Comptes du Bureau international de la jeunesse Créances anciennes

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8.1.2 Méthode

Le contrôle des comptes 2009 et 2010 de WBI s’est déroulé durant le dernier trimestre de l’année 2012. Il a porté principalement sur la tenue des comptabilités économique et budgétaire du nouvel organisme ainsi que sur les dépenses relatives aux délégations à l’étranger. Deux arrêtés semblables, respectivement du gouvernement de la Région wallonne et du gouvernement de la Communauté française, entrés en vigueur le 1 er janvier 2009, fixent le règlement comptable, budgétaire et financier de ce nouvel organisme 80 . Les observations de la Cour des comptes relatives à la tenue des comptabilités économique et budgétaire reprises dans le présent article se réfèrent à ces nouvelles règles comptables. Le projet de rapport a été envoyé le 16 avril 2013 à l’administrateur général de WBI pour un débat contradictoire. Celui-ci a répondu par lettre du 27 mai 2013. Ses commentaires ont été intégrés dans le rapport qui a été adressé au ministre-président et au ministre du Budget des gouvernements de la Région wallonne et de la Communauté française par courrier du 11 juin 2013. Par lettre du 12 juillet 2013, le ministre du Budget a accusé réception et pris acte des recommandations de la Cour des comptes ainsi que des engagements de WBI.

8.2 Contrôle des comptes 2009 et 2010 de WBI

8.2.1 Comptes du Bureau international de la jeunesse

Créé par le décret du 6 juillet 2007, le Bureau international de la jeunesse BIJ, service à gestion distincte faisant partie intégrante du CGRI à présent WBI, dispose donc, dans l’exercice de ses missions, d’une autonomie dans la gestion financière et comptable de ses ressources. En vertu de l’article 9 du décret, son budget doit être identifié au sein de celui du CGRI WBI. La Cour des comptes constate que les comptes du BIJ et de WBI ont été présentés séparément et qu’aucune consolidation n’a été réalisée au cours des exercices contrôlés. Cette situation résulte de la non-application, par le BIJ, en 2009 et 2010, du règlement précité alors que ce dernier lui est applicable puisqu’il ne dispose pas d’une personnalité juridique distincte de celle de WBI. WBI a pris note de cette remarque. L’utilisation du logiciel comptable commun devrait permettre l’établissement d’un compte de résultats et d’un bilan consolidés. Cette intégration implique, pour le BIJ, l’abandon du logiciel Oracle. 80 Arrêté du gouvernement de la Communauté française du 17 juin 2010 et arrêté du gouvernement wallon du 18 juin 2010 fixant le règlement comptable, budgétaire et financier de Wallonie-Bruxelles international. 42

