 8.4 PELAPORAN ... 8 - 12 8.5 SISTEM INFORMASI PEMANTAUAN PROYEK ... 8 - 13

iii 9.1 ACUAN ... 9 - 1 9.2 UMUM ... 9 - 1 9.3 PROSEDUR PEMANTAUAN DAN EVALUASI ... 9 - 1 9.4 TECHNICAL AUDIT ... 9 - 7 9.5 RENCANA TINDAK ANTI KORUPSI (RTAK) / Anti-Corruption Action Plan (ACAP) ... 9 - 8

BAB 10ANALISIS DAN RENCANA PENGELOLAAN LINGKUNGAN DAN SOSIAL (ARPLS) ... 10 - 1

10.1 UMUM ... 10 - 1 10.2 PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN ... 10 - 3 10.3 KERANGKA KEBIJAKAN BANK DUNIA DAN PERATURAN PEMERINTAH INDONESIA ... 10 - 4 10.4 GAMBARAN UMUM PROYEK ... 10 - 14 10.5 PROSEDUR PENYARINGAN LINGKUNGAN ... 10 - 16 10.6 PENYUSUNAN DOKUMEN LINGKUNGAN (AMDAL & UKL&UPL serta SPPL) ... 10 - 19 10.7 INTEGRASI PERTIMBANGAN LINGKUNGAN KE DALAM DESAIN ... 10 - 20 10.8 RENCANA KERJA PENGELOLAAN DAN PEMANTAUAN LINGKUNGAN (RKPPL) ... 10 - 21 10.9 PROSEDUR PENGADAAN TANAH DAN PEMUKIMAN KEMBALI... 10 - 23 10.10 PEMANTAUAN (MONITORING) LINGKUNGAN DAN SOSIAL ... 10 - 33 10.11 PEMANTAUAN PROGRAM KAMPANYE PENCEGAHAN IMS DAN HIV-AIDS ... 10 - 35 10.12 KESELAMATAN JALAN ... 10 - 35

BAB 11RENCANA TINDAK ANTI KORUPSI DAN UPAYA-UPAYA PENYELENGGARAAN PROYEK DENGAN MENINGKATKAN TRANSPARANSI ... 11 - 1

11.1 RENCANA TINDAK ANTI KORUPSI (RTAK) / ANTI-CORRUPTION ACTION PLAN (ACAP) ... 11 - 1 11.2 WAKIL PENGAMAT DARI MASYARAKAT (WPM) / COMMUNITY REPRESENTATIVE OBSERVERS

(CROs) ... 11 - 3 11.3 KETERBUKAAN INFORMASI KEPADA PUBLIK/ PUBLIC DISCLOSURE ... 11 - 8 11.4 KEBIJAKAN DAN PROSEDUR PENANGANAN PENGADUAN ... 11 - 25 11.5 FASILITASI PEMANTAU PIHAK KETIGA ... 11 - 37 11.6 SANKSI DAN PENALTI ... 11 - 39 11.7 PENGAWASAN PELAKSANAAN KONSTRUKSI ... 11 - 40

BAB 12LAPORAN PENYELESAIAN PROYEK(PROJECT COMPLETION REPORT/PCR) ... 12 - 1

12.1 PENGERTIAN ... 12 - 1 12.2 PENYIAPAN PROJECT COMPLETION REPORT (PCR) ... 12 - 2

BAB 13AUDIT ... 13 - 1

13.1 AUDIT KEUANGAN ... 13 - 1 13.2 AUDIT KETEKNIKAN (QUALITY ASSURANCE ENGINEER) ... 13 - 10 13.3 AUDIT/EVALUASI RENCANA TINDAKAN ANTI KORUPSI (RTAK) OLEH BPK ... 13 - 24 13.4 AUDIT PADA PELELANGAN ... 13 - 31 13.5 AUDIT KESELAMATAN JALAN ... 13 - 31

iv

BAB 14CADANGAN PEMBIAYAAN UNTUK TANGGAP BENCANA ALAM ... 14 - 1

14.1 OBJECTIVE AND SCOPE ... 14 - 3 14.2 GENERAL PROJECT CONTEXT ... 14 - 4 14.3 IMPLEMENTATION ARRANGEMENTS ... 14 - 4 14.4 DEFINITION OF ROAD EMERGENCY WORKS ... 14 - 6 14.5 DESCRIPTION OF WORKS/ACTIVITIES POSSIBLY TO BE FINANCED THROUGH THE

CONTINGENCY COMPONENT ... 14 - 6 14.6 PROCEDURE TO TRIGGER COMPONENT 4: CONTINGENCY FOR DISASTER RISK RESPONSE ... 14 - 7 14.7 NECESSARY SUPPLEMENTS TO THE ENVIRONMENTAL AND SOCIAL SAFEGUARDS

MANAGEMENT FRAMEWORK ... 14 - 9 14.8 NECE““A‘Y “UPPLEMENT TO THE P‘OJECT “ DI“BU‘“EMENT AND FINANCIAL MANAGEMENT

PROCEDURES ... 14 - 11 14.9 NECE““A‘Y “UPPLEMENT“ TO THE P‘OJECT “ P‘OCU‘EMENT P‘OCEDU‘E“ ... 14 - 13

v

Lampiran 7 - 1 Format Berita Acara Serah Terima Lapangan... 7 - 8

Lampiran 8 - 1 Form IFR 1 – A ... 8 - 23

Lampiran 8 - 2 Form IFR 1 – B ... 8 - 24

Lampiran 8 - 3 Form IFR 1 – C ... 8 - 25

Lampiran 8 - 4 Form IFR 1 – D ... 8 - 26

Lampiran 8 - 5 Form IFR 1 – E ... 8 - 27

Lampiran 8 - 6 Form IFR 1 – F ... 8 - 28

Lampiran 8 - 7 Form IFR G – IOC ... 8 - 29

Lampiran 8 - 8 Form IFR G – TA ... 8 - 30

Lampiran 8 - 9 Form IFR 2 – A ... 8 - 31

Lampiran 8 - 10 Form IFR 3 – A ... 8 - 32

Lampiran 13 - 1 Form 1 – A ... 13 - 5

Lampiran 13 - 2 Form – 1B ... 13 - 6

Lampiran 13 - 3 Form 1 – C ... 13 - 7

Lampiran 13 - 4 Form 1 – F ... 13 - 8

Lampiran 13 - 5 Form 1 – F – all ... 13 - 9

Lampiran 13 - 6 Lampiran Hasil Pengujian ...13 - 14

Lampiran 13 - 7 Lampiran Hasil Pemeriksaan ...13 - 15

Lampiran 13 - 8 Lampiran Berita Acara Pemeriksaan ...13 - 16

Lampiran 13 - 9 Daftar Temuan dan Tindak Lanjut Audit ...13 - 17

Lampiran 13 - 10 Daftar Temuan dan Tindak Lanjut Audit Lapangan ...13 - 18

vi

DAFTAR TABEL

Tabel 1 - 1 Informasi Umum Tentang WINRIP ... 1 - 1

Tabel 4 - 1 Parameter Perencanaan Geometrik Jalan ... 4 - 3

Tabel 4 - 2 Tinggi abutmen dan pilar tipikal ... 4 - 6

Tabel 4 - 3 Tabel Penentuan Jenis Pondasi Jembatan ... 4 - 7

Tabel 4 - 4 Persyaratan Data Geoteknik ... 4 - 11

Tabel 4 - 5 Pengujian perkerasan dan interval sampling ... 4 - 12

Tabel 5 - 1 Daftar Lampiran Penawaran yang harus disiapkan penyedia jasa ... 5 - 15

Tabel 5 - 2 Procurement Plan ... 5 - 24

Tabel 5 - 3 Contoh Formulir Monitoring Pembukaan Penawaran ... 5 - 35

Tabel 6 - 1 World Bank's Revised Prior Review Tresholds for WINRIP ... 6 - 2

Tabel 7 - 1 Tanggung Jawab Pokok Pengguna Jasa dan Enjinir berdasarkan Kontrak ... 7 - 3

Tabel 7 - 2 Jadwal Waktu Tanggapan Audit ... 7 - 28

Tabel 7 - 3 PROSEDUR PERUBAHAN KONTRAK ... 7 - 30

Tabel 8 - 1 Identifikasi kebutuhan data dan informasi tentang pemantauan proyek dan laporan keuangan . 8 - 14

Tabel 9 - 1 Indikator Kinerja Program WINRIP ... 9 - 4

Tabel 9 - 2 Jadwal Monitoring dan Evaluasi Kinerja Proyek WINRIP oleh PMU ... 9 - 9

Tabel 9 - 3 Rekapitulasi Monitoring dan Evaluasi Kinerja Proyek WINRIP Kategori Kegiatan Fisik... 9 - 10

Tabel 9 - 4 Rekapitulasi Monitoring dan Evaluasi Kinerja Proyek WINRIP Kategori Kegiatan Non Fisik ... 9 - 11

Tabel 10 - 1 Analisis dan Rencana Pengelolaan Lingkungan dan Sosial (ARPLS) ... 10 - 1

Tabel 10 - 2 Ringkasan Persyaratan Persetujuan Safeguard & Keterbukaan WINRIP ... 10 - 4

Tabel 10 - 3 Ringkasan Pendekatan Untuk Penerapan Prosedur dan Petunjuk Pelaksanaan dari Bank Dunia 10 - 4

Tabel 10 - 4 Jenis Rencana Kegiatan Jalan yang Wajib Dilengkapi dengan AMDAL ... 10 - 8

Tabel 10 - 5 Daftar Kawasan Lindung... 10 - 9

Tabel 10 - 6 Konsep Revisi Peraturan Menteri PU Nomor 10/PRT/M/2008 tentang Penetapan Jenis Rencana Usaha dan/atau Kegiatan Bidang pekerjaan Umumyang wajib Dilengkapi denganUsaha

Pengelolaan Lingkungan hidup dan Usaha Pemantauan Lingkungan Hidup (UKL-UPL)... 10 - 10

Tabel 10 - 7 Jenis Penanganan Pada Paket Program WINRIP... 10 - 16

Tabel 10 - 8 Ringkasan Hasil Penyaringan Dampak Lingkungan dan Sosial Paket-paket WINRIP ... 10 - 18

Tabel 10 - 9 CONTOH: Rencana Kerja Pengadaan Tanah dan Pemukiman Kembali ... 10 - 27

Tabel 10 - 10 Matrikulasi Pelaksanaan Keselamatan Jalan ... 10 - 42

Tabel 11 - 1 Proses Pengadaan yang wajib dihadiri oleh WPM... 11 - 7

Tabel 11 - 2 Klasifikasi Informasi di Lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum ... 11 - 12

