54 puisque l’enregistrement des charges se fait à la réception des extraits de compte
bancaire du mois précédent.
Test de contrôle sur les soldes bancaires des représentations à l’étranger
Étant donné les risques importants, dans certains cas avérés, liés à l’exhaustivité, l’existence et l’exactitude des comptes bancaires des délégations à l’étranger, en euros ou en devises, la
Cour des comptes
a réalisé un test approfondi sur les soldes bancaires des comptes des
représentations à l’étranger aux 31 décembre 2009 et 2010. Résultats
Le compte 55100041 Alger compte INR présentait, au 31 décembre 2010, un solde de 51.226,50 euros pour compte des éditeurs participant au salon du livre à Alger. En 2011,
ce compte a été clôturé et le solde a été transféré sur un compte bancaire belge de WBI afin d’être redistribué aux différents éditeurs.
La Cour des comptes
recommande à WBI de ne pas ouvrir de compte bancaire à
l’étranger pour compte de tiers. En effet, la présence de soldes bancaires, à la clôture comptable, dans les comptes qui n’appartiennent pas à WBI ne reflète pas la réalité
financière de l’organisme.
La Cour des comptes a constaté l’inexactitude de plusieurs soldes de comptes bancaires ;
elle rappelle que ces derniers, repris en comptabilité au 31 décembre, doivent correspondre au solde bancaire du compte à cette même date.
Vu les problèmes d’exhaustivité des comptes bancaires, la Cour des comptes
recommande de procéder à une circularisation systématique des comptes bancaires des représentations à l’étranger. Cette dernière a été conduite pour la première fois par les
réviseurs d’entreprises lors du contrôle des comptes de l’année 2011. Sur la base des informations déjà parvenues à WBI lors de l’audit, la Cour a constaté qu’une réponse
faisait état de deux comptes de garantie locative à Genève non repris dans la comptabilité de WBI au 31 décembre 2011.
La Cour des comptes a relevé les difficultés rencontrées par certaines représentations à
l’étranger pour l’ouverture d’un compte au nom de WBI. En effet, l’analyse des soldes bancaires a révélé l’existence d’un compte de WBI au nom d’un membre du bureau de
La Paz en Bolivie. La Cour encourage le WBI à poursuivre les démarches en cours à ce sujet.
8.4.4 Inspection des délégations
Le réseau des représentations à l’étranger comprend seize délégations, un centre et des bureaux.
Chaque délégation est inspectée, une fois par mandat, par des membres du personnel de WBI.
Les constats de ce service concordent avec ceux relevés dans le présent rapport : retards dans l’envoi des justificatifs et des comptes à l’administration centrale, justificatifs de dépenses
qui ne sont pas des pièces comptables, non-réception, par l’administration centrale de WBI, de débours de certains diplomates devant justifier des composantes de l’indemnité de poste,
absence de numérotation des pièces comptables des délégations.
55 Ces rapports d’inspection font également état d’autres manquements:
l’absence de rédaction d’un rapport d’activités bimestriel par les délégations, pourtant exigé dans le cahier des charges et la lettre de mission ;
l’importance des paiements par caisse sans une tenue stricte de livres de caisse, dans certains pays où l’économie bancaire reste complexe ;
l’absence de comptabilisation de recettes dans la comptabilité de certains postes ; un manque de séparation des tâches relevant du domaine financier ;
le versement d’acomptes, dans des pays où c’est une pratique courante mais interdit par la réglementation et, de manière plus générale, un non-respect des dispositions légales
en matière de marchés publics ; l’absence de contrat de travail pour des membres du personnel local ;
l’absence d’un règlement d’ordre intérieur. La Cour des comptes
a analysé les rapports d’inspection réalisés sur la période 2009 à 2011 et
n’y a pas décelé de suivi des recommandations par la mise en place de plans d’action par délégation.
La direction de WBI a précisé que ce suivi sera opéré lors des sessions d’inspection de 2012 à 2015 à l’occasion du nouveau mouvement diplomatique. Dans ce cadre, WBI travaille sur un
avant-projet de méthodologie de l’inspection des délégations et bureaux sis en Belgique et à l’étranger. Cette méthodologie aura pour but de standardiser les missions d’inspection au
sein des différentes délégations et d’organiser la suite à donner au rapport d’inspection, par la mise en place de tableaux de bord de suivi et par l’établissement d’un rapport annuel confié
au service délégation.
WBI envisage également d’accroître le contrôle financier des délégations à l’étranger en instaurant un contrôle externe régulier dans le cadre de missions de révision.
WBI informe la Cour des comptes qu’un premier audit comptable a été réalisé dans le cadre
de la gestion financière du poste à Kinshasa ; il souhaite systématiser cette pratique aux postes les plus importants, dans un premier temps.
Pour ce qui concerne le suivi des inspections de postes, WBI annonce que le service délégations à l’étranger a été réorganisé afin d’assurer cette tâche essentielle.
8.5 Fiches 281.50
Chaque année, les organismes publics doivent établir des fiches fiscales pour les commissions, courtages, ristournes, vacations, honoraires, gratifications, rétributions ou
avantages de toute nature payés ou attribués.
WBI établit ces fiches pour les honoraires payés à des prestataires belges mais pas pour les honoraires payés par l’intermédiaire des délégations ou des centres. En effet, ces fiches ne
sont établies, via le logiciel comptable PIA, que si les documents justificatifs ont été encodés dans un journal de facturier d’entrée. Or, pour les délégations et les centres, les factures sont
comptabilisées en utilisant un journal bancaire. Ces méthodes de comptabilisation n’autorisent actuellement pas l’établissement aisé des fiches pour les étrangers.
WBI doit dès lors veiller à l’établissement de toutes les fiches fiscales. WBI prend note de ces remarques et signale que le nouvel outil EPM facilitera la procédure
de déclaration.