8.2.2 Principe d’imputation des dépenses et des recettes sur la base des droits constatés

L’article 1 er , § 1 du règlement comptable, budgétaire et financier précise que les dépenses et les recettes sont imputées sur la base des droits constatés 81 . 8.2.2.1 Factures, déclarations de créance et notes de frais En vertu de l’article 1 er , §2, alinéa 1 er , du règlement précité, les factures doivent être enregistrées immédiatement dans un facturier d’entrée et imputées dans un compte d’attente comptabilité économique en attendant d’être approuvées 82 . Les déclarations de créance ne peuvent, pour leur part, être imputées dans le compte d’attente aussi longtemps que leur montant n’est pas certain et définitif. L’imputation comptable dans le compte de charges ou de bilan n’intervient donc qu’après approbation de la dépense par l’ordonnateur habilité. La Cour des comptes a constaté qu’à la fin des exercices 2009 et 2010, le montant total des factures en attente d’approbation s’élevait respectivement à 777.811,59 euros et 803.721,75 euros, soit 11,9 du montant des factures payées au cours de chacun des exercices. Compte tenu de l’importance de ces montants, elle a évalué le délai d’approbation des dépenses reprises dans ce compte d’attente au 31 décembre, qui présentaient un solde fournisseurs supérieur à 10.000 euros soit 77 du solde du compte en 2009 et 79 en 2010. Ce délai s’est élevé, en moyenne, à respectivement 125 jours en 2010 minimum 21 jours et maximum 315 jours et à 282 jours en 2009 minimum 45 jours et maximum 585 jours. Elle a par ailleurs observé qu’une note crédit, datée du 31 mai 2010, d’un montant de 64.642,09 euros, figurait toujours dans ce compte d’attente au 31 décembre 2012. La Cour des comptes estime que l’imputation de dépenses dans les comptes ad hoc ne peut être retardée en raison de délais anormaux d’approbation. WBI doit veiller à traiter plus rapidement les dossiers, non seulement pour réduire au maximum le montant de ce compte en fin d’année, mais également et surtout pour payer ses fournisseurs dans les délais. Dans sa réponse, l’organisme signale qu’un logiciel workflow RHEA est dorénavant utilisé afin de permettre une meilleure traçabilité des documents de paiement. WBI reconnaît l’importance d’une comptabilisation rapide des opérations et d’un paiement dans les meilleurs délais de ses fournisseurs et créanciers. 81 Il précise que le droit est constaté lorsque les conditions suivantes sont remplies : son montant est déterminé de manière exacte, l’identité du débiteur ou du créancier est déterminable, l’obligation de payer existe, une pièce justificative est en possession de WBI. 82 L’article 1 er , § 2, précise que toute facture, déclaration de créance, note de frais ou autre pièce comptable probante est immédiatement enregistrée et classée chronologiquement par le service de la comptabilité. Elle fait l’objet, par cet enregistrement, d’une inscription numérotée dans un facturier d’entrée et d’une imputation en comptabilité économique dans un « compte d’attente d’imputation ». Toutefois, les déclarations de créance ne feront l’objet d’une inscription en compte d’attente que lorsque leur montant sera déterminé comme certain et définitif. Elles font l’objet d’une inscription dans un « pré-facturier ». Le document comptable est enregistré en classe 6 ou en classe 2, après approbation de la dépense par l’ordonnateur habilité. 43

8.2.2.2 Avances de fonds Comptabilisation des avances de fonds

L’article 12 du règlement comptable, budgétaire et financier prévoit que des avances 83 peuvent être consenties dans le cadre des missions à l’étranger, d’accueil en Belgique, d’achats de petites fournitures, mais que les crédits de liquidation et les comptes de charge ne sont frappés que lorsque la dépense est définitive et certaine, c’est-à-dire après la reddition et la vérification des pièces justificatives. Par conséquent, les avances de fonds accordées au cours de l’exercice N n’influencent les résultats économique et budgétaire de cet exercice que si les documents justifiant de l’utilisation de cette avance ont été communiqués à l’organisme et que la dépense a été approuvée par celui-ci, au cours du même exercice. Le montant des avances restant à justifier s’élève à 69.460 euros au 31 décembre 2009 et à 29.127 euros au 31 décembre 2010. Absence de procédure d’octroi, de justification, de suspension et de récupération des avances de fonds L’article 12 précité prévoit, par ailleurs, que le ministre ayant les relations internationales dans ses attributions définit les modalités de procédure des avances de fonds et en fixe les conditions d’octroi, de justification, de suspension et de récupération. La Cour des comptes constate que ces modalités et conditions n’ont pas encore été fixées. Absence d’arrêté portant organisation de missions à l’étranger La Cour des comptes relève également que la plupart des avances de fonds sont accordées dans le cadre de missions à l’étranger, mais qu’il n’existe encore aucun arrêté encadrant ce type de missions à la charge du budget du nouvel organisme. Depuis le 1 er octobre 2012, les missions dont le coût, à la charge de WBI, est inférieur ou égal à 5.000 euros sont toutefois soumises au respect d’une circulaire émise le 3 août 2012 par l’administrateur général 84 . Dans sa réponse, WBI signale que la rédaction du manuel d’avances de fonds est liée à l’adoption des arrêtés « missions à l’étranger », puisque les avances de fonds concernent presque exclusivement ce type de missions. L’organisme reconnaît l’urgence en la matière et fait remarquer qu’en attendant ces arrêtés, l’administrateur général de WBI a, dans le cadre de ses délégations de compétences et de signature, pris une circulaire relative aux missions à l’étranger. 83 Ne sont pas visées par le terme « avances de fonds », les sommes versées à titre de première tranche dans le cadre de subventions. 84 En vertu de l’article 20 de l’arrêté du 6 mai 2010 portant délégation de compétences et de signature à l’administrateur général de WBI. 44 8.2.3 Immobilisés 8.2.3.1 Règles d’évaluation Les taux d’amortissement applicables aux immobilisations acquises à partir de 2009, fixés dans le règlement comptable, budgétaire et financier, peuvent être revus par le ministre ayant les relations internationales dans ses attributions 85 . Lors de son contrôle, la Cour des comptes a constaté que des taux différents de ceux prévus par le règlement ont été appliqués par WBI : ces erreurs concernent principalement des immobilisés acquis à partir de l’année 2009 qui ont été amortis sur une durée de trois ans au lieu de cinq. La Cour des comptes souligne qu’en l’absence de décision ministérielle quant à la révision des durées d’amortissement des biens acquis, WBI doit appliquer celles fixées dans le règlement. L’organisme signale que les taux d’amortissement seront respectés et qu’un rappel a été envoyé aux agents comptables chargés de l’imputation des factures.

