Archéoforum Centre de la Paix-Dieu

28 L’absence de comptabilisation de recettes budgétaires sur la base des droits constatés, notamment les subsides pour travaux 47 , entraîne cependant une sous-évaluation des ressources disponibles. Au vu de ce qui précède, l’encours des engagements en matière de dépenses d’investissements liées aux missions décrétales est particulièrement élevé par rapport aux ressources disponibles et mobilisables au 31 décembre 2012 et imposera une gestion rigoureuse des investissements futurs.

6.5 Organisation et contrôle interne

6.5.1 Factures et déclarations de créance

L’Institut comptabilise la plupart des produits en comptabilité économique et des recettes en comptabilité budgétaire sur la base des sommes reçues et non sur la base des droits constatés comme imposé par l’article 2 de l’arrêté royal du 7 avril 1954 portant règlement général sur le budget et la comptabilité des organismes dintérêt public visés par la loi du 16 mars 1954. Par ailleurs, l’édition des factures et déclarations de créance ainsi que la gestion des débiteurs sont réalisées en grande partie par les services opérationnels en dehors du logiciel comptable.

6.5.1.1 Archéoforum

L’Institut dispose d’un relevé journalier, tiré du logiciel de la caisse enregistreuse de l’Archéoforum, détaillant les recettes des entrées au musée et des ventes de la boutique. Les sommes perçues par virements bancaires sont réconciliées avec les relevés bancaires du compte de l’Archéoforum auprès du caissier Belfius ; les sommes reçues en liquide sont versées dans une caisse « recettes » que le service comptable contrôle périodiquement. L’Archéoforum perçoit également des recettes sur la base de factures, notamment celles relatives à la location de salles, qu’il édite dans un traitement de texte. Ces factures 48 sont transmises une fois par mois au service comptable,… qui les enregistre dans un compte client Ventes Archéoforum. Le suivi de ces factures et la gestion des débiteurs sont réalisés par le service de l’Archéoforum.

6.5.1.2 Centre de la Paix-Dieu

Les contributions financières des participants aux stages organisés par le Centre de la Paix- Dieu sont versées directement sur un compte spécifique, sans émission de facture. Le service comptable enregistre donc directement en produits 49 les versements réalisés sur ce compte. Le contrôle des paiements reçus des participants est effectué par le Centre de la Paix-Dieu. 47 Cf. le point 6.3.2.3 Interventions dans les travaux : comptes 740100 et 740200. 48 En 2012, l’Archéoforum a édité 133 factures. 49 Et, en recettes, au compte d’exécution du budget. 29 Le Centre de la Paix-Dieu édite également des déclarations de créance 50 , notamment pour :  les locations de salles ;  les interventions de la Région wallonne dans certains stages ;  les interventions de l’agence Wallonie-Bruxelles international WBI dans les stages et coopérations à l’étranger. Ces déclarations de créance ne sont pas systématiquement transmises au service comptable, qui enregistre ces produits 51 à l’encaissement. La gestion des débiteurs est réalisée par le Centre de la Paix-Dieu.

6.5.1.3 Ventes de publications