Tabel 11 - 3 Berkas Data Minimum yang disajikan pada website ... 11 - 17

vii dari Masyarakat (WPM) /... 13 - 27

Tabel 13 - 2 Daftar Simak Audit Pelaksanaan ACAP: Pemantauan Pelaksanaan Konstruksi oleh Pemantauan oleh Pihak Ketiga (PP3). ... 13 - 28

Tabel 13 - 3 Daftar Simak Audit Pelaksanaan ACAP: Keterbukaan Informasi Kepada Publik ... 13 - 29

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2 - 1 Organization Chart of WINRIP ... 2 - 3

Gambar 2 - 2 Organisasi Satuan Kerja Non Vertikal Tertentu (SNVT) ... 2 - 4

Gambar 2 - 3 Struktur Organisasi Project Management Unit (PMU) WINRIP ... 2 - 7

Gambar 2 - 4 Struktur Organisasi Core Team Consultant (CTC) ... 2 - 9

Gambar 3 - 1 Tata Cara Usulan Program dari Proyek – Proyek (PIU) ) LOAN IBRD 8043-ID WINRIP ... 3 - 4

Gambar 4 - 1 Diagram Proses Perencanaan Teknis Jalan Mulai Dari Tahap Persiapan s.d Penyusunan

Dokumen Lelang ... 4 - 15

Gambar 5 - 1 Diagram Alir Prosedur Lelang ... 5 - 11

Gambar 5 - 2 Bagan Alir Evaluasi Penawaran Pasca Kualifikasi ... 5 - 25

Gambar 5 - 3 Tatacara Registrasi Semi e-procurement dan Full e-procurement ... 5 - 26

Gambar 5 - 4 Contoh Formulir Daftar Isian Pada Pembukaan Lelang ... 5 - 36

Gambar 6 - 1 Bagan Alir Proses Seleksi Jasa Konsultansi ... 6 - 7

Gambar 7 - 1 Bagan Alir Hubungan Pengguna Jasa, Enjinir dan Penyedia Jasa... 7 - 4

Gambar 7 - 2 Diagram Timeline Urutan Penyelesaian Pekerjaan ... 7 - 6

Gambar 7 - 3 Bagan Alir Serah Terima Lapangan ... 7 - 9

Gambar 7 - 4 Bagan Alir Rapat Pra-Pelaksanaan Pekerjaan (Pre Construction Meeting) ... 7 - 12

Gambar 7 - 5 Bagan Alir Prosedur Pengajuan Gambar Kerja (Shop Drawing)... 7 - 14

Gambar 7 - 6 Bagan Alir Prosedur Pelaksanaan Pekerjaan ... 7 - 16

Gambar 7 - 7 Bagan Alir Pengajuan Sertifikat Sementara (IPC) ... 7 - 17

Gambar 7 - 8 Bagan Alir Proses Pengaturan Perubahan V0 (Amandemen) Kontrak ... 7 - 32

Gambar 7 - 9 Bagan Alir Penyesuaian Harga ... 7 - 36

Gambar 7 - 10 Urutan langkah dalam proses Serah Terima Pekerjaan ... 7 - 38

Gambar 7 - 11 Proses Serah Terima Pekerjaan Tanpa Denda Keterlambatan ... 7 - 39

Gambar 7 - 12 Proses Serah Terima Pekerjaan Dengan Denda Keterlambatan ... 7 - 40

Gambar 7 - 13 Tahapan Pengakhiran Kontrak ... 7 - 44

Gambar 8 - 1 Alur Pencairan Dana Menggunakan Mekanisme Pembayaran Langsung (PL) ... 8 - 6

Gambar 8 - 2 Alur Pencairan Dana Dan Pengisian Kembali Rekening Khusus ... 8 - 9

Gambar 8 - 3 Sumber Data dan Output Aplikasi FMIS ... 8 - 16

Gambar 8 - 4 Mekanisme Filtering Data Aplikasi SiPP Ditjen Bina Marga ... 8 - 16

Gambar 8 - 5 Mekanisme Data Keuangan dari Laporan Triwulanan IFR (Interim unaudited Financial Report)8 - 18

Gambar 8 - 6 Mekanisme Pengumpulan Data Laporan Bulanan Field Supervision Team ... 8 - 19

Gambar 8 - 7 Mekanisme Pelaporan SAI pada Satuan Kerja ... 8 - 20

Gambar 10 - 1 Skema Tahap Penyaringan Sosial ... 10 - 7

Gambar 10 - 2 Skema Tahap Penyaringan Lingkungan ... 10 - 11

Gambar 10 - 3 Proses Terakomodasinya Kelola Lingkungan ke dalam Pelaksanaan Kontruksi ... 10 - 22

ix

Gambar 10 - 6 Keterkaitan Audit Kesjal dengan Pihak Lain dan Sistem Pelaporan ... 10 - 38

Gambar 10 - 7 Perangkat Pengaturan Lalu Lintas ... 10 - 40

Gambar 10 - 8 Rambu Lalu Lintas pada Tahap Konstruksi ... 10 - 40

Gambar 10 - 9 Konsep Zona dan Penempatan Rambu (Panduan Teknis 1, Rekayasa Keselamatan Jalan) .. 10 - 40

Gambar 11 - 1 Bagan/Skema Proses Pemilihan WPM ... 11 - 6

Gambar 11 - 2 Contoh Papan Informasi Proyek ... 11 - 15

Gambar 11 - 3 Contoh Ringkasan Progress Kontrak di dalam Website ... 11 - 18

Gambar 11 - 4 Panduan Cara Penyampaian Pengaduan Melalui Website WINRIP ... 11 - 27

Gambar 11 - 5 Diagram Penanganan Pengaduan ... 11 - 28

Gambar 11 - 6 Ringkasan Langkah-langkah Penanganan Pengaduan ... 11 - 29

Gambar 11 - 7 Skema Saran dan Pengaduan Melalui Website WINRIP ... 11 - 34

Gambar 11 - 8 Bagan Alir Saran dan Pengaduan Masyarakat Melalui Media Surat, Faksimili, Telepon, dan Surat Elektronik (e-mail) ... 11 - 35

Gambar 11 - 9 Bagan Alir Saran dan Pengaduan Masyarakat Melalui Website WINRIP ... 11 - 36

Gambar 13 - 1 Bagan Alir Prosedur Pelaksanaan Audit ... 13 - 12

Gambar 13 - 2 Prosedur Pelaksanaan Audit Keselamatan Jalan (AKJ) ... 13 - 35

Gambar 14 - 1 Pelaksanaan, realokasi, dan penggunaan dana Komponen-4 ... 14 - 2

Gambar 14 - 2 Project Implementation Arrangements of the Western Indonesia Road Improvement

x

G L O S S A R Y

( DAFTAR ISTILAH DAN PENGERTIANNYA )

1.

Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN)

adalah rencana keuangan tahunan pemerintahan negara yang disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat, yang masa berlakunya dari tanggal 1 Januari sampai dengan tanggal 31 Desember tahun berkenaan.

2.

Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD)

adalah rencana keuangan tahunan pemerintahan daerah yang dibahas dan disetujui bersama oleh pemerintah daerah dan DPRD, dan ditetapkan dengan peraturan daerah.

3.

Annual Work Program (AWP) or Work Program (WP)

adalah program tahunan yang disusun oleh Ditjen. Bina Marga dan disetujui oleh Bank Dunia sebagai acuan program yang dilaksanakan pada loan WINRIP ini.

4.

Anti Corruption Action Plan (ACAP) / Rencana Tindak Anti Korupsi (RTAK)

Dokumen kesepakatan yang merupakan bagian tidak terpisahkan dengan Perjanjian Pinjaman (Loan Agreement) yang mengatur rencana tindakan anti korupsi yang dilaksanakan pada program WINRIP, yaitu khususnya transparansi mencakup 4 pilar sebagai berikut: (i) penyertaan wakil pengamat masyarakat (WPM), (ii) pelaksanaan

transparansi melalui publikasi/website, (iii) penyediaan unit pengelolaan pengaduan

(complaint handling unit) dan (iv) penyertaan pengamat pihak ketiga (TPM)

5.

Backlog

adalah pengeluaran yang sudah membebani rekening khusus, akan tetapi belum diajukan pertanggungjawabannya untuk sekaligus memperoleh penggantian ke Pemberi Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PPHLN).

6.

Bank

adalah the International Bank for Reconstruction and Development (IBRD).

7.

Bridge Management System (BMS)

adalah suatu sistem untuk pengelolaan jembatan yang terintegrasi, dimulai dari Planning,

Programming, Budgeting, Construction Monitoring and Evaluation.

8.

Bulan dan Hari

adalah bulan kalender dan hari kalender Masehi/Gregorian.

9.

Closing Account

adalah batas akhir dari penatausahaan penarikan loan yang dilakukan oleh proyek. Biasanya closing account bermasa 3 – 4 bulan sejak loanclosing date.

10.

Closing Date

adalah batas akhir waktu untuk penarikan dana pinjaman/hibah luar negeri melalui penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN).

xi

adalah upaya untuk mencederai atau mengancam secara langsung maupun tidak langsung untuk mencederai orang-orang atau harta benda miliknya, untuk maksud mempengaruhi secara tidak layak keikutsertaan mereka dalam proses pengadaan.

12.

Collusive Practices

adalah kerjasama antara dua Peserta Lelang atau lebih, dengan atau tanpa sepengetahuan Pengguna Jasa, merencanakan untuk mencapai suatu hasil pelelangan yang diatur termasuk mempengaruhi tindakan peserta lelang yang lainnya, sedemikian rupa sehingga Lelang menjadi tidak murni dan tidak mengandung unsur persaingan atau kompetisi.

13.

Commitment Fee dan Front-end Fee

adalah biaya yang dikenakan kepada peminjam (borrower) atas dana pinjaman yang sudah

tersedia akan tetapi belum ditarik. Front-end Fee dibayarkan paling lambat 60 hari setelah

effective date. Untuk WINRIP tidak berlaku front end fee.

14.

Corrupt practice

adalah tindakan menawarkan, memberikan, menerima atau meminta secara langsung maupun tidak langsung, apapun yang bernilai untuk maksud mempengaruhi tindakan pejabat yang ditugasi dalam proses pengadaan atau dalam pelaksanaan dan pengawasan kontrak.

15.

Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran yang selanjutnya disebut DIPA

adalah dokumen pelaksanaan anggaran yang dibuat oleh Menteri/ Pimpinan Lembaga atau Satuan Kerja (Satker) serta disahkan oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan atau Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan atas nama Menteri Keuangan dan berfungsi sebagai dasar untuk melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran negara dan pencairan dana atas beban APBN serta dokumen pendukung kegiatan akuntansi pemerintah.

16.

Detailed Engineering Design (DED)

adalah hasil perencanaan teknis yang berupa perhitungan dan gambar dilakukan mengikuti tahapan yang lengkap dan dilakukan dengan akurat sebagaimana diuraikan dalam bab 4 buku ini.

17.

Effective Date

adalah tanggal yang ditetapkan oleh Pemberi Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PPHLN) yang menyatakan suatu Perjanjian Pinjaman/Hibah Luar negeri (NPPHLN) mulai mengikat semua pihak dan mulai berlaku secara efektif (pada umumnya maksimum 90 hari setelah penanda-tanganan loan), dan pada saat itu pula penarikan dana dapat dilakukan.

18.

Eligible Expenditure

adalah pengeluaran-pengeluaran yang diperkenankan dibiayai dari dana pinjaman berdasarkan kesepakatan dalam perjanjian.

19.

Eligibility (Kelayakan)

adalah proyek/aktivitas yang dinyatakan layak untuk dilaksanakan dan memenuhi syarat sesuai kriteria dari Bank Dunia.

xii

20.

Environmental and Social Analysis and Management Plan (ESAMP) atau Analisis dan Rencana Pengelolaan Lingkungan dan Sosial (ARPLS)

adalah perencanaan pengelolaan lingkungan dan sosial dimana menguraikan suatu prosedur untuk rencana manajemen lingkungan dan sosial, mengatur seleksi proyek,

proses pembebasan tanah dan pemukiman kembali (resettlement), serta evaluasi dan

monitoring terhadap pelaksanaan yang terkait dengan peraturan Bank Dunia (Safeguard

Policies) dan peraturan Pemerintah Republik Indonesia untuk aspek lingkungan dan sosial.

21.

Executing Agency (EA)

adalah Menteri Pekerjaan Umum yang bertanggung jawab melaksanakan loan WINRIP-IBRD dan dalam hal ini diwakili oleh Dirjen Bina Marga.

22.

Employer

adalah Dirjen Bina Marga Kementerian Pekerjaan Umum yang dalam hal ini diwakili oleh Pejabat Pembuat Komitment (PPK) dalam mengelola kegiatan/proyek terkait dan disebutkan namanya dalam Contract Data.

23.

The Engineer

adalah Orang yang ditunjuk oleh Employer yang bertindak sebagai Engineer untuk

keperluan kontrak dan disebutkan namanya dalam Contract Data (dalam hal ini Team

Leader DSC).

24.

Assistants

adalah tim yang ditunjuk oleh the Engineer yang bertindak mewakili Engineer dalam

pelaksanaan kontrak konstruksi di lapangan (dalam hal ini adalah Field Team).

25.

Fraudulent practice

adalah tindakan atau pengabaian/penghilangan apapun termasuk kesalahan presentasi yang dengan sadar menyesatkan atau berusaha untuk menyesatkan peserta lelang dengan tujuan untuk memperoleh dana atau keuntungan lain atau untuk menghindari kewajiban

26.

Financial Monitoring Report (FMR)

adalah suatu mekanisme pelaporan fisik, keuangan dan laporan pengadaan sesuai standar Bank Dunia.

27.

Guidelines

adalah dokumen dari Bank Dunia yang telah disepakati dengan Pemerintah RI sebagai

peminjam yang merupakan dokumen yang tidak terpisahkan dari Loan Agreement dan

sebagai pedoman untuk pengadaan barang dan jasa pemborongan dan seleksi konsultan dari proyek ini.

28.

Procurement Guidelines

adalah GUIDELINES PROCUREMENT OF GOODS, WORKS AND NON-CONSULTING SERVICES UNDER IBRD LOANS AND IDA CREDITS & GRANTS BY WORLD BANK BORROWERS Released on January 2011, dan Selection Guidelines and Employment of Consultants adalah GUIDELINES SELECTION AND EMPLOYMENT OF CONSULTANTS UNDER IBRD LOANS AND IDA CREDITS & GRANTS BY WORLD BANK BORROWERS Released on January 2011.

29.

Hibah Luar Negeri

adalah setiap penerimaan negara baik dalam bentuk devisa dan/atau devisa yang dirupiahkan, rupiah, maupun dalam bentuk barang dan/atau jasa yang diperoleh dari pemberi hibah luar negeri yang tidak perlu dibayar kembali.

xiii

adalah pengeluaran-pengeluaran yang tidak dapat dibiayai dari dana pinjaman/hibah antara lain : (a) komponen diluar scope satker atau kategori loan; (b) tanah (biaya

pembebasan lahan); (c) pajak; (d) biaya handling / inland transport; (e) proses pengadaan

a g misprocurement ; f arang-barang yang disuplai dari bukan anggota donor; (g)

SPM/SP2d yang bermasalah; (h) Pengeluaran-pengeluaran sebelum loan ditandatangani

atau pengeluaran-pengeluaran setelah closing date, kecuali retroactive financing yang

diatur dalam NPHLN.

31.

Initial Deposit

adalah dana atau uang muka (advance) yang dapat ditarik setelah Naskah Perjanjian

Pinjaman dan Hibah Luar Negeri (NPPHLN) dinyatakan efektif.

32.

Interim Un-audited Financial Report (IFR)

Adalah suatu mekanisme laporan triwulanan yang dibat untuk membantu PMU, Satker/SNVT dalam mengelola dann memantau proyek. IFR disusun dalam kerangka system manajemen keuangan yang dapat diterima oleh Bank Dunia dann disampaikan dengan format yang telah ditetapkan. IFR merupakan dasar bagi Bank Dunia untuk mengijinkan penarikan dan pencairan berikutya dana pinjaman oleh proyek.

33.

Joint Operation yang selanjutnya disebut JO.

adalah kerjasama operasi antara dua rekanan atau lebih untuk melaksanakan suatu proyek dengan suatu perjanjian di hadapan notaris. Pada pelaksanaannya harus ditunjuk

seseorang sebagai wakil dari kemitraan tersebut dan kerjasama harus bersifat jointly and

severally liable .

34.

Joint Ventures yang selanjutnya disebut JV.

adalah kerjasama antara dua rekanan atau lebih yang sifatnya lebih permanen untuk melaksanakan suatu proyek atau beberapa proyek dalam jangka panjang dimana perjanjian JV tersebut didaftarkan ke Kementerian Kehakiman dan HAM.

35.

Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara ( KPPN ).

adalah instansi di bawah Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang bertugas melaksanakan kewenangan perbendaharaan dan bendahara umum, penyaluran pembiayaan atas beban anggaran, serta penatausahaan penerimaan dan pengeluaran anggaran melalui dan dari kas negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

36.

Kategori/Uraian kategori

adalah kelompok pekerjaan atau kegiatan yang dapat dibiayai dari loan tersebut yang tercantum dalam Naskah Perjanjian Pinjaman/Hibah Luar negeri (NPPHLN)

37.

Land Acquisition and Resettlement Action Plan yang selanjutnya disebut LARAP.

adalah rencana kegiatan kebijaksanaan dalam pengadaan tanah dan pemukiman kembali yang harus dilaksanakan oleh unit terkait dalam proses perencanaan dan pelaksanaan kegiatan tersebut diatas.

38.

Land Acquisition and Resettlement Framework (LARF)

Dokumen legal yang memuat kesepakatan tentang kerangka kerja kebijakan (framework) dalam pelaksanaan pengadaan tanah dan pemukiman kembali.

xiv

39.

Loan Category

adalah kategori di dalam Loan Agreement untuk pengelompokan kegiatan dan alokasi

dana sebagai acuan untuk program dan disbursement.

40.

Lembar Kerja (LK)

adalah uraian rinci untuk bahan assistensi dalam proses pembahasan DIPA antara Proyek pada Direktorat Jenderal yang terkait di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum. terkait di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum, Pemerintah Provinsi, dan Direktorat Jenderal Perbendaharaan Kementerian Keuangan untuk disepakati bersama. LK merupakan bahan dasar dalam penyusunan Petunjuk Operasional DIPA (PO-DIPA).

41.

Minutes of Negotiation

adalah dokumen negosiasi Pinjaman Luar Negeri antara Pemerintah RI dan Bank Dunia

yang menguraikan persyaratan umum, persyaratan kredit, commitment fee, manajemen

finansial, cara penarikan, pelelangan, program implementasi dan lain-lain.

42.

Misprocurement

adalah suatu kejadian yang tidak sesuai dengan ketentuan dari Bank Dunia dan berakibat paket kontrak/pengeluaran untuk paket kegiatan tersebut tidak akan dibiayai oleh Bank

Dunia dan dikeluarkan dari Loan Category.

43.

Monthly Certificate yang selanjutnya disebut MC.

adalah dokumen permintaan pembayaran berdasarkan pekerjaan yang telah diselesaikan berdasarkan ketentuan di dalam kontrak yang disiapkan dan diajukan oleh Kontraktor,

diperiksa dan dievaluasi oleh Supervision Engineer dan harus disahkan oleh Pejabat

Pembuat Komitmen (PPK).

44.

Naskah Perjanjian Hibah Luar Negeri, yang selanjutnya disebut NPHLN.

adalah naskah perjanjian atau naskah lain yang disamakan yang memuat kesepakatan mengenai Hibah Luar Negeri antara Pemerintah Republik Indonesia dengan Pemberi Hibah Luar Negeri

45.

Naskah Perjanjian Pinjaman Luar Negeri (NPPLN) atau Loan Agreement (LA)

adalah dokumen perjanjian Pinjaman Luar Negeri antara Pemerintah RI dan Bank Dunia yang memuat kesepakatan mengenai Pinjaman Luar Negeri antara Pemerintah Republik Indonesia dengan Pemberi Pinjaman Luar Negeri, didalamnya mencakup uraian besaran dan jadual penarikan, bunga jangka waktu pengembalian, hak dan kewajiban dari Pinjaman tersebut.

46.

No Objection Letter, yang selanjutnya disebut NOL

adalah pernyataan tidak bekeberatan dari pemberi pinjaman atas suatu usulan yang

diajukan oleh Borrower (dalam hal ini Executing Agency dari Pemerintah Indonesia)

dengan tetap menggunakan ketentuan-ketentuan yang disepakati di dalam Loan

Agreement sebagai dasar usulan. .

47.

