110 du patrimoine sur le site de l’ancienne abbaye de la Paix-Dieu, les actions de sensibilisation,
les publications, la diffusion et la promotion du patrimoine wallon.
5.1.3 Organisation administrative
L’IPW est implanté sur trois sites géographiquement distincts : le siège social de l’organisme, situé à Namur, le centre de la Paix-Dieu à Amay, situé dans l’ancienne abbaye de la Paix-
Dieu, et le site de l’Archéoforum à Liège.
Ces trois entités sont relativement autonomes lorsqu’elles passent un marché public, car l’IPW ne dispose pas d’un service centralisé spécifiquement chargé des marchés publics.
Par contre, il existe un service juridique, composé d’une seule juriste, qui occupe une position centrale dans le processus de contrôle interne de la plupart des marchés publics.
5.1.4 Méthode de contrôle
Au premier semestre 2013, la Cour des comptes a procédé à un contrôle des marchés publics passés par l’IPW en 2012. À défaut de registre des marchés publics, elle en a demandé une
liste à l’IPW ; établie sur la base du dictionnaire des engagements, celle-ci reprend un total de 123 marchés publics pour l’année examinée.
Un échantillon aléatoire de 40 dossiers, stratifié suivant le type de marché travaux, fournitures et services et la localisation de l’entité qui a passé le marché, a été établi ; il
comporte 11 marchés de travaux, 7 de fournitures et 22 de services, dont 10 se rapportent à un marché d’impression, et se répartit entre 25 dossiers gérés à Namur, 10 à Amay et 5 à Liège.
La Cour a examiné le contrôle interne mis en place au sein de l’Institut, ainsi que la passation et l’exécution des marchés publics, au regard de la législation y afférente.
Les résultats provisoires du contrôle ont fait l’objet d’un avant-projet de rapport qui a été envoyé à l’administrateur général de l’Institut le 13 août 2013. Ce dernier a répondu à la Cour
des comptes par courrier du 12 septembre 2013. Les remarques et précisions apportées par l’organisme ont été intégrées au rapport qui a été envoyé au ministre chargé des Travaux
publics, de l’Agriculture, de la Ruralité, de la Nature, de la Forêt et du Patrimoine, par lettre du 8 octobre 2013. Aucun commentaire n’est parvenu à la Cour.
5.2 Contrôle interne
5.2.1 Procédures
Outre la réglementation relative aux marchés publics, les procédures internes qui encadrent la passation des marchés publics au sein de l’organisme sont définies par :
l’arrêté du gouvernement wallon du 6 mai 1999 définissant les règles relatives aux délégations accordées aux fonctionnaires dirigeants de l’Institut du patrimoine wallon ;
l’arrêté du gouvernement wallon du 27 mai 2004 réglant les modalités de contrôle de l’Inspection des finances à l’Institut du patrimoine wallon.
Compte tenu de sa taille réduite, de ses effectifs peu nombreux et du fonctionnement des services sous la responsabilité de l’administrateur général, l’IPW utilise des procédures peu
111 ou non formalisées. Il n’existe pas de manuel reprenant l’ensemble des procédures à suivre
lors de la passation, de l’attribution et de l’exécution des marchés publics : ainsi, les règles en matière de délégation de signature ne sont pas toujours connues des agents.
De même, il n’y a pas de liste de vérification à joindre au dossier, laquelle devrait être validée par le service juridique et permettre de s’assurer que l’ensemble des tâches requises par la
procédure ont été accomplies.
L’IPW n’a pas non plus recours à des documents types cahier spécial des charges, rapport d’attribution, décision motivée pour la passation de ses marchés publics. Les services se
basent sur les documents des marchés antérieurs pour préparer ceux des nouveaux. Cette pratique présente des risques liés, notamment, à la répétition d’erreurs et à la non prise en
compte de modifications intervenues dans la réglementation relative aux marchés publics.
Enfin, aucun registre des marchés publics n’est tenu ; la liste fournie à la demande de la Cour comporte des doublons et ne présente pas de garantie d’exhaustivité. De plus, certaines
informations importantes pour la sélection de l’échantillon, comme le montant, le type de marché ou la procédure de passation utilisée, ne sont pas toujours disponibles
181
. Quant à la procédure comptable, la décision de notifier le marché public intervient avant
l’introduction du dossier au service de la comptabilité. Dès lors, il n’est pas acquis que les crédits disponibles soient suffisants et le risque existe que l’engagement comptable soit
postérieur à l’engagement juridique.
Dans sa réponse, l’Institut signale qu’il a entamé une réflexion globale visant à établir un intranet reprenant diverses informations, dont plusieurs relatives aux marchés publics, telles
que les seuils de délégation de signature, les documents types, etc. Il précise encore que la cellule des missions immobilières a, depuis peu, élaboré une liste des documents à conserver
dans les dossiers.
5.2.2 Service juridique
