52 Toutefois, les délégations de Dakar, Kinshasa, Tunis et Alger disposent de véhicules de
service car elles se trouvent dans au moins une des situations particulières suivantes : l’état du réseau routier entraîne une usure rapide du véhicule;
il n’existe aucun autre moyen de transport que la voiture privée ; les déplacements journaliers paraissent disproportionnés par rapport à la norme
distance séparant la délégation de l’aéroport ; toute autre situation à caractère exceptionnel et temporaire, jugée au cas par cas, comme
la nécessité d’une immatriculation spéciale ou de véhicules tropicalisés. En 2006, le CGRI a conclu des contrats de location-financement en Belgique pour ces
véhicules, avec une option d’achat, et les a transportés jusqu’aux délégations. Cette opération s’est révélée très coûteuse pour plusieurs raisons : certains véhicules n’étaient pas adaptés à
l’état routier du pays, les garanties des véhicules offertes par les constructeurs n’étaient pas d’application en dehors de l’Union européenne et les frais d’envoi, de dédouanement et de
transformation tropicalisation étaient à la charge de WBI. En 2010, lors du renouvellement du parc de véhicules, WBI a demandé aux délégations d’en acquérir sur la base de leurs
besoins en respectant un certain budget. Ces achats à l’étranger, plutôt qu’un marché global en Belgique, ont fait l’objet d’un accord préalable de l’Inspection générale des finances.
Les véhicules en fin de contrat ont été achetés par WBI moyennant le paiement de l’option d’achat et conservés au sein des délégations, mais sans inscription dans les inventaires
comptables et physiques.
Les dépenses de carburant sont imputées sur les budgets de fonctionnement des délégations. La Cour des comptes estime que ces dépenses ne font pas l’objet d’un contrôle suffisant. Les
véhicules, réservés à un usage strictement professionnel, devraient faire l’objet d’un suivi de leur kilométrage afin de pouvoir justifier la consommation de carburant y afférente. La Cour
des comptes recommande l’instauration d’un carnet de bord recensant les divers déplacements effectués pour des raisons professionnelles ainsi que les pleins de carburant,
ensuite, la communication de ces informations au siège central afin de vérifier la correspondance entre les justificatifs d’achats de carburant et les données reprises dans le
carnet. Enfin, lors des inspections dans les délégations, la Cour recommande de vérifier la cohérence entre les kilométrages figurant dans le carnet de bord et au compteur du véhicule.
WBI prend bonne note de ces recommandations et veillera à leur mise en œuvre.
8.4.3.4 Comptes bancaires des délégations Envoi mensuel des extraits de compte bancaire
L’intégration des comptes bancaires des délégations dans la comptabilité de WBI en 2009 a nécessité la mise en place d’un contrôle des dépenses et des extraits de compte bancaire des
délégations.
Depuis 2009, les délégations doivent envoyer mensuellement un fichier informatique reprenant l’ensemble des opérations bancaires effectuées au cours du mois. Ce fichier
standardisé permet de classer la dépense par type de budgets tels que les salaires du
53 personnel local, les frais de fonctionnement, les loyers, les dépenses sur des budgets
d’activités, les dépenses patrimoniales ou encore les dépenses pour ordre
101
. La délégation doit envoyer simultanément à l’administration centrale de WBI les extraits
bancaires originaux et les pièces justificatives des dépenses. Les factures reçues comme pièces justificatives ne sont numérotées ni par la délégation ni par la trésorerie lorsqu’elles
arrivent au siège central de WBI. L’absence de numérotation des factures présente un risque de paiements multiples d’une même facture à partir de comptes bancaires différents. Selon
la nature de la dépense, la trésorerie prépare les écritures comptables adéquates.
La Cour des comptes recommande de mettre en place une numérotation séquentielle des
pièces justificatives.
Test de contrôle sur les extraits de compte bancaire
Sur la base des informations reçues, la comptabilité effectue un double contrôle : d’une part, entre les écritures reprises dans le fichier électronique et les extraits de compte bancaire et,
d’autre part, entre les pièces justificatives et les dépenses reprises sur les extraits de compte bancaire. L’opportunité de la dépense est analysée sur la base des pièces justificatives et donc
a posteriori par la comptabilité.