Non Bank Finance, yang selanjutnya disebut NBF

adalah beban pemerintah untuk menyediakan kewajiban yang ditentukan dalam NPPHLN seperti pengeluaran untuk biaya pembebasan tanah.

xv

adalah evaluasi kualifikasi dari rekanan pengadaan jasa pekerjaan konstruksi dan pengadaan barang dilakukan setelah pemasukan penawaran dan penawaran dinyatakan responsive dengan kriteria mendasarkan pada pengalaman untuk pekerjaan sejenis beberapa tahun terakhir, pengalaman minimum kontrak dengan besaran mendekati nilai pekerjaan yang akan dilelangkan, kapasitas produksi berdasarkan pengalaman serta kemampuan financial dri rekanan.

49.

Pra Kualifikasi/ Prequalification

adalah evaluasi kualifikasi dari rekanan pengadaan jasa pekerjaan konstruksi dan pengadaan barang dilakukan sebelum pemasukan penawaran dan penawaran dinyatakan responsive dengan kriteria mendasarkan pada pengalaman untuk pekerjaan sejenis beberapa tahun terakhir, pengalaman minimum kontrak dengan besaran mendekati nilai pekerjaan yangakan dilelangkan, kapasitas produksi berdasarkan pengalaman seta kemampuan finansial dari rekanan.

50.

Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan, yang selanjutnya disebut PPTK

adalah pejabat pada unit kerja SKPD yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program sesuai dengan bidang tugasnya

51.

Pemberi Pinjaman Luar Negeri, yang selanjutnya disebut PPLN

adalah pemerintah suatu negara asing, lembaga multilateral, lembaga keuangan dan lembaga non keuangan asing, serta lembaga keuangan non asing, yang berdomisili dan melakukan kegiatan usaha di luar wilayah negara Republik Indonesia, yang memberikan pinjaman kepada Pemerintah.

52.

Pemberi Hibah Luar Negeri, yang selanjutnya disebut PHLN

adalah pemerintah suatu negara asing, lembaga multilateral, lembaga keuangan dan lembaga non keuangan asing, serta lembaga, keuangan non asing, yang berdomisili dan melakukan kegiatan usaha di luar wilayah negara Republik Indonesia, yang memberikan hibah kepada Pemerintah.

53.

Penggantian Pembiayaan Pendahuluan (reimbursement)

adalah pembayaran yang dilakukan oleh PPHLN untuk penggantian dana yang pembiayaan kegiatannya dilakukan terlebih dahulu oleh Penerima Penerusan Pinjaman/Hibah (beneficiaries).

54.

Peta Kapasitas Fiskal

adalah gambaran kemampuan fiskal Daerah yang dicerminkan melalui Penerimaan Umum Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (tidak termasuk Dana Alokasi Khusus, Dana Darurat, dana pinjaman lama, dan penerimaan lain yang penggunaannya dibatasi untuk membiayai pengeluaran tertentu) dikurangi belanja pegawai.

55.

Pelelangan Internasional (International Competitive Bidding/ICB).

adalah pelelangan yang dilakukan secara internasional diperuntukkan bagi rekanan nasional dan internasional yang sesuai dengan procurement guidelines dari pihak pemberi pinjaman.

xvi

56.

Pelelangan Nasional (National Competitive Bidding/NCB).

adalah pelelangan yang dilakukan secara nasional yang pada umumnya nilai paket NCB relatif kecil sehingga kurang menarik bagi rekanan asing. Sesuai Perpres No. 54 Tahun 2010 beserta perubahannya, untuk nilai perkiraan kontrak di bawah Rp. 100 Miliar hanya diperuntukkan bagi rekanan nasional. Rekanan asing diperbolehkan untuk berpartisipasi padan pelelangan dengan nilai perkiraan kontrak di atas Rp. 100 Miliar.

57.

Pengguna Anggaran Daerah

adalah pejabat dilingkungan pemerintah propinsi/kabupaten/kota yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari dana anggaran belanja APBD.

58.

Petunjuk Operasional (PO)

adalah merupakan penjabaran dari DIPA dalam uraian yang lebih rinci seperti nama-nama PPK, Paket, tolok Ukur, sasaran/target, dan lain-lain.

59.

Pinjaman Luar Negeri

adalah setiap penerimaan negara baik dalam bentuk devisa dan/atau devisa yang dirupiahkan, rupiah, maupun dalam bentuk barang dan/atau jasa yang diperoleh dari pemberi pinjaman luar negeri yang harus dibayar kembali dengan persyaratan tertentu.

60.

Porsi/Persentase Pembiayaan Pinjaman/Hibah Luar Negeri

adalah beban pembiayaan maksimum yang dapat disetujui untuk masing-masing kategori oleh Pemberi Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PPHLN). Apabila melebihi porsi yang ditentukan (over claim), maka selisih lebih tersebut menjadi pengeluaran yang ineligible

dan harus di refund (dikembalikan) ke rekening khusus yang bersangkutan.

61.

Procurement Plan

adalah bagian dari persiapan proyek mulai dari rencana proses penentuan / pemilihan paket proyek, metode pengadaan (antara lain ICB, NCB, QCBS), besarnya nilai paket, pengelompokan Loan Category, penggolongan, jadual dan review pengadaan/seleksi serta implementasi proyek. Procurement Plan ini harus di update/revisi secara tahunan atau sesuai kebutuhan selama proyek berlangsung dan harus mendapat NOL terlebih dahulu dari Bank.

62.

Program Jangka Panjang yang selanjutnya disebut PJP.

adalah suatu Program Pembangunan baik secara Nasional maupun secara sektor/subsektor dalam kurun waktu sekitar 25 tahun.

63.

Program Jangka Menengah yang selanjutnya disebut PJM.

adalah suatu Program Pembangunan baik secara Nasional maupun secara sektor/subsektor dalam kurun waktu sekitar 5 tahun.

64.

Project Appraisal Document yang selanjutnya disebut PAD.

adalah suatu dokumen yang dihasilkan oleh Bank Dunia setelah proses appraisal dilakukan dan sebagai dokumen untuk negosiasi antara Government of Indonesia (GOI) dan Bank Dunia.

65.

Project Implementation Unit (PIU)/Implementing Agency

adalah suatu unit proyek yang melaksanakan pekerjaan yang tercantum didalam dokumen kontrak.

xvii

adalah dokumen proyek yang menguraikan semua program, pola pelaksanaan dan target yang harus dicapai selama proyek berlangsung.

67.

Manual Manajemen Proyek (Project Management Manual/PMM).

adalah ketentuan dan pedoman yang meliputi prosedur pelelangan, standar pelaporan, prosedur manajemen finansial, prosedur audit, kriteria/ persyaratan lingkungan dan sosial dan hal-hal lain yang terkait untuk manajemen pinjaman luar negeri yang harus dipatuhi oleh semua Instansi atau unit terkait dalam rangka pelaksanaan proyek-proyek di bawah WINRIP IBRD.

68.

Project Management Unit yang selanjutnya disebut PMU.

adalah suatu unit yang melaksanakan manajemen loan, koordinasi pelaksanaan serta menyusun laporan dan evaluasi pelaksanaan sesuai ketentuan Bank Dunia dan Loan Agreement.

69.

Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (RKA-KL)

adalah dokumen perencanan dan penganggaran yang berisi program dan kegiatan suatu Kementerian Negara/Lembaga dalam 1 (satu) tahun anggaran serta berisi besarnya anggaran yang diperlukan untuk pelaksanaanya.

70.

Rekening Khusus

adalah Rekening Pemerintah yang berada di Bank Indonesia atau bank pemerintah lainnya

yang ditunjuk oleh Menteri Keuangan untuk menampung penarikan initial deposit (uang

muka) dan bersifat revolving fund (berdaur ulang).

71.

Revisi Desain

adalah proses kajian ulang desain terhadap Detailed Engineering Design yang dilakukan dengan sangat selektif.

72.

Satuan Kerja Non Vertikal Tertentu yang selanjutnya disebut SNVT.

adalah pejabat yang diangkat dengan Surat Keputusan Menteri Pekerjaan Umum/Gubernur/ Bupati sebagai Ka. Satker NVT yang mewakili dan bertindak untuk dan atas nama Pemerintah RI untuk mengendalikan pekerjaan yang tercantum di dalam dokumen Kontrak.

73.

Satuan 3

adalah suatu indikasi awal alokasi dana APBN tahun berikutnya yang sudah terurai dalam tiap program dan proyek yang merupakan kesepakatan antara Bappenas, Kementerian Keuangan, DPR dan Kementerian terkait.

74.

Steering Committee

adalah Tim Pengarah yang dibentuk oleh Bappenas yang terdiri dari unsur Kementerian dan Badan yang terkait, yang berfungsi untuk membuat kebijaksanaan yang menjadi tujuan WINRIP.

75.

Strategic Expenditures Plan Module yang selanjutnya disebut SEPM.

adalah modul perencanaan dan program di bidang Jalan yang dapat mengidentifikasikan kebutuhan investasi yang diperlukan kedepan dan akan memberikan support untuk persiapan yang lebih detail dan pengembangan secara perencanaan spatial di semua level.

xviii

76.

Surat Penyediaan Dana, yang selanjutnya disebut SPD.

adalah dokumen yang menyatakan tersedianya dana untuk melaksanakan kegiatan sebagai dasar penerbitan SPP.

77.

Surat Permintaan Pembayaran, yang selanjutnya disebut SPP.

adalah suatu dokumen yang dibuat/diterbitkan oleh pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan dan disampaikan kepada Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran atau pejabat lain yang ditunjuk selaku pemberi kerja untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat penerbit SPM berkenaan.

78.

Surat Perintah Membayar yang selanjutnya disebut SPM.

adalah dokumen yang diterbitkan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran atau pejabat lain yang ditunjuk untuk mencairkan dana yang bersumber dari DIPA (Daftar Isian Pelaksana Anggaran) untuk sumber dana yang berasal dari APBN dan DPA-SKPD

(Dokumen Pelaksanaan Anggaran – SKPD) untuk sumber dana yang berasal dari APBD atau

dokumen lain yang dipersamakan.

79.

Surat Perintah Pencairan Dana, yang selanjutnya disebut SP2D.

adalah surat perintah yang diterbitkan oleh KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara) selaku Kuasa Bendahara Umum negara untuk pelaksanaan pengeluaran atas beban APBN atau beban pengeluaran DIPA-SKPD apabila sumber dananya berasal dari APBD berdasarkan SPM.

80.

Technical Justification (Justifikasi Teknis) atas Revisi Desain dan/atau Variation Order adalah suatu kajian teknis atas usulan proyek atau perubahan/penambahan/ pengurangan suatu kegiatan proyek dengan disertai data-data pendukung yang terkait.

