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8.4.2.3 Prêts octroyés aux délégués et avantages en nature
Lors de son contrôle, la Cour des comptes a constaté que WBI a accordé à certains délégués
des prêts assortis d’un taux d’intérêt nul pour l’acquisition d’un véhicule et que ceux-ci n’ont pas fait l’objet d’une convention ni même d’une procédure interne formalisée reprenant les
modalités d’octroi, l’objet du prêt ainsi que les droits et obligations de chacune des parties.
La Cour des comptes recommande donc de formaliser cette procédure d’octroi de prêt et
d’instaurer la signature d’une convention entre les parties. D’un point de vue fiscal, l’octroi d’un prêt sans intérêt par l’employeur doit être considéré
comme un avantage en nature imposable dans le chef du bénéficiaire, calculé conformément à l’article 18, § 3, 1 ARCIR 92. Cet avantage doit également être considéré comme un avantage
en nature du point de vue des cotisations de sécurité sociale
96
. Toutefois, compte tenu de l’utilisation particulière de ce véhicule, qui peut être mis à la
disposition de la délégation, il serait utile que WBI interroge l’administration fiscale sur l’obligation de déclarer un avantage de toute nature dans le chef du bénéficiaire du prêt sans
intérêt.
WBI a pris bonne note de cette recommandation et signale qu’il procède, en la matière, comme le SPF Affaires étrangères. Néanmoins, il veillera, lors du prochain mouvement
diplomatique, à formaliser cette procédure d’octroi de prêt par la signature d’une convention entre les parties.
8.4.2.4 Indemnités pour réceptions
L’indemnité la plus significative est l’indemnité de poste. Elle comprend trois indemnités forfaitaires de base, d’éloignement et de pénibilité, ainsi qu’une indemnité pour réceptions
dont l’utilisation doit être justifiée par les délégués et les attachés.
Les bénéficiaires doivent envoyer mensuellement à l’administration centrale un état récapitulatif de leurs dépenses couvertes par cette indemnité. Ils doivent également
compléter une déclaration semestrielle accompagnée des justificatifs et de la liste des invités pour les réceptions organisées au sein ou à l’extérieur de la résidence du délégué.
Une fois par an, après réception de l’ensemble des pièces justificatives de l’année, l’administration centrale les contrôle, en même temps qu’elle calcule l’indemnité de congé
97
. Le contrôle des déclarations mensuelles et semestrielles comprend la vérification des pièces
originales, du montant et de la conversion en devise si nécessaire et de la dépense sur le fond
98
. La Cour des comptes
a vérifié les indemnités de réception pour sept délégués en 2009 et sept
délégués en 2010. Le test a porté sur l’existence des trois contrôles mentionnés ci-dessus, sur l’analyse des écarts entre les montants justifiés par les délégués et les avances reçues et enfin,
96
La méthode de calcul de l’avantage en nature fiscal est également acceptée par l’ONSS.
97
Pour bénéficier à 100 de l’indemnité de poste, le nombre de jours d’absence de poste ne peut excéder 45 jours.
98
L’annexe 1 des arrêtés du 2 février 2012 fixant le statut administratif et pécuniaire du personnel de la carrière extérieure de WBI reprend une liste exemplative des frais couverts par l’indemnité de poste, et notamment les éléments réceptions.
Ces derniers figuraient avant 2012 dans une note interne.
50 sur l’analyse des écarts entre le montant total des justificatifs reçus et les justificatifs acceptés
par l’administration centrale. Cet examen donne lieu aux constats suivants.
Pour les années 2009 et 2010, les délais de transmission des déclarations mensuelles et semestrielles accompagnées des justificatifs des indemnités pour réceptions n’ont pas
été respectés alors qu’un règlement interne prévoit un délai de forclusion. Dès lors, WBI continue à payer les indemnités pour réceptions, malgré certains retards importants
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. Des rappels sont envoyés, mais pas de manière planifiée et systématique. Lors du
décompte annuel, le courrier de l’administrateur général adressé au délégué signale les manquements constatés listes d’invités manquantes, retard dans l’envoi des justificatifs,
dépenses privées, etc.. La Cour des comptes
recommande de rappeler le délai fixé pour la transmission de ces
documents, d’instaurer l’envoi systématique de rappels et, en cas de non-réponse, d’appliquer des sanctions telles que l’arrêt des paiements des indemnités pour
réceptions.
Le contrôle exercé par le service des délégations est efficace ; la Cour des comptes a
constaté que les justificatifs présentés par les délégués ne sont acceptés que partiellement parce que certaines dépenses ne sont pas éligibles dans le cadre de
l’indemnité pour réceptions. Elle a également relevé que ce contrôle est parfois réalisé trop longtemps après la transmission des documents.
La Cour des comptes n’a pas constaté l’existence de plafond par type de dépenses
éligibles pour l’indemnité pour réceptions, ni noté de rappel du principe d’économie, qui permettrait de sanctionner des excès, par exemple, dans les frais de restaurant.
La Cour des comptes a constaté une grande similitude concernant le type de dépenses
pouvant justifier l’indemnité pour réceptions du délégué et certaines dépenses supportées directement par la délégation sur un budget activités. Cette situation accroit
le risque d’utilisation d’une même pièce justificative. La Cour recommande de distinguer les frais imputables à un budget activités de ceux couverts par l’indemnité pour
réceptions et de mettre en place un contrôle croisé entre les extraits de compte bancaire de la délégation, examinés par la trésorerie, et les justificatifs des indemnités pour
réceptions, examinés par le service des représentations à l’étranger. La mise en place de ce contrôle croisé est prévue par le WBI.
De manière plus générale, le calcul des différentes indemnités est réalisé par l’actuel directeur des services financiers, qui est également directeur des ressources humaines et
directeur des représentations à l’étranger, dont il est également chargé de l’inspection. La Cour des comptes
estime que l’accomplissement, par une seule et même personne,
de ces fonctions importantes au sein de WBI est incompatible avec le principe de séparation des tâches.
WBI signale avoir amélioré le contrôle de la justification des indemnités pour réceptions par les mesures suivantes :
contrôle à deux niveaux afin que des dépenses n’apparaissent pas dans la
comptabilité de fonctionnement et dans le décompte mensuel de justification des indemnités de postes ;
renforcement de l’équipe chargée de la vérification de la justification de ces indemnités afin d’en réduire le délai de traitement ;
gel du paiement des indemnités pour réceptions si aucun justificatif n’est fourni pour le passé ;
rappel systématique des règles par le biais de notes de service ;
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Sur les 14 tests effectués, la Cour des comptes a constaté qu’à la date du 19 novembre 2012, un délégué n’avait toujours pas remis les justificatifs de son indemnité pour réceptions perçue en 2010 et s’élevant à 14.000 euros.
51 organisation, au travers de la mission du réviseur d’entreprises, de contrôles
comptables approfondis, in situ.
8.4.3 Fonctionnement 8.4.3.1
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