8.2.3.2 Inventaire physique et comptable

Un inventaire physique des biens de l’administration centrale et du BIJ a été réalisé au 31 décembre 2010. Chaque délégation établit également un inventaire de ses biens en fin d’année et le transmet à l’administration centrale. La Cour des comptes constate toutefois que ces inventaires ne sont pas standardisés 86 et que WBI n’effectue ni suivi ni rapprochement avec la comptabilité. L’inventaire physique de l’organisme n’est pas comparé avec l’inventaire comptable. Il existe dès lors un risque de surévaluation des actifs immobilisés car des vols, pertes ou désaffectations de biens pourraient n’avoir pas été comptabilisés. La Cour des comptes recommande dès lors à l’organisme de s’assurer de la concordance entre ses inventaires physique et comptable. L’organisme a pris acte de cette recommandation.

8.2.3.3 Acquisition du théâtre des Doms à Avignon et financement des travaux

Le CGRI devait devenir copropriétaire du théâtre des Doms à Avignon au terme d’un acte notarié. En attendant ce document officiel, les travaux réalisés n’ont pas été comptabilisés au bilan, mais ont été, par prudence, intégralement pris en charge. 85 Article 8 du règlement. 86 Certains l’établissent sur un tableur, d’autres sur un traitement de texte. 45

8.2.4 Créances anciennes

Lors de ses précédents contrôles, la Cour des comptes avait relevé la présence d’anciennes créances dans les comptes du CGRI et recommandé de procéder à leur analyse approfondie. La réalité et le caractère récupérable de certaines créances pouvaient en effet être mis en doute en raison, notamment, des méthodes de comptabilisation du CGRI. L’examen des comptes établis au 31 décembre 2010 montre qu’il subsiste toujours d’anciennes créances du CGRI au bilan de WBI, que les comptes concernés ont été peu mouvementés et qu’aucune créance n’a été mise en irrécouvrable au cours des exercices examinés. Le tableau ci-dessous présente une situation, par ancienneté, des principales créances comptabilisées au bilan de WBI. Tableau récapitulatif des anciennes créances CGRI Année Récupérations à recevoir compte 41100400 Interv. diverses à recevoir compte 41100600 Avances de fonds CGRI compte 41600006 Total 31-12-09 31-12-10 Var. 1009 31-12-09 31-12-10 Var. 1009 31-12-09 31-12-10 Var. 1009 31-12-10 2001 1.487 1.487 1.487 2002 4.270 4.270 - 2.975 2.975 - 7.245 2003 51.022 36.203 -14.818 4.508 4.508 - 40.711 2004 25.628 25.528 -100 16.353 16.353 - 41.881 2005 3.300 3.300 - 24.640 24.640 - 375 375 - 28.315 2006 6.161 6.161 - 20.007 20.007 - 4.087 2.212 -1.875 28.380 2007 88.632 88.632 - 13.843 13.843 - 845 845 - 103.320 2008 18.661 18.661 - 81.594 81.594 - 260.311 188.261 -72.050 288.517 TOTAL 197.674 182.756 -14.918 165.406 165.406 - 265.618 191.693 -73.925 539.856 en euros Au 31 décembre 2010, le montant total des créances antérieures à 2009 s’élève à environ 550.000 euros 87 . Il s’agit principalement de créances relatives à la récupération de traitements d’agents détachés, d’avances de fonds non justifiées ainsi que de récupération de frais divers. Par conséquent, la Cour des comptes réitère sa remarque de procéder à un examen approfondi de ces créances et de statuer sur leur sort, dans le respect de la réglementation 88 . WBI répond qu’il procèdera à l’analyse de ces créances et proposera, le cas échéant, une mise en irrécouvrabilité, via l’Inspection des finances et le ministre chargé des relations internationales. Il ajoute que le service de la comptabilité a examiné des avances accordées par le CGRI compte 41600006 et qu’il a pu retrouver le solde des dossiers dans ses comptes. Cet examen a permis de diminuer le montant de ce compte de 185.140,80 euros. 87 Au montant de 539.856 euros, repris dans le tableau ci-dessus, il y a lieu d’ajouter le solde au 31 décembre 2010 du compte 41300002 Créances diverses antérieures à 2008 d’un montant de 6.668 euros. 88 Pour rappel, l’article 6 des arrêtés précités prévoit que l’abandon d’une créance pour laquelle il est raisonnable de penser qu’aucune récupération n’est encore possible, doit faire l’objet d’une proposition de mise en irrécouvrabilité. La proposition dûment motivée d’abandon de créance est soumise à l’avis de l’Inspection des finances, ensuite au ministre qui a les Relations internationales dans ses attributions, en cas d’avis favorable, ou au ministre du Budget, en cas d’avis défavorable. 46