81.

Third Party Monitoring (TPM) / Pengamat Pihak Ketiga

adalah pengamat yang berasal dari institusi pihak ketiga yang independen yang memenuhi ketentuan yang telah disepakati untuk ditunjuk sebagai pengamat pihak ketiga pada pelaksanaan konstruksi yang berkaitan dengan rencana tindak anti korupsi.

82.

Withdrawal Application yang selanjutnya disebut WA.

adalah dokumen permintaan pembayaran kepada Pemberi Pinjaman/Hibah Luar Negeri.

83.

Wakil Pengamat Masyarakat (WPM) / Civil Representative Observer (CRO) / Civil Society

Oversight (CSO)

adalah wakil-wakil masyarakat secara individu yang memenuhi ketentuan yang telah disepakati untuk dilibatkan sebagai pengamat masyarakat bersifat pasif terhadap pelaksanaan proses pengadaan jasa konstruksi.

1 - 1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Pemerintah Republik Indonesia memandang bahwa di sepanjang jalur Pantai Barat Sumatera masih banyak terdapat ruas-ruas jalan dengan kondisi yang rusak sedang sampai rusak berat . Hal ini disebabkan karena pembangunan jalan yang belum sesuai dengan spesifikasi dan penggunaan yang tidak sesuai dengan peruntukan jenis dan beban kendaraan.

Kondisi tata guna lahan daerah Pantai Barat Sumatera saat ini sedang dalam pengembangan untuk sektor agrikultur dan industri. Daerah dari provinsi Lampung sampai dengan Sumatera Utara selain merupakan area persawahan, dikembangkan juga menjadi area perkebunan kelapa sawit, teh, karet, damar, kelapa, kopi dan kayu manis. Selain dari pada itu terdapat juga area nelayan dan tambang batu bara. Daerah Sumatera Barat juga mempunyai potensi perkembangan yang sangat besar di area pariwisata.

Inisiatif untuk mengatasi kerusakan jalan tersebut, terutama di jaringan jalan jalur Pantai Barat Sumatera, dilakukan oleh Pemerintah melalui Ditjen Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum dengan meningkatkan kondisi dan kapasitas jaringan Jalan Nasional Arteri Primer.

Sehubungan dengan keterbatasan sumber dana nasional maka Pemerintah Indonesia mengajukan pinjaman dari World Bank (Bank Dunia) untuk peningkatan jalur strategis Pantai Barat Sumatera, melalui program yang dinamakan Western Indonesia National Roads Improvement Project disingkat WINRIP, mencakup 4 provinsi yaitu Sumatera Utara, Sumatera Barat, Bengkulu, dan Lampung.

1.2 WESTERN INDONESIA NATIONAL ROADS IMPROVEMENT PROJECT (WINRIP)

WINRIP merupakan proyek penanganan jaringan jalan nasional arteri primer berbantuan pinjaman Bank Dunia, Loan IBRD 8043-ID, yang dilaksanakan oleh Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum (sebagai Executing Agency) dengan data umum sebagaimana Table 1 – 1 berikut ini.

Tabel 1 - 1 Informasi Umum Tentang WINRIP

Data Umum WINRIP Loan IBRD No. 8043-ID

Total Biaya Proyek US$350 million

Nilai PLN (Awal) US$250 million

Nilai PLN (Revisi) -

Tanggal Board Approval 26 May 2011

Tanggal Penandatanganan Loan Agreement 14 December 2011

Tanggal Efektif PLN 12 March 2012

Original Closing Date 31 December 2017

Formally Revised Closing Date -

Kategori Pengendalian Lingkungan Kategori B (Partial Assessment) Kegiatan utama yang akan dilaksanakan pada WINRIP mencakup 4 komponen sebagai berikut : 1. Komponen 1:

Peningkatan jalan dan penambahan kapasitas (betterment and capacity expansion) jaringan jalan nasional sepanjang 715.6 km termasuk penggantian jembatan sepanjang 194 meter

Bab 1 Pendahuluan

1 - 2 2. Komponen 2:

Kegiatan pada komponen ini mendukung pelaksanaan (implementiation support) kegiatan konstruksi dengan: (i) penyediaan layanan Core Team Consultant (CTC) untuk mendukung Project Management Unit (PMU) dalam mengelola dan mengendalikan pelaksanaan pinjaman proyek WINRIP dan peyediaan layanan Design Supervision Consultant (DSC) untuk menyiapkan detil desain (detailed engineering design disingkat DED) dan pengawasan pelaksanaan konstruksi pada paket-paket pekerjaan fisik WINRIP, dan (ii) dukungan terhadap kegiatan manajemen dan audit teknis; 3. Komponen 3

Pengembangan institusi sektor jalan (road sector institutional development) yaitu capacity building untuk Subdit Teknik Lingkungan dan Keselamatan Jalan (Sub Directorate of Environtmental Affairs and Road Safety) terkait dengan penanganan dampak lingkungan pembangunan jalan dan jembatan program WINRIP dan pemetaan bencana (mitigation disaster risk) pada wilayah cakupan program WINRIP;

4. Komponen 4

Merupakan komponen cadangan untuk tanggap risiko bencana (Contingency for Disaster Risk Response), yaitu kegiatan yang dimaksudkan untuk tindakan cepat terhadap kondisi bencana (bilamana diperlukan).

Untuk melaksanakan dan mencapai tujuan proyek tersebut di atas, diperlukan Manual Manajemen Proyek (Project Management Manual disingkat PMM) sebagai pedoman dalam pelaksanaan program PLN WINRIP.

1.3 TUJUAN WINRIP

Tujuan umum WINRIP adalah meningkatkan efisiensi dan manfaat fungsi jalan nasional di koridor Pantai Barat Pulau Sumatera dengan menurunkan biaya operasional kendaraan, melalui:

a. Peningkatan standar kondisi jalan. b. Penyediaan jalan yang berkeselamatan.

c. Peningkatan akuntabilitas dan transparansi untuk publik. d. Pengembangan institusi

e. Penyediaan penanganan pasca bencana (apabila ada).

Dengan lingkup wilayah di 4 (empat) provinsi di pulau Sumatera (Sumatera Utara, Sumatera Barat, Bengkulu dan Lampung)

Selain tujuan di atas, juga diharapkan melalui proyek ini dapat ditingkatkan koordinasi penanganan dan pengelolaan proyek, khususnya di bidang jalan baik di tingkat Pusat maupun Regional/Provinsi, melalui peningkatan kemampuan teknis instansi-instansi terkait.

Elemen-elemen indikator Output WINRIP meliputi :

a. Bertambahnya kilometer panjang jalan sesuai dengan yang direncanakan; b. Bertambahnya panjang meter jembatan yang sudah ditingkatkan; c. Pencapaian audit teknis yang sesuai spesifikasi;

d. Pemenuhan audit keselamatan untuk semua paket konstruksi;

e. Peningkatan kemampuan staff Subdit Teknik Lingkungan dan Keselamatan Jalan sesuai dengan tupoksinya untuk WINRIP.

Elemen-elemen Indikator Outcome WINRIP adalah sebagai berikut : a. Penurunan waktu tempuh rata-rata sekurang-kurangnya 20%.

b. Biaya operasional kendaraan (BOK) berkurang 5% untuk kendaraan ringan, 8% untuk bus dan 10% untuk kendaraan berat.

c. Lalu-lintas Harian Rata-rata Tahunan (Average Annual Daily Traffic atau AADT) dapat bertumbuh seperti yang diharapkan / diproyeksikan.

1.4 MAKSUD DAN TUJUAN PMM

Maksud dari PMM ini adalah sebagai pedoman dalam pengelolaan kegiatan pengadaan barang/jasa pemborongan/jasa konsultansi, pelaksanaan kegiatan Pinjaman Luar Negeri, dan prosedur-prosedur lainnya yang berhubungan dengan persyaratan Bank Dunia melalui Loan IBRD WINRIP bagi semua pihak di

1 - 3

lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga pada khususnya dan instansi lain yang terkait dengan pelaksanaan program PLN WINRIP ini.

Manual ini digunakan untuk melaksanakan prosedur tertib administrasi serta untuk mencegah timbulnya misprocurement, misimplementation dan ineligible payment yang dapat menyebabkan pelaksanaan program PLN WINRIP Loan IBRD 8043-ID ini dapat dibatalkan.

Adapun tujuan penggunaan PMM ini adalah untuk meningkatkan kinerja penyelenggaraan proyek dengan dana PLN WINRIP Loan IBRD 8043-ID sejak awal hingga akhir.

Catatan:

PMM ini disusun sesuai dengan Loan Agreement WINRIP 8043-ID, Procurement Guideline World Bank

dan dokumen lelang/kontrak, yang digunakan pada proyek pinjaman WINRIP ini. Apabila terdapat perbedaan ketentuan/informasi antara dokumen PMM dan Loan Agreement, Procurement Guideline World Bank dan dokumen lelang/kontrak, maka yang berlaku adalah ketentuan dalam dokumen Loan Agreement WINRIP 8043-ID, Procurement Guideline World Bank dan dokumen lelang/kontrak.

1.5 RUANG LINGKUP

Ruang lingkup berlakunya PMM ini adalah untuk penyelenggaraan kegiatan program WINRIP yang dibiayai dengan dana pinjaman Loan IBRD 8043-ID.

Bab 2 Organisasi dan Tata Laksana Proyek

2 - 1

BAB 2

ORGANISASI DAN TATA LAKSANA PROYEK

Direktorat Jenderal Bina Marga merupakan Executing Agency dari Pinjaman Luar Negeri IBRD 8043-ID program WINRIP dengan Direktorat Bina Program Ditjen Bina Marga sebagai Lead Implementing Agency, untuk melaksanakan manajemen/pengelolaan Pinjaman Luar Negeri, dan pada pelaksanaan koordinasinya dibentuk Project Management Unit (PMU) yang berkedudukan di Jakarta.

2.1 INSTANSI TERKAIT

Instansi yang terkait adalah :

a. Kementerian Keuangan

Adalah institusi yang secara umum mengatur kegiatan keuangan negara, terkait dengan pelaksanaan proyek antara lain memberikan persetujuan pembayaran proyek, administrasi rekening khusus/pembayaran langsung, dan lain-lain.

b. Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (Bappenas)

Adalah institusi yang melaksanakan fasilitasi dan koordinasi antar kementerian-kementerian terkait, menyiapkan kebijakan strategis pembangunan nasional.

Tim Pengarah (Steering Committee)

Adalah tim yang beranggotakan dari kementerian/instansi yang terkait erat dengan pelaksanaan proyek.