L’analyse de ces contrôles a été réalisée sur la délégation de Paris et a porté sur quatre mois, entre janvier 2009 et décembre 2010.
Pour ces quatre périodes auditées et l’ensemble des comptes de la délégation de Paris, la Cour des comptes
a pu réconcilier le fichier électronique avec les extraits de compte bancaire
et a obtenu toutes les pièces justificatives. Constats et recommandations
Un compte de dépôt à terme, non repris dans les comptes de WBI 2008, 2009 et 2010, a été comptabilisé au 31 décembre 2011 à la demande des réviseurs d’entreprises dans le
compte 53000002 Dépôt à terme pour 139.676,61 euros. Cette correction met en évidence la non-exhaustivité des comptes bancaires des délégations de WBI sur les exercices 2009
et 2010.
Des pièces justificatives pour l’année 2009 consistent en des déclarations de créance sur l’honneur du délégué. La Cour des comptes
estime qu’une simple déclaration sur
l’honneur ne peut suffire et recommande à WBI de réclamer dorénavant la production d’une facture mentionnant les prestataires du service ainsi que la preuve du paiement
par le délégué. Elle souligne qu’elle n’a pas identifié ce même problème lors de l’analyse de l’échantillon 2010.
D’autres déclarations de créance du délégué concernent la mise à disposition de bouteilles de vin auprès de la délégation. La Cour des comptes
recommande également
que toutes les dépenses effectuées au nom de la délégation soient réalisées au départ du compte bancaire de cette dernière.
En comptabilité économique, la comptabilisation des dépenses des délégations sur la base des extraits de compte bancaire et donc du paiement induit un problème de césure
101
L’Agence wallonne à l’exportation et investissements AWEX et l’Association pour la promotion de l’éducation et de la formation à l’étranger APEFE.
54 puisque l’enregistrement des charges se fait à la réception des extraits de compte
bancaire du mois précédent.
Test de contrôle sur les soldes bancaires des représentations à l’étranger
Étant donné les risques importants, dans certains cas avérés, liés à l’exhaustivité, l’existence et l’exactitude des comptes bancaires des délégations à l’étranger, en euros ou en devises, la
Cour des comptes
a réalisé un test approfondi sur les soldes bancaires des comptes des
représentations à l’étranger aux 31 décembre 2009 et 2010. Résultats
Le compte 55100041 Alger compte INR présentait, au 31 décembre 2010, un solde de 51.226,50 euros pour compte des éditeurs participant au salon du livre à Alger. En 2011,
ce compte a été clôturé et le solde a été transféré sur un compte bancaire belge de WBI afin d’être redistribué aux différents éditeurs.
La Cour des comptes
recommande à WBI de ne pas ouvrir de compte bancaire à
l’étranger pour compte de tiers. En effet, la présence de soldes bancaires, à la clôture comptable, dans les comptes qui n’appartiennent pas à WBI ne reflète pas la réalité
financière de l’organisme.
La Cour des comptes a constaté l’inexactitude de plusieurs soldes de comptes bancaires ;
elle rappelle que ces derniers, repris en comptabilité au 31 décembre, doivent correspondre au solde bancaire du compte à cette même date.
Vu les problèmes d’exhaustivité des comptes bancaires, la Cour des comptes
recommande de procéder à une circularisation systématique des comptes bancaires des représentations à l’étranger. Cette dernière a été conduite pour la première fois par les
réviseurs d’entreprises lors du contrôle des comptes de l’année 2011. Sur la base des informations déjà parvenues à WBI lors de l’audit, la Cour a constaté qu’une réponse
faisait état de deux comptes de garantie locative à Genève non repris dans la comptabilité de WBI au 31 décembre 2011.
La Cour des comptes a relevé les difficultés rencontrées par certaines représentations à
l’étranger pour l’ouverture d’un compte au nom de WBI. En effet, l’analyse des soldes bancaires a révélé l’existence d’un compte de WBI au nom d’un membre du bureau de
La Paz en Bolivie. La Cour encourage le WBI à poursuivre les démarches en cours à ce sujet.
8.4.4 Inspection des délégations