8.3 Octroi de subventions

8.3.1 Arrêtés de subvention

En 2010, WBI a octroyé des subventions pour un montant de 18 millions d’euros environ. Lors de son contrôle, la Cour des comptes a constaté que les arrêtés ministériels n’étaient pas standardisés et ne précisaient pas toujours suffisamment les modalités et les conditions d’octroi de ces subventions. En effet, si les arrêtés disposent que les subventions sont versées sur la base de déclarations de créance accompagnées des pièces justificatives, ils ne précisent pas systématiquement la nature des justificatifs à produire. En outre, dans certains cas, un budget des dépenses éligibles est annexé à l’arrêté, mais le degré de précision dans la description de la nature de ces dépenses varie d’un arrêté à l’autre.

8.3.2 Justification des subventions

En 2010, une subvention de 125.000 euros a été octroyée à un consortium pour intervenir dans des situations d’extrême urgence humanitaire causées par les inondations au Pakistan. Les montants ont été payés sur la base d’une déclaration de créance accompagnée d’une copie des extraits de compte bancaire attestant la rétrocession des montants à cinq associations humanitaires, membres de ce consortium. La Cour des comptes estime toutefois que ces documents ne justifient pas l’utilisation adéquate de la subvention. Par ailleurs, les documents, transmis par une organisation non gouvernementale à WBI pour justifier l’utilisation d’une autre subvention accordée dans le cadre d’une mission humanitaire, se résument à :  un tableau récapitulant le paiement d’un salaire local alors que l’arrêté prévoit la justification de ces dépenses par une attestation de perception, signée par le bénéficiaire ;  un simple reçu justifiant un montant de 9.998,62 euros relatif à la construction d’un shelter. En outre, la Cour des comptes relève la difficulté de vérifier certaines pièces justificatives transmises à WBI car elles sont généralement établies dans la langue et selon les règles du pays où la mission est réalisée. Enfin, la Cour des comptes a constaté que des subventions sont parfois majorées d’un pourcentage forfaitaire pour financer des frais de gestion. Les institutions universitaires justifient l’application d’un forfait par l’article 39bis de la loi du 27 juillet 1971 sur le financement et le contrôle des institutions universitaires qui leur impose de percevoir une participation dans les frais généraux 89 dont le taux est d’au moins 15 du montant total des conventions, subventions ou livraisons, à l’exclusion de cette participation. Le taux de participation appliqué par WBI est toutefois limité à 5 du montant des subventions accordées aux universités. Pour les autres bénéficiaires de subventions, la Cour considère 89 Pour «toutes les missions de recherche accomplies pour des tiers contre rétribution dans le cadre de conventions ou de subventions ainsi que pour des livraisons à des tiers de services ou fournitures découlant des connaissances, des technologies, des résultats de recherche scientifique ou de recherches scientifiques thématiques dont dispose l’institution universitaire». Est considéré comme tiers, toute personne à l’exclusion des étudiants et membres du personnel de l’institution universitaire.