Tim pengarah adalah tim yang memberikan pengarahan dan petunjuk, arah kebijakan yang terkait langsung maupun tidak langsung dengan substansi, memberikan petunjuk dalam mengatasi setiap hambatan dan permasalahan dengan memberikan arahan pemecahan serta rekomendasi.

Tugas serta unsur dari Tim Pengarah adalah sebagaimana tercantum pada Surat Keputusan Menteri Negara Perencanaan/Pembangunan Nasional/ Kepala Bappenas No. 335/M.PPN/06/2007 tanggal 28 Juni 2007. Untuk proyek WINRIP ini dibentuk Steering Committee yaitu Project Steering Committee (PSC) yang beranggotakan seluruh Kementerian/instansi yang terkait pelaksanaan proyek WINRIP, diketuai oleh Deputi Sarana dan Prasarana Bappenas .

Untuk membantu tugas harian Tim Pengarah dibentuk Sekretariat Steering Committee. Sekretariat Tim Pengarah diketuai oleh Direktur Transportasi Bappenas, dengan anggota dari Kementerian/instansi terkait, salah satunya Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri dari Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum.

c. Kementerian Pekerjaan Umum

Untuk kegiatan terkait dengan WINRIP, yang terkait adalah Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum cq Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri sebagai wakil Kementerian Pekerjaan Umum, Ditjen Bina Marga sebagai Executing Agency, dan Inspektorat Jenderal (Itjen) sebagai pelaksana pengawasan internal dan pengusulan sanksi-sanksi terhadap audit keuangan dan audit teknis

d. Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum

Adalah anggota Tim Pengarah dan sebagai Executing Agency WINRIP, meliputi:

1. Direktorat Bina Program (Bipram), Ditjen Bina Marga

Tugas dan fungsi Direktorat Bina Program dalam hal menyiapkan perencanaan, pemrograman, dan pembiayaan penyelenggaraan jalan serta sebagai Lead Implementing Agency untuk melaksanakan ketentuan di dalam Naskah Perjanjian WINRIP. Sebagai anggota Tim Pengarah adalah Direktur Bina Program. Direktorat Bina Program juga sebagai institusi yang melaksanakan korespondensi dengan Bank Dunia dan pelaksana tugas dari Executing Agency serta sebagai Implementing Agency untuk jasa konsultansi Technical Assistance for Core Team Consultant (CTC). Dalam tugasnya, Dit. Bina Program membentuk PMU melalui SK

2 - 2

Direktur Jenderal Bina Marga No. 08a/KPTS/Db/2014 tertanggal 27 Maret 2014 tentang Penunjukan/Pengangkatan Pejabat/Pegawai Project Management Unit atau PMU yang mengelola day to day pelaksanaan loan WINRIP dengan tugas-tugasnya sebagaimana dijelaskan dalam sub bab 2.2 PMM ini.

a. Direktorat Bina Teknik (Bintek), Ditjen Bina Marga

Melaksanakan penyusunan kebijakan perencanaan teknis dan standarisasi bimbingan teknis, serta penyiapan standar dokumen pelelangan, spesifikasi serta kontrol kualitas/mutu bangunan melalui Sub Direktorat Teknik Jalan dan Sub Direktorat Teknik Jembatan. Penyusunan kebijakan, pendampingan teknis, konsultasi, review, pemeriksaan terkait pengelolaan lingkungan, sosial, dan keselamatan jalan (termasuk penyusunan audit tahap design dan tahap konstruksi) melalui Sub Direktorat Teknik Lingkungan dan Keselamatan Jalan.

b. Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah I (Sumatera), Ditjen Bina Marga.

Melaksanakan pembinaan, kontrol, koordinasi, evaluasi serta monitoring terhadap pelaksanaan konstruksi fisik di Wilayah I (Sumatera) khususnya yang terkait WINRIP meliputi Provinsi Sumatera Utara, Sumatera Barat, Bengkulu dan Lampung.

c. Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional/Balai Pelaksanaan Jalan Nasional

Ditje Bi a Ma ga e e tuk u it ad i ist atif di setiap ila ah a g dise ut Balai Besa

Pelaksanaan Jalan Nasional BBPJN . Pada program WINRIP, BBPJN melaksanakan kebijakan implementasi teknis prasarana jalan di Wilayah I meliputi BBPJN I (Medan), BBPJN II (Padang)

da BBPJN III Pale a g . BBPJN aka e u juk/ e ugasi “atua Ke ja No Ve tikal

Te te tu “NVT di tingkat Provinsi untuk melaksanakan paket-paket terkait di wilayahnya.

BBPJN merupakan kepanjangan tangan Ditjen Bina Marga dalam koordinasi program di wilayahnya.

Instansi (Satker) di bawah BBPJN berkaitan dengan : a. Pelaksanaan Jalan Nasional Wilayah (Satker Wilayah)

b. Perencanaan dan Pengawasan Jalan dan Jembatan Nasional (SNVT P2JN).

Setiap Satker menunjuk PPK/Pelaksana Kegiatan sebagai Implementing Unit untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi di Sub Proyek (paket) terkait.

Bab 2 Organisasi dan Tata Laksana Proyek

2 - 3

Gambar 2 - 1 Organization Chart of WINRIP

BAPPENAS MINISTRY OF FINANCE

MINISTRY OF PUBLIC WORKS

DIRECTORATE GENERAL OF HIGHWAYS

(EXC.AGENCY / EMPLOYER)

GOVERNOR

WORLD BANK

DIRECTOR OF PLANNING

(Head of PMU)

DIRECTORATE OF IMPLEMENTATION

REGION-1

DGH REGIONAL IMPLEMENTATION AGENCIES

BALAI / ULP (I, II,III)

LOCAL AGENCIES

OIC PMU

PPK of Civil Works

(SUBPROJECT MANAGER) EMPLOYER REPRESENTATIVE PPK Bidang Perencanaan BBPJN-II CONTRACTOR CTC SATKER of PAP2PHLN ORGANIZATION CHART

WESTERN INDONESIA ROADS IMPROVEMENT PROJECT (WINRIP)

Coordination Coordination Command

Command ContractualContractual

DESIGN SUPERVISION CONSULTANT

(DSC)

SITE SUPERV.ENG.

ENGINEER ASSISTANT

SATKER OF CIVIL WORKS (PROJECT MANAGER) KPA/KPB Delegation of Authority Delegation of Authority CTC - PPT

POKJA Procurement

Committee

SATKER of DESIGN & SUPERVISION (P2JN) TEAM LEADER ENGINEER DIRECTORATE OF TECNICHAL AFFAIRS STEERING COMMITTEE TECHNICAL & FINANCIAL AUDIT CONSULTANT (TFAC)

*) Implementasi TFAC tergantung Ketersediaan dana Grant di Wold bank

2 - 4

Kepala Satker /SNVT Kuasa Pengguna Anggaran

Pejabat Pembuat Komitmen

(PPK)

Pejabat yang diberi kewenangan untuk melakukan

pengujian dan menandatangani SPM Bendahara

Pengawas Lapangan **

Gambar 2.2

Organisasi Satuan Kerja Non Vertikal Tertentu (SNVT)

Gambar 2.2

Organisasi Satuan Kerja Non Vertikal Tertentu (SNVT)

Keterangan :

* Asisten sebanyak-banyaknya 5 orang ** Ditetapkan menurut kebutuhan Kegiatan

Lapangan

Keterangan :

* Asisten sebanyak-banyaknya 5 orang ** Ditetapkan menurut kebutuhan Kegiatan

Lapangan

Asisten Kegiatan *

Bab 2 Organisasi dan Tata Laksana Proyek

2 - 5

2.2 TUGAS PROJECT MANAGEMENT UNIT (PMU) WINRIP

Tugas PMU WINRIP secara umum adalah sebagai berikut:

a. Melaksanakan manajemen/pengelolaan penatausahaan pinjaman/Loan, dan memonitor kegiatan-kegiatan internal di Ditjen Bina Marga, dan instansi-instansi eksternal yang terkait dengan WINRIP. b. Memfasilitasi komunikasi dan korespondensi dengan IBRD dan instansi-instansi terkait melalui

Direktorat Bina Program, Ditjen. Bina Marga.

c. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan sub-proyek sesuai dengan Project Implementation Plan (PIP) dan Project Management Manual (PMM) sampai dengan Western Indonesia National Road Improvement Project (WINRIP) selesai;

d. Memeriksa, memfasilitasi dan melaksanakan pengendalian terhadap Usulan Teknis (penyiapan Detail Engineering Design / DED, penyiapan Standard Bidding Document, usulan Justifikasi Teknis, Usulan Perpanjangan Waktu, Usulan Penyesuaian Harga) dengan berkoordinasi dengan Direktorat – Direktorat di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, dan instansi lainnya yang terkait.

e. Memfasilitasi pelaksanaan pengadaan di masing-masing unit pelaksanaan (Project Implementation Unit / PIU) dengan berkoordinasi dengan Balai terkait.

f. Melaksanakan pengendalian pelaksanaan konstruksi di lapangan.

g. Melaksanakan dan memfasilitasi pengendalian terhadap tindak lanjut kesepakatan penanganan lingkungan dan sosial dengan berkoordinasi dengan Direktorat Bina Teknik.

h. Menyampaikan antara lain usulan-usulan revisi desain, aspek lingkungan dari instansi-instansi terkait kepada IBRD untuk mendapat persetujuan.

i. Menindaklanjuti dan menfasilitasi hal-hal khusus yang berkaitan dengan kualitas pelaksanaan pekerjaan untuk semua kegiatan (civil works, technical assistance and goods).

j. Memfasilitasi pelaksanaan Audit Teknis dengan Itjen, dan Konsolidasi Audit Keuangan dengan BPK. k. Menyusun laporan interim un-audited financial yang terdiri dari: keuangan, kemajuan fisik dan

pengadaan barang / jasa dari masing-masing Proyek, serta konsolidasi interim un-audited financial secara nasional yang akan disampaikan kepada IBRD.

l. Menyampaikan laporan interim un-audited financial setiap 3 bulan sekali kepada IBRD selambat-lambatnya 30 hari setelah akhir triwulan bersangkutan

m. Menyusun dan menyosialisasikan, dan memutakhirkan Project Management Manual (PMM), sesuai perkembangan

n. Memberi masukan tindak turun tangan kepada Tim Pengarah / Steering Committee, dan melaksanakan kebijaksanaan yang digariskan oleh Tim Pengarah/Steering Committee serta bertanggung jawab mengkoordinasikan seluruh sasaran proyek sesuai Loan Agreement.

o. Memfasilitasi kegiatan Sekretariat Tim Pengarah/Steering Committee.

p. Melaksanakan dan memfasilitasi tugas-tugas yang tercantum di perubahan Loan Agreement (jika ada).

Untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut di atas, maka Pimpinan PMU yang terdiri dari Ketua (Direktur Bina Program) dan Ketua Pelaksana Harian dibantu oleh para asisten ( gambar 2.3) dengan tugas-tugas sebagai berikut:

a. Asisten Perencanaan dan Program

1. Melaksanakan kajian/review terhadap usulan proyek yang akan disampaikan ke IBRD untuk mendapat persetujuan;

2. Menyampaikan Standard Operation Procedures (SOP) dan Petunjuk Pelaksanaan kepada Proyek;

2 - 6

b. Asisten Pelaksana

1. Memfasilitasi dan turut memeriksa persiapan pelaksanaan pekerjaan di masing-masing Unit Pelaksanaan antara lain: Mobilisasi, Pre-Construction Meeting.

2. Monitoring dan evaluasi terhadap kualitas dan pelaksanaan pekerjaan proyek.

3. Mengevaluasi dan merekomendasikan atas review, revised design, technical justification, dan price adjustment yang diusulkan oleh proyek yang akan diusulkan ke Bank Dunia.

4. Memfasilitasi dan turut memeriksa/memonitor pelaksanaan penyerahan penyelesaian pekerjaan (Provisional Hand Over / PHO dan Final Hand Over / FHO)

5. Memfasilitasi terhadap pembahasan/penyelesaian permasalahan-permasalahan dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan.

6. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana Harian.

c. Asisten Keuangan dan Pelaporan

1. Menyiapkan, menyimpan, dan memonitor data akuntansi termasuk prosedur, audit, dokumentasi dan konsolidasi neraca sesuai permintaan dan prosedur Bantuan IBRD.

2. Memonitor status penyerapan dana per Loan Category.

3. Menyiapkan laporan bulanan, tiga bulanan, dan tahunan untuk keseluruhan proyek dan disampaikan kepada IBRD sesuai dengan guidelines.

4. Memfasilitasi pelaksanaan konsolidasi audit keuangan oleh BPK . 5. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana Harian.

d. Asisten Pendamping Keselamatan Jalan

1. Memfasilitasi pelaksanaan Road Safety Audit pada masing – masing Unit Pelaksana.

2. Memonitor dan mengevakuasi pelaksanaan Road Safety Audit pada masing – masing Unit Pelaksana.

3. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana Harian.

e. Asisten Pendamping Lingkungan

1. Memfasilitasi pelaksanan penyaringan dan memberikan rekomendasi

dari aspek lingkungan terhadap usulan paket-paket yang (akan) disampaikan kepada IBRD; 2. Mengevaluasi dan memonitor pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan aspek lingkungan,

sosial dan safeguard issue;

3. Mengevaluasi dan merekomendasi atas pelaksanaan aspek lingkungan. 4. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana Harian.

f. Asisten Pendamping Pelaksana Wilayah

Membantu Ketua Pelaksanaan Harian untuk memfasilitasi dan sebagai penghubung pelaksanaan kegiatan PMU WINRIP di Unit Instansi Pelaksana (Project Implementing Unit/PIU), Satker/PPK dalam pengelolaan pinjaman IBRD sesuai dengan lingkup kegiatan.

Bab 2 Organisasi dan Tata Laksana Proyek

2 - 7

KETUA Direktur Bina Program

WAKIL KETUA

Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah I

KOORDINATOR (Kasubdit Pembiayaan dan Kerja

Sama Luar Negeri (PKLN))

KETUA PELAKSANAAN HARIAN (Kasubdit Sistem dan Pengendalian Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah I)

SEKRETARIS (Kasi Kerja Sama Luar Negeri)

Asisten Perencanaan dan Program (Kasi Pengendalian

Penyiapan Pelaksanaan Wialayah I)

Asisten Pelaksana (Kasi Pengendalian Pelaksanaan Wialayah I)

Asisten Keuangan dan Pelaporan (Dwisman Wijaya, ST. MT)

Asisten Pendamping Keselamatan Jalan (Kasi Keselamatan

Jalan)

Asisten Pendamping Teknik Lingkungan

(Kasi Teknik Lingkungan dan Mitigasi Bencana)

Gambar 2.3

STRUKTUR ORGANISASI PROJECT MANAGEMEN UNIT (PMU) WESTERN INDONESIA NATIONAL ROADS IMPROVEMENT PROJECT (WINRIP)

Gambar 2.3

STRUKTUR ORGANISASI PROJECT MANAGEMEN UNIT (PMU) WESTERN INDONESIA NATIONAL ROADS IMPROVEMENT PROJECT (WINRIP)

Ruang Lingkup Wilayah WINRIP : Propinsi Sumatera Utara, Sumatera Barat, Bengkulu dan Lampung

Ruang Lingkup Wilayah WINRIP : Propinsi Sumatera Utara, Sumatera Barat, Bengkulu dan Lampung

Asisten Pendamping Pelaksana Wilayah SUMBAR/BENGKULU/

JAMBI (Kasi Pelaksanaan Wil.

Subdit I C)

Asisten Pendamping Pelaksana Wilayah

SUMUT (Kasi Pelaksanaan Wil.

Subdit I B)

Asisten Pendamping Pelaksana Wilayah

LAMPUNG (Kasi Pelaksanaan Wil

Subdit I D)

Tim Pengarah/Steering Committee

(Bappenas, Kementrian Keuangan, Kementrian Pekerjaan Umum (Ditjen Bina Marga), Kementrian Perhubungan (Ditjen Hub. Darat), Kementrian Dalam Negeri)

14 - 12

Component is to provide preparedness and rapid response to disaster, emergency and/or catastrophic events, as needed. This is to be done via a provisional zero-dollar component that will allow for rapid reallocation of loan proceeds during an emergency, without having to restructure the project, under streamlined procurement and disbursement procedures.

To enable the use of contingency funding, a request must be sent to the World Bank by the PMU indicating that indicating a situation of natural disaster has occurred and that a state of emergency has been declared. This request would be in writing to make emergency financing available through the Immediate Response Mechanism (IRM). The request needs to be supported by basic information, as agreed previously with the Ba k, o e i g the atu e of the isis o e e ge , u ge t fi a i g eeds a d the o o e s esponse. By including Component 4 within the project design and by reaching agreements with the World Bank regarding implementation arrangements, the WINRIP project is eligible for accessing the IRM.

The PMU is responsible for ensuring that the financial management and disbursement policies and procedures governing this project are fully and successfully applied to the management of the financial resources mobilized th ough Dis u se e t Catego Wo ks, goods, No -Co sulti g “e i es, Co sulta ts “e i es a d I e e tal Ope ati g Costs i suppo t of the ide tified disaste isk espo se a ti ities u de “e tio V of this supplement to the operations manual. These policies and procedures are detailed in Section 8 of the WINRIP Project Management Manual.

The PMU also needs to make sure to follow the mechanisms regulated by the Ministry of Finance under Permenkeu no. 105/PMK.05/ 2013 regarding mechanism for budget implementation on disaster recovery and the OP/BP 8.00 Rapid Response to Crises and Emergencies.

Disbursement Category 4 has currently no funds allocated to it. It can finance works, goods, non-consulting se i es, o sulta ts se i es a d i e e tal ope ati g osts to p o ide p epa ed ess a d apid espo se to disaster, emergency and/or catastrophic events. If there are new expenditures to be added, the project needs to be restructured.

No withdrawal from Disbursement Category 4 will be made before the fulfillment of the two disbursement conditions outlined in the Loan Agreement, which are:

(i) The Borrower has declared a disaster, emergency or catastrophic event through the relevant national, Province or Local Government lever or other authority, and the Bank and the Borrower have agreed to use the proceeds of the loan under Part 4 of the project with respect thereto, and (ii) The Bank and the borrower have entered into a written arrangement and/or the Borrower has

adopted a supplement to the Project Management Manual, the Environmental and Social Safeguards Management Framework, the Land Acquisition and Resettlement Policy Framework and the Environmental Codes of Practice and any other documents are required by the Borrower and the Bank, and a supplement to the Project Implementation Plan, in each case satisfactory to the Bank and the Borrower, which defines the scope, activities, implementation arrangements, environmental and social safeguards arrangement and disbursement arrangements for the activities under Part 4 of the Project.

Before submitting a Withdrawal Application for Component 4, the GoI must have submitted a request to activate Component 4 following an emergency situation together with the declaration of emergency, and the World Bank must agree in writing to reallocate funds to Component 4 and use the proceeds of the loan under Part 4 of the project with respect to this emergency. In addition, the World Bank must provide a no-objection to the emergency response and recovery plan to be financed under this project (for details see section VI). Once these steps are completed, the PMU will submit a completed Withdrawal Application requesting the Wo ld Ba k to ad a e the esou es allo ated to Dis u se e t Catego to the p oje t s desig ated a ou t to finance eligible expenditures as they are incurred. The supporting documents will be provided at a later date. The PMU will ensure that all amounts from Disbursement Category 4 advanced to the designated account a e a ou ted fo a d thei use epo ted p io to the p oje t s Dis u se e t Deadli e Date. The PMU ill use the financial management reporting processes and procedures as identified in Section 8 of the WINRIP Project Management Manual.

The amount to be reallocated from other categories to this category 4 cannot be greater than the available loan balance at the moment of the reallocation request, excluding also ongoing commitments.

Bab 14 Cadangan Pembiayaan Untuk Tanggap Bencana Alam

14 - 13

IFRs may need to be modified to include the information regarding expenses made under the emergency situation.

The Disbursement Letter (DL) may need to be revised and reissued if there is anything relating to disbursement arrangements under this contingent component that is not included in the DL previously issued.

14.8.1 Disbursement

Advances to the designated accounts are based on the needs of the project up to a limit that takes into consideration the planned project expenditures, required cash flow, potential delays or difficulties in banking transfers in complex situations, communication difficulties in working in remote or inaccessible areas, and other risk factors.

14.8.2 Fund withdrawal into the Special Account

Disbursements will be on the basis of withdrawal applications submitted by the PMU. Such requests should contain post-disaster reconstruction expenditure forecasts, including a projection of the quarterly breakdown of use of the funds.

The World Bank will disburse up to 50 percent of the amount for any given year at the time the request for funds is submitted. In the case of more significant disaster reconstruction requirements, further withdrawal applications can be submitted to access additional funds from the World Bank, in excess of the annual forecast. Although additional funding can be justified by the emergency and the impact of the disaster, it is important to note that it is by no means guaranteed.

14.8.3 Reporting

Upon completion of the emergency road works and/or activities, the PMU will submit a detailed report to the World Bank, containing details of expenditures. If necessary, the World Bank may request for supplementary information related to the reported expenses, for instance the expenses can be broken down into items, list of approved reconstructions and/ or supporting documents for a particular expense.

14.9 NECE““ARY “UPPLEMENT“ TO THE PROJECT’“ PROCUREMENT PROCEDURE“

14.9.1 Procurement responsibilities and methods

The PMU is responsible for ensuring that the procurement policies and procedures governing the WINRIP project are fully and successfully applied to the contracting of goods, works and consulting and non-consulting services related to emergency response and recovery plan. These policies and procedures are detailed in “e tio s & to of the P oje t s Ma age e t Ma ual.

Using the proceeds allocated to Disbursement Category 4, the emergency response and recovery plan may finance an emergency civil works, goods and associated services. Such emergency and response recovery plan ould also i lude a p o u e e t pla fo the Ba k s p io app o al, i ludi g o t a t pa kagi g, esti ated cost, procurement methods, prior review thresholds, and time schedule suitable for the specific emergency civil works, goods and associated services.

The following are the methods to be used for procurement under Component 4 in accordance with the simplified procurement procedures under OP10.

14.9.1.1Consultants

When the emergency response and recovery requirements make the use of Quality and Cost Based Selection (QCBS) method unfeasible, two simplified methods may be considered for the selection of consultants; namely, Co sulta ts Qualifi atio “ele tio CQ“ ethod a d “i gle “ou e “ele tio . CQ“, ho e e , ill e preferably chosen o e “i gle “ou e “ele tio . Fo oth ethods, the Go e e t s sta da d ‘e uest fo Proposals document will be used.

14.9.1.1.1 “ele tio of Co sulti g Fir s through Co sulta ts’ Qualifi atio “ele tio CQ“ : In such case the Borrower shall prepare the TOR, request expressions of interest and information on the

14 - 14

o sulta ts e pe ie e a d o pete e ele a t to the assig e t, a d sele t the fi ith the most appropriate qualifications and references. The most qualified firm for the assignment is then requested to submit simplified technical and financial proposals which can be negotiated. 14.9.1.1.2 Single Source Selection: When CQS method is not possible, for which the reasons should be

recorded in the procurement files, then Single Source Selection of consulting firms and individuals may be used for the required emergency consulting services. Qualified firms and individuals that are already working in the country and that have a proven track record in similar assignments may be appropriate for the start-up activities. The fi s te h i al a d fi a ial p oposals a e negotiated to ensure it meets the requirements of the assignment and the price is generally in line with the market price. Consultants selected on a single-source basis may be given the right to participate in future assignments under the same project provided that there is no conflict of interest with the tasks performed under the initial contract. However, for future or downstream assignments, any available information must be shared with all participating firms to ensure a level playing field.

14.9.1.1.3 Other Streamlined Approaches: Consultants can be hired on retainer basis and called in to provide support as and when needed at various steps of project execution, including the procurement process and the preparation of TOR, shortlists, RFPs, and bidding documents. Remuneration and fees may be negotiated and agreed on unit rate basis at the time of selection and specified in the contract. The contract can also be in the form of a framework agreement which is similar in concept to an Indefinite Delivery Contract.

14.9.1.2Civil Works and Goods

When the emergency response and recovery requirements make the use of International Competitive Bidding (ICB) or National Competitive Bidding (NCB) methods to be unfeasible, then two simplified methods may be considered for the procurement of civil works and goods; namely, Shopping and Direct Contracting. Shopping, however, will be preferably chosen over Direct Contracting. For both methods, the request for quotations used will be based o the Go e e t s sta da d do u e ts fo Pemilihan Langsung/Pelelangan Sederhana. 14.9.1.2.1 Shopping: Shopping is a procurement method based on comparing price quotations obtained

from several suppliers (in case of goods) or from several contractor (in case of works and non-consulting services), with a minimum of three, to assure competitive prices. Shopping may be an appropriate method for rapidly procuring readily available off-the-shelf emergency goods or simple works and non-consulting services. In exceptional cases, if after having made maximum effort in requesting quotations from suppliers or contractors in the market, yet less than three quotations were received in response, then PIU should record such efforts in the bid evaluation report and may continue the procurement process. If only one quotation was received then this should be considered as Direct Contracting.

14.9.1.2.2 Direct Contracting: When Shopping is not possible, for which reasons should be recorded in the project files, then Direct contracting for the procurement of civil works and goods may be used to extend an existing contract or award new contracts in response to disasters. The PMU should be satisfied that the price is reasonable and generally in-line with prevailing market price. Price negotiations are permitted under Direct Contracting. The direct contracting may be from the private sector, UN agencies/programs (for goods), or contractors or NGOs that are already mobilized and working in the emergency areas.

14.9.1.3Force Account

When construction firms are unlikely to bid at reasonable prices because of the location of and risks associated with the project or a certain government agency has a sole right in certain type of work (e.g. railway track work, high tension transmission cables), Force Account fo epai / e o st u tio usi g the Bo o e s o pe so el and equipment or a government-owned construction unit may be the only practical method, provided that the Borrower has sufficient managerial capacity and possesses the required technical and financial controls to report to the Bank on expenditures. In some cases, Borrowers have asked to use the military to proceed with urgent works, and it is important to note that Force Account delegated to military forces may not be eligible for Bank financing.

Bab 14 Cadangan Pembiayaan Untuk Tanggap Bencana Alam

14 - 15 14.9.2 Procedural aspects

 Once the state of emergency is declared, the Bank has agreed to the requested reallocation and the other conditions to trigger Component 4 have been complied with, the Borrower needs to submit to the World Bank the emergency response and recovery plan described in section VI for no-objection.  The Bank will then provide its no-objection to the emergency response and recovery plan, which

includes also the Procurement Plan.

 When the procurement process is subject to post-review, the Bank needs to receive the Detailed Design and Engineering Estimate / Terms of Reference and Budget.

 Bank Procurement supervision will be carried out according to normal procedures as specified in the P oje t s Ma age e t Ma ual.

 The criteria for the selection of firms for emergency works, goods and services on Single Source Selection or Direct Contracting basis should include: (i) Priority to ongoing contracts in the disaster area (WB-financed, ADB-financed and other donors) performing successfully; (ii) Priority to contractors based in the disaster area that have already satisfactorily carried out similar activities; (iii) priority to firms with sufficient personnel with the adequate technical background to dedicate to the emergency.

Tim Pembahas

Dokumen

Project Management Manual

a. Pemrakarsa

Direktorat Bina Program, Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum b. Editor

Core Team Consultant (CTC) – WINRIP c. Tim Pembahas

Berdasarkan Surat Keputusan Direktur Bina Program, Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum No. 0152/BP.11/KPTS/2014

No. Kegiatan Kelompok Kerja

Bidang Anggota

1. Procurement Consultant

Penanggung Jawab: DR. Ir. Didik Rudjito, MSc

DR. Ir. Didik Rudjito, MSc Wida Nurfaida, ST, MT Ir. Nonviani, MT

Ni Komang Rosminiati, MSc Yuanita Kiki Sani, ST, MEng, Sc Civil Works/Goods

Penanggung Jawab:

Ir. Agusta Ersada Sinulingga, MT

Ir. Agusta Ersada Sinulingga, MT Ir. Faizal, MSi

Ir. Effendi Radia, MT Ir. John Girsang, MEng, Sc Dwisman Wijaya, ST, MT Julia Agustine, ST, MT Marlia Dyah Salindri, ST, MT 2. Implementation Consultant

Penanggung Jawab: Sjofva Rusliansjah, ST, MM

Sjofva Rusliansjah, ST, MM Wida Nurfaida, ST, MT Ir. Faizal, MSi

Ir. Nonviani, MT

Ni Komang Rosminiati, MSc Dwisman Wijaya, ST, MT Yuanita Kiki Sani, ST, MEng, Sc Civil Works/Goods

Penanggung Jawab: Ir. Miftachul Munir, MT

Ir. Miftachul Munir, MT

Ir. Agusta Ersada Sinulingga, MT Ir. Boediharto Gawan Soesetyo, MT Ir. Effendi Radia, MT

Ir. John Girsang, MEng, Sc Ir. Siti Mardiyah, MT Julia Agustine, ST, MT 3. Environmental Penanggung Jawab:

Dr. Ir. Maulidya Indah Junica, MSc

Dr. Ir. Maulidya Indah Junica, MSc Mardiarini, ST

Dento Mudhiarko, S.Sos 4. Road Safety Penanggung Jawab:

Dr. Ir. Maulidya Indah Junica, MSc

Dr. Ir. Maulidya Indah Junica, MSc Andri Muharani Fitra, ST, MEng, Sc Andi Pattiroi, MEng

5. ACAP Ir. Boediharto Gawan Soesetyo, MT Ir. Boediharto Gawan Soesetyo, MT Dwisman Wijaya, ST, MT

6. Web Site Penanggung Jawab: Sjofva Rusliansjah, ST, MM

Sjofva Rusliansjah, ST, MM Mayasari Dwi Septiana, ST

7. Finance Penanggung Jawab:

Ir. Ahmad Sofian Lubis, MSi

Ir. Ahmad Sofian Lubis, MSi Fadjar Agus Wibowo, SE

Ir. Boediharto Gawan Soesetyo, MT 8. Training Penanggung Jawab:

Wida Nurfaida, ST, MT

Wida Nurfaida, ST, MT Mayasari Dwi Septiana, ST

Saran dan Masukan

Maret 2015

Manual Manajemen Proyek (Project Management Manual/PMM) WINRIP ini adalah PMM Revisi-1 dan telah dibagikan kepada seluruh pemangku kepentingan dalam rangka pelaksanaan WINRIP guna mendapatkan saran dan masukan.

Manual ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam pelaksanaan WINRIP. Pandangan dari para pelaku proyek adalah penting untuk menjamin pelaksanaan proyek dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Mekanisme dalam mendengarkan pandangan dari para pelaku proyek dilakukan melalui lokakarya tentang berbagai aspek pelaksanaan WINRIP, tetapi juga diharapkan adanya saran dan masukan secara langsung. Saran dan masukan dapat dikirim ke:

PMU WINRIP

Direktorat Bina Program Direktorat Jenderal Bina Marga Jl. Pattimura No. 20

Kebayoran Baru Jakarta Selatan

pmu.winrip@gmail.com ctc.winrip@gmail.com